Jak reagowanie a reagowanie może usprawnić Twój biznes

Największym wyzwaniem związanym z reagowaniem i pisaniem odpowiedzi, z jakim kiedykolwiek się zmierzyłem, była rozmowa z moim byłym współlokatorem. Była rozwlekła i zła, obraźliwa i dramatyczna. Mój kciuk zawisł nad klawiaturą i nie chciałem pisać. „Trzymaj się planu”, powiedziałem sobie. Od samego początku moim zamiarem było oczyszczenie powietrza i ruszenie dalej. Obrona, kłótnie o szczegóły i naprawianie przyjaźni nie znajdowały się na mojej liście. Zamiast spotykać się z jej słowami z pośpiechem, starałem się, aby moje odpowiedzi były krótkie i na temat.

Ta historia ładnie mieści się w jednym akapicie, ale ta sytuacja trwała trzy dni – całe trzy dni, żeby wymyślić około pięciu zdań. Pięć spokojnych zdań.

Powstrzymanie się, gdy jesteś podekscytowany i gotowy do oddania ognia, jest niezwykle trudną rzeczą, zarówno w życiu osobistym, jak iw biznesie. Emocje są wysokie, chcesz, aby problem się skończył, a ten denerwujący komentarz wciąż tam jest, szydząc z ciebie, kusząc, by rozbić go własnym komentarzem.

Niezależnie od tego, czy jest to ciągły problem, czy jednorazowa rozmowa, która się nie powiodła, tego rodzaju przeszkoda w komunikacji polegającej na reagowaniu kontra odpowiedzi jest wyczerpująca. Może wyrzucić twoją energię z ciała, sprawić, że będziesz kwestionować wszystko, co wiesz o swojej karierze, i wywołać u ciebie drżenie oczu wywołane stresem.

W duchu powstrzymania problemu w jego torach, zacznę od wniosku: czekanie na odpowiedź przyniesie lepszy wynik niż reagowanie w tej chwili. Twój rywal nadal tam będzie, gdy będziesz gotowy do odpowiedzi. Niech chłodniejsze głowy przeważają.

Reaguj a odpowiadaj: co wybrać?

Reagowanie to…

Emocjonalny. Agresywny i defensywny. Napięty. Szybki i podświadomy. Nieświadomy długofalowych konsekwencji.

Odpowiadam…

Kojący i niegroźny. Konstruktywny. Świadomy i samoświadomy. Zadbaj o dobre samopoczucie wszystkich.

Jeśli chodzi o debatę „reaguj vs. odpowiadaj”, reagowanie jest wyraźnie lepsze. Twoje wybory nie są neutralne – albo poprawią sytuację, albo ją pogorszą. Reakcje prowadzą do większej liczby reakcji, podczas gdy odpowiedzi prowadzą do dyskusji i rozwiązań.

Poczekaj, zanim podejmiesz decyzję

Artykuły na temat odpowiadania kontra reagowania dadzą ci drażliwe listy kontrolne tego, co zrobić, zanim zareagujesz. „Potwierdź, że jesteś zły. Wybacz sobie swoje uczucia”.

Ale widzisz czerwony. Ta osoba właśnie powiedziała tę irytującą rzecz. Twoja głowa promieniuje ciepłem, a umysł wiruje. Czy zamierzasz głęboko oddychać, medytować, zapisywać to w dzienniku, a potem rozmawiać ze sobą w lustrze? Tak myślałem.

Upraszczam to dla ciebie. Jedyną rzeczą, którą musisz zrobić, gdy jesteś wyzwolony i gotowy do ataku, to po prostu czekać . Czekaj i krzycz, czekaj i płacz, czekaj i dzwoń do mamy, żeby narzekać, cokolwiek. Ale poczekaj, zanim odpowiesz.

Co się stanie, jeśli nie będziesz czekać z odpowiedzią?

• Wysłany e-mail zawiera błędne „Twoje”, nie użyłeś żadnej interpunkcji i wyglądasz zupełnie nieprofesjonalnie.
• Mówisz „tak”, gdy masz na myśli „nie” (lub „nie”, gdy masz na myśli „tak”). Zgadzasz się na rzeczy lub odrzucasz możliwości, nie dając im czasu i myśli, na które zasługują.
• Punkty, które chciałeś zrobić, które są znaczące i pomocne w rozmowie, są pomijane.
• Relacje zawodowe mogą zostać zerwane. Albo możesz tak szybko błagać o przebaczenie, że naprawiasz związek, którego tak naprawdę nie chcesz.

Co się stanie, jeśli poczekasz z odpowiedzią?

