Como fazer um stand up encontrando da maneira certa

As reuniões são um tópico controverso em muitas empresas e setores. Freqüentemente vistos como uma necessidade, eles também são criticados por serem frequentemente um exercício de perda de tempo e energia. Isso tem levado muitos a buscar a melhor maneira de conduzir reuniões dentro de suas empresas.

Neste post, veremos uma técnica que está se tornando cada vez mais popular - reuniões em pé. Explicaremos o que são e como experimentá-los para ver se funcionam para o seu negócio.

Vamos conversar!

Os problemas com reuniões tradicionais da empresa

Quase todo mundo sabe como é uma reunião tradicional dentro de uma empresa média. Em qualquer lugar, de várias pessoas a dezenas de funcionários se reúnem em uma sala de conferências e sentam-se ao redor de uma mesa, compartilhando atualizações e fazendo planos. Donuts ou bagels costumam estar envolvidos.

Se você já esteve em uma dessas reuniões, sabe que muitas vezes pode parecer uma perda de tempo. Em muitos casos, eles são simplesmente uma obrigação, em vez de uma necessidade, e resultam em muita conversa sem muito realmente ser feito. Eles também podem se arrastar por muito tempo, ocupando um tempo valioso que poderia ser gasto no trabalho real.

Há uma tentação de apresentar uma moção para abolir as reuniões (ironicamente, em uma reunião). Em algumas empresas, onde os funcionários trabalham de forma independente, isso pode funcionar. No entanto, outras equipes ainda precisam da oportunidade de se certificar de que todos estão na mesma página.

Uma introdução às reuniões em pé

O problema para muitos gerentes é: Como continuo a conduzir reuniões, mas maximizo sua eficácia e, ao mesmo tempo, minimizo sua interrupção no dia de trabalho da minha equipe? As reuniões em pé são uma solução potencial que muitas empresas começaram a explorar.

O conceito por trás de uma reunião stand up é muito simples. É idêntico às reuniões que descrevemos anteriormente, exceto que todos os participantes permanecem em pé. Todos se reúnem em um local conveniente para uma reunião rápida, mas as pessoas ficam de pé.

A filosofia que orienta a reunião em pé também é bastante direta. O desconforto de ficar em pé em um lugar - em vez de sentar em uma escrivaninha ou mesa - tem o objetivo de evitar que os funcionários se demorem na reunião e gastem mais tempo nela do que o necessário. Em vez disso, o fato de todos permanecerem de pé é um lembrete para manter as discussões curtas e diretas e para encerrar a reunião o mais rápido possível.

Como é uma reunião em pé na prática

Como qualquer conceito simples, a reunião em pé é usada de várias maneiras por diferentes equipes e empresas. Embora a filosofia central permaneça a mesma, a frequência, os locais e os formatos podem variar um pouco.

Quando se trata de frequência, muitas empresas optam por reuniões diárias em pé. Isso dá a todos a chance de verificar e compartilhar rapidamente informações vitais no dia a dia e é útil para equipes que trabalham em projetos altamente colaborativos. Por outro lado, equipes mais independentes e aqueles que trabalham em projetos de longo prazo podem muitas vezes se dar bem com reuniões semanais em pé.

Quanto ao local, as reuniões em pé podem ser realizadas em praticamente qualquer lugar. Geralmente, é mais conveniente mantê-los em uma sala de conferências dedicada. No entanto, mantê-los no espaço comum permite que todos participem e pode ser uma excelente forma de entrar em contato rapidamente no início de cada dia de trabalho.

Finalmente, as reuniões em pé variam amplamente em formato. Ainda assim, na maioria dos casos, eles são altamente estruturados, uma vez que isso evita que as pessoas sejam tentadas a demorar muito ou sair do tópico. A maioria das implementações bem-sucedidas envolve a definição de uma estrutura padrão desde o início.

Por exemplo, cada membro da equipe pode se revezar compartilhando o que fez no dia anterior, no que trabalhará hoje e quais dúvidas ou problemas eles têm que outros membros da equipe podem ajudar. Para manter as coisas curtas, as reuniões em pé geralmente envolvem esse tipo de 'troca de turnos', em vez de muitas conversas.

Como conduzir uma reunião Stand Up com sucesso (4 dicas rápidas)

A melhor maneira de determinar se as reuniões stand up funcionam para sua empresa é experimentá-las. Para obter os melhores resultados, aqui estão quatro dicas rápidas que podem ajudá-lo a garantir que suas reuniões sejam o mais eficazes possível.

1. Determine seus objetivos

Como quase tudo no mundo dos negócios, suas reuniões em pé terão mais sucesso se você tiver objetivos claros. Você precisa saber o que pretende realizar por meio de suas reuniões, para que possa definir o tom certo e determinar sua eficácia ao longo do tempo.

