In che modo rispondere o reagire può migliorare la tua attività

La più grande sfida di scrittura reazione contro risposta che abbia mai affrontato è stata in un DM con il mio ex compagno di stanza. Era verbosa e arrabbiata, offensiva e drammatica. Il mio pollice passò sopra la tastiera e mi decisi a non digitare. "Rispetta il piano", mi sono detto. Fin dall'inizio, le mie intenzioni erano di chiarire l'aria e andare avanti. Difendermi, litigare sui dettagli e riparare l'amicizia non erano nella mia lista. Invece di incontrare le sue parole con un mio turbinio, ho mantenuto le mie risposte brevi e puntuali.

Quella storia si racchiude bene in un paragrafo, ma quella situazione è andata avanti per tre giorni – tre giorni interi per arrivare a circa cinque frasi. Cinque frasi calme .

Fermarsi quando sei eccitato e pronto a rispondere al fuoco è una cosa estremamente difficile da fare, nella vita personale così come nel lavoro. Le emozioni sono alte, vuoi che il problema finisca e quel commento sconvolgente rimane lì, provocandoti, tentandoti di distruggerlo con un tuo commento.

Che si tratti di un problema in corso o di una conversazione andata male, questo tipo di ostacolo alla comunicazione reazione contro risposta è estenuante. Può far uscire la tua energia dal tuo corpo, farti mettere in discussione tutto ciò che sai sulla tua carriera e lasciarti con una contrazione degli occhi indotta dallo stress.

Nello spirito di fermare un problema nelle sue tracce, inizierò con l'asporto: aspettare di rispondere avrà un risultato migliore rispetto a reagire sul momento. Il tuo rivale sarà ancora lì quando sarai pronto a rispondere. Lascia che prevalgano le teste più fredde.

Reagire e rispondere: quale scegliere?

Reagire è...

Emotivo. Aggressivo e difensivo. Teso. Veloce e subconscio. Ignaro delle conseguenze a lungo termine.

Rispondere è...

Lenitivo e non minaccioso. Costruttivo. Consapevole e consapevole di sé. Attenzione al benessere di tutti.

Quando si tratta del dibattito "reagire contro rispondere", rispondere è chiaramente migliore. Le tue scelte non sono neutre: miglioreranno una situazione o la peggioreranno. Le reazioni portano a più reazioni, mentre le risposte portano a discussioni e soluzioni.

Aspetta prima di prendere una decisione

Gli articoli sulla risposta e sulla reazione ti forniranno liste di controllo toccanti su cosa fare prima di reagire. “Riconosci che sei arrabbiato. Perdona te stesso per i tuoi sentimenti.”

Comunque vedi rosso. Quella persona ha appena detto quella cosa esasperante. La tua testa sta irradiando calore e la tua mente sta vorticando. Respirerai profondamente, mediterai, scrivi un diario e poi parlerai a te stesso allo specchio? Non pensavo così.

Te lo semplificherò. L'unica cosa che devi fare quando sei attivato e pronto a esplodere è solo aspettare . Aspetta e urla, aspetta e piangi, aspetta e chiama tua madre per lamentarsi, qualunque cosa. Ma aspetta prima di rispondere.

Cosa succede se non aspetti a rispondere?

• L'e-mail che hai inviato ha il "tuo" sbagliato, non hai usato alcuna punteggiatura e sembri del tutto poco professionale.
• Dici "sì" quando intendi "no" (o "no" quando intendi "sì"). Accetti le cose o rifiuti le opportunità senza dare loro il tempo e pensare che meritano.
• I punti che intendevi fare, che sono significativi e utili per la conversazione, vengono tralasciati.
• I rapporti professionali possono essere interrotti. Oppure potresti essere così veloce a chiedere perdono da riparare una relazione che in realtà non vuoi.

Cosa succede se aspetti a rispondere?

• Ti affermi in un modo che l'altra parte rispetta. Ottieni quello che vuoi e loro chiariscono i tuoi confini.
• Il problema viene affrontato e si conclude rapidamente, senza bisogno di avanti e indietro.
• Una relazione professionale a cui tieni viene salvata o una che ha fatto il suo corso è terminata professionalmente.
• Hai dato un esempio (e anche delle linee guida) che il resto della squadra deve seguire.

