Организационные тактики и практики для вашего бизнеса в области веб-дизайна Divi

Добро пожаловать в часть 2 из 5 нашей серии статей « Организация и управление вашим бизнесом в области веб-дизайна Divi». В этой серии статей мы исследуем несколько тактик, инструментов и стратегий, которые помогут вам преодолеть ежедневные трудности, с которыми все мы сталкиваемся как веб-дизайнеры Divi. От оптимизации повседневных рутинных действий до создания систем и процессов и обеспечения лучшего опыта веб-дизайна для ваших клиентов; мы предоставляем практические элементы и шаги, которые вы можете реализовать немедленно, чтобы помочь вам взять под контроль свой бизнес Divi Web Design, независимо от того, являетесь ли вы фрилансером-одиночкой, небольшим агентством или удаленной командой.

Организация - главный ключ к успеху в любом бизнесе. Когда вы научитесь контролировать свое время с помощью ежедневных и еженедельных распорядков, которые работают на вас, пора сосредоточиться на организации технологий и инструментов, которые вы используете ежедневно. В этом посте мы собираемся изучить некоторые практические способы, которые помогут вам оставаться организованным, чтобы вы могли лучше контролировать свой бизнес в Divi Web Design.

Организационные тактики и практики для вашего бизнеса в области веб-дизайна Divi

В этом посте мы собираемся сосредоточиться на некоторых темах, которые часто упускаются из виду, но которые имеют решающее значение для нашей повседневной работы в качестве веб-дизайнеров. Некоторые из них могут показаться простыми, но я думаю, мы все можем согласиться с тем, что опытным веб-разработчикам приятно получать напоминания о простых вещах. И если вы только начинаете, эти вещи можно легко просмотреть. Итак, приступим!

1) Организация закладок

Если вы такой же веб-дизайнер, как я, у вас, вероятно, есть сотни закладок с учебными пособиями, вдохновляющие сайты и ссылки, онлайн-инструменты и несколько категорий закладок в вашем браузере. Одна тактика, которая полностью зависит от вас, - как их организовать! Это может показаться элементарной темой, но я работал со слишком многими людьми, которые открывают свои браузеры и заставляют меня вздрагивать, видя их неорганизованные, разбросанные закладки. Я не могу себе представить, сколько времени было потрачено на попытки найти закладки месяцев или лет назад, когда еще не было организованной системы.

Поэтому я настоятельно рекомендую организовать свои закладки в системе, работающей для вас, чтобы вы могли быстро и эффективно переходить по ссылкам. Это удивительно сэкономит время и энергию, которые вы сможете использовать в другом месте. Я также постоянно напоминаю себе удалить ссылки, которые мне больше не нужны. Помимо моих персональных закладок для счетов и всего этого забавного, я хочу дать вам представление о том, как я настраиваю свои закладки, связанные с веб-дизайном, чтобы я мог быстро и легко находить сохраненные ссылки. Конечно, нет правильного или неправильного способа сделать это, но вот примерно то, как я организовываю свой для повышения эффективности веб-дизайна:

Business Stuff - у меня есть все мои бизнес-ссылки, такие как мой логин на хостинге, инструменты управления проектами и ссылки на мои наиболее часто используемые ссылки на веб-сайты в этой папке. Я также связываю многие из своих клиентских страниц, такие как страница «Приступая к работе» и страница «Переход к следующему этапу», поэтому мне не нужно искать их в браузере для отправки клиенту.

Веб-материалы - Моя папка «Веб-материалы» состоит из 3 основных частей:

1. Веб-инструменты, которые состоят из инструментов, которые я использую ежедневно или еженедельно. Такие вещи, как инструменты формы CSS, инструменты цвета, поиск идентификатора плагина Facebook и т. Д.
2. Веб-учебники, которые разбиты на подкатегории для руководств по всем инструментам, которые я использую. Я стараюсь обновлять их, поэтому у меня нет руководств много лет назад, которые мне больше не нужны.
3. Divi Stuff, который содержит учебники по Divi, к которым я часто возвращаюсь. Плагины и продукты Divi, которые я сохранил, и поддерживающие ссылки для входа в продукты Divi и т. Д.

