การตอบสนองและการตอบสนองสามารถปรับปรุงธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ความท้าทายในการเขียนแบบโต้ตอบและโต้ตอบที่ใหญ่ที่สุดที่ฉันเคยเจอคือ DM กับอดีตเพื่อนร่วมห้องของฉัน เธอพูดจาและโกรธ ดูถูกและดราม่า นิ้วหัวแม่มือของฉันเลื่อนไปเหนือแป้นพิมพ์และฉันตั้งใจที่จะไม่พิมพ์ “ทำตามแผน” ผมบอกกับตัวเอง จากการเดินทาง ความตั้งใจของฉันคือการทำให้อากาศปลอดโปร่งและก้าวต่อไป การป้องกันตัวเอง การโต้เถียงเกี่ยวกับรายละเอียดและการซ่อมแซมมิตรภาพนั้นไม่ได้อยู่ในรายชื่อของฉัน แทนที่จะตอบสนองคำพูดของเธอด้วยความโกลาหลของตัวฉันเอง ฉันกลับตอบสั้นๆ และตรงประเด็น

เรื่องราวนั้นรวบรวมไว้อย่างดีในย่อหน้าเดียว แต่สถานการณ์นั้นดำเนินไปเป็นเวลาสามวัน – สามวันเต็มๆ เพื่อให้ได้ประโยคประมาณห้าประโยค ห้าประโยคที่ สงบ

การหยุดตัวเองเมื่อคุณถูกไล่ออกและพร้อมที่จะตอบโต้เป็นสิ่งที่ยากมากที่ต้องทำ ทั้งในชีวิตส่วนตัวและในธุรกิจ อารมณ์นั้นสูงส่ง คุณต้องการให้ปัญหาจบสิ้น และความคิดเห็นที่ทำให้คุณไม่พอใจนั้นยังคงอยู่ เยาะเย้ยคุณ ล่อใจให้คุณทุบมันด้วยความคิดเห็นของคุณเอง

ไม่ว่าจะเป็นปัญหาต่อเนื่องหรือการสนทนาแบบครั้งเดียวที่เสียไป อุปสรรคในการสื่อสารแบบโต้ตอบและโต้ตอบแบบนี้ทำให้หมดแรง มันสามารถทำให้พลังงานของคุณหลุดออกจากร่างกาย ทำให้คุณตั้งคำถามกับทุกสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับอาชีพการงานของคุณ และทำให้คุณมีอาการตากระตุกที่เกิดจากความเครียด

ด้วยจิตวิญญาณของการหยุดปัญหาที่เกิดขึ้น ฉันจะเริ่มต้นด้วยการซื้อกลับบ้าน: การรอที่จะตอบสนองจะมีผลลัพธ์ที่ดีกว่าการตอบสนองในขณะนั้น คู่แข่งของคุณจะยังคงอยู่เมื่อคุณพร้อมที่จะตอบ ปล่อยให้หัวเย็นมีชัย

React vs. Respond: เลือกแบบไหนดี?

ปฏิกิริยาคือ...

ทางอารมณ์. ก้าวร้าวและป้องกัน เครียด รวดเร็วและมีสติสัมปชัญญะ โดยไม่รู้ถึงผลที่ตามมาในระยะยาว

การตอบสนองคือ...

ผ่อนคลายและไม่เป็นอันตราย สร้างสรรค์ มีสติสัมปชัญญะและมีสติสัมปชัญญะ คำนึงถึงความเป็นอยู่ที่ดีของทุกคน

เมื่อพูดถึงการอภิปรายแบบ "ตอบโต้กับตอบโต้" การตอบสนองจะดีกว่าอย่างชัดเจน ทางเลือกของคุณไม่เป็นกลาง – จะช่วยปรับปรุงสถานการณ์หรือทำให้สถานการณ์แย่ลง ปฏิกิริยาทำให้เกิดปฏิกิริยามากขึ้น ในขณะที่การตอบสนองนำไปสู่การอภิปรายและการแก้ปัญหา

