あなたのDiviウェブデザインビジネスのための組織の戦術と実践

公開: 2017-05-31

私たちのシリーズのパート2へようこそあなたのDiviWebデザインビジネスの組織化と管理。 このシリーズでは、Divi Webデザイナーとして私たち全員が直面する日々の苦労を克服するのに役立つ、いくつかの戦術、ツール、および戦略を探求しています。 日常業務の最適化から、システムとプロセスの作成、クライアントに最高のWebデザイン体験を提供することまで。 私たちは、あなたが一人のフリーランサー、小さなエージェンシー、またはリモートチームであるかどうかにかかわらず、Divi Web Designビジネスの管理を支援する目的で、すぐに実装できる実用的なアイテムとステップを提供します。

組織は、あらゆるビジネスで成功するための主要な鍵です。自分に合った毎日および毎週のルーチンで時間を管理できたら、日常的に使用するテクノロジーとツールの整理に集中するときが来ました。この投稿では、Divi Web Designビジネスをより適切に管理できるように、整理された状態を維持するのに役立ついくつかの実用的な方法を探ります。

あなたのDiviウェブデザインビジネスのための組織の戦術と実践

この投稿では、見過ごされがちですが、Webデザイナーとしての日常業務に不可欠ないくつかのトピックに焦点を当てます。これらのいくつかは簡単に思えるかもしれませんが、経験豊富なWeb開発者として、単純なことを思い出すのは良いことだと私たちは皆同意できると思います。そして、あなたが始めたばかりの場合、これらのことは簡単に一瞥することができます。さあ、飛び込みましょう！

1）ブックマークを整理する

あなたが私のようなウェブデザイナーなら、チュートリアル、インスピレーションを与えるサイトとリンク、オンラインツール、そしてブラウザ上にいくつかのカテゴリのブックマークを備えた何百ものブックマークを持っているでしょう。完全にあなた次第である1つの戦術はそれらをどのように整理するかです！これは初歩的なトピックのように思えるかもしれませんが、ブラウザを開いて、整理されていない、散在するブックマークを見た後、私を震え上がらせる多くの人々と協力してきました。組織化されたシステムが整っていない数か月または数年前のブックマークを探すのに無駄な時間がかかることは想像できません。

したがって、リンクにすばやく効率的にアクセスできるように、システムでブックマークを整理することを強くお勧めします。それはあなたが他の場所で使うことができる驚くべき量の時間とエネルギーを節約するでしょう。また、不要になったリンクを削除するように常に注意を促しています。請求書用のパーソナライズされたブックマークやその他すべての楽しいものの他に、保存したリンクをすばやく簡単に見つけることができるように、Webデザイン関連のブックマークをどのように設定したかについて説明したいと思います。もちろん、これを行う正しい方法も間違った方法もありませんが、Webデザインの効率を上げるために私がどのように整理するかを大まかに示します。

ビジネス関連–ホスティングログイン、プロジェクト管理ツール、最もよく使用するWebサイトへのリンクなど、すべてのビジネスリンクがこのフォルダーにあります。また、[はじめに]ページや[進む]ページなど、クライアントページの多くをリンクしているため、クライアントに送信するためにブラウザーでそれらを検索する必要はありません。

Web Stuff –私の「WebStuff」フォルダは、次の3つの主要部分で構成されています。

私が毎日または毎週の基本で使用するツールで構成されるWebツール。 CSSシェイプツール、カラーツール、FacebookプラグインIDファインダーなど。
私が使用するすべてのツールのチュートリアルのサブカテゴリに分割されたWebチュートリアル。私はこれらを最新の状態に保つようにしていますので、何年も前から必要のないチュートリアルがぶら下がっていません。
私がよく参照するDivi固有のチュートリアルを含むDiviスタッフ。保存したDiviプラグインや製品、Divi製品へのログインリンクなどをサポートしています。

