Divi 网页设计业务的组织策略和实践

已发表: 2017-05-31

欢迎来到我们组织和控制您的 Divi 网页设计业务系列 5 的第 2 部分。 在本系列中，我们将探索多种策略、工具和策略，这些策略、工具和策略将帮助您克服我们作为 Divi 网页设计师所面临的日常困难。 从优化您的日常工作，到创建系统和流程，再到为您的客户提供最佳的网页设计体验； 我们提供了可立即实施的可操作项目和步骤，旨在帮助您控制 Divi Web Design 业务，无论您是独立自由职业者、小型机构还是远程团队。

组织是任何企业成功的关键。一旦您通过适合您的日常和每周例程来控制您的时间，就该专注于组织您每天使用的技术和工具。在这篇文章中，我们将探索一些实用的方法来帮助您保持井井有条，从而更好地控制您的 Divi 网页设计业务。

Divi 网页设计业务的组织策略和实践

在这篇文章中，我们将关注一些经常被忽视但对我们作为网页设计师的日常运营至关重要的主题。其中一些可能看起来很简单，但我认为我们都同意，作为有经验的 Web 开发人员，很高兴能够记住这些简单的事情。如果你刚刚开始，这些东西可以很容易地浏览一下。所以让我们潜入吧！

1) 组织您的书签

如果您是像我这样的网页设计师，您的浏览器上可能有数百个带有教程、鼓舞人心的网站和链接、在线工具和几类书签的书签。一种完全取决于您的策略是如何组织它们！这似乎是一个基本主题，但我与太多人一起工作，他们打开浏览器并在看到他们杂乱无章的分散书签后让我不寒而栗。我无法想象在没有组织系统的情况下，尝试寻找几个月或几年前的书签会浪费多少时间。

因此，我强烈建议在适合您的系统中组织您的书签，以便您可以快速有效地访问您的链接。它将节省大量您可以在其他地方使用的时间和精力。我还不断提醒自己删除不再需要的链接。除了我的个性化账单书签和所有有趣的东西，我想让你了解我如何设置我的网页设计相关书签，以便我可以快速轻松地找到我保存的链接。现在当然没有正确或错误的方法来做到这一点，但这里大致是我如何组织我的网页设计效率：

商业资料- 我的所有商业链接，例如我的主机登录、项目管理工具和我最常用的网站链接的链接都在这个文件夹中。我还链接了我的许多客户端页面，例如我的入门页面和前进页面，因此我不必在浏览器中搜索它们来发送给客户端。

Web Stuff – 我的“Web Stuff”文件夹分为 3 个主要部分：

Web 工具由我每天或每周使用的基本工具组成。 CSS 形状工具、颜色工具、Facebook 插件 ID 查找器等。
Web Tutorials分为我使用的所有工具的教程的子类别。我尽量保持这些更新，所以我没有多年前我不再需要的教程
Divi Stuff包含我经常参考的特定于 Divi 的教程。我保存的Divi插件和产品，支持Divi产品的登录链接等。

客户资料——我的客户通常会向我发送示例网站，或者他们会有自己的平台，我需要登录。我过去常常忘记这些，不得不通过电子邮件和问卷调查来查找链接，但现在我只是在我的 Client Stuff 文件夹下为该客户设置了一个文件夹，并将所有链接保存在那里以供参考。然后一旦网站完成，我删除他们的文件夹并继续！

因此，除了我的个人书签之外，这就是我如何组织我的“网页设计”链接以尽快有效地找到我的链接。同样，这只是我所做的一个例子，所以一定要接受这些想法并做对你有用的事情！

2) 创建有组织的文件结构

当我开始我的业务时，我完全没有准备的一件事是如何有效地构建在我的计算机上快速积累的文件。刚开始时，这不是什么大问题，但是当您的业务增长并且您开始获得多个客户端并且可能有数百个文件时，它可能会很快失控。如果您和我一样，看到桌面上的文件太多会不寒而栗，因此拥有一个可以轻松定位文件的有组织的结构非常重要。当然，现在您将拥有个人文件、图片等，因此不要让这些文件与您的业务文件交织在一起，这一点很重要。

