كيفية إجراء لقاء الوقوف بالطريقة الصحيحة

الاجتماعات موضوع مثير للجدل في العديد من الشركات والصناعات. غالبًا ما يُنظر إليهم على أنهم ضرورة ، ويتم انتقادهم أيضًا لكونهم في كثير من الأحيان تمرين في الوقت الضائع والطاقة. وقد أدى ذلك بالعديد إلى البحث عن طريقة أفضل لعقد الاجتماعات داخل شركاتهم.

في هذا المنشور ، سننظر في تقنية واحدة أصبحت شائعة بشكل متزايد - اجتماعات الوقوف. سنشرح ما هي عليه ، وكيفية منحهم محاولة لمعرفة ما إذا كانوا يعملون من أجل عملك.

لنتحدث!

المشاكل مع اجتماعات الشركة التقليدية

يعرف الجميع تقريبًا كيف يبدو الاجتماع التقليدي داخل الشركة العادية. يتجمع في أي مكان من عدة أشخاص إلى عشرات الموظفين في غرفة اجتماعات ويجلسون حول طاولة ويتبادلون التحديثات ويضعون الخطط. غالبًا ما يتم تضمين الكعك أو الكعك.

إذا كنت في أحد هذه الاجتماعات من قبل ، فأنت تعلم أنه يمكن أن تشعر في كثير من الأحيان بأنها مضيعة للوقت. في كثير من الحالات ، يكون الأمر مجرد التزام وليس ضرورة ، وينتج عنه الكثير من الحديث دون إنجاز الكثير في الواقع. يمكن أن تستمر لفترة طويلة أيضًا ، وتستغرق وقتًا ثمينًا يمكن أن يقضيه في العمل الفعلي.

هناك إغراء لتقديم اقتراح لإلغاء الاجتماعات (ومن المفارقات ، في اجتماع.) في بعض الشركات ، حيث يعمل الموظفون بشكل مستقل إلى حد كبير ، قد ينجح هذا. ومع ذلك ، لا تزال الفرق الأخرى بحاجة إلى الفرصة للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

مقدمة لاجتماعات الوقوف

المشكلة بالنسبة للعديد من المديرين هي: كيف يمكنني الاستمرار في عقد الاجتماعات ، مع زيادة فعاليتها إلى أقصى حد مع تقليل تعطيلها ليوم عمل فريقي؟ تعد اجتماعات الوقوف أحد الحلول المحتملة التي بدأت العديد من الشركات في استكشافها.

المفهوم الكامن وراء اجتماع الوقوف بسيط للغاية. إنها مطابقة للاجتماعات التي وصفناها سابقًا ، باستثناء أن جميع الحاضرين ما زالوا واقفين. يجتمع الجميع معًا في مكان مناسب لعقد اجتماع سريع ، لكن يظل الناس واقفين على أقدامهم.

الفلسفة التي تحرك اجتماع الوقوف هي أيضًا واضحة جدًا. إن الشعور بعدم الراحة من الوقوف في مكان واحد - بدلاً من الجلوس على مكتب أو طاولة - يهدف إلى منع الموظفين من البقاء في الاجتماع وقضاء المزيد من الوقت عليه أكثر مما هو ضروري. وبدلاً من ذلك ، فإن حقيقة أن الجميع لا يزالون صامدين هي بمثابة تذكير بإبقاء المناقشات قصيرة ومباشرة ، وختام الاجتماع في أسرع وقت ممكن.

كيف يبدو اجتماع الوقوف في الممارسة

مثل أي مفهوم بسيط ، يتم استخدام اجتماع الوقوف بطرق متنوعة من قبل فرق وشركات مختلفة. بينما تظل الفلسفة الأساسية كما هي ، يمكن أن يختلف التكرار والمواقع والأشكال قليلاً.

عندما يتعلق الأمر بالتردد ، تختار العديد من الشركات اجتماعات الوقوف اليومية. يمنح هذا الجميع فرصة لتسجيل الوصول بسرعة ومشاركة المعلومات الحيوية على أساس يومي ، وهو مفيد للفرق التي تعمل في مشاريع تعاونية للغاية. من ناحية أخرى ، يمكن للفرق الأكثر استقلالية وأولئك الذين يعملون في مشاريع طويلة الأجل أن يعملوا بشكل جيد مع اجتماعات الوقوف الأسبوعية بدلاً من ذلك.