รอก่อนตัดสินใจ

บทความเกี่ยวกับการตอบสนองกับการตอบโต้จะทำให้คุณมีรายการตรวจสอบที่รู้สึกงุนงงว่าต้องทำอะไรก่อนที่คุณจะตอบสนอง “รับทราบว่าคุณโกรธ ให้อภัยตัวเองสำหรับความรู้สึกของคุณ”

คุณเห็นสีแดงแม้ว่า คนๆนั้นก็พูดแต่เรื่องที่ทำให้โกรธ หัวของคุณกำลังแผ่ความร้อนและจิตใจของคุณหมุนวน คุณจะหายใจเข้าลึกๆ ทำสมาธิ จดบันทึก แล้วคุยกับตัวเองในกระจกหรือไม่? ฉันไม่ได้คิดอย่างนั้น

ฉันจะลดความซับซ้อนนี้ให้คุณ สิ่งเดียวที่คุณต้องทำเมื่อคุณถูกกระตุ้นและพร้อมที่จะระเบิดคือ รอ รอแล้วกรี๊ด รอแล้วร้องไห้ รอแล้วเรียกแม่มาบ่น อะไรก็ได้ แต่รอตอบก่อน

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่รอตอบกลับ

• อีเมลที่คุณส่งมี "ของคุณ" ที่ไม่ถูกต้อง คุณไม่ได้ใช้เครื่องหมายวรรคตอนใดๆ เลย และดูไม่เป็นมืออาชีพเลย
• คุณพูดว่า "ใช่" เมื่อคุณหมายถึง "ไม่" (หรือ "ไม่" เมื่อคุณหมายถึง "ใช่") คุณเห็นด้วยกับสิ่งต่าง ๆ หรือปฏิเสธโอกาสโดยไม่ให้เวลาพวกเขาและคิดว่าพวกเขาสมควรได้รับ
• ประเด็นที่คุณตั้งใจจะทำ ซึ่งมีความหมายและเป็นประโยชน์ต่อการสนทนานั้น จะถูกละทิ้ง
• ความสัมพันธ์ทางวิชาชีพอาจถูกตัดขาด หรือคุณอาจจะขอการให้อภัยอย่างรวดเร็วจนสามารถซ่อมแซมความสัมพันธ์ที่คุณไม่ต้องการได้จริงๆ

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณรอที่จะตอบกลับ

• คุณยืนยันตัวเองในแบบที่อีกฝ่ายเคารพ คุณได้สิ่งที่คุณต้องการและชัดเจนในขอบเขตของคุณ
• ปัญหาได้รับการแก้ไขและจบลงอย่างรวดเร็วโดยไม่จำเป็นต้องกลับไปกลับมา
• ความสัมพันธ์แบบมืออาชีพที่คุณให้ความสำคัญได้รับการกอบกู้หรือความสัมพันธ์แบบมืออาชีพสิ้นสุดลงอย่างมืออาชีพ
• คุณตั้งค่าตัวอย่าง (และแม้แต่แนวทาง) เพื่อให้ส่วนที่เหลือของทีมปฏิบัติตาม

ไม่ว่าคุณจะตอบกลับทันทีหรือให้พื้นที่สำหรับหายใจ คุณกำลังสร้างนิสัยและเสริมสร้างปฏิกิริยาตอบสนองของคุณ หากคุณเลือกที่จะรอ คุณจะฝึกตัวเองให้รอในสถานการณ์เหล่านี้เสมอ ในที่สุด การปล่อยให้ช่วงคูลดาวน์นั้นจะเป็นปฏิกิริยาที่คุณไม่ได้ตั้งใจ

