Cum să organizezi o întâlnire stand up în modul corect

Întâlnirile sunt un subiect controversat în multe companii și industrii. Adesea privite ca o necesitate, sunt, de asemenea, criticate pentru că sunt frecvent un exercițiu de timp și energie irosite. Acest lucru i-a determinat pe mulți să caute o modalitate mai bună de a desfășura întâlniri în cadrul companiilor lor.

În această postare, vom analiza o tehnică care a devenit din ce în ce mai populară - întâlnirile în picioare. Vă vom explica ce sunt și cum să le încercați pentru a vedea dacă funcționează pentru afacerea dvs.

Hai să vorbim!

Problemele întâlnirilor tradiționale ale companiei

Aproape toată lumea știe cum arată o întâlnire tradițională în cadrul companiei obișnuite. Oriunde, de la mai mulți oameni la zeci de angajați, se adună într-o sală de conferințe și se așează în jurul unei mese, împărtășind actualizări și făcând planuri. Gogoșele sau covrigi sunt adesea implicați.

Dacă ați fost vreodată la una dintre aceste întâlniri, știți că adesea se pot simți ca o pierdere de timp. În multe cazuri, ele sunt pur și simplu o obligație, mai degrabă decât o necesitate, și duc la multe discuții, fără să se facă prea multe. De asemenea, pot trage prea mult timp, ocupând un timp prețios care ar putea fi cheltuit pentru a lucra efectiv.

Există tentația de a prezenta o moțiune pentru abolirea ședințelor (în mod ironic, la o ședință.) În unele companii, unde angajații lucrează în mare măsură independent, acest lucru poate funcționa. Cu toate acestea, alte echipe au încă nevoie de ocazia de a se asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină.

O introducere la întâlnirile în picioare

Problema pentru mulți manageri este: Cum pot continua să organizez ședințe, dar să maximizez eficacitatea acestora, reducând în același timp întreruperile acestora în ziua de lucru a echipei mele? Întâlnirile în picioare sunt o soluție potențială pe care multe companii au început să o exploreze.

Conceptul din spatele unei întâlniri stand up este foarte simplu. Este identic cu întâlnirile pe care le-am descris anterior, cu excepția faptului că toți participanții rămân în picioare. Toată lumea se adună într-o locație convenabilă pentru a avea o întâlnire rapidă, dar oamenii rămân în picioare.

Filozofia care conduce ședința stand up este, de asemenea, destul de simplă. Disconfortul de a sta într-un singur loc - mai degrabă decât să stai așezat la un birou sau la masă - este menit să împiedice angajații să stăruiască peste întâlnire și să petreacă mai mult timp pe ea decât este necesar. În schimb, faptul că toată lumea rămâne în picioare este un memento pentru a menține discuțiile scurte și la obiect și pentru a încheia întâlnirea cât mai repede posibil.

Cum arată o întâlnire stand up în practică

La fel ca orice concept simplu, întâlnirea stand up este utilizată în diferite moduri de diferite echipe și companii. În timp ce filozofia de bază rămâne aceeași, frecvența, locațiile și formatele pot varia destul de mult.

Când vine vorba de frecvență, multe companii optează pentru întâlniri zilnice de stand up. Acest lucru oferă tuturor șansa de a face check-in rapid și de a partaja informații vitale de zi cu zi și este util pentru echipele care lucrează la proiecte de înaltă colaborare. Pe de altă parte, mai multe echipe independente și cei care lucrează la proiecte pe termen lung se pot descurca adesea bine cu întâlnirile săptămânale de stand up.

În ceea ce privește locația, ședințele de stand up pot avea loc aproape oriunde. Este adesea cel mai convenabil să le țineți într-o sală de conferințe dedicată. Cu toate acestea, păstrarea lor în spațiul comun permite tuturor să se alăture și poate fi o modalitate excelentă de a atinge rapid baza la începutul fiecărei zile de lucru.

În cele din urmă, întâlnirile în picioare variază cel mai mult în format. Totuși, în majoritatea cazurilor acestea sunt foarte structurate, deoarece acest lucru împiedică oamenii să fie tentați să rămână prea mult timp sau să renunțe la subiect. Cele mai multe implementări de succes implică stabilirea unei structuri standard de la început.

De exemplu, fiecare membru al echipei ar putea, pe rând, să împărtășească ceea ce a făcut cu o zi înainte, la ce va lucra astăzi și la ce întrebări sau probleme pe care le pot ajuta ceilalți membri ai echipei. Pentru a menține lucrurile scurte, întâlnirile în picioare implică de obicei acest tip de „luare de întoarcere”, mai degrabă decât o mulțime de conversații înainte și înapoi.

Cum să desfășurați o întâlnire de succes (4 sfaturi rapide)

Cel mai bun mod de a stabili dacă întâlnirile stand up funcționează pentru afacerea dvs. este să le încercați. Pentru a obține cele mai bune rezultate, iată patru sfaturi rapide care vă pot ajuta să vă asigurați că întâlnirile dvs. sunt cât mai eficiente posibil.

1. Determinați-vă obiectivele

Ca aproape orice altceva din domeniul afacerilor, întâlnirile dvs. de stand up vor avea mai mult succes dacă aveți obiective clare. Trebuie să știți ce doriți să realizați prin întâlnirile dvs., astfel încât să puteți seta tonul potrivit și să determinați eficacitatea acestora în timp.

