Cómo responder versus reaccionar puede mejorar su negocio

El mayor desafío de escritura de reacción frente a respuesta que he enfrentado fue en un DM con mi excompañero de habitación. Hablaba con palabras y estaba enojada, insultante y dramática. Mi pulgar se cernió sobre el teclado y me obligué a no escribir. “Cíñete al plan”, me dije. Desde el principio, mis intenciones eran despejar el aire y seguir adelante. Defenderme, discutir sobre los detalles y reparar la amistad no estaban en mi lista. En lugar de responder a sus palabras con una ráfaga propia, mantuve mis respuestas breves y directas.

Esa historia se empaqueta muy bien en un párrafo, pero esa situación se prolongó durante tres días, tres días completos para llegar a unas cinco oraciones. Cinco frases tranquilas .

Detenerse cuando está entusiasmado y listo para contraatacar es algo extremadamente difícil de hacer, tanto en la vida personal como en los negocios. Las emociones son altas, quieres que el problema termine de una vez y ese comentario perturbador persiste allí, burlándose de ti, tentándote a romperlo con un comentario propio.

Ya sea que se trate de un problema continuo o de una conversación única que salió mal, este tipo de obstáculo de comunicación de reacción frente a respuesta es agotador. Puede sacar tu energía de tu cuerpo, hacerte cuestionar todo lo que sabes sobre tu carrera y dejarte con un tic en los ojos inducido por el estrés.

Con el ánimo de detener un problema en su camino, comenzaré con la conclusión: esperar para responder tendrá un mejor resultado que reaccionar en el momento. Tu rival seguirá ahí cuando estés listo para responder. Deje que prevalezcan las cabezas más frías.

Reaccionar vs. Responder: ¿Cuál elegir?

Reaccionar es ...

Emocional. Agresivo y defensivo. Tiempo. Rápido y subconsciente. Inconsciente de las consecuencias a largo plazo.

Responder es ...

Calmante y no amenazante. Constructivo. Consciente y consciente de sí mismo. Considerado el bienestar de todos.

Cuando se trata del debate "reaccionar frente a responder", responder es claramente mejor. Tus elecciones no son neutrales: mejorarán una situación o la empeorarán. Las reacciones conducen a más reacciones, mientras que las respuestas conducen a discusiones y soluciones.

Espere antes de tomar una decisión

Los artículos sobre responder frente a reaccionar le darán listas de verificación sensibles sobre lo que debe hacer antes de reaccionar. “Reconoce que estás enojado. Perdónate por tus sentimientos ".

Sin embargo, estás viendo rojo. Esa persona acaba de decir algo exasperante. Tu cabeza irradia calor y tu mente da vueltas. ¿Vas a respirar profundamente, meditar, escribirlo en un diario y luego hablarte a ti mismo en el espejo? Yo no lo creo.

Te lo voy a simplificar. Lo único que tiene que hacer cuando está activado y listo para explotar es esperar . Espera y grita, espera y llora, espera y llama a tu mamá para quejarse, lo que sea. Pero espere antes de responder.

¿Qué pasa si no esperas para responder?

• El correo electrónico que enviaste tiene el "tu" incorrecto, no has utilizado ningún signo de puntuación y te ves completamente poco profesional.
• Dice "sí" cuando quiere decir "no" (o "no" cuando quiere decir "sí"). Aceptas cosas o rechazas oportunidades sin darles el tiempo y el pensamiento que se merecen.
• Los puntos que pretendía hacer, que son significativos y útiles para la conversación, se omiten.
• Las relaciones profesionales pueden romperse. O puede que se apresure a pedir perdón que repare una relación que en realidad no desea.

¿Qué pasa si esperas para responder?

• Te afirmas de una manera que la otra parte respeta. Obtienes lo que quieres y ellos aclaran tus límites.
• El problema se resuelve y termina rápidamente, sin necesidad de ir y venir.
• Una relación profesional que usted valora se salva o una que ha seguido su curso se termina profesionalmente.
• Usted establece un ejemplo (e incluso pautas) para que lo siga el resto del equipo.