พิจารณาสิ่งนี้ด้วย: คุณไม่ต้องการที่จะเป็นคนที่คาดเดาไม่ได้ ซีอีโอที่ประสบความสำเร็จของธุรกิจหลัก ๆ ถูกไล่ออกเพราะพวกเขาทำหายและลอยออกไปใน Twitter พูดจาโผงผาง “ฉันไม่เคยรู้เลยว่าเขาจะมีปฏิกิริยาอย่างไร” ไม่ใช่เครื่องหมายของนักธุรกิจที่น่าชื่นชม เมื่อคุณเลือกตอบสนองหรือตอบโต้ คนอื่นจะรู้ว่าพวกเขาสามารถพึ่งพาคุณให้เป็นมืออาชีพได้

การสร้างการตอบสนองที่สมบูรณ์แบบ (หรืออย่างน้อย "ดีกว่า")

1. ทบทวนคุณค่าของคุณ

เตือนตัวเองถึงเป้าหมายและความตั้งใจของคุณ ลองนึกถึงทัศนคติที่คุณอยากมีในชีวิตโดยทั่วไป ไม่ใช่แค่ในการโต้ตอบครั้งนี้ วิธีนี้จะช่วยคุณแยกสิ่งที่สำคัญออกจากสิ่งที่สำคัญ

2. ใส่สถานการณ์ในบริบท

ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะซื่อสัตย์กับตัวเอง เกิดอะไรขึ้นที่นี่? นี่เป็นสถานการณ์ที่คุณสนใจและควรใส่ใจจริง ๆ หรือไม่? คุณสามารถเดินออกไปจากที่นี่โดยไม่มีผลกระทบทางธุรกิจใดๆ ได้หรือไม่?

และนี่คือคำถามที่ยากที่สุด คำถามที่ต้องใช้เซรั่มความจริง: คนอื่นมีประเด็นหรือไม่?

ไม่มีอะไรยากกว่า – หรือมีประสิทธิผลมากกว่า – ผ่านการกลั่นกรองกรดกำมะถันเพื่อค้นหาอาหารอันโอชะที่มีประโยชน์ ถ้ามันเป็นประโยชน์ก็บอกพวกเขาว่าพวกเขาพูดถูก ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด แก้ไขปัญหาเพื่ออนาคตของคุณเอง

3. เขียนแบบร่าง

เขียนคำตอบอย่างกะทันหันของคุณ แต่ อย่าส่งไป หากความคิดเห็นไม่ต้องการคำตอบ ให้โยนฉบับร่างนั้นออกไปเมื่อออกจากระบบของคุณ หากคุณต้องการส่งบางสิ่งกลับ ให้ดึงเอกสารที่สองขึ้นมาและเขียนคำตอบเริ่มต้นของคุณใหม่ คราวนี้ให้คำนึงถึงแบรนด์และเสียงของคุณ คุณอยากเป็นใครในการแลกเปลี่ยนนี้? อยากเจอต้องทำยังไง? คุณจะเขียนว่าอย่างไรหากลูกค้า ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานของคุณอ่านข้อความนี้

ยังไม่ถึงเวลาส่งร่างที่สอง รอสักครู่ – คุณอาจจะต้องกลับมาทำงานอีกครั้งหลังจากทบทวนสถานการณ์อีกครั้ง ให้เวลาหนึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งวันแล้วอ่านซ้ำ แก้ไขให้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

การตอบสนองกับปฏิกิริยาในสถานการณ์ธุรกิจทั่วไป

การจัดการกับการสื่อสารทางธุรกิจที่อ่อนไหวยากขึ้นเรื่อยๆ ยิ่งการสนทนา “ดำเนินไปจริง” มากขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีจัดการกับความคิดเห็นเชิงลบไม่ว่าบุคคลนั้นจะออนไลน์หรืออยู่ตรงหน้าคุณ

