Tácticas y prácticas de organización para su negocio de diseño web Divi

Bienvenido a la parte 2 de 5 de nuestra serie Organizar y tomar el control de su negocio de diseño web Divi. En esta serie, exploramos varias tácticas, herramientas y estrategias que lo ayudarán a superar las luchas diarias que todos enfrentamos como Diseñadores Web Divi. Desde optimizar sus rutinas diarias, hasta crear sistemas y procesos, hasta brindar la mejor experiencia de diseño web para sus clientes; proporcionamos elementos y pasos procesables que puede implementar de inmediato con el propósito de ayudarlo a tomar el control de su negocio de diseño web Divi, ya sea que sea un trabajador independiente, una agencia pequeña o un equipo remoto.

La organización es una de las claves del éxito de cualquier negocio. Una vez que tenga el control de su tiempo con rutinas diarias y semanales que funcionen para usted, es hora de concentrarse en organizar la tecnología y las herramientas que usa a diario. En esta publicación, exploraremos algunas formas prácticas que lo ayudarán a mantenerse organizado para que pueda tomar un mejor control de su negocio Divi Web Design.

Tácticas y prácticas de organización para su negocio de diseño web Divi

En esta publicación, nos centraremos en algunos temas que a menudo se pasan por alto pero que son cruciales para nuestras operaciones diarias como diseñadores web. Algunos de estos pueden parecer tontos, pero creo que todos podemos estar de acuerdo en que, como desarrolladores web experimentados, es bueno recordar las cosas simples. Y si recién está comenzando, estas cosas se pueden echar un vistazo fácilmente. ¡Así que vamos a sumergirnos!

1) Organizar sus marcadores

Si eres un diseñador web como yo, probablemente tengas cientos de marcadores con tutoriales, sitios y enlaces inspiradores, herramientas en línea y varias categorías de marcadores en tu navegador. ¡Una táctica que depende completamente de ti es cómo organizarlos! Esto puede parecer un tema elemental, pero he trabajado con demasiadas personas que abren sus navegadores y me estremecen después de ver sus marcadores desorganizados y dispersos. No puedo imaginar el tiempo perdido que se pierde tratando de encontrar marcadores de hace meses o años cuando no existe un sistema organizado.

Por lo tanto, recomiendo encarecidamente organizar sus marcadores en un sistema que funcione para usted para que pueda acceder a sus enlaces de manera rápida y eficiente. Ahorrará una sorprendente cantidad de tiempo y energía que puede utilizar en otros lugares. También me recuerdo continuamente a mí mismo que debo eliminar los enlaces que ya no necesito. Aparte de mis marcadores personalizados para facturas y todas esas cosas divertidas, quiero darle una idea de cómo configuro mis marcadores relacionados con el diseño web para poder encontrar mis enlaces guardados rápida y fácilmente. Ahora, por supuesto, no hay una forma correcta o incorrecta de hacer esto, pero así es como organizo la mía para la eficiencia del diseño web:

Cosas comerciales : tengo todos mis enlaces comerciales, como mi inicio de sesión de alojamiento, herramientas de gestión de proyectos y enlaces a los enlaces de mi sitio web más utilizados en esta carpeta. También vinculo muchas de las páginas de mis clientes, como mi página de inicio y mi página de avance, para no tener que buscarlas en mi navegador para enviarlas a un cliente.

Web Stuff : mi carpeta "Web Stuff" está organizada en 3 partes principales:

1. Web Tools que se compone de herramientas que utilizo de forma diaria o semanal. Cosas como herramientas de forma CSS, herramientas de color, buscador de ID de complementos de Facebook, etc.
2. Tutoriales web que se dividen en subcategorías para tutoriales para todas las herramientas que utilizo. Intento mantenerlos actualizados para no tener tutoriales de hace años que ya no necesito.
3. Divi Stuff, que contiene tutoriales específicos de Divi a los que a menudo me refiero. Los complementos y productos Divi que he guardado y admiten enlaces de inicio de sesión a productos Divi, etc.