Seu objetivo principal pode variar, mas alguns exemplos incluem:

• Manter todos atualizados sobre o progresso e / ou atividades de cada membro da equipe.
• Definir metas e planos para o próximo dia ou semana.
• Identificar desafios e problemas que precisam ser resolvidos.

Visto que as reuniões em pé são curtas, evite a tentação de tentar realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Em vez disso, concentre-se em um ou dois objetivos específicos ou considere a possibilidade de estabelecer horários de reunião diferentes para fins específicos.

2. Defina expectativas claras desde o início

Depois de definir suas metas, você precisará comunicar as expectativas à sua equipe. Todos devem ter uma visão clara de como serão as reuniões stand up, a fim de minimizar a confusão e agilizar o processo.

Considere fazer uma reunião inicial ou enviar um memorando interno descrevendo as expectativas da reunião stand up. Isso pode incluir:

• Quanto tempo as reuniões vão durar
• Onde (e quando) eles acontecerão
• O que cada membro da equipe deve trazer ou preparar
• Como a reunião será conduzida
• Quando a reunião vai acabar

Por exemplo, você pode definir suas reuniões em pé para durar de 10 a 15 minutos. Cada pessoa passará de 30 a 60 segundos respondendo a um determinado número de perguntas ou a um prompt específico, e a reunião terminará quando cada pessoa tiver falado.

Também é importante comunicar suas expectativas em termos de conduta. Você pode deixar claro que essas reuniões devem ser profissionais, por exemplo, e que conversa fiada e comentários pessoais devem ser evitados.

3. Dê a todos uma chance igual de falar

As reuniões em pé podem ser uma excelente maneira de garantir que todos se sintam parte igual da equipe. No entanto, você não pode fazer isso se funcionários específicos estiverem monopolizando a conversa - algo que freqüentemente acontece em reuniões estruturadas mais tradicionalmente.

Portanto, para promover o engajamento e garantir que suas reuniões incentivem os resultados corretos, certifique-se de que todos tenham tempo para falar. Isso significa:

• Definir limites de tempo para cada pessoa falar
• Não permitindo interrupções - cada membro da equipe precisa aguardar sua vez
• Garantindo que todos tenham a oportunidade de dizer o que querem

Naturalmente, sua reunião em pé pode identificar itens que precisam ser tratados com mais detalhes. Essas conversas podem ocorrer entre os membros relevantes da equipe em uma data posterior, em um ambiente mais descontraído. Em contraste, suas reuniões em pé devem ser claramente focadas em fornecer informações que sejam relevantes e úteis para todos os envolvidos.

4. Use as ferramentas certas para agilizar suas reuniões

Tecnicamente falando, as reuniões em pé não requerem nenhuma ferramenta específica. No entanto, algumas soluções podem ajudar a agilizar o processo e mantê-lo focado.

Isso é particularmente relevante se suas reuniões stand up forem conduzidas remotamente, seja porque faz sentido para o seu negócio ou devido à atual pandemia global. Nesse caso, você pode querer pesquisar ferramentas digitais que podem ajudar todos a permanecer na mesma página, como:

• Asana: um painel centralizado para gerenciar grandes projetos e dividi-los em tarefas individuais.
• ClickUp: uma plataforma colaborativa com ferramentas para atribuição de tarefas, comunicação dentro das equipes, rastreamento de metas e assim por diante.
• Zoom: uma ferramenta de videoconferência que se tornou inestimável para muitas empresas no clima atual.

Você pode conduzir reuniões em pé por meio de videoconferência, voz, chat ou qualquer outro método. Mesmo que todos não possam estar literalmente na mesma sala, mantenha o objetivo principal em mente - reuniões curtas e rápidas com foco no compartilhamento de informações vitais.

Conclusão

Se você não está satisfeito com a forma como suas reuniões são conduzidas atualmente, mas não pode se dar ao luxo de abandoná-las completamente, as reuniões em pé podem ser uma excelente solução. Essa técnica foi projetada para maximizar os benefícios de reunir todos para compartilhar informações, enquanto minimiza o desperdício de tempo e distrações.

Conduzir reuniões em pé bem-sucedidas não é difícil - requer apenas um pouco de preparação. Como um lembrete, aqui estão alguns pontos a serem considerados:

1. Determine seus objetivos.
2. Defina expectativas claras desde o início.
3. Dê a todos a mesma chance de falar.
4. Use as ferramentas certas para agilizar suas reuniões.

Você já tentou fazer uma reunião stand up e como foi sua experiência? Compartilhe conosco na seção de comentários abaixo!

Imagem em miniatura do artigo Bakhtiar Zein / shutterstock.com.