بالنسبة إلى الموقع ، يمكن عقد اجتماعات الوقوف إلى حد كبير في أي مكان. غالبًا ما يكون من الأنسب الاحتفاظ بها في غرفة اجتماعات مخصصة. ومع ذلك ، فإن إبقائهم خارج المساحة المشتركة يمكّن الجميع من الانضمام إليها ، ويمكن أن يكون وسيلة ممتازة للتواصل بسرعة في بداية كل يوم عمل.

أخيرًا ، تختلف اجتماعات الوقوف على نطاق واسع في الشكل. ومع ذلك ، فهي منظمة للغاية في معظم الحالات ، لأن هذا يمنع الناس من الانغماس في البقاء لفترة طويلة أو الخروج عن الموضوع. تتضمن معظم التطبيقات الناجحة وضع هيكل قياسي من البداية.

على سبيل المثال ، قد يتناوب كل عضو في الفريق على مشاركة ما فعلوه في اليوم السابق ، وما الذي سيعملون عليه اليوم ، وما هي الأسئلة أو المشكلات التي لديهم والتي قد يتمكن أعضاء الفريق الآخرون من المساعدة فيها. لإبقاء الأمور قصيرة ، عادةً ما تتضمن اجتماعات الوقوف هذا النوع من "تبادل الأدوار" ، بدلاً من الكثير من المحادثات ذهابًا وإيابًا.

كيفية إجراء اجتماع الوقوف الناجح (4 نصائح سريعة)

أفضل طريقة لتحديد ما إذا كانت اجتماعات الوقوف تعمل لصالح عملك هي تجربتها. من أجل الحصول على أفضل النتائج ، إليك أربع نصائح سريعة يمكن أن تساعدك في التأكد من أن اجتماعاتك فعالة قدر الإمكان.

1. تحديد أهدافك

مثل أي شيء آخر تقريبًا في مجال الأعمال ، ستكون اجتماعاتك الواقفة أكثر نجاحًا إذا كان لديك أهداف واضحة. أنت بحاجة إلى معرفة ما تتطلع إلى تحقيقه من خلال اجتماعاتك ، حتى تتمكن من ضبط النغمة الصحيحة وتحديد فعاليتها بمرور الوقت.

قد يختلف هدفك الأساسي ، لكن بعض الأمثلة تشمل:

• إطلاع الجميع على تقدم كل عضو في الفريق و / أو أنشطته.
• تحديد الأهداف والخطط لليوم أو الأسبوع القادم.
• تحديد التحديات والمشاكل التي يجب حلها.

نظرًا لأن اجتماعات الوقوف قصيرة ، تجنب إغراء محاولة إنجاز الكثير من الأشياء في نفس الوقت. بدلاً من ذلك ، ركز على هدف أو هدفين محددين ، أو ضع في اعتبارك تحديد أوقات اجتماعات مختلفة لأغراض محددة.

2. تعيين توقعات واضحة من البداية

بمجرد وضع أهدافك في مكانها الصحيح ، ستحتاج إلى توصيل التوقعات لفريقك. يجب أن يكون لدى الجميع صورة واضحة لما ستبدو عليه اجتماعات الوقوف ، من أجل تقليل الارتباك وتبسيط العملية.

فكر في عقد اجتماع أولي أو إرسال مذكرة داخلية تحدد توقعات اجتماع الوقوف. قد يشمل ذلك:

• إلى متى ستستمر الاجتماعات
• أين (ومتى) ستحدث
• ما يتوقع من كل عضو في الفريق إحضاره أو تحضيره
• كيف سيتم عقد الاجتماع
• متى سينتهي الاجتماع

على سبيل المثال ، يمكنك ضبط اجتماعات الوقوف على أن تستمر من 10 إلى 15 دقيقة. سيقضي كل شخص من 30 إلى 60 ثانية للإجابة على عدد محدد من الأسئلة أو الرد على مطالبة محددة ، وينتهي الاجتماع عندما يتحدث كل شخص.

