響應與反應如何改善您的業務

我遇到的最大的反應與回應寫作挑戰是與我的前室友的 DM。 她羅嗦又憤怒，侮辱性和戲劇性。 我的拇指懸停在鍵盤上，我不讓自己打字。 “堅持計劃，”我告訴自己。 從一開始，我的意圖就是清除空氣並繼續前進。 為自己辯護、爭論細節和修復友誼不在我的清單上。 我沒有用自己的慌亂回應她的話，而是讓我的回答簡短而切中要害。

那個故事很好地打包成一個段落，但這種情況持續了三天——整整三天才想出大約五個句子。 五句平靜的句子。

當你被激怒並準備反擊時，停止自己是一件極其困難的事情，無論是在個人生活還是在商業中。 情緒高漲，你想要解決問題，而令人不安的評論在那裡徘徊，嘲弄你，誘使你用自己的評論粉碎它。

無論是持續存在的問題還是一次性對話變糟，這種反應與響應的溝通障礙都令人筋疲力盡。 它可以讓你的能量從你的身體中消失，讓你質疑你對職業生涯的所有了解，並讓你因壓力而眼睛抽搐。

本著讓問題停止發展的精神，我將從以下幾點開始：等待響應比立即做出反應會產生更好的結果。 當您準備好回复時，您的對手仍會在場。 讓冷靜的頭腦佔上風。

反應與回應：選擇哪個？

反應是……

情緒化。 侵略性和防禦性。 緊張。 快速和潛意識。 不知道長期後果。

回應是……

舒緩和無威脅。 建設性的。 有意識和自我意識。 為大家的福祉著想。

當談到“反應與回應”的辯論時，回應顯然更好。 您的選擇不是中立的——它們要么會改善情況，要么會使情況變得更糟。 反應導致更多反應，而反應導致討論和解決方案。

等待再做決定

關於回應與反應的文章將為您提供在您作出反應之前要做什麼的敏感清單。 “承認你很生氣。 原諒自己的感受。”

不過，你看到的是紅色。 那人剛剛說了那句真氣的話。 你的頭在散發熱量，你的頭腦在旋轉。 你會深呼吸、冥想、記錄下來，然後對著鏡子自言自語嗎？ 我不這麼認為。

我會為你簡化這個。 當您被觸發並準備爆炸時，您唯一要做的就是等待。 等待並尖叫，等待並哭泣，等待並打電話給你媽媽抱怨，無論如何。 但請等待回复。

如果您不等待回復會怎樣？

• 您發送的電子郵件有錯誤的“您的”，您沒有使用任何標點符號，而且您看起來完全不專業。
• 當你的意思是“不”時你說“是”（或者當你的意思是“是”時說“不”）。 你同意事情或拒絕機會，而沒有給他們時間和認為他們應得的。
• 您打算提出的對對話有意義且有幫助的觀點被排除在外。
• 職業關係可能會被切斷。 或者，你可能會很快地請求原諒，以至於修復了一段你並不真正想要的關係。

如果您確實等待響應會發生什麼？

• 你以對方尊重的方式維護自己。 你得到你想要的，他們會清楚你的界限。
• 問題得到處理並迅速結束，無需反复。
• 你珍視的職業關係被挽救，或者一個順其自然的職業關係已經結束。
• 您為團隊的其他成員樹立了榜樣（甚至指導方針）。

無論您是立即回復還是給情況留出喘息的空間，您都在養​​成習慣並鞏固您的首選反應。 如果您選擇等待，您將訓練自己在這些情況下始終等待。 最終，讓冷靜期成為你的不自覺反應。

也請考慮一下：您不想成為不可預測的人。 成功的大企業 CEO 會被解僱，因為他們失去了它，並在 Twitter 上咆哮。 “我永遠不知道他會如何反應，”這不是一個令人欽佩的商人的標誌。 當你選擇回應與回應時，其他人知道他們可以依靠你來保持專業。

打造完美（或至少“更好”）的回應

1. 重新審視你的價值觀。

提醒自己你的目標和意圖。 想一想您希望在一般生活中擁有的態度，而不僅僅是在這一次互動中。 這將幫助您區分重要的和不重要的。

2. 把情況放在上下文中。

現在是對自己非常誠實的好時機。 這裡發生了什麼？ 這是您真正關心和應該關心的情況嗎？ 你能在沒有任何商業影響的情況下離開這個嗎？

這是最難的問題，需要一劑真相血清的問題：另一個人有沒有道理？

沒有什麼比從尖刻中篩選出有用的花絮更難——或更高效——的了。 如果它是有益的，告訴他們他們是對的。 無論哪種方式，為您自己的未來解決問題。

3. 寫草稿。

寫下您的即興回應，但不要發送。 如果評論不需要回复，一旦它離開你的系統，就把它扔掉。 如果你需要發回一些東西，拿出第二份文件並重寫你最初的回复，這次記住你的品牌和聲音。 在這次交流中，你想成為誰？ 你想怎麼遇到？ 如果您的所有客戶、客戶或同事都在閱讀它，您會怎麼寫？