• Zapewniasz siebie w sposób szanowany przez drugą stronę. Dostajesz to, czego chcesz, a oni jasno określają twoje granice.
• Sprawa jest rozwiązywana i szybko się kończy, bez konieczności przechodzenia w tę i z powrotem.
• Relacja zawodowa, którą cenisz, zostaje uratowana lub taka, która jest w toku, zostaje profesjonalnie zakończona.
• Dajesz przykład (a nawet wytyczne) dla reszty zespołu.

Niezależnie od tego, czy odpowiadasz natychmiast, czy dajesz chwilę oddechu w sytuacji, budujesz nawyk i umacniasz swoją reakcję. Jeśli zdecydujesz się czekać, nauczysz się zawsze czekać w takich sytuacjach. W końcu pozwolenie na ten okres schładzania będzie twoją mimowolną reakcją.

Zastanów się też nad tym: nie chcesz być osobą nieprzewidywalną. Odnoszący sukcesy dyrektorzy generalni dużych firm zostają zwolnieni, ponieważ tracą je i odlatują z tyradą na Twitterze. „Nigdy nie wiem, jak zareaguje”, nie jest oznaką godnego podziwu biznesmena. Kiedy wybierasz reagowanie zamiast reagowania, inni ludzie wiedzą, że mogą na Tobie polegać, aby zachować profesjonalizm.

Tworzenie doskonałej (lub przynajmniej „lepszej”) odpowiedzi

1. Zrewiduj swoje wartości.

Przypomnij sobie o swoich celach i intencjach. Pomyśl o ogólnej postawie, jaką chcesz mieć w życiu, a nie tylko w tej jednej interakcji. Pomoże ci to oddzielić to, co ważne, od tego, co nie.

2. Umieść sytuację w kontekście.

Teraz jest dobry moment, by być ze sobą super szczerym. Co tu się dzieje? Czy jest to sytuacja, na której naprawdę Ci zależy i powinna Cię obchodzić? Czy możesz odejść od tego bez żadnych reperkusji biznesowych?

A oto najtrudniejsze pytanie, które wymaga dawki serum prawdy: czy druga osoba ma rację?

Nie ma nic trudniejszego – ani bardziej produktywnego – niż przesiewanie witriolu w celu odkrycia przydatnego kąsku. Jeśli jest to korzystne, powiedz im, że mają rację. Tak czy inaczej, napraw problem dla własnej przyszłości.

3. Napisz projekt.

Napisz swoją spontaniczną odpowiedź, ale jej nie wysyłaj. Jeśli komentarz nie wymaga odpowiedzi, wyrzuć tę wersję roboczą, gdy wyjdzie z systemu. Jeśli chcesz coś odesłać, otwórz drugi dokument i przepisz swoją początkową odpowiedź, tym razem pamiętając o swojej marce i głosie. Kim chcesz być w tej wymianie? Jak chcesz się spotkać? Co byś napisał, gdyby wszyscy Twoi klienci, klienci lub współpracownicy czytali to?

Jeszcze nie czas na wysłanie drugiej wersji roboczej. Poczekaj chwilę – prawdopodobnie znowu jesteś zdenerwowany po ponownym przyjrzeniu się sytuacji. Daj mu godzinę lub dzień, a potem przeczytaj ponownie. Zmieniaj go tak często, jak potrzebujesz, aby pozostać w zgodzie z Twoimi celami.

Reagowanie a reagowanie w typowych scenariuszach biznesowych

Radzenie sobie z drażliwą komunikacją biznesową staje się coraz trudniejsze, im bardziej „na żywo” jest rozmowa. Oto, jak radzić sobie z negatywnymi komentarzami, niezależnie od tego, czy dana osoba jest online, czy tuż przed Tobą.

Komentarze na blogu

Moim zdaniem negatywny komentarz na blogu jest najłatwiejszy w obsłudze, zarówno pod względem emocjonalnym, jak i odpowiedzi. Rozwiązanie może iść na dwa sposoby. Jeśli jest oczywiste, że komentujący nie przeczytał lub nie zrozumiał artykułu, odpuść. Żadna reakcja (lub stres) nie jest konieczna. Komentatorzy, którzy wyraźnie czytają artykuł, ale mają coś negatywnego do powiedzenia na jego temat lub ogólnie o Twojej firmie, mogą mieć rację. Poświęć dzień na rozważenie tego. Jeśli mają rację, zdecyduj, jakie zmiany należy wprowadzić. Opublikuj odpowiedź, która pokazuje, że zgadzasz się z tym, co powiedzieli i że podejmujesz kroki w celu rozwiązania problemu. (Jeśli nie mają racji, nadal możesz opublikować odpowiedź, aby potwierdzić komentarz, ale zachowaj neutralność).

Chcesz się trochę popisać? Zapoznaj się z naszym artykułem o wyróżnianiu najlepszych komentarzy na Twoim blogu.

