Как правильно организовать встречу в стойке

Встречи являются спорной темой во многих компаниях и отраслях. Их часто считают необходимостью, но их также критикуют за то, что они часто являются упражнением, которое тратит впустую время и энергию. Это побудило многих искать лучший способ проведения встреч в своих компаниях.

В этом посте мы рассмотрим один метод, который становится все более популярным - встречи стоя. Мы объясним, что это такое и как дать им возможность проверить, работают ли они на ваш бизнес.

Давай поговорим!

Проблемы с традиционными корпоративными встречами

Практически каждый знает, как выглядит традиционное собрание в средней компании. От нескольких человек до десятков сотрудников собираются в конференц-зале и сидят за столом, делясь новостями и строя планы. Часто используются пончики или рогалики.

Если вы когда-нибудь были на одной из таких встреч, вы знаете, что они часто могут показаться пустой тратой времени. Во многих случаях это просто обязанность, а не необходимость, и в результате много разговоров практически не делается. Они также могут тянуться слишком долго, отнимая драгоценное время, которое можно было бы потратить на фактическую работу.

Есть соблазн внести предложение об отмене собраний (по иронии судьбы, на собрании). В некоторых компаниях, где сотрудники в основном работают независимо, это может сработать. Однако другим командам по-прежнему нужна возможность убедиться, что все находятся на одной странице.

Введение в Stand Up Meetings

Проблема для многих менеджеров заключается в следующем: как мне продолжать проводить собрания, но при этом максимизировать их эффективность, сводя к минимуму нарушение рабочего дня моей команды? Стоячие встречи - одно из возможных решений, которое многие компании начали изучать.

Идея стендовой встречи очень проста. Это идентично собраниям, которые мы описали ранее, за исключением того, что все участники остаются стоять. Все собираются в удобном месте для быстрой встречи, но люди остаются на ногах.

Философия, лежащая в основе стендап-митинга, также довольно проста. Дискомфорт от того, что вы стоите на одном месте, а не садитесь за стол или стол, предназначен для того, чтобы сотрудники не задерживались на собрании и не тратили на него больше времени, чем необходимо. Напротив, тот факт, что все остаются стоять, является напоминанием о том, что обсуждения должны быть краткими и по существу, и как можно быстрее завершить встречу.

Как выглядит стендап-встреча на практике

Как и любая простая концепция, стоячая встреча по-разному используется разными командами и компаниями. Хотя основная философия остается прежней, частота, расположение и форматы могут немного отличаться.

Когда дело доходит до частоты, многие компании выбирают ежедневные стоячие встречи. Это дает каждому возможность быстро проверять и делиться жизненно важной информацией на повседневной основе и полезно для команд, которые работают над проектами с высокой степенью сотрудничества. С другой стороны, более независимые команды и те, кто работает над долгосрочными проектами, часто могут прекрасно справиться с еженедельными стоячими встречами.

Что касается места проведения, встречи стоя можно проводить практически где угодно. Часто удобнее всего проводить их в специально отведенном конференц-зале. Тем не менее, если держать их в общем пространстве, каждый может присоединиться к ним и может быть отличным способом быстро связаться с базой в начале каждого рабочего дня.

Наконец, фуршетные встречи очень сильно различаются по формату. Тем не менее, в большинстве случаев они хорошо структурированы, поскольку это не позволяет людям задерживаться слишком долго или отклоняться от темы. Наиболее успешные реализации предполагают создание стандартной структуры с самого начала.

Например, каждый член команды может по очереди рассказывать о том, что они делали накануне, над чем они будут работать сегодня, и какие вопросы или проблемы у них есть, с которыми другие члены команды могут помочь. Короче говоря, стоячие встречи обычно включают в себя такую ​​«очередность», а не много разговоров взад и вперед.

Как провести успешную встречу (4 простых совета)

Лучший способ определить, работают ли стендовые встречи для вашего бизнеса, - это попробовать их. Вот четыре быстрых совета, которые помогут вам добиться максимальной эффективности ваших встреч, чтобы добиться наилучших результатов.

1. Определите свои цели

Как и почти все остальное в деловой сфере, ваши стендовые встречи будут более успешными, если у вас будут четкие цели. Вам нужно знать, чего вы хотите достичь на своих собраниях, чтобы вы могли задать правильный тон и определить их эффективность с течением времени.

