Taktik dan Praktik Organisasi untuk Bisnis Desain Web Divi Anda

Selamat datang di bagian 2 dari 5 seri kami Mengatur dan Mengendalikan Bisnis Desain Web Divi Anda. Dalam seri ini, kami mengeksplorasi beberapa taktik, alat, dan strategi yang akan membantu Anda mengatasi kesulitan sehari-hari yang kita semua hadapi sebagai Divi Web Designer. Dari mengoptimalkan rutinitas harian Anda, hingga membuat sistem dan proses, hingga memberikan pengalaman desain web terbaik untuk klien Anda; kami menyediakan item dan langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda terapkan segera dengan tujuan membantu Anda mengendalikan bisnis Divi Web Design Anda apakah Anda seorang freelancer solo, agensi kecil, atau tim jarak jauh.

Organisasi adalah kunci utama keberhasilan dalam bisnis apa pun. Setelah Anda memiliki kendali atas waktu Anda dengan rutinitas harian dan mingguan yang sesuai untuk Anda, inilah saatnya untuk fokus mengatur teknologi dan alat yang Anda gunakan setiap hari. Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi beberapa cara praktis yang akan membantu Anda tetap teratur sehingga Anda dapat mengendalikan bisnis Divi Web Design Anda dengan lebih baik.

Taktik dan Praktik Organisasi untuk Bisnis Desain Web Divi Anda

Dalam posting ini, kita akan fokus pada beberapa topik yang sering diabaikan tetapi sangat penting untuk operasi kita sehari-hari sebagai desainer web. Beberapa di antaranya mungkin tampak seperti tidak punya otak, tapi saya pikir kita semua bisa sepakat bahwa sebagai pengembang web berpengalaman, senang diingatkan akan hal-hal sederhana. Dan jika Anda baru memulai, hal-hal ini dapat dengan mudah dilihat. Jadi mari selami!

1) Mengatur Bookmark Anda

Jika Anda seorang desainer web seperti saya, Anda mungkin memiliki ratusan bookmark dengan tutorial, situs dan tautan inspirasional, alat online, dan beberapa kategori bookmark di browser Anda. Salah satu taktik yang sepenuhnya terserah Anda adalah bagaimana mengaturnya! Ini mungkin tampak seperti topik dasar tetapi saya telah bekerja dengan terlalu banyak orang yang membuka browser mereka dan membuat saya bergidik setelah melihat bookmark mereka yang tidak terorganisir dan tersebar. Saya tidak dapat membayangkan waktu yang terbuang untuk mencoba menemukan bookmark dari bulan atau tahun yang lalu ketika tidak ada sistem yang terorganisir.

Jadi, saya sangat merekomendasikan mengatur bookmark Anda dalam sistem yang bekerja untuk Anda sehingga Anda bisa mendapatkan link Anda dengan cepat dan efisien. Ini akan menghemat banyak waktu dan energi yang dapat Anda gunakan di tempat lain. Saya juga terus-menerus mengingatkan diri saya untuk menghapus tautan yang tidak saya perlukan lagi. Selain bookmark pribadi saya untuk tagihan dan semua hal menyenangkan itu, saya ingin memberi Anda gambaran tentang bagaimana saya mengatur bookmark terkait desain web saya sehingga saya dapat menemukan tautan yang disimpan dengan cepat dan mudah. Sekarang tentu saja tidak ada cara yang benar atau salah untuk melakukan ini, tetapi inilah kira-kira cara saya mengatur milik saya untuk efisiensi desain web:

Barang Bisnis - Saya memiliki semua tautan bisnis saya seperti login hosting saya, alat manajemen proyek, dan tautan ke tautan situs web saya yang paling sering digunakan di folder ini. Saya juga menautkan banyak halaman klien saya seperti Halaman Memulai dan Halaman Bergerak Maju sehingga saya tidak perlu mencarinya di browser untuk mengirim ke klien.

Web Stuff – Folder “Web Stuff” saya disusun menjadi 3 bagian utama:

1. Alat Web yang terdiri dari alat yang saya gunakan pada dasar harian atau mingguan. Hal-hal seperti alat bentuk CSS, alat warna, pencari ID plugin Facebook, dll.
2. Tutorial Web yang dipecah menjadi subkategori untuk tutorial untuk semua alat yang saya gunakan. Saya mencoba untuk terus memperbarui ini sehingga saya tidak memiliki tutorial yang berkeliaran dari tahun lalu yang tidak saya perlukan lagi
3. Divi Stuff yang berisi tutorial khusus Divi yang sering saya rujuk kembali. Plugin dan produk Divi yang telah saya simpan dan mendukung tautan masuk ke produk Divi, dll.