クライアントのもの–多くの場合、クライアントはサンプルサイトを送ってくれるか、ログインする必要のある独自のプラットフォームを持っています。以前はこれらを追跡できず、リンクを見つけるためにメールやアンケートをふるいにかける必要がありましたが、今はClient Stuffフォルダーの下にそのクライアント用のフォルダーを設定し、参照用にすべてのリンクをそこに保存しています。次に、サイトが完成したら、フォルダを削除して次に進みます。

ですから、個人的なブックマークは別として、これが私の「ウェブデザイン」リンクを整理して、リンクをできるだけ早く効果的に見つける方法です。繰り返しになりますが、これは私が行っていることのほんの一例です。必ずこれらのアイデアを取り入れて、あなたに役立つことを実行してください。

2）整理されたファイル構造の作成

私がビジネスを始めたとき、私が完全に準備ができていなかったことの1つは、コンピューターに急速に蓄積されていたファイルを効果的に構造化する方法でした。これは、最初はそれほど大きな問題ではありませんが、ビジネスが成長し、数百のファイルが含まれる可能性のある複数のクライアントを取得し始めると、すぐに制御不能になる可能性があります。私のような人なら、デスクトップにファイルが多すぎるのを見て震えるので、ファイルを簡単に見つけられるように整理された構造にすることが重要です。もちろん、個人用のファイルや写真などを用意するので、これらのファイルをビジネスファイルと絡まないようにすることが重要です。

ビジネスに関して言えば、すべてのクライアントファイルが格納されている「マスター」フォルダーがあります。私はすべてのクライアントを独自のフォルダーに分け、標準化されたサブフォルダーシステムを持っています。これは多くの場合次のようになります。

クライアントフォルダ内：

ロゴ
コンテンツとドキュメント
カスタムコードと手動バックアップ
グラフィックと作業ファイル
画像とライブWebグラフィック
クライアントログイン
その他のファイル

クライアントとプロジェクトの複雑さによっては、これらのフォルダー内にサブフォルダーが含まれる場合があります。たとえば、クライアントに複数のチームメンバーと各人の写真がある場合、ヘッドショット用に個別のフォルダーがある場合があります。それはすべてファイルや画像などの量に依存します。しかし、この形式化されたファイル構造に固執することで、物事を追跡し、必要なときに簡単に参照できるようになりました。また、最もよく使用するすべてのWordPressプラグイン、Diviプラグイン、Diviスクリプト、カスタムコードなどに個別のフォルダーがあります。

繰り返しになりますが、これは初歩的なトピックのように思えるかもしれませんが、学校でファイルを整理する方法に関する正式なトレーニングはありません。そして特にあなたがウェブデザインに不慣れであるならば、あなたは何百、何千ものファイルを蓄積し始める前にこれに備える必要があります。

3）コールバック、メール、見込み客のリマインダーを整理する

Webデザイナーとして一日中、利用可能になるとすぐに応答を探す電話や電子メールを受け取ることがよくあります。前回の投稿で、コールバックと「反動的」な作業を可能にするために日常業務をセグメント化するというアイデアについて説明しましたが、これらの通話やメールをどのように整理するかという問題が残っています。メールや折り返し電話を忘れないようにするために私が守っている一番のルールは次のとおりです。頭から紙やファイルに入れてください。クライアントから電話があったが、プロジェクトの途中でリズムを崩したくない場合は、自分で考えるのは非常に簡単です。数時間後に電話をかけ直します。しかし、多くの場合、気が散ってしまい、電話を完全に忘れてしまいがちです。私がこれを回避するのを助けた方法は、私のデイリープランナーにすぐにそれらを書き留めることです。

私は自分の机の上にあるActionDayPlannerを使用しています。これは、その日に行う必要のある電話やメールを書き留めるのに非常に役立つ実用的な方法です。もちろん、これらのタイプのものを支援するための多数のオンラインツールとプラットフォームがありますが、私は私の前に何かを書くことを好みます。ポストイットを使用することはできますが、それらは非常に迅速に机を乱雑にする可能性があります