Obiectivul dvs. principal poate varia, dar unele exemple includ:

• Ținerea tuturor la curent cu privire la progresul și / sau activitățile fiecărui membru al echipei.
• Stabilirea obiectivelor și planurilor pentru ziua sau săptămâna următoare.
• Identificarea provocărilor și problemelor care trebuie rezolvate.

Deoarece ședințele de stand-up sunt scurte, evitați tentația de a încerca și realiza prea multe lucruri în același timp. În schimb, concentrați-vă pe unul sau două obiective specifice sau luați în considerare stabilirea unor momente de întâlnire diferite în scopuri specifice.

2. Setați Clear Expectations încă de la început

Odată ce îți vei atinge obiectivele, va trebui să comunici echipei tale așteptările. Toată lumea ar trebui să aibă o imagine clară despre cum vor arăta ședințele de stand up, pentru a minimiza confuzia și a eficientiza procesul.

Luați în considerare organizarea unei întâlniri inițiale sau trimiterea unei note interne care să prezinte așteptările întâlnirii de stand up. Aceasta poate include:

• Cât vor dura întâlnirile
• Unde (și când) vor avea loc
• Ce se așteaptă să aducă sau să pregătească fiecare membru al echipei
• Cum se va desfășura ședința
• Când se va încheia întâlnirea

De exemplu, puteți seta întâlnirile dvs. stand up să dureze între 10 și 15 minute. Fiecare persoană va petrece 30 până la 60 de secunde răspunzând la un anumit număr de întrebări sau răspunzând la un anumit prompt, iar întâlnirea se va încheia când fiecare persoană a vorbit.

De asemenea, este important să vă comunicați așteptările în ceea ce privește conduita. Puteți clarifica faptul că aceste întâlniri ar trebui să fie profesionale, de exemplu, și că vorbiile mici și comentariile personale ar trebui evitate.

3. Oferă tuturor o șansă egală de a vorbi

Întâlnirile în picioare pot fi o modalitate excelentă de a vă asigura că toată lumea se simte ca o parte egală a echipei. Cu toate acestea, nu puteți face asta dacă anumiți angajați monopolizează conversația - lucru care se întâmplă frecvent în întâlnirile mai structurate în mod tradițional.

Prin urmare, pentru a promova angajamentul și pentru a vă asigura că întâlnirile dvs. încurajează rezultatele corecte, asigurați-vă că toată lumea are timp să vorbească. Acest lucru înseamnă:

• Stabilirea unor limite de timp cât poate vorbi fiecare persoană
• Nu permite întreruperi - fiecare membru al echipei trebuie să aștepte rândul său
• Asigurându-vă că toată lumea are ocazia să-și spună piesa

Bineînțeles, întâlnirea dvs. de stand up poate identifica elementele care trebuie abordate mai detaliat. Aceste conversații pot avea loc între membrii echipei relevante la o dată ulterioară, într-un cadru mai relaxat. În schimb, întâlnirile dvs. de stand up ar trebui să fie concentrate în mod clar pe furnizarea de informații relevante și utile tuturor celor implicați.

4. Utilizați instrumentele potrivite pentru a vă simplifica întâlnirile

Din punct de vedere tehnic, ședințele de stand-up nu necesită instrumente specifice. Cu toate acestea, unele soluții pot ajuta la eficientizarea procesului și menținerea acestuia concentrată.

Acest lucru este deosebit de relevant dacă întâlnirile dvs. de stand up se desfășoară de la distanță, fie pentru că are sens pentru afacerea dvs., fie din cauza pandemiei globale actuale. În acest caz, vă recomandăm să căutați instrumente digitale care pot ajuta pe toată lumea să rămână pe aceeași pagină, cum ar fi:

• Asana: un tablou de bord centralizat pentru gestionarea proiectelor mari și descompunerea lor în sarcini individuale.
• ClickUp: o platformă de colaborare cu instrumente pentru atribuirea sarcinilor, comunicarea în cadrul echipelor, urmărirea obiectivelor și așa mai departe.
• Zoom: Un instrument de videoconferință care a devenit de neprețuit pentru multe companii din climatul actual.

Puteți organiza întâlniri stand-up prin videoconferință, voce, chat sau aproape orice altă metodă. Chiar dacă toată lumea nu poate sta literalmente în aceeași cameră, ține cont de obiectivul principal - întâlniri scurte și rapide concentrate pe schimbul de informații vitale.

Concluzie

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care se desfășoară în prezent întâlnirile dvs., dar nu vă puteți permite să le renunțați complet, întâlnirile în picioare pot fi o soluție excelentă. Această tehnică este concepută pentru a maximiza beneficiile reunirii tuturor pentru a împărtăși informații, reducând în același timp pierderea de timp și distragerea atenției.

Desfășurarea reuniunilor de succes nu este greu - este nevoie doar de puțină pregătire. Pentru a vă reaminti, iată câteva lucruri de reținut:

1. Determinați-vă obiectivele.
2. Stabiliți-vă așteptări clare de la bun început.
3. Oferă tuturor șanse egale de a vorbi.
4. Folosiți instrumentele potrivite pentru a vă simplifica întâlnirile.

Ați încercat să organizați o întâlnire stand up și cum a fost experiența dvs.? Distribuiți cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos!

Articol Miniatură articol Bakhtiar Zein / shutterstock.com.