Tacticile și practicile organizaționale pentru afacerea dvs. de design web Divi

Bine ați venit la partea 2 din 5 din seria noastră Organizarea și preluarea controlului afacerii dvs. Divi Web Design. În această serie, explorăm mai multe tactici, instrumente și strategii care vă vor ajuta să depășiți luptele zilnice cu care ne confruntăm cu toții în calitate de Divi Web Designers. De la optimizarea rutinelor zilnice, la crearea de sisteme și procese, până la furnizarea celei mai bune experiențe de design web pentru clienții dvs.; oferim elemente și pași acționabili pe care îi puteți implementa imediat cu scopul de a vă ajuta să preluați controlul asupra afacerii dvs. Divi Web Design, indiferent dacă sunteți un freelancer solo, o agenție mică sau o echipă la distanță.

Organizarea este o cheie majoră a succesului în orice afacere. Odată ce ați controlat timpul cu rutine zilnice și săptămânale care funcționează pentru dvs., este timpul să vă concentrați asupra organizării tehnologiei și instrumentelor pe care le utilizați zilnic. În această postare, vom explora câteva modalități practice care vă vor ajuta să rămâneți organizat, astfel încât să puteți prelua un control mai bun al afacerii dvs. Divi Web Design.

Tacticile și practicile organizaționale pentru afacerea dvs. de design web Divi

În această postare, ne vom concentra asupra unor subiecte care sunt adesea trecute cu vederea, dar care sunt cruciale pentru operațiunile noastre de zi cu zi ca designeri web. Unele dintre acestea s-ar putea să nu pară de gândit, dar cred că toți putem fi de acord că, în calitate de dezvoltatori web experimentați, este plăcut să ne amintim de lucrurile simple. Și dacă tocmai începeți, aceste lucruri pot fi ușor aruncate în ochi. Deci, să ne scufundăm!

1) Organizarea marcajelor

Dacă sunteți un web designer ca mine, probabil că aveți sute de marcaje cu tutoriale, site-uri și linkuri de inspirație, instrumente online și mai multe categorii de marcaje în browserul dvs. O tactică care depinde complet de tine este cum să le organizezi! Acest lucru poate părea un subiect elementar, dar am lucrat cu prea mulți oameni care își deschid browserele și mă fac să mă cutremur după ce am văzut marcajele lor neorganizate și împrăștiate. Nu-mi pot imagina timpul pierdut în încercarea de a găsi marcaje de acum câteva luni sau ani, când nu există un sistem organizat.

Așadar, aș recomanda cu tărie organizarea marcajelor într-un sistem care funcționează pentru dvs., astfel încât să puteți accesa linkurile dvs. rapid și eficient. Va economisi o cantitate surprinzătoare de timp și energie pe care le puteți folosi în altă parte. De asemenea, îmi reamintesc continuu să șterg linkurile de care nu mai am nevoie. În afară de marcajele personalizate pentru facturi și toate acele lucruri distractive, vreau să vă dau o idee despre modul în care mi-am configurat marcajele legate de designul web, astfel încât să îmi pot găsi rapid și ușor linkurile salvate. Acum, desigur, nu există o modalitate corectă sau greșită de a face acest lucru, dar iată cum mă organizez pe a mea pentru eficiența designului web:

Lucruri de afaceri - Am toate linkurile mele de afaceri, cum ar fi datele de conectare la găzduire, instrumentele de gestionare a proiectelor și linkurile către cele mai utilizate linkuri de site-uri web din acest dosar. De asemenea, conectez multe dintre paginile clientului meu, cum ar fi pagina de început și pagina Înaintarea paginii, așa că nu trebuie să le caut în browserul meu pentru a le trimite unui client.

Web Stuff - Dosarul meu „Web Stuff” este organizat în 3 părți principale:

1. Instrumente web care cuprinde instrumente pe care le folosesc zilnic sau săptămânal. Lucruri precum instrumente de formare CSS, instrumente de culoare, identificator de pluginuri Facebook, etc.
2. Tutoriale web care sunt împărțite în subcategorii pentru tutoriale pentru toate instrumentele pe care le folosesc. Încerc să mențin aceste actualizări, astfel încât să nu am tutoriale în urmă cu ani în urmă de care nu mai am nevoie
3. Lucruri Divi care conțin tutoriale specifice Divi la care mă refer adesea. Plugin-uri și produse Divi pe care le-am salvat și accept link-uri de conectare la produse Divi etc.

