Cómo organizar una reunión de pie de la manera correcta

Las reuniones son un tema polémico en muchas empresas e industrias. A menudo visto como una necesidad, también se les critica por ser con frecuencia un ejercicio de pérdida de tiempo y energía. Esto ha llevado a muchos a buscar una mejor manera de realizar reuniones dentro de sus empresas.

En esta publicación, veremos una técnica que se está volviendo cada vez más popular: las reuniones de pie. Le explicaremos qué son y cómo probarlos para ver si funcionan para su negocio.

¡Hablemos!

Los problemas de las reuniones de empresa tradicionales

Casi todo el mundo sabe cómo es una reunión tradicional dentro de una empresa promedio. En cualquier lugar, desde varias personas hasta docenas de empleados, se reúnen en una sala de conferencias y se sientan alrededor de una mesa, compartiendo actualizaciones y haciendo planes. A menudo se trata de rosquillas o bagels.

Si alguna vez ha estado en una de estas reuniones, sabe que a menudo pueden parecer una pérdida de tiempo. En muchos casos, son simplemente una obligación más que una necesidad, y resultan en mucha conversación sin que se haga mucho. También pueden prolongarse durante demasiado tiempo, lo que requiere un tiempo valioso que podría dedicarse a trabajar realmente.

Existe la tentación de presentar una moción para abolir las reuniones (irónicamente, en una reunión). En algunas empresas, donde los empleados trabajan en gran medida de forma independiente, esto puede funcionar. Sin embargo, otros equipos aún necesitan la oportunidad de asegurarse de que todos estén en la misma página.

Introducción a las reuniones de pie

El problema para muchos gerentes es: ¿Cómo continúo llevando a cabo reuniones, pero maximizo su efectividad mientras minimizo sus interrupciones en la jornada laboral de mi equipo? Las reuniones de pie son una posible solución que muchas empresas han comenzado a explorar.

El concepto detrás de una reunión de pie es muy simple. Es idéntico a las reuniones que describimos anteriormente, excepto que todos los asistentes permanecen de pie. Todos se reúnen en un lugar conveniente para tener una reunión rápida, pero la gente se mantiene de pie.

La filosofía que impulsa la reunión de pie también es bastante sencilla. La incomodidad de pararse en un lugar, en lugar de sentarse en un escritorio o mesa, tiene como objetivo evitar que los empleados se demoren en la reunión y pasen más tiempo del necesario. En cambio, el hecho de que todos permanezcan de pie es un recordatorio para que las discusiones sean breves y directas, y para concluir la reunión lo más rápido posible.

Cómo se ve una reunión de pie en la práctica

Como cualquier concepto simple, los diferentes equipos y empresas utilizan la reunión de pie de diversas formas. Si bien la filosofía central sigue siendo la misma, la frecuencia, las ubicaciones y los formatos pueden variar bastante.

Cuando se trata de frecuencia, muchas empresas optan por reuniones diarias. Esto les da a todos la oportunidad de registrarse rápidamente y compartir información vital en el día a día, y es útil para equipos que trabajan en proyectos altamente colaborativos. Por otro lado, los equipos más independientes y aquellos que trabajan en proyectos a largo plazo a menudo pueden hacerlo bien con reuniones semanales de pie.

En cuanto a la ubicación, las reuniones de pie se pueden realizar prácticamente en cualquier lugar. A menudo es más conveniente mantenerlos en una sala de conferencias dedicada. Sin embargo, mantenerlos afuera en el espacio común permite que todos se unan y puede ser una excelente manera de comunicarse rápidamente al comienzo de cada día laboral.

Por último, las reuniones de pie varían mucho en formato. Aún así, en la mayoría de los casos están muy estructurados, ya que esto evita que las personas se sientan tentadas a demorarse demasiado o salirse del tema. Las implementaciones más exitosas implican establecer una estructura estándar desde el principio.

Por ejemplo, cada miembro del equipo puede turnarse para compartir lo que hizo el día anterior, en qué trabajará hoy y qué preguntas o problemas tienen con los que otros miembros del equipo pueden ayudar. Para mantener las cosas breves, las reuniones de pie por lo general implican este tipo de "tomar turnos", en lugar de muchas conversaciones de ida y vuelta.

Cómo llevar a cabo una reunión de pie con éxito (4 consejos rápidos)

La mejor manera de determinar si las reuniones de pie funcionan para su negocio es intentarlo. Para obtener los mejores resultados, aquí hay cuatro consejos rápidos que pueden ayudarlo a asegurarse de que sus reuniones sean lo más efectivas posible.

1. Determine sus metas

Como casi cualquier otra cosa en el ámbito empresarial, sus reuniones de pie serán más exitosas si tiene objetivos claros. Necesita saber lo que busca lograr a través de sus reuniones, para poder establecer el tono correcto y determinar su efectividad a lo largo del tiempo.

