จดหมายปะหน้าคืออะไร? และมันจะช่วยให้คุณได้งานนั้นได้อย่างไร?

ประวัติย่อแสดงข้อเท็จจริง พวกเขาให้แนวคิดแก่นายจ้างที่คาดหวังว่าคุณเป็นใครผ่านจุดข้อมูลที่ได้รับการคัดเลือกมาอย่างดี นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาไม่ค่อยเล่าเรื่องทั้งหมด ผู้สมัครคนอื่นอาจดูดีกว่าถ้าคุณพิจารณาคุณสมบัติเพียงอย่างเดียว แต่คุณก็มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจจ้างงานเช่นกัน นั่นคือสิ่งที่ทำให้จดหมายปะหน้ามีความสำคัญมาก

หากจดหมายปะหน้าของคุณแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณเป็นคนแบบที่พวกเขาต้องการในทีม อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการตกงานหรือการได้งาน ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่าเครื่องมือการจ้างงานนี้คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ จากนั้นเราจะพูดถึงสิ่งที่คุณควรและไม่ควรรวมไว้ และจัดเตรียมเทมเพลตให้คุณเพื่อเริ่มต้น

ไปกันเถอะ!

จดหมายปะหน้าคืออะไร (และเหตุใดจึงสำคัญ)

คุณอาจคุ้นเคยกับแนวคิดของจดหมายปะหน้าอยู่แล้ว หลายบริษัทกำหนดให้คุณต้องส่งพร้อมเรซูเม่เพื่อสมัครตำแหน่งงานที่เปิดรับ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณควรเขียนต่อไปแม้ว่าแอปพลิเคชันจะไม่ได้กล่าวถึงก็ตาม

ตัวเลขบนจดหมายปะหน้าเป็นจำนวนมาก จากการศึกษาของ Monster.com พบว่ามีผลกระทบต่อการตัดสินใจจ้างงานมากถึง 86% ของกรณีทั้งหมด นั่นรวมถึงการสมัครงานออนไลน์ซึ่งกำลังกลายเป็นบรรทัดฐานอย่างรวดเร็ว สำหรับสาเหตุที่ทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมาก เราสามารถสรุปได้ด้วยเหตุผลง่ายๆ สองสามประการ:

• ช่วยให้คุณแสดงความสนใจในตำแหน่งนั้นๆ อย่างแท้จริง
• คุณสามารถแสดงทักษะการสื่อสารของคุณ
• ช่วยให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่นๆ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบุคลิกภาพของคุณ

จดหมายสมัครงานมีความสำคัญมากขึ้นหากคุณคิดว่าอาจมีผู้สมัครที่มีประวัติย่อที่แข็งแรงกว่าของคุณ หากไม่มีวิธีอื่นในการแบ่งปันว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมกับบทบาทนี้ คุณอาจไม่สามารถเข้าร่วมการสัมภาษณ์ได้ งานเขียนพิเศษนี้อาจช่วยให้คุณได้งานที่คุณจะไม่ทำ

สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในจดหมายสมัครงานของคุณ? (5 องค์ประกอบสำคัญ)

จดหมายปะหน้ามักจะทำตามเทมเพลตที่คล้ายกันมาก นั่นไม่ใช่สิ่งเลวร้ายเสมอไป ตราบใดที่งานเขียน คุณสมบัติ และบุคลิกภาพของคุณเปล่งประกายออกมา ด้วยเหตุนี้ จึงมีองค์ประกอบ 5 ประการที่จดหมายปะหน้าทุกฉบับควรมี

1. ข้อมูลติดต่อของคุณ

จดหมายปะหน้าส่วนใหญ่มีข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบน ด้วยวิธีนี้ ผู้จัดการการว่าจ้างจะติดต่อคุณเพื่อติดตามผลได้อย่างรวดเร็ว คำชี้แจงสั้นๆ นี้ควรมีชื่อนามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และเว็บไซต์ของคุณ

นี่คือตัวอย่างด่วน:

“ จอห์น โด | Sometown, TX 11111 | (222) 222-2222 | [ป้องกันอีเมล] | www.example.com”

บางคนจัดรูปแบบรายละเอียดเหล่านี้ตามที่เรามีด้านบน ขณะที่คนอื่นๆ แสดงรายละเอียดไว้ที่มุมซ้ายบนของเอกสาร การใส่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลหลายรายการอาจทำให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณ เก็บข้อมูลการติดต่อของคุณกระชับแล้วดำดิ่งลงไปในเนื้อของจดหมายปะหน้าของคุณ

2. คำทักทายส่วนบุคคล

ทันทีที่คุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับใครก็ตามที่อ่านจดหมายปะหน้าของคุณ การทักทายด้วยชื่อเป็นวิธีที่รวดเร็วในการทำให้ตัวคุณแตกต่างจากผู้สมัครทั่วไป