Sia che tu risponda immediatamente o che dia alla situazione spazio per respirare, stai costruendo un'abitudine e consolidando la tua reazione di partenza. Se scegli di aspettare, ti allenerai ad aspettare sempre in queste situazioni. Alla fine, consentire quel periodo di raffreddamento sarà la tua reazione involontaria.

Considera anche questo: non vuoi essere la persona imprevedibile. I CEO di successo delle principali aziende vengono licenziati perché lo perdono e volano via su Twitter. "Non so mai come reagirà", non è il segno di un ammirevole uomo d'affari. Quando scegli di rispondere o di reagire, le altre persone sanno che possono contare su di te per rimanere professionale.

Creare la risposta perfetta (o almeno "migliore")

1. Rivedi i tuoi valori.

Ricorda a te stesso i tuoi obiettivi e le tue intenzioni. Pensa all'atteggiamento che vuoi avere nella vita in generale, non solo in questa interazione. Questo ti aiuterà a separare ciò che è importante da ciò che non lo è.

2. Metti la situazione nel contesto.

Questo è un buon momento per essere super onesto con te stesso. Cosa sta succedendo qui? È una situazione a cui tieni veramente e di cui dovresti preoccuparti? Puoi andartene da questo senza ripercussioni commerciali?

Ed ecco la più difficile, la domanda che richiede una dose di siero della verità: l'altro ha ragione?

Non c'è niente di più difficile - o più produttivo - che setacciare il vetriolo per scoprire un bocconcino utile. Se è utile, digli che hanno ragione. In ogni caso, risolvi il problema per il tuo futuro.

3. Scrivi una bozza.

Scrivi la tua risposta improvvisata, ma non inviarla. Se il commento non richiede una risposta, butta via quella bozza una volta che è fuori dal tuo sistema. Se hai bisogno di restituire qualcosa, recupera un secondo documento e riscrivi la tua risposta iniziale, questa volta tenendo a mente il tuo marchio e la tua voce. Chi vuoi essere in questo scambio? Come vuoi imbatterti? Cosa scriveresti se tutti i tuoi clienti, clienti o colleghi lo leggessero?

Non è ancora il momento di inviare la seconda bozza. Aspetta un po': probabilmente sarai di nuovo agitato dopo aver rivisitato la situazione. Dagli un'ora o un giorno, poi rileggilo. Rivedilo quanto necessario per rimanere in linea con i tuoi obiettivi.

Rispondere vs. reagire in scenari aziendali comuni

Affrontare una comunicazione aziendale delicata diventa sempre più difficile quanto più la conversazione è "viva". Ecco come gestire i commenti negativi sia che la persona sia online o proprio di fronte a te.

Commenti del blog

Secondo me, il commento negativo sul blog è il più facile da gestire, sia emotivamente che in termini di risposta. La risoluzione può andare in due modi. Se è ovvio che il commentatore non ha letto o capito l'articolo, lascia perdere. Nessuna risposta (o stress) necessaria. I commentatori che leggono chiaramente l'articolo ma hanno qualcosa di negativo da dire su di esso o sulla tua attività in generale potrebbero avere ragione. Prenditi un giorno per considerarlo. Se hanno un punto, decidi quali modifiche devono essere apportate. Pubblica una risposta che dimostri che sei d'accordo con ciò che hanno detto e che stai prendendo provvedimenti per risolvere il problema. (Se non hanno ragione, puoi comunque pubblicare una risposta per riconoscere il commento, ma mantenerlo neutrale.)

Vuoi metterti in mostra un po'? Dai un'occhiata al nostro articolo sull'evidenziazione dei migliori commenti del tuo blog.

