响应与反应如何改善您的业务

我遇到的最大的反应与回应写作挑战是与我的前室友的 DM。 她罗嗦又愤怒，充满侮辱性和戏剧性。 我的拇指悬停在键盘上，我不让自己打字。 “坚持计划，”我告诉自己。 从一开始，我的意图就是清除空气并继续前进。 为自己辩护、争论细节和修复友谊不在我的清单上。 我没有用自己的慌乱回应她的话，而是让我的回答简短而切中要害。

那个故事很好地打包成一个段落，但这种情况持续了三天——整整三天才想出大约五个句子。 五句平静的句子。

当你被激怒并准备反击时，停止自己是一件极其困难的事情，无论是在个人生活还是在商业中。 情绪高涨，你想要解决问题，而令人不安的评论在那里徘徊，嘲弄你，诱使你用自己的评论粉碎它。

无论是持续存在的问题还是一次性对话变糟，这种反应与响应的沟通障碍都令人筋疲力尽。 它可以让你的能量从你的身体中消失，让你质疑你对职业生涯的所有了解，并让你因压力而眼睛抽搐。

本着让问题停止发展的精神，我将从以下几点开始：等待响应比立即做出反应会产生更好的结果。 当您准备好回复时，您的对手仍会在场。 让冷静的头脑占上风。

反应与回应：选择哪个？

反应是……

情绪化。 侵略性和防御性。 紧张。 快速和潜意识。 不知道长期后果。

回应是……

舒缓和无威胁。 建设性的。 有意识和自我意识。 为大家的福祉着想。

当谈到“反应与回应”的辩论时，回应显然更好。 您的选择不是中立的——它们要么会改善情况，要么会使情况变得更糟。 反应导致更多反应，而反应导致讨论和解决方案。

等待再做决定

关于回应与反应的文章将为您提供在您作出反应之前要做什么的敏感清单。 “承认你很生气。 原谅自己的感受。”

不过，你看到的是红色。 那人刚刚说了那句真气的话。 你的头在散发热量，你的头脑在旋转。 你会深呼吸、冥想、记录下来，然后对着镜子自言自语吗？ 我不这么认为。

我会为你简化这个。 当您被触发并准备爆炸时，您唯一要做的就是等待。 等待并尖叫，等待并哭泣，等待并打电话给你妈妈抱怨，无论如何。 但请等待回复。

如果您不等待回复会怎样？

• 您发送的电子邮件有错误的“您的”，您没有使用任何标点符号，而且您看起来完全不专业。
• 当你的意思是“不”时你说“是”（或者当你的意思是“是”时说“不”）。 你同意事情或拒绝机会，而没有给他们时间和认为他们应得的。
• 您打算提出的对对话有意义且有帮助的观点被排除在外。
• 职业关系可能会被切断。 或者，你可能会很快地请求原谅，以至于修复了一段你并不真正想要的关系。

如果您确实等待响应会发生什么？

• 你以对方尊重的方式维护自己。 你得到了你想要的，他们清楚你的界限。
• 问题得到处理并迅速结束，无需反复。
• 你珍视的职业关系被挽救，或者一个顺其自然的职业关系已经结束。
• 您为团队的其他成员树立了榜样（甚至指导方针）。

无论您是立即回复还是给情况留出喘息的空间，您都在养成习惯并巩固您的首选反应。 如果您选择等待，您将训练自己在这些情况下始终等待。 最终，让冷静期成为你的不自觉反应。

也请考虑一下：您不想成为不可预测的人。 成功的大企业 CEO 会被解雇，因为他们失去了它，并在 Twitter 上咆哮。 “我永远不知道他会如何反应，”这不是一个令人钦佩的商人的标志。 当你选择回应与回应时，其他人知道他们可以依靠你来保持专业。

打造完美（或至少“更好”）的回应

1. 重新审视你的价值观。

提醒自己你的目标和意图。 想一想您希望在一般生活中拥有的态度，而不仅仅是在这一次互动中。 这将帮助您区分重要的和不重要的。

2. 把情况放在上下文中。

现在是对自己非常诚实的好时机。 这里发生了什么？ 这是您真正关心和应该关心的情况吗？ 你能在没有任何商业影响的情况下离开这个吗？

这是最难的问题，需要一剂真相血清的问题：另一个人有没有道理？

没有什么比从尖刻中筛选出有用的花絮更难——或更高效——的了。 如果它是有益的，告诉他们他们是对的。 无论哪种方式，为您自己的未来解决问题。

3. 写草稿。

写下您的即兴回应，但不要发送。 如果评论不需要回复，一旦它离开你的系统，就把它扔掉。 如果你需要发回一些东西，拿出第二份文件并重写你最初的回复，这次记住你的品牌和声音。 在这次交流中你想成为谁？ 你想怎么遇到？ 如果您的所有客户、客户或同事都在阅读它，您会怎么写？