当涉及到业务时，我有一个“主”文件夹，我所有的客户文件都在其中。我将所有客户放在他们自己的文件夹中，并有一个标准化的子文件夹系统，通常如下所示：

在客户端文件夹中：

标识
内容和文档
自定义代码和手动备份
图形和工作文件
图像和实时网络图形
客户登录
杂项文件

根据客户端和项目的复杂性，这些文件夹中可能包含子文件夹。例如，如果客户有几个团队成员和每个人的照片，我可能有一个单独的文件夹用于头像。这一切都取决于文件、图像等的数量。但坚持这种正式的文件结构帮助我跟踪事物并在需要时能够轻松地参考。我还为所有最常用的 WordPress 插件、Divi 插件、Divi 脚本和自定义代码等设置了单独的文件夹。

同样，这似乎是一个基本主题，但没有关于如何在学校组织文件的正式培训。特别是如果您不熟悉网页设计，则需要在开始积累成百上千的文件之前为此做好准备。

3) 组织您的回电、电子邮件和前景提醒

作为一名网页设计师，您经常会接到电话和电子邮件，要求在您有空时尽快回复。我在上一篇文章中讨论了将您的日常工作分段以允许回电和“反动”工作的想法，但问题仍然是如何组织这些电话或电子邮件。这是我在记住电子邮件和回电时所遵循的第一条规则：把它从你的脑海中移开，写在纸上或存档中。如果客户打电话给你，但你正在做项目，而且你不想打破自己的节奏，你自己很容易想到，我会在几个小时内给他们回电。但通常情况下，您会分心并且很容易完全忘记电话。我帮助避免这种情况的方法是立即将它们记在我的日常计划表上。

我使用放在我办公桌上的 ActionDay Planner，它是一种超级有用、实用的方式来记下我当天需要拨打的电话和电子邮件。当然，有许多在线工具和平台可以帮助处理这些类型的事情，但我更喜欢在我面前写一些东西。您可以使用便利贴，但这些便利贴很快就会把桌子弄得乱七八糟

现在前景如何？我会经常使用我的日常计划来帮助提醒我要出去的建议和要回复的潜在客户电子邮件，但潜在客户通常需要几个步骤的提醒。当客户最初与您联系时，他们会期望很快与您联系，我会尽量在 24 小时内回复。然后，一旦我联系并收集了信息，我就会设置一个准备提案的提醒。提案发送后，如果我在 1 到 2 天内没有收到任何回复，我总是会发送一封友好的提醒电子邮件，只是检查一下以确保他们收到了提案以及他们是否有任何问题。

您实际上可以通过将这些提醒放在日历、每日计划表中，甚至设置电子邮件过滤器来将所有潜在客户和“联系”电子邮件放在一个单独的文件夹中来设置这些提醒。无论哪种方式，跟踪潜在客户的沟通都很重要，因为这是您企业的命脉。因此，尝试其中的一些方法并做适合您的事情！

4) 备份您的文件

最后，如果您还没有认真考虑备份您的文件，那么是时候认真起来了。以下是我想向您提出的几个问题：

如果您的计算机在房屋或办公室火灾中被盗或毁坏，会发生什么？
如果您丢失了所有客户端文件、登录名和密码，会有什么影响？

几年前，我将所有文件备份在一个外部硬盘驱动器上，请注意，这通常不够。在多个设备上使用几年后，该硬盘驱动器损坏了，当本地计算机商店正在查看它时，我的主计算机在启动时也出现问题。我处于一个非常真实和危险的境地，可能会丢失我的所有数据。值得庆幸的是，我能够在必须恢复之前将文件从我的计算机手动传输到新的外部硬盘驱动器，但我几乎丢失了几乎所有文件、图像、密码以及我为自己和我的客户建立的所有工作那一点。

这教会了我一个非常重要的人生教训，我想传递给你：

“二是一，一是无。”

这意味着我将所有文件备份在 1 个外部硬盘驱动器上，但它已损坏且无用。即使您在一台设备上有备份，如果该设备出现问题，您也一无所有。你至少需要2个！从那时起，我创建了一个新的备份系统，从那时起就一直为我服务。我现在有 2 个外部硬盘驱动器：一个用于每周备份，另一个用于每月备份。如果我的计算机出现故障，我不会遇到麻烦，因为我已将所有内容备份两次并存储在不同的位置。

您还可以尝试使用 Dropbox、Google Dive 和其他基于云的备份服务来备份文件。主要目标是确保并非所有文件都在一台设备上，因为如果发生某些事情，您可能会丢失所有客户端文件和艰苦的工作。

在结束

我希望我在我的业务中实施的一些组织策略和实践有助于鼓励您这样做！我们只是触及您组织业务的方式的皮毛，所以一定要测试其中的一些想法并做适合您的事情。如果您有任何想要传授的组织技巧，请务必在下面的评论中告诉我们！

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