Su objetivo principal puede variar, pero algunos ejemplos incluyen:

• Mantener a todos actualizados sobre el progreso y / o actividades de cada miembro del equipo.
• Establecer metas y planes para el próximo día o semana.
• Identificar desafíos y problemas que deben resolverse.

Dado que las reuniones de pie son breves, evite la tentación de intentar lograr demasiadas cosas al mismo tiempo. En su lugar, concéntrese en uno o dos objetivos específicos, o considere establecer diferentes horarios de reunión para propósitos específicos.

2. Establezca expectativas claras desde el principio

Una vez que tenga sus objetivos establecidos, deberá comunicar las expectativas a su equipo. Todos deben tener una idea clara de cómo serán las reuniones de pie para minimizar la confusión y agilizar el proceso.

Considere tener una reunión inicial o enviar un memorando interno que describa las expectativas de la reunión de pie. Esto puede incluir:

• Cuánto tiempo durarán las reuniones
• Dónde (y cuándo) tendrán lugar
• Lo que se espera que traiga o prepare cada miembro del equipo
• Cómo se llevará a cabo la reunión
• Cuando terminará la reunión

Por ejemplo, puede configurar sus reuniones de pie para que duren de 10 a 15 minutos. Cada persona pasará de 30 a 60 segundos respondiendo una cantidad determinada de preguntas o respondiendo a un mensaje específico, y la reunión terminará cuando cada persona haya hablado.

También es importante comunicar sus expectativas en términos de conducta. Puede dejar en claro que estas reuniones deben ser profesionales, por ejemplo, y que deben evitarse las conversaciones triviales y los comentarios personales.

3. Brinde a todos la misma oportunidad de hablar

Las reuniones de pie pueden ser una excelente manera de asegurarse de que todos se sientan como una parte igual del equipo. Sin embargo, no puede hacer eso si empleados específicos monopolizan la conversación, algo que sucede con frecuencia en reuniones estructuradas de manera más tradicional.

Por lo tanto, para promover el compromiso y asegurarse de que sus reuniones fomenten los resultados correctos, asegúrese de que todos tengan su tiempo para hablar. Esto significa:

• Establecer límites de tiempo sobre cuánto tiempo puede hablar cada persona
• No permitir interrupciones: cada miembro del equipo debe esperar su turno
• Asegurarse de que todos tengan la oportunidad de expresar su opinión

Naturalmente, su reunión de pie puede identificar elementos que deben abordarse con más detalle. Esas conversaciones pueden tener lugar entre los miembros relevantes del equipo en una fecha posterior, en un entorno más relajado. Por el contrario, sus reuniones de pie deben centrarse claramente en proporcionar información que sea relevante y útil para todos los involucrados.

4. Utilice las herramientas adecuadas para optimizar sus reuniones

Técnicamente hablando, las reuniones de pie no requieren ninguna herramienta específica. Sin embargo, algunas soluciones pueden ayudar a agilizar el proceso y mantenerlo enfocado.

Esto es particularmente relevante si sus reuniones de pie se llevan a cabo de forma remota, ya sea porque tiene sentido para su negocio o debido a la pandemia global actual. En ese caso, es posible que desee buscar herramientas digitales que puedan ayudar a todos a permanecer en la misma página, como:

• Asana: un panel de control centralizado para administrar grandes proyectos y dividirlos en tareas individuales.
• ClickUp: una plataforma colaborativa con herramientas para asignar tareas, comunicarse dentro de los equipos, rastrear objetivos, etc.
• Zoom: una herramienta de videoconferencia que se ha vuelto invaluable para muchas empresas en el clima actual.

Puede realizar reuniones de pie a través de videoconferencia, voz, chat o casi cualquier otro método. Incluso si no todos pueden estar literalmente parados en la misma habitación, tenga en cuenta el objetivo principal: reuniones breves y rápidas centradas en compartir información vital.

Conclusión

Si no está satisfecho con la forma en que se llevan a cabo sus reuniones actualmente, pero no puede darse el lujo de deshacerse de ellas por completo, las reuniones de pie pueden ser una excelente solución. Esta técnica está diseñada para maximizar los beneficios de reunir a todos para compartir información, mientras se minimiza la pérdida de tiempo y las distracciones.

Llevar a cabo reuniones de pie con éxito no es difícil, solo requiere un poco de preparación. Como recordatorio, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

1. Determina tus metas.
2. Establezca expectativas claras desde el principio.
3. Dé a todos la misma oportunidad de hablar.
4. Utilice las herramientas adecuadas para optimizar sus reuniones.

¿Ha intentado organizar una reunión de pie y cómo fue su experiencia? ¡Comparte con nosotros en la sección de comentarios a continuación!

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