Como responder x reagir pode melhorar seu negócio

O maior desafio de redação de reação versus resposta que já enfrentei foi em um DM com meu ex-colega de quarto. Ela era prolixa e zangada, insultuosa e dramática. Meu polegar pairou sobre o teclado e me obriguei a não digitar. “Continue com o plano”, disse a mim mesmo. Desde o início, minhas intenções eram limpar o ar e seguir em frente. Me defender, discutir detalhes e consertar a amizade não estavam na minha lista. Em vez de responder às palavras dela com uma agitação própria, mantive minhas respostas curtas e diretas.

Essa história se agrupa perfeitamente em um parágrafo, mas aquela situação durou três dias - três dias inteiros para chegar a cerca de cinco frases. Cinco frases calmas .

Parar quando você está animado e pronto para revidar é uma coisa extremamente difícil de fazer, tanto na vida pessoal quanto nos negócios. As emoções estão altas, você quer que o problema acabe e aquele comentário desagradável está demorando aí, provocando você, tentando-o a esmagá-lo com um comentário próprio.

Quer se trate de um problema contínuo ou de uma conversa que deu errado, esse tipo de obstáculo de comunicação reagir versus responder é exaustivo. Pode tirar sua energia do corpo, fazer você questionar tudo o que sabe sobre sua carreira e deixá-lo com uma contração visual induzida pelo estresse.

No espírito de interromper um problema em seu caminho, vou começar com a lição: esperar para responder terá um resultado melhor do que reagir no momento. Seu rival ainda estará lá quando você estiver pronto para responder. Deixe as cabeças mais frias prevalecerem.

Reagir vs. Responder: Qual escolher?

Reagir é ...

Emocional. Agressivo e defensivo. Tenso. Rápido e subconsciente. Desconhecendo as consequências a longo prazo.

Responder é ...

Calmante e não ameaçador. Construtivo. Consciente e autoconsciente. Tem consideração pelo bem-estar de todos.

Quando se trata do debate “reagir versus responder”, responder é claramente melhor. Suas escolhas não são neutras - elas vão melhorar ou piorar a situação. As reações levam a mais reações, enquanto as respostas levam a discussões e soluções.

Espere antes de tomar uma decisão

Os artigos sobre como responder x reagir fornecerão listas de verificação delicadas do que fazer antes de reagir. “Reconheça que você está com raiva. Perdoe-se por seus sentimentos. ”

Você está vendo vermelho, no entanto. Essa pessoa acabou de dizer aquela coisa irritante. Sua cabeça está irradiando calor e sua mente está girando. Você vai respirar profundamente, meditar, fazer um diário e depois falar consigo mesmo no espelho? Eu acho que não.

Vou simplificar isso para você. A única coisa que você precisa fazer quando estiver acionado e pronto para explodir é apenas esperar . Espere e grite, espere e chore, espere e ligue para sua mãe reclamar, tanto faz. Mas espere antes de responder.

O que acontece se você não esperar para responder?

• O e-mail que você enviou tem o "seu" errado, você não usou pontuação e parece totalmente não profissional.
• Você diz “sim” quando quer dizer “não” (ou “não” quando quer dizer “sim”). Você concorda com as coisas ou rejeita oportunidades sem dar a eles o tempo e o pensamento que eles merecem.
• Pontos que você pretendia fazer, que são significativos e úteis para a conversa, são deixados de fora.
• As relações profissionais podem ser rompidas. Ou pode ser tão rápido em implorar por perdão que consertar um relacionamento que na verdade não deseja.

O que acontece se você esperar para responder?

• Você se afirma de uma forma que a outra parte respeita. Você consegue o que deseja e eles esclarecem seus limites.
• A questão é tratada e termina rapidamente, sem a necessidade de idas e vindas.
• Uma relação profissional que você valoriza é resgatada ou uma relação que está acabando é encerrada profissionalmente.
• Você dá um exemplo (e até mesmo diretrizes) para o resto da equipe seguir.

Quer você responda imediatamente ou dê espaço para que a situação respire, você está criando um hábito e solidificando sua reação imediata. Se optar por esperar, você se treinará para sempre esperar nessas situações. Eventualmente, permitir esse período de resfriamento será sua reação involuntária.

Considere isso também: você não quer ser a pessoa imprevisível. CEOs bem-sucedidos de grandes empresas são demitidos porque perdem o controle e saem voando em um discurso retumbante no Twitter. “Nunca sei como ele vai reagir”, não é a marca de um admirável empresário. Quando você escolhe responder em vez de reagir, as outras pessoas sabem que podem confiar em você para se manterem profissionais.

Elaborando a resposta perfeita (ou pelo menos "melhor")

1. Revisite seus valores.

Lembre-se de seus objetivos e intenções. Pense na atitude que você deseja ter na vida em geral, não apenas nessa interação. Isso o ajudará a separar o que é importante do que não é.

2. Coloque a situação no contexto.

Agora é um bom momento para ser super honesto consigo mesmo. O que está acontecendo aqui? Esta é uma situação com a qual você realmente se preocupa e com a qual deveria se preocupar? Você pode sair dessa sem nenhuma repercussão nos negócios?

E aqui está a mais difícil, a pergunta que exige uma dose de soro da verdade: a outra pessoa tem razão?

Não há nada mais difícil - ou mais produtivo - do que vasculhar o vitríolo para descobrir um petisco útil. Se for benéfico, diga a eles que estão certos. De qualquer forma, corrija o problema para o seu futuro.

