Comment répondre ou réagir peut améliorer votre entreprise

Le plus grand défi d'écriture de réaction contre réponse que j'ai jamais rencontré était dans un DM avec mon ex-colocataire. Elle était verbeuse et en colère, insultante et dramatique. Mon pouce a plané sur le clavier et je me suis dit de ne pas taper. « Suivez le plan », me suis-je dit. Dès le départ, mes intentions étaient de purifier l'air et de passer à autre chose. Me défendre, discuter de détails et réparer l'amitié n'étaient pas sur ma liste. Au lieu de répondre à ses mots avec une rafale de mon propre, j'ai gardé mes réponses courtes et précises.

Cette histoire se résume bien en un seul paragraphe, mais cette situation a duré trois jours – trois jours entiers pour aboutir à environ cinq phrases. Cinq phrases calmes .

Vous arrêter lorsque vous êtes motivé et prêt à riposter est une chose extrêmement difficile à faire, dans la vie personnelle comme dans les affaires. Les émotions sont fortes, vous voulez que le problème soit réglé et ce commentaire bouleversant s'y attarde, vous nargue, vous tente de le briser avec un commentaire de votre choix.

Qu'il s'agisse d'un problème permanent ou d'une conversation ponctuelle qui a mal tourné, ce type d'obstacle à la communication « réagir contre réponse » est épuisant. Cela peut faire sortir votre énergie de votre corps, vous faire remettre en question tout ce que vous savez sur votre carrière et vous laisser avec un tressaillement oculaire induit par le stress.

Dans l'esprit d'arrêter un problème dans son élan, je vais commencer par le point à retenir : attendre pour répondre aura un meilleur résultat que de réagir dans l'instant. Votre rival sera toujours là lorsque vous serez prêt à répondre. Laissez les têtes froides prévaloir.

Réagir vs Répondre : lequel choisir ?

Réagir, c'est…

Émotif. Agressif et défensif. Tendu. Rapide et inconscient. Ignorant les conséquences à long terme.

Répondre, c'est…

Apaisant et non menaçant. Constructif. Conscient et conscient de soi. Souci du bien-être de chacun.

Lorsqu'il s'agit du débat « réagir contre répondre », répondre est clairement mieux. Vos choix ne sont pas neutres – ils amélioreront une situation ou l'aggraveront. Les réactions mènent à plus de réactions, tandis que les réponses mènent à des discussions et à des solutions.

Attendez avant de prendre une décision

Les articles sur la réponse et la réaction vous donneront des listes de contrôle tactiles sur ce qu'il faut faire avant de réagir. « Reconnaissez que vous êtes en colère. Pardonnez-vous pour vos sentiments.

Vous voyez rouge, cependant. Cette personne vient de dire cette chose exaspérante. Votre tête rayonne de chaleur et votre esprit tourbillonne. Allez-vous respirer profondément, méditer, tenir un journal et ensuite vous parler dans le miroir ? Je ne le pensais pas.

Je vais vous simplifier cela. La seule et unique chose que vous avez à faire lorsque vous êtes déclenché et prêt à exploser est d' attendre . Attendez et criez, attendez et pleurez, attendez et appelez votre mère pour se plaindre, peu importe. Mais attendez avant de répondre.

Que se passe-t-il si vous n'attendez pas pour répondre ?

• L'e-mail que vous avez envoyé contient le mauvais « votre », vous n'avez utilisé aucune ponctuation et vous n'avez pas l'air du tout professionnel.
• Vous dites « oui » quand vous voulez dire « non » (ou « non » quand vous voulez dire « oui »). Vous acceptez les choses ou refusez des opportunités sans leur donner le temps et la pensée qu'elles méritent.
• Les points que vous vouliez faire valoir, qui sont significatifs et utiles à la conversation, sont laissés de côté.
• Les relations professionnelles peuvent être rompues. Ou, vous pouvez être si prompt à demander pardon que vous réparez une relation dont vous ne voulez pas vraiment.

Que se passe-t-il si vous attendez pour répondre ?

• Vous vous affirmez d'une manière que l'autre partie respecte. Vous obtenez ce que vous voulez et ils clarifient vos limites.
• Le problème est traité et se termine rapidement, aucun va-et-vient nécessaire.
• Une relation professionnelle que vous appréciez est sauvée ou une relation qui suit son cours est terminée de manière professionnelle.
• Vous donnez l'exemple (et même des directives) au reste de l'équipe à suivre.