ตามหลักการแล้ว คุณจะค้นหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการจ้างงานในธุรกิจใดก็ตามที่คุณสมัคร หลังจากข้อมูลติดต่อของคุณ คุณต้องการระบุว่าคุณกำลังส่งจดหมายถึงใครด้วยการทักทายแบบมืออาชีพ เช่น:

“เรียน คุณกู๊ดดอลล์

ฉันทราบเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างนี้ผ่านตำแหน่งงานล่าสุดของคุณ และฉันต้องการติดต่อและสมัครทันที”

สังเกตว่าตัวอย่างนี้เปิดตัวในหนาของตัวอักษรหลังคำทักทาย จดหมายปะหน้าควรกระชับ ดังนั้นคุณจึงต้องการไปยังประเด็นโดยเร็วที่สุด

3. คุณสมบัติที่ทำให้คุณเหมาะสมกับตำแหน่งโดยเฉพาะ

เมื่อพยายามกรอกตำแหน่ง บริษัทต้องการให้แน่ใจว่าบุคคลที่พวกเขาจ้างสามารถทำหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดของงานได้ ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องเน้นคุณสมบัติของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณสมบัติที่ทำให้คุณเหมาะสมกับบทบาทที่คุณกำลังสมัคร

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าประวัติย่อของคุณจะช่วยพูดมากที่นี่ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนใหม่ทั้งหมดจากเอกสารนั้นในจดหมายปะหน้าของคุณ ให้มุ่งความสนใจไปที่ตำแหน่งงาน รางวัล ปริญญา หรือการศึกษาต่อเนื่องอื่นๆ ในอดีตที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณสมัครโดยเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครตำแหน่งนักพัฒนาในเอเจนซี่ คุณอาจพูดถึงภาษาการเขียนโปรแกรมที่คุณคล่องแคล่ว คุณยังสามารถเน้นย้ำถึงโครงการที่คุณภาคภูมิใจเป็นพิเศษ ไม่เป็นไรที่จะคุยโวเล็กน้อยที่นี่ หากคุณเก่งในสิ่งที่ทำ คุณจะมีมากมายที่จะแสดง ดังนั้นอย่าดูถูกตัวเอง

4. ทำไมคุณถึงสนใจงานนี้

จดหมายปะหน้าส่วนนี้เป็นโอกาสของคุณที่จะทำให้บุคลิกของคุณเปล่งประกาย จนถึงตอนนี้ เราได้พูดถึงองค์ประกอบพื้นฐานของจดหมายสมัครงานและคุณสมบัติของคุณแล้ว นั่นเป็นข้อมูลที่จำเป็น แต่เป็นตัวเลข

การพูดเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณต้องการเข้าร่วมบริษัทใดบริษัทหนึ่งเป็นการเปิดโอกาสให้คุณได้แสดงให้เห็นว่าคุณจะเข้ากับวัฒนธรรมของบริษัทได้อย่างไร คุณอาจพูดถึงว่าคุณชอบทำงานเป็นส่วนหนึ่งของทีม คุณสนใจลูกค้าของธุรกิจรายใดรายหนึ่งเป็นพิเศษ หรือคุณชื่นชมภารกิจของพวกเขา

สิ่งที่จะรวมไว้ในส่วนนี้จะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณสมัครและสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาในผู้สมัครเป็นหลัก ตำแหน่งงานโดยละเอียดมักจะรวมข้อมูลนี้ไว้ด้วย ดังนั้นคุณจึงต้องการปรับแต่งคำตอบของคุณตามแนวทางเหล่านั้น ในขณะที่ยังคงพูดอย่างตรงไปตรงมา

5. การปิดบัญชีที่เหมาะสม

สิ่งที่เหลืออยู่ตอนนี้คือยึดการลงจอดด้วยการปิดของคุณ สำหรับส่วนสุดท้ายนี้ คุณต้องการแสดงความเป็นมืออาชีพและย้ำความสนใจในตำแหน่งนี้อีกครั้ง ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องเชิญผู้อ่านให้ติดต่อคุณ ขอบคุณพวกเขาที่ตรวจทานใบสมัครของคุณ จากนั้นออกจากระบบดังนี้:

“ฉันหวังว่าจะได้หารือเกี่ยวกับโอกาสในการเข้าร่วมทีมของคุณ ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันผ่านทางอีเมล์ที่ [email protected]

ขอแสดงความนับถือ,

จอห์น โด”

การปิดจดหมายไม่จำเป็นต้องลากต่อไป การรวมวิธีที่เร็วที่สุดในการติดต่อคุณเป็นวิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับหากแอปพลิเคชันของคุณดึงดูดสายตาของผู้จัดการทันที นอกจากนั้น ให้พูดง่ายๆ และอย่าตื่นตระหนกในขณะที่คุณรอคำตอบ

สิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงเมื่อเขียนจดหมายสมัครงาน?