Клиентские материалы. Часто мои клиенты присылают мне примеры сайтов, или у них будут собственные платформы, на которые мне нужно войти. Раньше я терял их, и мне приходилось просматривать электронные письма и анкеты, чтобы найти ссылки, но теперь я просто создал папку для этого клиента в своей папке Client Stuff и сохранил все ссылки для справки. Затем, когда сайт готов, я удаляю их папку и двигаюсь дальше!

Итак, помимо личных закладок, вот как я организовал свои ссылки «веб-дизайн», чтобы как можно быстрее находить ссылки. Опять же, это всего лишь пример того, что я делаю, поэтому обязательно воспользуйтесь этими идеями и сделайте то, что работает для вас!

2) Создание организованной файловой структуры

Одна вещь, к которой я был совершенно не готов, когда начинал свой бизнес, заключалась в том, как эффективно структурировать файлы, которые быстро накапливались на моем компьютере. Это не слишком большая проблема, когда вы только начинаете, но когда ваш бизнес растет и вы начинаете получать множество клиентов с потенциально сотнями файлов, он может очень быстро выйти из-под контроля. Если вы чем-то похожи на меня, вы вздрагиваете, видя слишком много файлов на своем рабочем столе, поэтому важно иметь организованную структуру, в которой вы можете легко найти свои файлы. Теперь, конечно, у вас будут личные файлы, изображения и многое другое, поэтому важно не переплетать эти файлы с вашими бизнес-файлами.

Что касается бизнеса, у меня есть «основная» папка, в которой находятся все файлы моих клиентов. Я разделяю всех своих клиентов по их собственным папкам и использую стандартизированную систему подпапок, которая часто выглядит так:

В папке клиента:

• Логотип
• Контент и документация
• Пользовательский код и резервное копирование вручную
• Графика и рабочие файлы
• Изображения и живая веб-графика
• Клиентские логины
• Разные файлы

В зависимости от сложности клиента и проекта в этих папках могут быть вложенные папки. Например, если у клиента есть несколько членов команды и фотографии для каждого человека, у меня может быть отдельная папка для снимков головы. Все зависит от количества файлов, изображений и т. Д. Но соблюдение этой формализованной файловой структуры помогло мне отслеживать вещи и иметь возможность легко обращаться к ним, когда это необходимо. У меня также есть отдельные папки для всех моих наиболее часто используемых плагинов WordPress, плагинов Divi, скриптов Divi, пользовательского кода и т. Д.

Опять же, это может показаться элементарной темой, но формального обучения тому, как организовывать файлы в школе, не существует. И особенно, если вы новичок в веб-дизайне, вы должны быть готовы к этому, прежде чем начнете накапливать сотни и тысячи файлов.

3) Организация обратных звонков, электронных писем и напоминаний потенциальным клиентам

В течение дня, будучи веб-дизайнером, вы часто будете получать звонки и электронные письма с просьбой ответить, как только вы будете доступны. Я обсуждал идею сегментирования вашего распорядка дня, чтобы учесть обратные звонки и «реакционную» работу в предыдущем посте, но остается вопрос, как организовать эти звонки или электронные письма. Вот правило номер один, по которому я живу, когда дело доходит до того, чтобы не забывать отправлять электронную почту и перезвонить: выбросьте это из головы и перенесите на бумагу или в файл . Если клиент звонит вам, но вы в середине проекта и не хотите нарушать свой ритм, подумайте про себя очень легко, я перезвоню ему через пару часов. Но чаще всего отвлекаешься и очень легко полностью забываешь о звонке. Я помог избежать этого, и сразу же записал их в свой ежедневник.