Barang Klien – Seringkali klien saya akan mengirimi saya situs contoh atau mereka akan memiliki platform sendiri yang saya perlukan untuk masuk. Saya dulu kehilangan jejak ini dan harus menyaring kembali email dan kuesioner untuk menemukan tautannya, tetapi sekarang saya hanya mengatur folder untuk klien itu di bawah folder Barang Klien saya dan menyimpan semua tautan di sana untuk referensi. Kemudian setelah situs selesai, saya menghapus folder mereka dan melanjutkan!

Jadi selain dari bookmark pribadi saya, ini adalah cara saya mengatur tautan "desain web" saya untuk menemukan tautan saya secepat mungkin secara efektif. Sekali lagi, ini hanyalah contoh dari apa yang saya lakukan, jadi pastikan untuk mengambil ide-ide ini dan lakukan apa yang berhasil untuk Anda!

2) Membuat Struktur File Terorganisir

Satu hal yang saya benar-benar tidak siap ketika saya memulai bisnis saya adalah bagaimana secara efektif menyusun file yang dengan cepat terakumulasi di komputer saya. Ini bukan masalah yang terlalu besar ketika memulai, tetapi ketika bisnis Anda tumbuh dan Anda mulai mendapatkan banyak klien semua dengan ratusan file yang berpotensi, itu bisa lepas kendali dengan sangat cepat. Jika Anda seperti saya, Anda bergidik melihat terlalu banyak file di desktop Anda sehingga penting untuk memiliki struktur yang terorganisir di mana Anda dapat dengan mudah menemukan file Anda. Sekarang tentu saja Anda akan memiliki file pribadi, gambar, dan lainnya, jadi penting untuk tidak mengaitkan file tersebut dengan file bisnis Anda.

Ketika datang ke bisnis, saya memiliki folder "master" di mana semua file klien saya berada. Saya memisahkan semua klien saya di folder mereka sendiri dan memiliki sistem sub folder standar yang sering terlihat seperti ini:

Dalam Folder Klien:

• Logo
• Konten & Dokumentasi
• Kode Kustom & Pencadangan Manual
• Grafik & File Kerja
• Gambar & Grafik Web Langsung
• Login Klien
• File Lain-lain

Tergantung pada kompleksitas klien dan proyek, folder ini mungkin memiliki sub folder di dalamnya. Misalnya jika klien memiliki beberapa anggota tim dan foto untuk setiap orang, saya mungkin memiliki folder terpisah untuk foto kepala. Itu semua tergantung pada jumlah file, gambar, dll. Tetapi tetap berpegang pada struktur file yang diformalkan ini telah membantu saya melacak berbagai hal dan dapat dengan mudah merujuk kembali saat dibutuhkan. Saya juga memiliki folder terpisah untuk semua Plugin WordPress yang paling sering saya gunakan, Plugin Divi, Skrip Divi dan Kode Kustom, dll.

Jadi sekali lagi, ini mungkin tampak seperti topik dasar tetapi tidak ada pelatihan formal tentang cara mengatur file Anda di sekolah. Dan terutama jika Anda baru mengenal desain web, Anda harus siap untuk ini SEBELUM Anda mulai mengumpulkan ratusan dan ribuan file.

3) Mengatur Panggilan Balik, Email, dan Pengingat Prospek Anda

Sepanjang hari sebagai desainer web, Anda akan sering menerima telepon dan email yang meminta tanggapan segera setelah Anda tersedia. Saya membahas gagasan untuk membagi rutinitas harian Anda untuk memungkinkan panggilan balik dan pekerjaan "reaksioner" di posting sebelumnya tetapi pertanyaannya tetap tentang bagaimana mengatur panggilan atau email ini. Inilah aturan nomor satu yang saya pegang dalam hal mengingat email dan panggilan balik: Keluarkan dari kepala Anda dan ke atas kertas atau di file . Jika klien menelepon Anda tetapi Anda sedang mengerjakan proyek dan Anda tidak ingin merusak ritme Anda, sangat mudah untuk berpikir sendiri, saya akan menelepon mereka kembali dalam beberapa jam. Tetapi lebih sering daripada tidak, Anda akan terganggu dan sangat mudah melupakan panggilan itu sepenuhnya. Cara saya membantu menghindari hal ini adalah dengan segera mencatatnya di agenda harian saya.