3. Escreva um rascunho.

Escreva sua resposta improvisada, mas não a envie. Se o comentário não exigir uma resposta, jogue fora o rascunho assim que estiver fora de seu sistema. Se precisar enviar algo de volta, abra um segundo documento e reescreva sua resposta inicial, desta vez mantendo sua marca e voz em mente. Quem você quer ser nesta troca? Como você quer se comunicar? O que você escreveria se todos os seus clientes, clientes ou colegas de trabalho estivessem lendo?

Ainda não é hora de enviar o segundo rascunho. Espere um pouco - você provavelmente está nervoso novamente depois de rever a situação. Espere uma hora ou um dia e releia-o. Revise-o o quanto você precisar para ficar em linha com seus objetivos.

Respondendo vs. Reagindo em Cenários de Negócios Comuns

Lidar com comunicações comerciais delicadas fica cada vez mais difícil quanto mais “viva” a conversa se torna. Veja como lidar com comentários negativos, seja a pessoa online ou bem na sua frente.

Comentários do blog

Na minha opinião, o comentário negativo do blog é o mais fácil de lidar, tanto emocionalmente quanto em termos de resposta. A resolução pode ser de duas maneiras. Se for óbvio que o comentarista não leu ou entendeu o artigo, deixe para lá. Nenhuma resposta (ou estresse) necessária. Os comentaristas que leram claramente o artigo, mas têm algo negativo a dizer sobre ele ou sobre sua empresa em geral, podem ter razão. Tire um dia para refletir sobre isso. Se eles tiverem um ponto, decida quais mudanças devem ser feitas. Poste uma resposta que mostre que você concorda com o que eles disseram e que está tomando medidas para corrigir o problema. (Se eles não tiverem um ponto, você ainda pode postar uma resposta para reconhecer o comentário, mas mantenha-o neutro.)

Quer se exibir um pouco? Confira nosso artigo sobre como destacar os melhores comentários do seu blog.

Emails

Os emails são mais complicados - são mais pessoais e existe uma expectativa de uma resposta rápida. Aqui estão algumas dicas que funcionam para mim:

• Se você sentir que um problema não tão grande está no horizonte, evite verificar seu e-mail se você sabe que não terá energia mental ou tempo real para lidar com ele. Por exemplo, se eu tenho um prazo importante e prevejo que outro cliente vai me enviar um e-mail incômodo, pausarei minha caixa de entrada durante a tarde. Isso remove completamente o debate reagir versus responder.
• Não responda no seu telefone. Mesmo que você tenha deixado passar algum tempo e saiba o que vai dizer, sua resposta é importante. Erros escapam facilmente quando você está escrevendo e revisando em uma tela minúscula.
• Pense no que você precisa escrever. É comum que as emoções aumentem durante as negociações - dinheiro e questões jurídicas podem trazer à tona a vantagem de uma pessoa. Lembre-se de que se trata de negócios, mantenha-o profissional e opte por ser minucioso em vez de vago.

Mensagens ao Vivo

Lembra daquela conversa do DM que eu falei no começo do artigo? Os recibos de leitura do Instagram tornavam difícil fazer uma pausa entre as respostas - eu li e depois parei para pensar, mas ela continuou atirando, presumindo que eu não iria responder porque ainda não tinha dito nada. Nos negócios, você não pode excluir a enxurrada de mensagens sem lê-las, como eu fiz. Você tem que enfrentar a música.

Você tem algumas opções, e a que escolher dependerá de como a conversa se tornou difícil e de seu relacionamento com a pessoa. Você pode parar de ler o que eles escrevem agora e responder mais tarde; defina seu status como ausente; ou diga algo simples como: “Preciso de um tempo para pensar sobre isso. Eu só queria que você soubesse que não estou te ignorando. Entrarei em contato ainda esta semana. ”

Chamadas telefônicas ou conversa pessoal

Quando você está em uma ligação telefônica ou conversando com alguém pessoalmente e ela diz algo que o desequilibra, é preciso pensar rápido para responder com sensatez. Se o comentário ou crítica for algo que você já ouviu antes (ouço muito: “Ah ... e você ganha a vida apenas ... escrevendo?”), Provavelmente você descobriu uma maneira direta e não defensiva de responder. Caso contrário, porém, você terá que inventar algo no local.

Primeiro, você não pode virar as costas e ir embora, depois ligar para a pessoa em uma semana com a resposta perfeita, mas pode demorar alguns segundos para pensar. Não se apresse para preencher a pausa. Em segundo lugar, dizer: “Não tenho certeza de como responder no momento” ou “Preciso de um tempo para pensar sobre isso” é perfeitamente aceitável.

Se você tem uma ideia do que será a conversa - por exemplo, você tem uma consulta de 30 minutos com um cliente em potencial - decida sobre o que você está e não se sente confortável em falar antes de entrar na ligação. Dessa forma, você não será pressionado a fornecer uma cotação de preço ou concordar com termos com os quais não se sente confortável. “Não posso fornecer essa informação agora, mas vou traçar um plano e enviar um e-mail até o final da semana”, dá o tempo necessário para formar uma resposta. Responder versus reagir é mais fácil quando você entra preparado.

Você tem isso

Seu subconsciente, aquele que reage em vez de responder, tem coisas muito boas a seu favor. É enérgico, intuitivo e arriscado. Mas tem que relaxar para aproveitar todo esse poder e tomar boas decisões. A questão não é negar suas emoções, mas equilibrá-las com a lógica.

Você provavelmente nunca dirá: “Eu deveria ter reagido mais rápido! Eu gostaria de não ter pensado nisso! ” Imagine-se no futuro para ver as consequências de suas escolhas - aquelas que você deseja fazer agora mesmo quando ainda está com raiva, bem como as outras escolhas que têm melhores resultados.

Você domina a resposta em vez de reagir. Você é uma máquina de autodisciplina agora. Confira este artigo sobre por que isso é tão importante.