من المهم أيضًا إيصال توقعاتك من حيث السلوك. يمكنك أن توضح أن هذه الاجتماعات يجب أن تكون احترافية ، على سبيل المثال ، وأنه ينبغي تجنب الأحاديث الصغيرة والتعليقات الشخصية.

3. امنح الجميع فرصة متساوية في التحدث

يمكن أن تكون اجتماعات الوقوف طريقة ممتازة للتأكد من أن كل شخص يشعر بأنه جزء متساوٍ من الفريق. ومع ذلك ، لا يمكنك فعل ذلك إذا كان هناك موظفون معينون يحتكرون المحادثة - وهو أمر يحدث كثيرًا في الاجتماعات ذات التنظيم التقليدي.

لذلك ، لتعزيز المشاركة والتأكد من أن اجتماعاتك تشجع على النتائج الصحيحة ، تأكد من أن كل شخص لديه الوقت للتحدث. هذا يعنى:

• وضع حدود زمنية على المدة التي يمكن لكل شخص التحدث بها
• عدم السماح بالمقاطعات - يحتاج كل عضو في الفريق إلى انتظار دوره
• التأكد من حصول الجميع على فرصة لقول مقالهم

بطبيعة الحال ، قد يحدد اجتماع الوقوف الخاص بك العناصر التي تحتاج إلى معالجة بمزيد من التفصيل. يمكن أن تتم هذه المحادثات بين أعضاء الفريق المعنيين في وقت لاحق ، في مكان أكثر استرخاءً. في المقابل ، يجب أن تركز اجتماعات الوقوف بشكل واضح على توفير المعلومات ذات الصلة والمفيدة لجميع المعنيين.

4. استخدم الأدوات المناسبة لتبسيط اجتماعاتك

من الناحية الفنية ، لا تتطلب اجتماعات الوقوف أي أدوات محددة. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد بعض الحلول في تبسيط العملية والحفاظ على تركيزها.

هذا مهم بشكل خاص إذا كانت اجتماعات الوقوف الخاصة بك تُجرى عن بُعد ، إما لأنها منطقية لعملك أو بسبب الوباء العالمي الحالي. في هذه الحالة ، قد ترغب في النظر في الأدوات الرقمية التي يمكن أن تساعد الجميع في البقاء على نفس الصفحة ، مثل:

• Asana: لوحة تحكم مركزية لإدارة المشاريع الكبيرة وتقسيمها إلى مهام فردية.
• ClickUp: نظام أساسي تعاوني مع أدوات لتعيين المهام ، والتواصل داخل الفرق ، وتتبع الأهداف ، وما إلى ذلك.
• Zoom: أداة لعقد المؤتمرات عبر الفيديو أصبحت لا تقدر بثمن للعديد من الشركات في مناخ اليوم.

يمكنك إجراء اجتماعات الوقوف عبر مؤتمرات الفيديو أو الصوت أو الدردشة أو أي طريقة أخرى. حتى إذا لم يكن بإمكان الجميع الوقوف في نفس الغرفة فعليًا ، فضع الهدف الأساسي في الاعتبار - الاجتماعات القصيرة والسريعة التي تركز على مشاركة المعلومات الحيوية.

استنتاج

إذا لم تكن راضيًا عن كيفية إجراء اجتماعاتك حاليًا ، ولكن لا يمكنك التخلص منها تمامًا ، يمكن أن تكون اجتماعات الوقوف حلاً ممتازًا. تم تصميم هذه التقنية لتعظيم فوائد جمع الجميع معًا لمشاركة المعلومات ، مع تقليل إضاعة الوقت وإلهاءاتهم.

إن إجراء اجتماعات الوقوف الناجحة ليس بالأمر الصعب - إنه يتطلب القليل من التحضير. للتذكير ، إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار:

1. حدد أهدافك.
2. ضع توقعات واضحة من البداية.
3. امنح الجميع فرصة متساوية للتحدث.
4. استخدم الأدوات المناسبة لتبسيط اجتماعاتك.

هل حاولت إدارة اجتماع الوقوف ، وكيف كانت تجربتك؟ شارك معنا في قسم التعليقات أدناه!

المادة المصغرة الصورة بختيار زين / shutterstock.com.