เราได้อ่าน "สิ่งที่ควรทำ" ของจดหมายปะหน้าแล้ว ดังนั้นเรามาใช้เวลาสองสามนาทีกับ "สิ่งที่ไม่ควรทำ" กัน ประการแรก พึงระลึกไว้เสมอว่าการเปิดงานในองค์กรเพียงตำแหน่งเดียวสามารถดึงดูดเรซูเม่ได้มากถึง 250 เรซูเม่ นั่นเป็นข้อมูลจำนวนมากสำหรับการว่าจ้างผู้จัดการในการจัดเรียง ซึ่งเป็นสาเหตุที่ประวัติย่อยาวเกินไปและจดหมายปะหน้ามักจะจบลงที่ด้านล่างสุดของกอง

เข้าใจได้ง่ายว่าทำไมคุณจึงอาจต้องการเขียนจดหมายปะหน้าแบบยาว สำหรับบางคน เป็นวิธีที่สมเหตุสมผลในการแสดงความสนใจในระดับสูง อย่างไรก็ตาม การใช้เวลานานเกินไปอาจส่งผลเสียต่อคุณในการเปิดรับงาน หน้าเดียวมีพื้นที่เหลือเฟือที่จะรวมสิ่งจำเป็นทั้งหมดที่เราระบุไว้ข้างต้น

สิ่งสำคัญคือต้องทราบด้วยว่าจดหมายปะหน้าของคุณไม่ใช่สถานที่ที่เหมาะสมในการออกอากาศอดีตสถานที่ทำงาน ในกรณีส่วนใหญ่ การพูดจาไม่ดีกับนายจ้างในอดีตเป็นการบอกผู้จัดการการจ้างงานที่คุณอาจท้าทายในการทำงานด้วย แม้ว่าการร้องเรียนทั้งหมดของคุณจะได้รับการรับประกัน แต่การแชร์ข้อร้องเรียนเหล่านี้แสดงถึงความไม่เป็นมืออาชีพในระดับสูง

สุดท้ายนี้ ใช้โอกาสนี้เพื่อบอกนายจ้างในอนาคตว่าคุณเป็นใคร การนำจดหมายปะหน้าเดิมกลับมาใช้ใหม่เป็นเรื่องง่ายสำหรับตำแหน่งงานว่างทุกครั้งที่คุณสมัคร แต่จะดีกว่ามากที่จะเขียนจดหมายใหม่สำหรับงานที่เป็นไปได้แต่ละงาน ผู้จัดการหลายคนจะมองเห็นได้จากเทมเพลตทั่วไป

นอกจากนี้ ให้ใช้คำพูดของคุณเอง หรืออาจพูดถึงงานอดิเรกหากคุณคิดว่ามันมีความเกี่ยวข้อง อย่าเป็นทางการเกินไป และทำสิ่งต่างๆ ในแง่บวก เป็นการปรับสมดุลที่ยากจะดึงออก แต่ถ้าคุณทำ มันสามารถเพิ่มโอกาสในการได้รับการว่าจ้างอย่างมาก

เทมเพลตจดหมายสมัครงานสำหรับนักพัฒนาเว็บและผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอื่นๆ

เราได้กล่าวถึงข้อมูลมากมายในโพสต์นี้ บางครั้ง แม้จะมีรายการสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในมือ แต่การดูตัวอย่างว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายของคุณควรมีหน้าตาเป็นอย่างไร ต่อไปนี้คือตัวอย่างจดหมายสมัครงานที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานด้านเทคโนโลยีในด้านต่างๆ ได้แก่:

• วิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์
• วิศวกรรมซอฟต์แวร์
• การพัฒนาเว็บ
• ออกแบบกราฟิก

หากคุณสังเกตอย่างใกล้ชิด คุณจะสังเกตเห็นว่าแต่ละเทมเพลตมีองค์ประกอบทั้งหมดที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ ถึงกระนั้นก็ตาม แต่ละอันก็มีเอกลักษณ์ ซึ่งแสดงให้คุณเห็นว่าแอปพลิเคชันของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นแบบทั่วไป ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแรงบันดาลใจสำหรับจดหมายปะหน้าฉบับต่อไปของคุณ แต่อย่าลืมทำให้เป็นของคุณเอง

บทสรุป

การตัดสินใจจ้างงานไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวเลขเสมอไป สถิติบอกเราว่าจดหมายปะหน้าส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจจ้างงานส่วนใหญ่ หากคุณประทับใจคนที่ใช่ คุณอาจข้ามผู้สมัครที่เหลือ

กุญแจสู่จดหมายปะหน้าที่ประสบความสำเร็จคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมสิ่งต่อไปนี้ทั้งหมด:

1. ข้อมูลติดต่อของคุณ
2. คำทักทายส่วนบุคคล
3. อะไรทำให้คุณมีคุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่งนี้
4. ทำไมคุณถึงสนใจงานนี้
5. การปิดที่เหมาะสม

คุณมีคำถามเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายปะหน้าที่สมบูรณ์แบบหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความโดย VectorKnight / shutterstock.com