E-maile

E-maile są trudniejsze – są bardziej osobiste i oczekuje się szybkiej odpowiedzi. Oto kilka wskazówek, które działają dla mnie:

• Jeśli czujesz, że na horyzoncie pojawia się niezbyt duży problem, unikaj sprawdzania poczty, jeśli wiesz, że nie będziesz mieć energii psychicznej ani czasu, aby się z tym uporać. Na przykład, jeśli mam ważny termin i przewiduję, że inny klient wyśle ​​mi kłopotliwego e-maila, wstrzymam moją skrzynkę odbiorczą na popołudnie. To całkowicie eliminuje debatę „reaguj vs. odpowiadaj”.
• Nie odpowiadaj na telefonie. Nawet jeśli pozwolisz, aby minęło trochę czasu i wiesz, co zamierzasz powiedzieć, twoja odpowiedź jest ważna. Błędy tak łatwo omijają podczas pisania i korekty na małym ekranie.
• Zastanów się, co musisz zapisać na piśmie. Często zdarza się, że podczas negocjacji emocje są wysokie – pieniądze i kwestie prawne mogą wydobyć przewagę. Pamiętaj, że to jest biznes, zachowaj profesjonalizm i błądź, starając się być dokładnym, a nie niejasnym.

Wiadomości na żywo

Pamiętasz tę rozmowę DM, o której mówiłem na początku artykułu? Potwierdzenia przeczytania na Instagramie utrudniały robienie przerw między odpowiedziami – czytałem, a potem zastanawiałem się, ale ona nadal strzelała, zakładając, że nie odpowiem, ponieważ jeszcze nic nie powiedziałem. W biznesie nie da się usunąć zalewu wiadomości bez ich przeczytania, tak jak ja. Musisz zmierzyć się z muzyką.

Masz kilka opcji, a ta, którą wybierzesz, będzie zależeć od tego, jak trudna stała się rozmowa i twój związek z daną osobą. Możesz teraz przestać czytać to, co piszą, i odpowiedzieć później; ustaw swój status na nieobecność; lub powiedz coś prostego, na przykład: „Muszę poświęcić trochę czasu na przemyślenie tego. Chciałem tylko, żebyś wiedziała, że ​​cię nie ignoruję. Skontaktuję się w tym tygodniu.

Rozmowy telefoniczne lub rozmowa osobista

Kiedy rozmawiasz z kimś przez telefon lub rozmawiasz z nim osobiście i ktoś powie coś, co wytrąca cię z równowagi, musisz szybko myśleć, aby odpowiedzieć rozsądnie. Jeśli komentarz lub krytyka jest czymś, co słyszałeś już wcześniej (często słyszę: „Och… a zarabiasz na życie tylko… pisaniem?”), prawdopodobnie wymyśliłeś bezpośredni, nieobronny sposób odpowiedzi. W przeciwnym razie musisz coś wymyślić na miejscu.

Po pierwsze, nie można włączyć na pięcie i odejść, a następnie wezwać osobę w tygodniu z doskonałą odpowiedzią, ale można wziąć kilka sekund, aby myśleć. Nie spiesz się z wypełnieniem pauzy. Po drugie, powiedzenie: „Nie jestem pewien, jak w tej chwili zareagować” lub „Potrzebuję trochę czasu, aby się nad tym zastanowić” jest całkowicie akceptowalne.

Jeśli masz pojęcie, o czym będzie rozmowa – na przykład masz 30-minutową konsultację z potencjalnym klientem – zdecyduj, kim jesteś i o czym nie czujesz się komfortowo, zanim zadzwonisz. W ten sposób nie będziesz pod presją, aby podać ofertę cenową lub zgodzić się na warunki, z którymi nie czujesz się komfortowo. „Nie jestem w stanie udzielić Ci teraz tych informacji, ale opracuję plan i wyślę Ci wiadomość e-mail do końca tygodnia”, daje Ci czas na odpowiedź. Reagowanie vs. reagowanie jest łatwiejsze, gdy jesteś przygotowany.

Masz to

Twoja podświadomość, ta, która reaguje zamiast odpowiadać, ma całkiem niezłe rzeczy. Jest energiczny, intuicyjny i podejmuje ryzyko. Ale musi się wyluzować, aby wykorzystać całą tę moc i podejmować dobre decyzje. Nie chodzi o to, by zaprzeczyć swoim emocjom, ale o zrównoważenie ich logiką.

Prawdopodobnie nigdy nie powiesz: „Powinienem zareagować szybciej! Szkoda, że ​​nie przemyślałam tego!” Wyobraź sobie siebie w przyszłości, aby zobaczyć konsekwencje swoich wyborów – tych, których chcesz dokonać teraz, kiedy nadal jesteś zły, a także innych wyborów, które mają lepsze wyniki.

Opanowałeś reagowanie kontra reagowanie. Jesteś teraz maszyną samodyscypliny. Przeczytaj ten artykuł o tym, dlaczego to takie ważne.