Email

Le e-mail sono più complicate: sono più personali e ci si aspetta una risposta rapida. Ecco alcuni suggerimenti che funzionano per me:

• Se ritieni che un problema non così grande sia all'orizzonte, evita di controllare la tua posta elettronica se sai che non avrai l'energia mentale o il tempo effettivo per affrontarlo. Ad esempio, se ho una scadenza importante e prevedo che un altro cliente mi invierà un'e-mail fastidiosa, metterò in pausa la mia casella di posta per il pomeriggio. Questo rimuove completamente il dibattito tra reazione e risposta.
• Non rispondere al telefono. Anche se hai lasciato passare un po' di tempo e sai cosa dirai, la tua risposta è importante. Gli errori scivolano via così facilmente quando scrivi e correggi le bozze su un piccolo schermo.
• Pensa a cosa ti serve per scrivere. È normale che le emozioni aumentino durante le trattative: il denaro e le questioni legali possono far emergere il vantaggio di una persona. Ricorda che questo è business, mantienilo professionale ed erra dal lato dell'essere accurato invece che vago.

Messaggi dal vivo

Ricordi quella conversazione in DM di cui ti ho parlato all'inizio dell'articolo? Le conferme di lettura di Instagram hanno reso difficile la pausa tra le risposte: leggevo e poi mi prendevo del tempo per pensare, ma lei ha continuato a sparare, presumendo che non avrei risposto perché non avevo ancora detto nulla. Negli affari, non puoi eliminare la raffica di messaggi senza leggerli, come ho fatto io. Devi affrontare la musica.

Hai alcune opzioni e quella che scegli dipenderà da quanto è diventata difficile la conversazione e dal tuo rapporto con la persona. Puoi smettere di leggere quello che scrivono per ora e rispondere in seguito; imposta il tuo stato su assente; o dì qualcosa di semplice come: "Ho bisogno di prendermi un po' di tempo per pensarci su. Volevo solo che tu sapessi che non ti sto ignorando. Mi metterò in contatto entro la fine della settimana".

Telefonate o conversazioni di persona

Quando sei al telefono con qualcuno o parli con loro di persona e ti dicono qualcosa che ti fa perdere l'equilibrio, devi pensare velocemente per rispondere in modo sensato. Se il commento o la critica è qualcosa che hai già sentito prima (ho un sacco di "Oh... e ti guadagni da vivere solo... scrivendo?"), Probabilmente hai trovato un modo diretto e non difensivo per rispondere. Altrimenti, però, devi inventare qualcosa sul posto.

In primo luogo, non puoi girare i tacchi e andartene, quindi chiamare la persona in una settimana con la risposta perfetta, ma puoi prenderti qualche secondo per pensare. Non avere fretta di riempire la pausa. In secondo luogo, dire "Non sono sicuro di come rispondere in questo momento" o "Ho bisogno di prendermi un po' di tempo per pensarci" è perfettamente accettabile.

Se hai un'idea di cosa riguarderà la conversazione, ad esempio se hai una consulenza di 30 minuti con un potenziale cliente, decidi di cosa sei e di cosa non ti senti a tuo agio a parlare prima di rispondere alla chiamata. In questo modo, non sarai costretto a fornire un preventivo o ad accettare termini con cui non ti senti a tuo agio. "Non sono in grado di darti queste informazioni in questo momento, ma elaborerò un piano e ti invierò un'e-mail entro la fine della settimana", ti dà il tempo necessario per formare una risposta. Rispondere o reagire è più facile quando sei preparato.

Hai questo

La tua mente subconscia, quella che reagisce invece di rispondere, ha delle cose davvero fantastiche. È energico, intuitivo e amante dei rischi. Ma deve rilassarsi per sfruttare tutto quel potere e prendere buone decisioni. Il punto non è negare le tue emozioni, ma bilanciarle con la logica.

Probabilmente non dirai mai: “Avrei dovuto reagire più velocemente! Vorrei non averci pensato bene!” Immaginati in futuro per vedere le conseguenze delle tue scelte, quelle che vuoi fare adesso quando sei ancora arrabbiato, così come le altre scelte che hanno risultati migliori.

Hai imparato a rispondere contro reagire. Ora sei una macchina per l'autodisciplina. Dai un'occhiata a questo articolo sul perché è così importante.