Lucruri pentru clienți - Adesea clienții mei îmi vor trimite exemple de site-uri sau vor avea propriile platforme la care trebuie să mă conectez. Obișnuiam să le pierd urmele și să trec prin e-mailuri și chestionare pentru a găsi link-urile, dar acum am configurat un folder pentru clientul respectiv în dosarul Client Stuff și am salvat toate linkurile pentru referință. Apoi, odată ce site-ul este complet, le șterg dosarul și merg mai departe!

Deci, în afară de marcajele mele personale, așa am organizat linkurile mele de „web design” pentru a-mi găsi linkurile cât mai repede posibil. Din nou, acesta este doar un exemplu de ceea ce fac, așa că asigurați-vă că luați aceste idei și faceți ceea ce funcționează pentru dvs.!

2) Crearea unei structuri de fișiere organizate

Un lucru pentru care eram complet nepregătit atunci când mi-am început afacerea a fost cum să structurez în mod eficient fișierele care se acumulează rapid pe computerul meu. Aceasta nu este o problemă prea mare când începeți, dar atunci când afacerea dvs. crește și începeți să obțineți mai mulți clienți cu potențial sute de fișiere, poate scăpa de sub control foarte repede. Dacă sunteți ca mine, vă înfricoșați văzând prea multe fișiere pe desktop, deci este important să aveți o structură organizată în care să vă puteți localiza cu ușurință fișierele. Acum, bineînțeles, veți avea fișiere personale, imagini și multe altele, deci este important să nu aveți aceste fișiere împletite cu fișierele dvs. de afaceri.

Când vine vorba de afaceri, am un folder „master” în care se află toate fișierele mele client. Îmi separ toți clienții în propriile lor foldere și am un sistem de subdosare standardizat care de multe ori arată astfel:

În dosarul clientului:

• Siglă
• Conținut și documentare
• Coduri personalizate și copii de rezervă manuale
• Grafică și fișiere de lucru
• Imagini și grafică web live
• Conectări client
• Fișiere diverse

În funcție de complexitatea clientului și a proiectului, aceste foldere pot avea subdosare în interiorul lor. De exemplu, dacă un client are mai mulți membri ai echipei și fotografii pentru fiecare persoană, este posibil să am un dosar separat pentru fotografii în cap. Totul depinde de cantitatea de fișiere, imagini etc. Dar respectarea acestei structuri de fișiere formalizate m-a ajutat să urmăresc lucrurile și să mă pot referi cu ușurință la nevoie. De asemenea, am foldere separate pentru toate cele mai utilizate pluginuri WordPress, plugin-uri Divi, scripturi Divi și cod personalizat etc.

Așadar, din nou, acest lucru poate părea un subiect elementar, dar nu există o formare formală despre cum să vă organizați fișierele în școală. Și mai ales dacă sunteți nou în designul web, trebuie să fiți pregătiți pentru acest lucru ÎNAINTE să începeți să acumulați sute și mii de fișiere.

3) Organizarea apelurilor dvs. de apel, a e-mailurilor și a memento-urilor de perspectivă

Pe tot parcursul zilei, ca designer web, veți primi adesea apeluri și e-mailuri care caută un răspuns imediat ce sunteți disponibil. Am discutat ideea de a-ți segmenta rutina zilnică pentru a permite apeluri și „reacționare” în postarea anterioară, dar rămâne întrebarea despre cum să organizezi aceste apeluri sau e-mailuri. Iată regula numărul unu pe care o trăiesc atunci când vine vorba să-mi amintesc să trimit prin e-mail și apeluri: scoate-o din cap și pe hârtie sau în dosar . Dacă un client te sună, dar ești în mijlocul unui proiect și nu vrei să-ți rupi ritmul, este foarte ușor să te gândești la tine însuți, îi voi suna înapoi în câteva ore. Dar cel mai adesea vă veți distrage și veți uita complet ușor de apel. Modul în care am ajutat să evit acest lucru este să le notez imediat pe planificatorul meu zilnic.

Folosesc Planificatorul ActionDay care stă pe biroul meu și este un mod foarte util și practic de a nota apelurile și e-mailurile pe care trebuie să le fac în ziua respectivă. Desigur, există numeroase instrumente și platforme online pentru a vă ajuta cu acest tip de lucruri, dar prefer să am ceva de scris în fața mea. Puteți utiliza post-it-uri, dar acestea pot aglomera un birou foarte repede

Cum rămâne cu perspectivele? De multe ori îmi voi folosi planificatorul zilnic pentru a-mi reaminti propunerile de ieșire și prospectarea e-mailurilor la care să răspund, dar clienții potențiali necesită adesea câțiva pași de mementouri. Când un client vă contactează inițial, se așteaptă să fie contactat înapoi rapid și încerc să revin în termen de 24 de ore. Apoi, după ce am contactat și am adunat informații, am stabilit un memento pentru pregătirea unei propuneri. După ce propunerea a fost trimisă, dacă nu aud nimic înapoi în 1 până la 2 zile, trimit întotdeauna un e-mail de reamintire prietenos doar verificând pentru a mă asigura că au primit propunerea și dacă au întrebări.