Ya sea que responda de inmediato o le dé a la situación espacio para respirar, está construyendo un hábito y solidificando su reacción de respuesta. Si opta por esperar, se entrenará para esperar siempre en estas situaciones. Eventualmente, permitir ese período de enfriamiento será su reacción involuntaria.

Considere esto también: no quiere ser la persona impredecible. Los directores ejecutivos exitosos de las principales empresas son despedidos porque lo pierden y se van en una perorata de Twitter. "Nunca sé cómo va a reaccionar", no es la marca de un empresario admirable. Cuando eliges responder o reaccionar, otras personas saben que pueden confiar en ti para mantenerte profesional.

Elaboración de la respuesta perfecta (o al menos "mejor")

1. Revise sus valores.

Recuerde sus metas e intenciones. Piense en la actitud que desea tener en la vida en general, no solo en esta interacción. Esto le ayudará a separar lo que es importante de lo que no lo es.

2. Ponga la situación en contexto.

Ahora es un buen momento para ser muy honesto contigo mismo. ¿Que está pasando aqui? ¿Es esta una situación que realmente le importa y que debería preocuparle? ¿Puedes alejarte de este sin repercusiones comerciales?

Y aquí está la más difícil, la pregunta que requiere una dosis de suero de la verdad: ¿tiene razón la otra persona?

No hay nada más difícil, o más productivo, que examinar el vitriolo para descubrir un dato útil. Si es beneficioso, dígales que tienen razón. De cualquier manera, solucione el problema para su propio futuro.

3. Escribe un borrador.

Escriba su respuesta improvisada, pero no la envíe. Si el comentario no requiere una respuesta, elimine ese borrador una vez que esté fuera de su sistema. Si necesita devolver algo, abra un segundo documento y vuelva a escribir su respuesta inicial, esta vez teniendo en cuenta su marca y su voz. ¿Quién quieres que sea en este intercambio? ¿Cómo quieres encontrarte? ¿Qué escribiría si todos sus clientes, clientes o compañeros de trabajo lo estuvieran leyendo?

Todavía no es momento de enviar el segundo borrador. Espere un poco, probablemente esté alterado nuevamente después de volver a revisar la situación. Dale una hora o un día, luego vuelve a leerlo. Revíselo tanto como sea necesario para mantenerse en línea con sus objetivos.

Responder frente a reaccionar en escenarios comerciales comunes

Lidiar con la comunicación empresarial delicada se vuelve cada vez más difícil cuanto más "en vivo" es la conversación. A continuación, le indicamos cómo manejar los comentarios negativos, ya sea que la persona esté en línea o frente a usted.

Comentarios del blog

En mi opinión, el comentario negativo del blog es el más fácil de manejar, tanto a nivel emocional como de respuesta. La resolución puede ser de dos maneras. Si es obvio que el comentarista no leyó o entendió el artículo, déjelo ir. No se necesita respuesta (o estrés). Los comentaristas que leen claramente el artículo pero tienen algo negativo que decir al respecto o sobre su negocio en general, pueden tener razón. Tómate un día para considerarlo. Si tienen un punto, decida qué cambios deben realizarse. Publique una respuesta que demuestre que está de acuerdo con lo que dijeron y que está tomando medidas para solucionar el problema. (Si no tienen razón, aún puede publicar una respuesta para reconocer el comentario, pero manténgalo neutral).

¿Quieres lucir un poco? Consulte nuestro artículo sobre cómo destacar los mejores comentarios de su blog.

