Divi 網頁設計業務的組織策略和實踐
已發表: 2017-05-31歡迎來到我們組織和控制您的 Divi 網頁設計業務系列 5 的第 2 部分。 在本系列中，我們將探索多種策略、工具和策略，這些策略、工具和策略將幫助您克服我們作為 Divi 網頁設計師所面臨的日常困難。 從優化您的日常工作，到創建系統和流程，再到為您的客戶提供最佳的網頁設計體驗； 我們提供了可立即實施的可操作項目和步驟，旨在幫助您控制 Divi Web Design 業務，無論您是獨立自由職業者、小型機構還是遠程團隊。
組織是任何企業成功的關鍵。 一旦您通過適合您的日常和每週例程來控制您的時間，就該專注於組織您每天使用的技術和工具。 在這篇文章中，我們將探索一些實用的方法來幫助您保持井井有條，從而更好地控制您的 Divi 網頁設計業務。
Divi 網頁設計業務的組織策略和實踐
在這篇文章中，我們將關註一些經常被忽視但對我們作為網頁設計師的日常運營至關重要的主題。 其中一些可能看起來很簡單，但我認為我們都同意，作為有經驗的 Web 開發人員，很高興能夠記住這些簡單的事情。 如果你剛剛開始，這些東西可以很容易地瀏覽一下。 所以讓我們潛入吧！
1) 組織您的書籤
如果您是像我這樣的網頁設計師，您的瀏覽器上可能有數百個帶有教程、鼓舞人心的網站和鏈接、在線工具和幾類書籤的書籤。 一種完全取決於您的策略是如何組織它們！ 這似乎是一個基本主題，但我與太多人一起工作，他們打開瀏覽器並在看到他們雜亂無章的分散書籤後讓我不寒而栗。 我無法想像在沒有組織系統的情況下，嘗試尋找幾個月或幾年前的書籤會浪費多少時間。
因此，我強烈建議在適合您的系統中組織您的書籤，以便您可以快速有效地訪問您的鏈接。 它將節省大量您可以在其他地方使用的時間和精力。 我還不斷提醒自己刪除不再需要的鏈接。 除了我的個性化賬單書籤和所有有趣的東西，我想讓你了解我如何設置我的網頁設計相關書籤，以便我可以快速輕鬆地找到我保存的鏈接。 現在當然沒有正確或錯誤的方法來做到這一點，但這里大致是我如何組織我的網頁設計效率：
商業資料- 我的所有商業鏈接，例如我的主機登錄、項目管理工具和我最常用的網站鏈接的鏈接都在這個文件夾中。 我還鏈接了我的許多客戶端頁面，例如我的入門頁面和前進頁面，因此我不必在瀏覽器中搜索它們來發送給客戶端。
Web Stuff – 我的“Web Stuff”文件夾分為 3 個主要部分：
- Web 工具由我每天或每週使用的基本工具組成。 CSS 形狀工具、顏色工具、Facebook 插件 ID 查找器等。
- Web Tutorials分為我使用的所有工具的教程的子類別。 我盡量保持這些更新，所以我沒有多年前我不再需要的教程
- Divi Stuff包含我經常參考的特定於 Divi 的教程。 我保存的Divi插件和產品，支持Divi產品的登錄鏈接等。
客戶資料——我的客戶通常會向我發送示例網站，或者他們會有自己的平台，我需要登錄。 我過去常常忘記這些，不得不通過電子郵件和問卷調查來查找鏈接，但現在我只是在我的 Client Stuff 文件夾下為該客戶設置了一個文件夾，並將所有鏈接保存在那里以供參考。 然後一旦網站完成，我刪除他們的文件夾並繼續！
因此，除了我的個人書籤之外，這就是我如何組織我的“網頁設計”鏈接以盡快有效地找到我的鏈接。 同樣，這只是我所做的一個例子，所以一定要接受這些想法並做對你有用的事情！
2) 創建有組織的文件結構
當我開始我的業務時，我完全沒有準備的一件事是如何有效地構建在我的計算機上快速積累的文件。 剛開始時，這不是什麼大問題，但是當您的業務增長並且您開始獲得多個客戶端並且可能有數百個文件時，它可能會很快失控。 如果您和我一樣，看到桌面上的文件太多會不寒而栗，因此擁有一個可以輕鬆定位文件的有組織的結構非常重要。 當然，現在您將擁有個人文件、圖片等，因此不要讓這些文件與您的業務文件交織在一起，這一點很重要。
當涉及到業務時，我有一個“主”文件夾，我所有的客戶文件都在其中。 我將所有客戶放在他們自己的文件夾中，並有一個標準化的子文件夾系統，通常如下所示：
在客戶端文件夾中：
- 標識
- 內容和文檔
- 自定義代碼和手動備份
- 圖形和工作文件
- 圖像和實時網絡圖形
- 客戶登錄
- 雜項文件