现在还不是发送第二稿的时候。 稍等片刻 - 在重新审视这种情况后，您可能会再次兴奋起来。 给它一个小时或一天，然后重新阅读。 尽可能多地修改它，以与您的目标保持一致。

常见业务场景中的响应与反应

对话越“生动”，处理敏感的商业交流就越困难。 以下是处理负面评论的方法，无论此人是否在线或就在您面前。

博客评论

在我看来，负面的博客评论是最容易处理的，无论是在情感上还是在回应上。 分辨率可以采用以下两种方式之一。 如果很明显评论者没有阅读或理解这篇文章，那就让它去吧。 无需回应（或压力）。 如果评论者清楚地阅读了这篇文章，但对它或您的企业总体上有负面看法，这可能是有道理的。 花一天时间考虑一下。 如果他们确实有道理，请决定必须进行哪些更改。 发布回复，表明您同意他们所说的并且您正在采取措施解决问题。 （如果他们没有任何意义，您仍然可以发布回复以确认评论，但保持中立。）

想炫耀一下吗？ 查看我们关于突出显示博客最佳评论的文章。

电子邮件

电子邮件更棘手——它们更个性化，并且期望得到快速响应。 以下是一些对我有用的提示：

• 如果您觉得一个不太严重的问题即将出现，如果您知道自己没有精力或实际时间来处理它，请避免查看您的电子邮件。 例如，如果我有一个重要的截止日期，并且我预测另一个客户会向我发送一封烦人的电子邮件，我会在下午暂停收件箱。 这完全消除了反应与回应的争论。
• 不要在手机上回复。 即使您已经过了一段时间并且知道自己要说什么，您的回应也很重要。 当您在小屏幕上书写和校对时，错误很容易溜走。
• 想想你需要写下什么。 在谈判过程中情绪高涨是很常见的——金钱和法律问题可以激发一个人的优势。 请记住，这是业务，保持专业，并在彻底而不是含糊不清的方面犯错。

实时消息

还记得我在文章开头告诉你的 DM 对话吗？ Instagram 的已读回执让我很难在回复之间停顿——我会阅读然后花时间思考，但她继续开火，假设我不会回复，因为我还没有说什么。 在业务中，您无法像我一样在不阅读邮件的情况下删除它们。 你必须面对音乐。

你有几种选择，你选择的一种取决于谈话变得多么困难以及你与这个人的关系。 您可以暂时停止阅读他们写的内容，稍后再回复； 将您的状态设置为离开； 或者说一些简单的话，比如“我需要花一些时间考虑一下。 我只是想让你知道我没有忽视你。 我将在本周晚些时候与您联系。”

电话或面对面交谈

当您与某人通话或与他们面对面交谈时，他们说了一些让您失去平衡的事情，您必须快速思考才能做出明智的答复。 如果评论或批评是你以前听过的（我收到了很多，“哦……你靠……写作为生？”），你可能已经想出了一种直接的、非防御性的回复方式。 否则，您必须在现场提出一些建议。

首先，你不能转身走开，然后在一周内以完美的回应打电话给这个人，但你可以花几秒钟时间思考。 不要急于填补停顿。 其次，说“我现在不知道如何回应”或“我需要花一些时间考虑一下”是完全可以接受的。

如果您对谈话的内容有所了解——例如，您与潜在客户进行了 30 分钟的咨询——请在接听电话之前确定您是什么以及不适合谈论什么。 这样，您就不会被迫提供报价或同意您不满意的条款。 “我现在无法向您提供该信息，但我会制定一个计划并在本周末之前通过电子邮件发送给您，”为您提供形成回复所需的时间。 当你做好准备时，响应 vs. 反应更容易。

你有这个

你的潜意识，反应而不是反应的那个，有一些非常棒的东西。 它充满活力、直觉和冒险精神。 但它必须冷静下来，以便利用所有这些权力并做出正确的决定。 重点不是否认你的情绪，而是用逻辑平衡它们。

你可能永远不会说，“我应该反应得更快！ 我真希望我没有考虑清楚！” 想象未来的自己，看看你的选择的后果——当你仍然生气时，你现在想做的那些，以及其他有更好结果的选择。

你已经掌握了反应与反应。 你现在是一台自律机器。 查看这篇文章，了解为什么这如此重要。