ความคิดเห็นในบล็อก

ในความคิดของฉัน ความคิดเห็นเชิงลบของบล็อกเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการทั้งด้านอารมณ์และการตอบสนอง ความละเอียดสามารถไปได้สองวิธี หากเห็นได้ชัดว่าผู้แสดงความคิดเห็นไม่ได้อ่านหรือเข้าใจบทความ ให้ปล่อยมันไป ไม่จำเป็นต้องมีการตอบสนอง (หรือความเครียด) ผู้แสดงความคิดเห็นที่อ่านบทความอย่างชัดเจนแต่มีสิ่งเชิงลบที่จะพูดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือธุรกิจของคุณโดยทั่วไปอาจมีประเด็น ใช้เวลาหนึ่งวันเพื่อพิจารณา หากพวกเขามีประเด็น ตัดสินใจว่าจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงใด โพสต์คำตอบที่แสดงว่าคุณเห็นด้วยกับสิ่งที่พวกเขาพูด และคุณกำลังดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหา (หากพวกเขาไม่มีประเด็น คุณยังสามารถโพสต์คำตอบเพื่อรับทราบความคิดเห็น แต่ให้เป็นกลาง)

อยากจะอวดสักหน่อยไหม? ตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับการเน้นความคิดเห็นที่ดีที่สุดของบล็อกของคุณ

อีเมล

อีเมลมีเล่ห์เหลี่ยมมากขึ้น – เป็นส่วนตัวมากกว่าและคาดว่าจะได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว เคล็ดลับสองสามข้อที่เหมาะกับฉันมีดังนี้

• หากคุณรู้สึกว่าปัญหาไม่ใหญ่รออยู่ข้างหน้า ให้หลีกเลี่ยงการตรวจสอบอีเมลของคุณหากคุณรู้ว่าไม่มีพลังงานทางจิตหรือไม่มีเวลาจริงในการจัดการกับมัน ตัวอย่างเช่น หากฉันมีกำหนดเวลาที่สำคัญและคาดว่าลูกค้ารายอื่นจะส่งอีเมลที่น่ารำคาญมาให้ฉัน ฉันจะหยุดกล่องจดหมายในตอนบ่ายไว้ชั่วคราว สิ่งนี้จะลบการโต้ตอบกับการโต้วาทีโดยสิ้นเชิง
• อย่าตอบกลับทางโทรศัพท์ แม้ว่าคุณจะปล่อยให้เวลาผ่านไปสักระยะหนึ่งและคุณรู้ว่าคุณกำลังจะพูดอะไร คำตอบของคุณก็สำคัญ ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่ายมากเมื่อคุณเขียนและพิสูจน์อักษรบนหน้าจอขนาดเล็ก
• คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นเรื่องปกติที่อารมณ์จะพุ่งสูงในระหว่างการเจรจา – ปัญหาด้านเงินและกฎหมายสามารถดึงเอาความได้เปรียบของบุคคลออกมาได้ จำไว้ว่านี่คือธุรกิจ รักษาความเป็นมืออาชีพและทำผิดในด้านที่ละเอียดถี่ถ้วนแทนที่จะคลุมเครือ

ข้อความสด

จำการสนทนา DM ที่ฉันบอกคุณตอนต้นบทความได้ไหม ใบตอบรับการอ่านของ Instagram ทำให้ยากต่อการหยุดระหว่างการตอบกลับ ฉันอ่านแล้วใช้เวลาในการคิด แต่เธอก็ยิงต่อไป โดยสมมติว่าฉันจะไม่ตอบกลับเพราะฉันยังไม่ได้พูดอะไรเลย ในการทำธุรกิจ คุณไม่สามารถลบข้อความจำนวนมากโดยไม่อ่านข้อความเหล่านั้นได้เหมือนที่ฉันทำ คุณต้องเผชิญหน้ากับเพลง

คุณมีทางเลือกสองสามทาง และตัวเลือกที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับความยากลำบากของการสนทนาและความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลนั้น คุณสามารถหยุดอ่านสิ่งที่พวกเขาเขียนในตอนนี้และตอบกลับในภายหลัง ตั้งค่าสถานะของคุณเป็นไม่อยู่ หรือพูดอะไรง่ายๆ เช่น “ฉันต้องใช้เวลาคิดทบทวนเรื่องนี้ ฉันแค่อยากให้คุณรู้ว่าฉันไม่ได้เพิกเฉยคุณ ฉันจะติดต่อกลับไปในสัปดาห์นี้”