Saya menggunakan ActionDay Planner yang ada di meja saya dan merupakan cara yang sangat membantu dan praktis untuk mencatat panggilan dan email yang perlu saya lakukan hari itu. Tentu saja ada banyak alat dan platform online untuk membantu hal-hal semacam ini, tetapi saya lebih suka memiliki sesuatu untuk ditulis di depan saya. Anda dapat menggunakan post-it tetapi itu dapat mengacaukan meja dengan sangat cepat

Sekarang bagaimana dengan prospek? Saya akan sering menggunakan agenda harian saya untuk membantu mengingatkan saya tentang proposal yang harus dikeluarkan dan email prospek untuk dibalas, tetapi klien potensial sering kali memerlukan beberapa langkah pengingat. Ketika klien menghubungi Anda pada awalnya, mereka akan mengharapkan untuk dihubungi kembali dengan cepat dan saya mencoba untuk kembali dalam waktu 24 jam. Kemudian setelah saya melakukan kontak dan mengumpulkan informasi, saya mengatur pengingat untuk menyiapkan proposal. Setelah proposal dikirim, jika saya tidak mendengar apa pun kembali dalam 1 hingga 2 hari, saya selalu mengirim email pengingat yang ramah, hanya memeriksa untuk memastikan mereka menerima proposal dan jika mereka memiliki pertanyaan.

Anda dapat mengatur pengingat ini secara praktis dengan meletakkannya di kalender, agenda harian, atau bahkan menyiapkan filter email untuk menyimpan semua prospek dan email "jangkau" Anda di folder terpisah. Either way, penting untuk melacak komunikasi prospek Anda karena itu adalah sumber kehidupan bisnis Anda. Jadi cobalah beberapa metode ini dan lakukan apa yang berhasil untuk Anda!

4) Mencadangkan File Anda

Terakhir, jika Anda belum serius untuk membuat cadangan file Anda, saatnya untuk serius. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang ingin saya ajukan kepada Anda:

Apa yang akan terjadi jika komputer Anda dicuri atau dihancurkan dalam kebakaran rumah atau kantor?
Apa akibatnya jika Anda kehilangan semua file klien, login, dan kata sandi?

Beberapa tahun yang lalu, saya telah mencadangkan semua file saya, tidak cukup sering, pada satu hard drive eksternal. Hard drive itu menjadi rusak setelah beberapa tahun digunakan di banyak perangkat dan ketika sedang diperiksa oleh toko komputer lokal, komputer utama saya juga mengalami masalah saat boot. Saya berada dalam situasi yang sangat nyata dan berbahaya karena berpotensi kehilangan semua data saya. Untungnya saya dapat mentransfer file secara manual dari komputer saya ke hard drive eksternal baru sebelum harus dipulihkan, tetapi saya hampir kehilangan hampir setiap file, gambar, kata sandi, dan semua pekerjaan yang telah saya buat untuk diri saya sendiri dan klien saya hingga titik itu.

Ini mengajari saya pelajaran hidup yang sangat penting yang ingin saya sampaikan kepada Anda:

“Dua adalah Satu dan Satu adalah Tidak Ada.”

Artinya saya memiliki semua file saya dicadangkan pada 1 hard drive eksternal tetapi itu menjadi rusak dan tidak berguna. Bahkan jika Anda memiliki cadangan di satu perangkat, jika sesuatu terjadi pada perangkat itu, Anda tidak memiliki apa-apa. Anda membutuhkan setidaknya 2! Sejak saat itu, saya membuat sistem cadangan baru yang telah melayani saya dengan baik sejak saat itu. Saya sekarang memiliki 2 hard drive eksternal: satu untuk cadangan mingguan dan satu untuk cadangan bulanan. Jika komputer saya mati, saya tidak akan mendapat masalah karena semuanya telah dicadangkan dua kali dan disimpan di lokasi terpisah.

Anda juga dapat bereksperimen dengan mencadangkan file menggunakan Dropbox, Google Dive, dan layanan pencadangan berbasis cloud lainnya. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa tidak semua file Anda hanya ada di satu perangkat karena jika sesuatu terjadi, Anda dapat kehilangan semua file klien Anda dan kerja keras.

Dalam Penutupan

Saya harap beberapa taktik dan praktik organisasi yang saya terapkan dalam bisnis saya telah membantu mendorong Anda untuk melakukan hal yang sama! Kami hanya menggores permukaan cara Anda dapat mengatur bisnis Anda, jadi pastikan untuk menguji beberapa ide ini dan lakukan apa yang berhasil untuk Anda. Dan jika Anda memiliki teknik organisasi yang ingin Anda sampaikan, pastikan untuk memberi tahu kami di komentar di bawah!

Besok: Proses Orientasi Klien yang Efektif untuk Bisnis Desain Web Divi Anda

Ada beberapa tantangan saat memulai proyek Divi Web Design baru; mulai dari memastikan klien siap dan mengetahui proses Anda, hingga mendapatkan konten, hingga menetapkan harapan dan tenggat waktu yang realistis – ini adalah perjuangan yang kita semua hadapi sebagai desainer web. Besok kita akan mengeksplorasi beberapa cara praktis untuk menciptakan proses orientasi yang efektif untuk Anda dan klien Anda!

Pastikan untuk berlangganan buletin email dan saluran YouTube kami sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan pengumuman besar, tip bermanfaat, atau Divi freebie!