Я использую ActionDay Planner, который находится у меня на столе и является очень полезным и практичным способом записывать звонки и электронные письма, которые мне нужно сделать в этот день. Конечно, существует множество онлайн-инструментов и платформ, помогающих с подобными вещами, но я предпочитаю, чтобы у меня было что написать. Вы можете использовать стикеры, но они могут очень быстро загромождать стол

А как насчет перспектив? Я часто использую свой ежедневник, чтобы напоминать мне о предложениях выйти и искать электронные письма, на которые нужно ответить, но потенциальным клиентам часто требуется несколько шагов напоминаний. Когда клиент сначала обращается к вам, он ожидает, что с ним быстро свяжутся, и я стараюсь вернуться в течение 24 часов. Затем, когда я установил контакт и собрал информацию, я установил напоминание о подготовке предложения. Если после отправки предложения я ничего не получу в течение 1-2 дней, я всегда отправляю дружеское напоминание по электронной почте, просто проверяя, получили ли они предложение и есть ли у них какие-либо вопросы.

Вы можете установить эти напоминания практически, поместив их в свой календарь, ежедневник или даже настроив фильтры электронной почты, чтобы все ваши потенциальные клиенты и электронные письма «дотянулись» до них находились в отдельной папке. В любом случае важно отслеживать общение с потенциальными клиентами, потому что это жизненная сила вашего бизнеса. Так что попробуйте некоторые из этих методов и сделайте то, что работает для вас!

4) Резервное копирование файлов

Наконец, если вы еще не серьезно относитесь к резервному копированию файлов, пришло время серьезно задуматься. Вот пара вопросов, которые я хотел бы вам задать:

Что произойдет, если ваш компьютер украдут или уничтожат в результате пожара в доме или офисе?
Каковы будут последствия, если вы потеряете все свои клиентские файлы, логины и пароли?

Несколько лет назад у меня были резервные копии всех моих файлов, не часто, заметьте, на одном внешнем жестком диске. Этот жесткий диск был поврежден после нескольких лет использования на нескольких устройствах, и пока он просматривался в местном компьютерном магазине, у моего основного компьютера также были проблемы с загрузкой. Я оказался в очень реальной и опасной ситуации, когда я мог потерять все свои данные. К счастью, я смог вручную перенести файлы со своего компьютера на новый внешний жесткий диск до того, как его нужно было восстановить, но я почти потерял практически каждый файл, изображение, пароль и всю работу, которую я создал для себя и своих клиентов. этот момент.

Это преподало мне очень важный жизненный урок, который я хочу передать вам:

«Два есть один, а один - нет».

Это означает, что у меня были резервные копии всех моих файлов на 1 внешнем жестком диске, но он был поврежден и был бесполезен. Даже если у вас есть резервная копия на одном устройстве, если с этим устройством что-то случится, у вас ничего не останется. Вам нужно как минимум 2! С этого момента я создал новую систему резервного копирования, которая с тех пор хорошо мне служила. Теперь у меня есть 2 внешних жестких диска: один для еженедельного резервного копирования и один для ежемесячного резервного копирования. Если мой компьютер выйдет из строя, у меня не будет проблем, потому что у меня все резервные копии сделаны дважды и хранятся в разных местах.

Вы также можете поэкспериментировать с резервным копированием файлов с помощью Dropbox, Google Dive и других облачных служб резервного копирования. Основная цель - убедиться, что не все ваши файлы находятся только на одном устройстве, потому что, если что-то случится, вы можете потерять все файлы клиентов и тяжелую работу.

В заключение

Я надеюсь, что некоторые организационные тактики и практики, которые я применил в своем бизнесе, помогли вам сделать то же самое! Мы лишь поверхностно касаемся способов организации своего бизнеса, поэтому обязательно протестируйте некоторые из этих идей и сделайте то, что работает для вас. И если у вас есть какие-либо организационные приемы, которые вы хотели бы передать, обязательно сообщите нам об этом в комментариях ниже!

Завтра: эффективные процессы адаптации клиентов для вашего бизнеса в области веб-дизайна Divi

При запуске нового проекта Divi Web Design возникает несколько проблем; от того, чтобы убедиться, что клиент подготовлен и знает ваш процесс, до получения контента, установления ожиданий и реалистичных сроков - это проблемы, с которыми все мы сталкиваемся как веб-дизайнеры. Завтра мы рассмотрим несколько практических способов создания эффективного процесса адаптации для вас и ваших клиентов!

Обязательно подпишитесь на нашу рассылку по электронной почте и канал на YouTube, чтобы не пропустить важное объявление, полезный совет или бесплатную поддержку Divi!