現在還不是發送第二稿的時候。 稍等片刻 - 在重新審視這種情況後，您可能會再次興奮起來。 給它一個小時或一天，然後重新閱讀。 盡可能多地修改它，以與您的目標保持一致。

常見業務場景中的響應與反應

對話越“生動”，處理敏感的商業交流就越困難。 以下是處理負面評論的方法，無論此人是否在線或就在您面前。

博客評論

在我看來，負面的博客評論是最容易處理的，無論是在情感上還是在回應方面。 分辨率可以採用以下兩種方式之一。 如果很明顯評論者沒有閱讀或理解這篇文章，那就讓它去吧。 無需回應（或壓力）。 如果評論者清楚地閱讀了這篇文章，但對它或您的企業總體上有負面看法，這可能是有道理的。 花一天時間考慮一下。 如果他們確實有道理，請決定必須進行哪些更改。 發布回复，表明您同意他們所說的並且您正在採取措施解決問題。 （如果他們沒有任何意義，您仍然可以發布回復以確認評論，但保持中立。）

想炫耀一下嗎？ 查看我們關於突出顯示博客最佳評論的文章。

電子郵件

電子郵件更棘手——它們更個性化，並且期望得到快速響應。 以下是一些對我有用的提示：

• 如果您覺得一個不太嚴重的問題即將出現，如果您知道自己沒有精力或實際時間來處理它，請避免查看您的電子郵件。 例如，如果我有一個重要的截止日期，並且我預測另一個客戶會向我發送一封煩人的電子郵件，我會在下午暫停收件箱。 這完全消除了反應與回應的爭論。
• 不要在手機上回复。 即使您已經過了一段時間並且知道自己要說什麼，您的回應也很重要。 當您在小屏幕上書寫和校對時，錯誤很容易溜走。
• 想想你需要寫下什麼。 在談判過程中情緒高漲是很常見的——金錢和法律問題可以激發一個人的優勢。 請記住，這是業務，保持專業，並在徹底而不是含糊不清的方面犯錯。

實時消息

還記得我在文章開頭告訴你的 DM 對話嗎？ Instagram 的已讀回執讓我很難在回復之間停頓——我會閱讀然後花時間思考，但她繼續開火，假設我不會回复，因為我還沒有說什麼。 在業務中，您無法像我一樣在不閱讀郵件的情況下刪除它們。 你必鬚麵對音樂。

你有幾種選擇，你選擇的一種取決於談話變得多麼困難以及你與這個人的關係。 你可以暫時停止閱讀他們寫的內容，稍後再回复； 將您的狀態設置為離開； 或者說一些簡單的話，比如“我需要花一些時間考慮一下。 我只是想讓你知道我沒有忽視你。 我將在本週晚些時候與您聯繫。”

電話或面對面交談

當您與某人通話或與他們面對面交談時，他們說了一些讓您失去平衡的事情，您必須快速思考才能做出明智的答复。 如果評論或批評是你以前聽過的（我收到了很多，“哦……你靠……寫作為生？”），你可能已經想出了一種直接的、非防禦性的回複方式。 否則，您必須在現場提出一些建議。

首先，你不能轉身走開，然後在一周內以完美的回應打電話給這個人，但你可以花幾秒鐘時間思考。 不要急於填補停頓。 其次，說“我現在不知道如何回應”或“我需要花一些時間考慮一下”是完全可以接受的。

如果您對談話的內容有所了解——例如，您與潛在客戶進行了 30 分鐘的諮詢——請在接聽電話之前確定您是什麼以及不適合談論什麼。 這樣，您就不會被迫提供報價或同意您不滿意的條款。 “我現在無法向您提供該信息，但我會制定一個計劃並在本週末之前通過電子郵件發送給您，”為您提供形成回复所需的時間。 當你做好準備時，響應 vs. 反應更容易。

你有這個

你的潛意識，反應而不是反應的那個，有一些非常棒的東西。 它充滿活力、直覺和冒險精神。 但它必須冷靜下來，以便利用所有這些權力並做出正確的決定。 重點不是否認你的情緒，而是用邏輯平衡它們。

你可能永遠不會說，“我應該反應更快！ 我真希望我沒有考慮清楚！” 想像未來的自己，看看你的選擇的後果——當你仍然生氣時，你現在想做的那些，以及其他有更好結果的選擇。

你已經掌握了反應與反應。 你現在是一台自律機器。 查看這篇文章，了解為什麼這如此重要。