Correos electrónicos

Los correos electrónicos son más complicados: son más personales y se espera una respuesta rápida. Aquí hay algunos consejos que me funcionan:

• Si siente que hay un problema no tan importante en el horizonte, evite revisar su correo electrónico si sabe que no tendrá la energía mental o el tiempo real para lidiar con él. Por ejemplo, si tengo una fecha límite importante y predigo que otro cliente me enviará un correo electrónico molesto, pausaré mi bandeja de entrada por la tarde. Esto elimina por completo el debate de reaccionar frente a responder.
• No responda en su teléfono. Incluso si ha dejado pasar un tiempo y sabe lo que va a decir, su respuesta es importante. Los errores se escapan con tanta facilidad cuando escribe y revisa en una pantalla pequeña.
• Piense en lo que necesita anotar por escrito. Es común que las emociones se intensifiquen durante las negociaciones: el dinero y los problemas legales pueden resaltar la ventaja de una persona. Recuerde que esto es un negocio, manténgalo profesional y opte por ser minucioso en lugar de vago.

Mensajería en vivo

¿Recuerdas esa conversación de DM de la que te hablé al principio del artículo? Los recibos de lectura de Instagram hicieron que fuera difícil hacer una pausa entre las respuestas: leía y luego me tomaba un tiempo para pensar, pero ella continuó disparando, asumiendo que no iba a responder porque aún no había dicho nada. En los negocios, no se puede eliminar el aluvión de mensajes sin leerlos, como hice yo. Tienes que enfrentarte a la música.

Tienes algunas opciones, y la que elijas dependerá de lo difícil que se haya vuelto la conversación y de tu relación con la persona. Puede dejar de leer lo que escriben por ahora y responder más tarde; establezca su estado como ausente; o diga algo simple como “Necesito tomarme un tiempo para pensarlo. Solo quería que supieras que no te estoy ignorando. Estaré en contacto más adelante esta semana ".

Llamadas telefónicas o conversación en persona

Cuando estás en una llamada telefónica con alguien o hablas con él en persona y te dice algo que te hace perder el equilibrio, tienes que pensar rápido para responder con sensatez. Si el comentario o la crítica es algo que ha escuchado antes (me dicen mucho, "Oh ... y usted se gana la vida simplemente ... escribiendo?"), Probablemente haya descubierto una forma directa y no defensiva de responder. De lo contrario, sin embargo, tienes que pensar en algo en el acto.

Primero, no puede girar sobre sus talones y alejarse, luego llamar a la persona en una semana con la respuesta perfecta, pero puede tomarse unos segundos para pensar. No se apresure a completar la pausa. En segundo lugar, decir: "No estoy seguro de cómo responder en este momento" o "Necesito tomarme un tiempo para pensar en eso", es perfectamente aceptable.

Si tiene una idea de lo que va a tratar la conversación, por ejemplo, tiene una consulta de 30 minutos con un cliente potencial, decida qué es y de qué no se siente cómodo hablando antes de realizar la llamada. De esa manera, no se verá presionado a dar una cotización o aceptar términos con los que no se sienta cómodo. "No puedo darte esa información en este momento, pero elaboraré un plan y te enviaré un correo electrónico al final de la semana", te da el tiempo que necesitas para dar una respuesta. Responder que reaccionar es más fácil cuando entra preparado.

Tienes esto

Tu mente subconsciente, la que reacciona en lugar de responder, tiene cosas muy buenas a su favor. Es enérgico, intuitivo y arriesgado. Pero tiene que relajarse para aprovechar todo ese poder y tomar buenas decisiones. El punto no es negar tus emociones, sino equilibrarlas con la lógica.

Probablemente nunca dirás: “¡Debería haber reaccionado más rápido! ¡Ojalá no lo hubiera pensado bien! " Imagínese en el futuro para ver las consecuencias de sus decisiones: las que desea tomar ahora mismo cuando todavía está enojado, así como las otras decisiones que tienen mejores resultados.

Has dominado responder frente a reaccionar. Ahora eres una máquina de autodisciplina. Consulte este artículo sobre por qué eso es tan importante.