การโทรศัพท์หรือสนทนาแบบตัวต่อตัว

เมื่อคุณกำลังคุยโทรศัพท์กับใครสักคนหรือพูดคุยกับพวกเขาต่อหน้าและเขาพูดอะไรบางอย่างที่ทำให้คุณเสียสมดุล คุณต้องคิดให้เร็วเพื่อที่จะตอบอย่างมีเหตุผล หากความคิดเห็นหรือคำวิจารณ์เป็นสิ่งที่คุณเคยได้ยินมาก่อน (ฉันเข้าใจมากว่า “โอ้…และคุณ หาเลี้ยงชีพ เพียงแค่…เขียน?”) คุณอาจพบวิธีตอบกลับโดยตรงและไม่ป้องกัน มิฉะนั้น คุณต้องคิดหาอะไรทำทันที

อย่างแรก คุณไม่สามารถพลิกส้นเท้าแล้วเดินจากไป จากนั้นโทรหาบุคคลนั้นภายในหนึ่งสัปดาห์ด้วยการตอบสนองที่สมบูรณ์แบบ แต่คุณ สามารถ ใช้เวลาคิดสักครู่ อย่ารีบเร่งในการหยุดชั่วคราว ประการที่สอง การพูดว่า “ตอนนี้ฉันไม่แน่ใจว่าจะตอบสนองอย่างไร” หรือ “ฉันต้องใช้เวลาคิดเรื่องนี้” เป็นเรื่องที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์

หากคุณมีแนวคิดว่าการสนทนาจะเกี่ยวกับอะไร เช่น คุณมีการปรึกษาหารือกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นเวลา 30 นาที ตัดสินใจว่าคุณเป็นใครและไม่สะดวกที่จะพูดคุยก่อนที่จะรับสาย ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ถูกกดดันให้เสนอราคาหรือยอมรับเงื่อนไขที่คุณไม่พอใจ “ฉันไม่สามารถให้ข้อมูลนั้นแก่คุณได้ในขณะนี้ แต่ฉันจะจัดทำแผนและส่งอีเมลถึงคุณภายในสิ้นสัปดาห์” ให้เวลาที่คุณต้องการในการตอบกลับ การตอบสนองกับปฏิกิริยาจะง่ายขึ้นเมื่อคุณเตรียมพร้อม

คุณมีสิ่งนี้

จิตใต้สำนึกของคุณที่ตอบสนองแทนที่จะตอบสนอง มีสิ่งที่ยอดเยี่ยมบางอย่างเกิดขึ้น มีความกระฉับกระเฉง ใช้งานง่าย และกล้าเสี่ยง แต่ต้องทำใจให้สบายเพื่อควบคุมพลังทั้งหมดนั้นและตัดสินใจได้ดี ประเด็นไม่ใช่เพื่อปฏิเสธอารมณ์ของคุณ แต่เพื่อให้สมดุลกับตรรกะ

คุณคงไม่มีวันพูดว่า “ฉันน่าจะตอบสนองเร็วกว่านี้! ฉันหวังว่าฉันจะไม่คิดอย่างนั้น!” ลองนึกภาพตัวเองในอนาคตเพื่อดูผลที่ตามมาของการเลือกของคุณ สิ่งที่คุณอยากจะทำในตอนนี้เมื่อคุณยังโกรธอยู่ เช่นเดียวกับตัวเลือกอื่นๆ ที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

คุณเชี่ยวชาญการตอบสนองและตอบโต้ คุณเป็นเครื่องจักรที่มีวินัยในตนเองแล้ว ลองอ่านบทความนี้ว่าทำไมมันจึงสำคัญมาก