根據客戶端和項目的複雜性，這些文件夾中可能包含子文件夾。 例如，如果客戶有幾個團隊成員和每個人的照片，我可能有一個單獨的文件夾用於頭像。 這一切都取決於文件、圖像等的數量。但是堅持這種正式的文件結構幫助我跟踪事物並在需要時能夠輕鬆地參考。 我還為所有最常用的 WordPress 插件、Divi 插件、Divi 腳本和自定義代碼等設置了單獨的文件夾。
同樣，這似乎是一個基本主題，但沒有關於如何在學校組織文件的正式培訓。 特別是如果您不熟悉網頁設計，則需要在開始積累成百上千的文件之前為此做好準備。
3) 組織您的回電、電子郵件和前景提醒
作為一名網頁設計師，您經常會接到電話和電子郵件，要求在您有空時盡快回复。 我在上一篇文章中討論了將您的日常生活分段以允許回電和“反動”工作的想法，但問題仍然是如何組織這些電話或電子郵件。 這是我在記住電子郵件和回電時所遵循的第一條規則：把它從你的腦海中移開，寫在紙上或存檔中。 如果客戶打電話給你，但你正在做項目，而且你不想打破自己的節奏，你自己很容易想到，我會在幾個小時內給他們回電。 但通常情況下，您會分心並且很容易完全忘記電話。 我幫助避免這種情況的方法是立即將它們記在我的日常計劃表上。
我使用放在我辦公桌上的 ActionDay Planner，它是一種超級有用、實用的方式來記下我當天需要撥打的電話和電子郵件。 當然，有許多在線工具和平台可以幫助處理這些類型的事情，但我更喜歡在我面前寫一些東西。 您可以使用便利貼，但這些便利貼很快就會把桌子弄得亂七八糟
現在前景如何？ 我會經常使用我的日常計劃來幫助提醒我要出去的建議和要回复的潛在客戶電子郵件，但潛在客戶通常需要幾個步驟的提醒。 當客戶最初與您聯繫時，他們會期望很快與您聯繫，我會盡量在 24 小時內回复。 然後，一旦我聯繫並收集了信息，我就會設置一個準備提案的提醒。 提案發送後，如果我在 1 到 2 天內沒有收到任何回复，我總是會發送一封友好的提醒電子郵件，只是檢查一下以確保他們收到了提案以及他們是否有任何問題。
您實際上可以通過將這些提醒放在日曆、每日計劃表中，甚至設置電子郵件過濾器來將所有潛在客戶和“聯繫”電子郵件放在一個單獨的文件夾中來設置這些提醒。 無論哪種方式，跟踪潛在客戶的溝通都很重要，因為這是您企業的命脈。 因此，嘗試其中的一些方法並做適合您的事情！
4) 備份您的文件
最後，如果您還沒有認真考慮備份您的文件，那麼是時候認真起來了。 以下是我想向您提出的幾個問題：
如果您的計算機在房屋或辦公室火災中被盜或毀壞，會發生什麼？
如果您丟失了所有客戶端文件、登錄名和密碼，會有什麼影響？
幾年前，我將所有文件備份在一個外部硬盤驅動器上，請注意，這通常不夠。 在多個設備上使用幾年後，該硬盤驅動器損壞了，當本地計算機商店正在查看它時，我的主計算機在啟動時也出現問題。 我處於一種非常真實和危險的情況，可能會丟失我的所有數據。 值得慶幸的是，我能夠在必須恢復之前將文件從我的計算機手動傳輸到新的外部硬盤驅動器，但我幾乎丟失了幾乎所有文件、圖像、密碼以及我為自己和我的客戶建立的所有工作那一點。
這教會了我一個非常重要的人生教訓，我想傳遞給你：
“二是一，一是無。”
這意味著我將所有文件備份在 1 個外部硬盤驅動器上，但它已損壞且無用。 即使您在一台設備上有備份，如果該設備出現問題，您也一無所有。 你至少需要2個！ 從那時起，我創建了一個新的備份系統，從那時起就一直為我服務。 我現在有 2 個外部硬盤驅動器：一個用於每周備份，另一個用於每月備份。 如果我的計算機出現故障，我不會遇到麻煩，因為我已將所有內容備份兩次並存儲在不同的位置。
您還可以嘗試使用 Dropbox、Google Dive 和其他基於雲的備份服務來備份文件。 主要目標是確保並非所有文件都在一台設備上，因為如果發生某些事情，您可能會丟失所有客戶端文件和艱苦的工作。
在結束
我希望我在我的業務中實施的一些組織策略和實踐有助於鼓勵您這樣做！ 我們只是觸及您組織業務的方式的皮毛，所以一定要測試其中的一些想法並做適合您的事情。 如果您有任何想要傳授的組織技巧，請務必在下面的評論中告訴我們！
明天：為您的 Divi 網頁設計業務提供有效的客戶入職流程
開始新的 Divi Web Design 項目時會遇到幾個挑戰； 從確保客戶做好準備並了解您的流程，到獲取內容，再到設定期望和現實的截止日期——這些都是我們作為網頁設計師所面臨的難題。 明天，我們將探索一些實用的方法，您可以為您和您的客戶創建有效的入職流程！
請務必訂閱我們的電子郵件通訊和 YouTube 頻道，這樣您就不會錯過重大公告、有用提示或 Divi 免費贈品！