では、見込み客はどうですか？私はよくデイリープランナーを使用して、出て行く提案や返信する見込み客の電子メールを思い出させるのを手伝いますが、潜在的なクライアントはしばしばいくつかのリマインダーのステップを必要とします。クライアントが最初にあなたに連絡するとき、彼らはすぐに連絡が来ることを期待しているでしょう、そして私は24時間以内に返事をするようにしています。次に、連絡を取り、情報を収集したら、提案を準備するためのリマインダーを設定します。プロポーザルの送信後、1〜2日以内に何も返事がない場合は、チェックインするだけで、プロポーザルを受け取ったことと質問があるかどうかを確認するために、常にフレンドリーなリマインダーメールを送信します。

これらのリマインダーは、カレンダー、デイリープランナーに配置するか、メールフィルターを設定して、すべての見込み客と「連絡」メールを別のフォルダーに保存することで、実際に設定できます。いずれにせよ、それはあなたのビジネスの生命線であるため、見込み客のコミュニケーションを追跡することが重要です。だから、これらの方法のいくつかを試してみて、あなたのために働くことをしてください！

4）ファイルのバックアップ

最後に、ファイルのバックアップについてまだ真剣に考えていない場合は、真剣に取り組むときが来ました。ここに私があなたに提起したいいくつかの質問があります：

コンピュータが家やオフィスの火事で盗まれたり破壊されたりした場合はどうなりますか？
すべてのクライアントファイル、ログイン、およびパスワードを失った場合、どのような影響がありますか？

数年前、私はすべてのファイルを1台の外付けハードドライブにバックアップしていました。そのハードドライブは、複数のデバイスで数年間使用した後に破損し、地元のコンピューターショップで調べているときに、メインコンピューターの起動にも問題がありました。私は、すべてのデータを失う可能性があるという非常に現実的で危険な状況にありました。ありがたいことに、復元が必要になる前に、ファイルをコンピューターから新しい外付けハードドライブに手動で転送できましたが、ファイル、イメージ、パスワード、および自分自身と顧客のために構築したすべての作業がほぼ失われました。その点。

これは私があなたに伝えたい非常に重要な人生の教訓を私に教えてくれました：

「2つは1つで、1つはなしです。」

つまり、すべてのファイルを1台の外付けハードドライブにバックアップしましたが、それが破損して役に立たなくなりました。 1つのデバイスにバックアップがある場合でも、そのデバイスに何かが起こった場合、何もありません。少なくとも2つ必要です！その時点から、私はそれ以来ずっと役立っている新しいバックアップシステムを作成しました。現在、2台の外付けハードドライブがあります。1台は毎週のバックアップ用で、もう1台は毎月のバックアップ用です。コンピュータがダウンしても、すべてを2回バックアップして別々の場所に保存しているので、問題はありません。

Dropbox、Google Dive、その他のクラウドベースのバックアップサービスを使用してファイルをバックアップすることもできます。主な目標は、すべてのファイルが1つのデバイスだけにあるわけではないことを確認することです。何かが発生した場合、すべてのクライアントファイルが失われ、大変な作業が発生する可能性があるためです。

最後に

私が自分のビジネスで実施した組織の戦術と実践のいくつかが、あなたが同じことをするように促すのに役立ったことを願っています！私たちはあなたがあなたのビジネスを組織することができる方法の表面を引っ掻いているだけなので、これらのアイデアのいくつかをテストして、あなたのために働くことをしてください。そして、あなたが伝えたい組織のテクニックがあれば、下のコメントで私たちに知らせてください！

明日：DiviWebデザインビジネスのための効果的なクライアントオンボーディングプロセス

新しいDiviWeb Designプロジェクトを開始する際には、いくつかの課題があります。クライアントが準備を整えてプロセスを理解していることを確認することから、コンテンツを取得すること、期待と現実的な期限を設定することまで、これらは私たち全員がWebデザイナーとして直面する苦労です。明日は、あなたとあなたのクライアントのために効果的なオンボーディングプロセスを作成するためのいくつかの実用的な方法を探ります！

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