Cosas del cliente : a menudo, mis clientes me enviarán sitios de ejemplo o tendrán sus propias plataformas en las que necesito iniciar sesión. Solía ​​perder el rastro de estos y tener que revisar correos electrónicos y cuestionarios para encontrar los enlaces, pero ahora solo configuro una carpeta para ese cliente en mi carpeta Client Stuff y tengo todos los enlaces guardados allí como referencia. Luego, una vez que el sitio está completo, elimino su carpeta y sigo adelante.

Así que, aparte de mis marcadores personales, así es como he organizado mis enlaces de "diseño web" para encontrarlos de forma eficaz lo más rápido posible. Nuevamente, este es solo un ejemplo de lo que hago, así que asegúrese de tomar estas ideas y hacer lo que funcione para usted.

2) Creación de una estructura de archivos organizada

Una cosa para la que no estaba preparado cuando comencé mi negocio era cómo estructurar de manera efectiva los archivos que se acumulaban rápidamente en mi computadora. Esto no es un problema demasiado grande al comenzar, pero cuando su negocio crece y comienza a obtener múltiples clientes, todos con potencialmente cientos de archivos, puede salirse de control muy rápidamente. Si usted es como yo, se estremece al ver demasiados archivos en su escritorio, por lo que es importante tener una estructura organizada donde pueda ubicar fácilmente sus archivos. Ahora, por supuesto, tendrá archivos personales, imágenes y más, por lo que es importante que esos archivos no se entrelacen con los archivos de su empresa.

Cuando se trata de negocios, tengo una carpeta "maestra" donde están todos los archivos de mi cliente. Separo a todos mis clientes en sus propias carpetas y tengo un sistema de subcarpetas estandarizado que a menudo se ve así:

Dentro de la carpeta del cliente:

• Logo
• Contenido y documentación
• Copias de seguridad manuales y de código personalizado
• Gráficos y archivos de trabajo
• Imágenes y gráficos web en vivo
• Inicios de sesión del cliente
• Archivos varios

Dependiendo de la complejidad del cliente y del proyecto, estas carpetas pueden tener subcarpetas dentro de ellas. Por ejemplo, si un cliente tiene varios miembros del equipo y fotos de cada persona, es posible que tenga una carpeta separada para las fotos de la cabeza. Todo depende de la cantidad de archivos, imágenes, etc. Pero ceñirme a esta estructura de archivos formalizada me ha ayudado a realizar un seguimiento de las cosas y a poder consultar fácilmente cuando sea necesario. También tengo carpetas separadas para todos mis complementos de WordPress, complementos Divi, scripts Divi y código personalizado más utilizados, etc.

Entonces, nuevamente, esto puede parecer un tema elemental, pero no existe una capacitación formal sobre cómo organizar sus archivos en la escuela. Y especialmente si es nuevo en el diseño web, debe estar preparado para esto ANTES de comenzar a acumular cientos y miles de archivos.

3) Organizar sus devoluciones de llamadas, correos electrónicos y recordatorios de posibles clientes

A lo largo del día como diseñador web, a menudo recibirás llamadas y correos electrónicos en busca de una respuesta tan pronto como estés disponible. Discutí la idea de segmentar su rutina diaria para permitir devoluciones de llamada y trabajo "reaccionario" en la publicación anterior, pero la pregunta sigue siendo cómo organizar estas llamadas o correos electrónicos. Esta es la regla número uno por la que vivo cuando se trata de recordar el correo electrónico y las devoluciones de llamada: sáquelo de la cabeza y póngalo en papel o en un archivo . Si un cliente te llama pero estás en medio de un proyecto y no quieres romper tu ritmo, es muy fácil pensar para ti mismo, lo llamaré en un par de horas. Pero la mayoría de las veces se distraerá y se olvidará fácilmente de la llamada por completo. La forma en que he ayudado a evitar esto es anotarlos inmediatamente en mi agenda diaria.