Que vous répondiez immédiatement ou que vous laissiez respirer la situation, vous construisez une habitude et renforcez votre réaction de prédilection. Si vous choisissez d'attendre, vous vous entraînerez à toujours attendre dans ces situations. Finalement, permettre cette période de récupération sera votre réaction involontaire.

Considérez aussi ceci : vous ne voulez pas être la personne imprévisible. Les PDG à succès de grandes entreprises se font licencier parce qu'ils le perdent et s'envolent sur Twitter. « Je ne sais jamais comment il va réagir », n'est pas la marque d'un homme d'affaires admirable. Lorsque vous choisissez de répondre plutôt que de réagir, les autres savent qu'ils peuvent compter sur vous pour rester professionnels.

Créer la réponse parfaite (ou du moins « meilleure »)

1. Revisitez vos valeurs.

Rappelez-vous vos objectifs et vos intentions. Pensez à l'attitude que vous voulez avoir dans la vie en général, pas seulement dans cette interaction. Cela vous aidera à séparer ce qui est important de ce qui ne l'est pas.

2. Mettez la situation dans son contexte.

C'est le bon moment pour être très honnête avec vous-même. Que se passe t-il ici? Est-ce une situation qui vous tient vraiment à cœur et dont vous devriez vous soucier ? Pouvez-vous vous en éloigner sans aucune répercussion commerciale ?

Et voici la plus difficile, la question qui demande une dose de sérum de vérité : l'autre a-t-il raison ?

Il n'y a rien de plus difficile - ou de plus productif - que de passer au crible le vitriol pour découvrir une friandise utile. Si c'est bénéfique, dites-leur qu'ils ont raison. Dans tous les cas, résolvez le problème pour votre propre avenir.

3. Rédigez un brouillon.

Écrivez votre réponse impromptue, mais ne l'envoyez pas. Si le commentaire ne nécessite pas de réponse, jetez ce brouillon une fois qu'il est sorti de votre système. Si vous devez renvoyer quelque chose, extrayez un deuxième document et réécrivez votre réponse initiale, en gardant cette fois votre marque et votre voix à l'esprit. Qui veux-tu être dans cet échange ? Comment veux-tu te rencontrer ? Qu'écririez-vous si tous vos clients, clients ou collègues le lisaient ?

Il n'est toujours pas temps d'envoyer le deuxième brouillon. Attendez un peu – vous êtes probablement à nouveau énervé après avoir réexaminé la situation. Donnez-lui une heure ou un jour, puis relisez-le. Révisez-le autant que nécessaire pour rester en phase avec vos objectifs.

Répondre ou réagir dans des scénarios commerciaux courants

Traiter des communications commerciales délicates devient de plus en plus difficile à mesure que la conversation est « vive ». Voici comment gérer les commentaires négatifs, que la personne soit en ligne ou juste devant vous.

Commentaires sur le blog

À mon avis, le commentaire de blog négatif est le plus facile à gérer, à la fois émotionnellement et en termes de réponse. La résolution peut aller de deux manières. S'il est évident que le commentateur n'a pas lu ou compris l'article, laissez tomber. Aucune réponse (ou stress) nécessaire. Les commentateurs qui lisent clairement l'article mais qui ont quelque chose de négatif à dire à ce sujet ou sur votre entreprise en général peuvent avoir raison. Prenez une journée pour y réfléchir. S'ils ont raison, décidez quels changements doivent être apportés. Publiez une réponse qui montre que vous êtes d'accord avec ce qu'ils ont dit et que vous prenez des mesures pour résoudre le problème. (S'ils n'ont pas raison, vous pouvez toujours publier une réponse pour accuser réception du commentaire, mais restez neutre.)

Envie de vous montrer un peu ? Consultez notre article sur la mise en valeur des meilleurs commentaires de votre blog.