Ваша основная цель может отличаться, но некоторые примеры включают:

• Информирование всех о прогрессе и / или деятельности каждого члена команды.
• Постановка целей и планов на ближайший день или неделю.
• Выявление вызовов и проблем, которые необходимо решить.

Поскольку стоячие встречи короткие, избегайте соблазна попытаться выполнить слишком много дел одновременно. Вместо этого сосредоточьтесь на одной или двух конкретных целях или подумайте о том, чтобы установить разное время встреч для конкретных целей.

2. Установите четкие ожидания с самого начала

После того, как вы поставите цели, вам нужно будет сообщить об ожиданиях своей команде. Каждый должен иметь четкое представление о том, как будут выглядеть стенд-ап встречи, чтобы свести к минимуму путаницу и упростить процесс.

Подумайте о том, чтобы провести первую встречу или разослать внутреннюю памятку с изложением ожиданий от встречи. Это может включать:

• Как долго продлятся встречи
• Где (и когда) они состоятся
• Что должен принести или подготовить каждый член команды
• Как будет проходить встреча
• Когда встреча закончится

Например, вы можете настроить продолжительность встреч в стойке от 10 до 15 минут. Каждый человек потратит от 30 до 60 секунд, отвечая на заданное количество вопросов или отвечая на конкретную подсказку, и встреча завершится, когда каждый человек заговорит.

Также важно сообщить о своих ожиданиях в отношении поведения. Вы можете дать понять, что эти встречи должны быть, например, профессиональными, и что следует избегать светских бесед и личных комментариев.

3. Дайте всем равный шанс высказаться.

Стоячие встречи могут стать отличным способом убедиться, что все чувствуют себя равноправными членами команды. Однако вы не можете этого сделать, если разговор монополизирован конкретными сотрудниками - что часто случается на собраниях с более традиционной структурой.

Поэтому, чтобы способствовать вовлечению и убедиться, что ваши встречи приносят правильные результаты, убедитесь, что у каждого есть время высказаться. Это означает:

• Установка временных ограничений на то, как долго каждый человек может говорить
• Не допускать перерывов - каждому члену команды нужно дождаться своей очереди
• Убедитесь, что у каждого есть возможность высказать свое мнение

Естественно, на вашем стоячем собрании могут быть выявлены вопросы, требующие более подробного рассмотрения. Эти разговоры могут происходить между соответствующими членами команды позже, в более непринужденной обстановке. Напротив, ваши стоячие встречи должны быть четко ориентированы на предоставление информации, которая актуальна и полезна для всех участников.

4. Используйте правильные инструменты для оптимизации ваших встреч

Технически говоря, стоячие встречи не требуют каких-либо специальных инструментов. Однако некоторые решения могут помочь упростить процесс и сохранить его целенаправленность.

Это особенно актуально, если ваши стендап-встречи проводятся удаленно, либо потому, что это имеет смысл для вашего бизнеса, либо из-за текущей глобальной пандемии. В этом случае вы можете изучить цифровые инструменты, которые помогут всем оставаться на одной странице, например:

• Asana: централизованная панель управления для управления крупными проектами и разделения их на отдельные задачи.
• ClickUp: платформа для совместной работы с инструментами для назначения задач, общения внутри команд, отслеживания целей и т. Д.
• Zoom: инструмент видеоконференцсвязи, который стал бесценным для многих предприятий в сегодняшних условиях.

Вы можете проводить собрания стоя с помощью видеоконференцсвязи, голоса, чата или любым другим способом. Даже если все не могут буквально находиться в одной комнате, помните об основной цели - коротких и быстрых встречах, нацеленных на обмен важной информацией.

Заключение

Если вас не устраивает то, как в настоящее время проводятся ваши собрания, но вы не можете позволить себе полностью отказаться от них, стоячие собрания могут стать отличным решением. Этот метод разработан, чтобы получить максимальную пользу от объединения всех вместе для обмена информацией, сводя к минимуму потерю времени и отвлекающих факторов.

Провести успешные стендап-встречи несложно - нужно лишь немного подготовиться. Напоминаем следующее:

1. Определите свои цели.
2. С самого начала устанавливайте четкие ожидания.
3. Дайте всем равные возможности высказаться.
4. Используйте правильные инструменты, чтобы упростить ваши встречи.

Вы пробовали проводить митинг стоя, и каков был ваш опыт? Поделитесь с нами в комментариях ниже!

Миниатюра статьи Бахтияр Зейн / shutterstock.com.