Utilizo el ActionDay Planner que se encuentra en mi escritorio y es una forma muy útil y práctica de anotar las llamadas y los correos electrónicos que necesito hacer ese día. Por supuesto, existen numerosas herramientas y plataformas en línea para ayudar con este tipo de cosas, pero prefiero tener algo sobre lo que escribir frente a mí. Puede usar post-its, pero pueden llenar un escritorio muy rápidamente

Ahora, ¿qué pasa con los prospectos? A menudo utilizo mi agenda diaria para recordarme las propuestas que debo publicar y los correos electrónicos potenciales a los que responder, pero los clientes potenciales a menudo requieren algunos pasos de recordatorios. Cuando un cliente se comunique con usted inicialmente, esperará que lo contacten rápidamente y yo trato de responder dentro de las 24 horas. Luego, una vez que me he puesto en contacto y recopilo información, establezco un recordatorio para preparar una propuesta. Una vez enviada la propuesta, si no recibo ninguna respuesta en 1 o 2 días, siempre envío un recordatorio amistoso por correo electrónico simplemente registrándome para asegurarme de que recibieron la propuesta y si tienen alguna pregunta.

Puede configurar estos recordatorios de manera práctica colocándolos en su calendario, planificador diario o incluso configurando filtros de correo electrónico para mantener todos sus clientes potenciales y los correos electrónicos de "contacto" en una carpeta separada. De cualquier manera, es importante realizar un seguimiento de la comunicación de sus clientes potenciales porque es el elemento vital de su negocio. ¡Así que pruebe algunos de estos métodos y haga lo que le funcione!

4) Hacer una copia de seguridad de sus archivos

Finalmente, si aún no se toma en serio la realización de copias de seguridad de sus archivos, es hora de hacerlo. Aquí hay un par de preguntas que me gustaría hacerle:

¿Qué pasaría si su computadora fuera robada o destruida en un incendio en una casa u oficina?
¿Cuáles serían las repercusiones si perdiera todos los archivos, inicios de sesión y contraseñas de sus clientes?

Hace varios años, hice copias de seguridad de todos mis archivos, no con la suficiente frecuencia, en un disco duro externo. Ese disco duro se corrompió después de varios años de uso en varios dispositivos y mientras lo examinaba una tienda de informática local, mi computadora principal también tenía problemas para arrancar. Estaba en una situación muy real y peligrosa de perder potencialmente todos mis datos. Afortunadamente, pude transferir manualmente los archivos de mi computadora a un nuevo disco duro externo antes de que tuvieran que restaurarlo, pero casi pierdo prácticamente todos los archivos, imágenes, contraseñas y todo el trabajo que había construido para mí y mi clientela hasta ese punto.

Esto me enseñó una lección de vida muy importante que quiero transmitirles:

"Dos es uno y uno es ninguno".

Lo que significa que tenía una copia de seguridad de todos mis archivos en 1 disco duro externo, pero eso se corrompió y fue inútil. Incluso si tiene una copia de seguridad en un dispositivo, si algo le sucede a ese dispositivo, no tiene nada. ¡Necesitas al menos 2! A partir de ese momento, creé un nuevo sistema de respaldo que me ha servido bien desde entonces. Ahora tengo 2 discos duros externos: uno para copias de seguridad semanales y otro para copias de seguridad mensuales. Si mi computadora fallara, no tendría problemas porque tengo todo respaldado dos veces y almacenado en ubicaciones separadas.

También puede experimentar con la realización de copias de seguridad de archivos mediante Dropbox, Google Dive y otros servicios de copia de seguridad basados ​​en la nube. El objetivo principal es asegurarse de que no todos sus archivos estén en un solo dispositivo porque si algo sucediera, podría perder todos los archivos de sus clientes y el trabajo duro.

Para concluir

Espero que algunas de las tácticas y prácticas organizativas que he implementado en mi negocio te hayan ayudado a animarte a hacer lo mismo. Solo estamos rascando la superficie de las formas en que puede organizar su negocio, así que asegúrese de probar algunas de estas ideas y haga lo que funcione para usted. Y si tiene alguna técnica de organización que le gustaría transmitir, ¡asegúrese de informarnos en los comentarios a continuación!

Mañana: procesos efectivos de incorporación de clientes para su negocio de diseño web Divi

Hay varios desafíos al iniciar un nuevo proyecto de Divi Web Design; desde asegurarse de que el cliente esté preparado y conozca su proceso, hasta obtener contenido, hasta establecer expectativas y plazos realistas, estas son las luchas que todos enfrentamos como diseñadores web. ¡Mañana exploraremos algunas formas prácticas en las que puede crear un proceso de incorporación eficaz para usted y sus clientes!

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