Courriels

Les e-mails sont plus délicats – ils sont plus personnels et l'on s'attend à une réponse rapide. Voici quelques astuces qui fonctionnent pour moi :

• Si vous avez l'impression qu'un problème pas si grave se profile à l'horizon, évitez de consulter vos e-mails si vous savez que vous n'aurez pas l'énergie mentale ou le temps nécessaire pour le traiter. Par exemple, si j'ai une échéance importante et que je prédis qu'un autre client va m'envoyer un e-mail gênant, je mettrai ma boîte de réception en pause pour l'après-midi. Cela supprime complètement le débat réagir contre répondre.
• Ne répondez pas sur votre téléphone. Même si vous avez laissé passer du temps et que vous savez ce que vous allez dire, votre réponse est importante. Les erreurs se glissent si facilement lorsque vous écrivez et relisez sur un petit écran.
• Pensez à ce que vous devez mettre par écrit. Il est courant que les émotions soient vives pendant les négociations – les problèmes d'argent et juridiques peuvent faire ressortir l'avantage d'une personne. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une affaire, restez professionnel et privilégiez l'exhaustivité au lieu d'être vague.

Messagerie en direct

Vous vous souvenez de cette conversation en DM dont je vous ai parlé au début de l'article ? Les accusés de lecture d'Instagram rendaient difficile la pause entre les réponses – je lisais puis je prenais le temps de réfléchir, mais elle a continué à tirer, supposant que je n'allais pas répondre parce que je n'avais encore rien dit. En affaires, vous ne pouvez pas supprimer le barrage de messages sans les lire, comme je l'ai fait. Vous devez faire face à la musique.

Vous avez plusieurs options, et celle que vous choisirez dépendra de la difficulté de la conversation et de votre relation avec la personne. Vous pouvez arrêter de lire ce qu'ils écrivent pour le moment et répondre plus tard ; définissez votre statut sur absent ; ou dites quelque chose de simple comme : « Je dois prendre le temps de réfléchir à cela. Je voulais juste que tu saches que je ne t'ignore pas. Je vous contacterai plus tard cette semaine.

Appels téléphoniques ou conversation en personne

Lorsque vous êtes au téléphone avec quelqu'un ou que vous lui parlez en personne et qu'il dit quelque chose qui vous déséquilibre, vous devez réfléchir rapidement afin de répondre de manière sensée. Si le commentaire ou la critique est quelque chose que vous avez déjà entendu (je reçois beaucoup de « Oh… et vous gagnez votre vie juste… en écrivant ?"), vous avez probablement trouvé un moyen direct et non défensif de répondre. Sinon, cependant, vous devez trouver quelque chose sur place.

Tout d'abord, vous ne pouvez pas tourner les talons et vous éloigner, puis appeler la personne dans une semaine avec la réponse parfaite, mais vous pouvez prendre quelques secondes pour réfléchir. Ne vous précipitez pas pour combler la pause. Deuxièmement, dire « Je ne sais pas trop comment réagir pour le moment » ou « Je dois prendre le temps d'y réfléchir » est parfaitement acceptable.

Si vous avez une idée du sujet de la conversation – par exemple, vous avez une consultation de 30 minutes avec un client potentiel – décidez de quoi vous êtes et n'êtes pas à l'aise de parler avant de prendre l'appel. De cette façon, vous ne serez pas obligé de donner un devis ou d'accepter des conditions avec lesquelles vous n'êtes pas à l'aise. « Je ne suis pas en mesure de vous donner cette information pour le moment, mais je vais élaborer un plan et vous envoyer un e-mail d'ici la fin de la semaine », vous donne le temps dont vous avez besoin pour formuler une réponse. Répondre vs réagir est plus facile lorsque vous vous y préparez.

Vous avez ceci

Votre subconscient, celui qui réagit au lieu de répondre, a de très bonnes choses à faire. Il est énergique, intuitif et prend des risques. Mais il doit se détendre pour exploiter tout ce pouvoir et prendre de bonnes décisions. Le but n'est pas de nier vos émotions, mais de les équilibrer avec la logique.

Vous ne direz probablement jamais : « J'aurais dû réagir plus vite ! J'aurais aimé ne pas y avoir pensé ! Imaginez-vous dans le futur pour voir les conséquences de vos choix – ceux que vous voulez faire maintenant lorsque vous êtes encore en colère, ainsi que les autres choix qui ont de meilleurs résultats.

Vous maîtrisez répondre vs réagir. Tu es une machine d'autodiscipline maintenant. Consultez cet article pour savoir pourquoi c'est si important.