Puteți seta aceste memento-uri practic, introducându-le în calendar, în planificatorul zilnic sau chiar configurând filtre de e-mail pentru a vă păstra toți potențialii și pentru a „contacta” e-mailurile într-un folder separat. Oricum ar fi, este important să țineți evidența comunicării dvs. potențiale, deoarece acesta este esența afacerii dvs. Deci, încercați câteva dintre aceste metode și faceți ceea ce funcționează pentru dvs.!

4) Copierea de rezervă a fișierelor

În cele din urmă, dacă nu sunteți încă serios în ceea ce privește copierea de rezervă a fișierelor, este timpul să vă seriozitați. Iată câteva întrebări pe care aș dori să vi le pun:

Ce s-ar întâmpla dacă computerul dvs. ar fi furat sau distrus într-un incendiu de casă sau birou?
Care ar fi repercusiunile dacă ați pierde toate fișierele clientului, datele de conectare și parolele?

Cu câțiva ani în urmă, am avut toate fișierele făcute pe o copie de rezervă, nu destul de des, pe un hard disk extern. Acel hard disk a devenit corupt după câțiva ani de utilizare pe mai multe dispozitive și, în timp ce un magazin local de computere îl privea, computerul meu principal a avut probleme cu pornirea. M-am aflat într-o situație foarte reală și periculoasă de a-mi pierde toate datele. Din fericire am reușit să transfer manual fișierele de pe computer pe un nou hard disk extern înainte de a fi restaurat, dar aproape că am pierdut practic fiecare fișier, imagine, parolă și toată munca pe care am construit-o pentru mine și clientela mea până la acel punct.

Acest lucru m-a învățat o lecție de viață foarte importantă pe care vreau să o transmit mai departe:

„Două este una și una nu este una”.

Adică am făcut backup pentru toate fișierele pe un hard disk extern, dar care a devenit corupt și a fost inutil. Chiar dacă aveți o copie de rezervă pe un dispozitiv, dacă se întâmplă ceva cu acel dispozitiv, nu aveți nimic. Ai nevoie de cel puțin 2! Din acel moment, am creat un nou sistem de backup care mi-a servit bine de atunci. Acum am 2 hard disk-uri externe: unul pentru copii de rezervă săptămânale și unul pentru copii de rezervă lunare. În cazul în care computerul meu ar trebui să funcționeze, nu aș avea probleme, deoarece am făcut o copie de rezervă de două ori și stocată în locații separate.

De asemenea, puteți experimenta copierea de rezervă a fișierelor utilizând Dropbox, Google Dive și alte servicii de backup bazate pe cloud. Scopul principal este să vă asigurați că nu toate fișierele dvs. sunt pe un singur dispozitiv, deoarece dacă ar trebui să se întâmple ceva, puteți pierde toate fișierele clienților și munca grea.

În încheiere

Sper că unele dintre tacticile și practicile organizaționale pe care le-am implementat în afacerea mea v-au ajutat să faceți același lucru! Zgâriem doar suprafața modurilor în care vă puteți organiza afacerea, așa că asigurați-vă că testați unele dintre aceste idei și faceți ceea ce funcționează pentru dvs. Și dacă aveți tehnici de organizare pe care doriți să le transmiteți, asigurați-vă că ne anunțați în comentariile de mai jos!

Mâine: Procese eficiente de integrare a clienților pentru afacerea Divi Web Design

Există mai multe provocări atunci când începeți un nou proiect Divi Web Design; de la asigurarea faptului că clientul este pregătit și cunoaște procesul dvs., până la obținerea de conținut, la stabilirea așteptărilor și a termenelor realiste - acestea sunt lupte cu care ne confruntăm cu toții ca designeri de web. Mâine vom explora câteva modalități practice prin care puteți crea un proces eficient de integrare pentru dvs. și clienții dvs.!

Asigurați-vă că vă abonați la newsletter-ul nostru de e-mail și la canalul YouTube, astfel încât să nu pierdeți niciodată un anunț mare, un sfat util sau un cadou gratuit Divi!