如何以正確的方式舉辦站立會議

在許多企業和行業中，會議是一個有爭議的話題。 它們通常被視為必需品，但也因經常浪費時間和精力而受到批評。 這促使許多人尋找更好的方式在公司內部召開會議。

在這篇文章中，我們將研究一種越來越流行的技術——站立會議。 我們將解釋它們是什麼，以及如何嘗試使用它們，看看它們是否適合您的企業。

讓我們談談！

傳統公司會議的問題

幾乎每個人都知道普通公司內部的傳統會議是什麼樣的。 從幾個人到幾十個員工的任何地方都聚集在一個會議室裡，圍坐在一張桌子旁，分享最新消息並製定計劃。 通常涉及甜甜圈或百吉餅。

如果您曾經參加過這些會議之一，您就會知道它們通常會讓人覺得是在浪費時間。 在許多情況下，它們只是一種義務而不是必需品，並導致大量談論而實際上沒有做多少。 他們也可能拖延太久，佔用可用於實際工作的寶貴時間。

人們很容易提出取消會議的動議（具有諷刺意味的是，在會議上）。在一些員工主要獨立工作的公司中，這可能會奏效。 但是，其他團隊仍然需要機會確保每個人都在同一頁面上。

站立會議簡介

許多經理面臨的問題是：我如何繼續召開會議，同時最大限度地提高會議效率，同時最大限度地減少對團隊工作日的干擾？ 站立會議是許多公司已經開始探索的一種潛在解決方案。

站立會議背後的概念非常簡單。 它與我們之前描述的會議相同，只是所有與會者都保持站立。 每個人都聚集在一個方便的地方，以便快速開會，但人們仍然保持站立。

推動站立會議的理念也非常簡單。 站在一個地方的不適——而不是坐在辦公桌或桌子旁——是為了防止員工在會議上逗留，並在會議上花費不必要的時間。 相反，每個人都保持站立這一事實提醒我們保持討論簡短，切題，並儘快結束會議。

站立會議在實踐中的樣子

像任何簡單的概念一樣，站立會議被不同的團隊和公司以多種方式使用。 雖然核心理念保持不變，但頻率、位置和格式可能會有很大差異。

在頻率方面，許多企業選擇每日站立會議。 這使每個人都有機會在日常工作中快速簽入和共享重要信息，這對於從事高度協作項目的團隊很有用。 另一方面，更獨立的團隊和那些從事長期項目的團隊通常可以通過每週站立會議來代替。

至於地點，站立會議幾乎可以在任何地方舉行。 將它們放在專用的會議室中通常是最方便的。 但是，將它們放在公共空間之外可以讓每個人都加入進來，並且可以成為在每個工作日開始時快速接觸基地的絕佳方式。

最後，站立會議的形式差異最大。 儘管如此，在大多數情況下，它們都是高度結構化的，因為這可以防止人們停留太久或偏離主題。 大多數成功的實施都涉及從一開始就設置標準結構。

例如，每個團隊成員可能會輪流分享他們前一天做了什麼，他們今天要做什麼，以及他們有哪些其他團隊成員可以幫助解決的問題或問題。 簡而言之，站立會議通常涉及這種“輪流”，而不是大量的來回對話。

如何召開成功的站立會議（4 個快速提示）

確定站立會議是否適合您的企業的最佳方法是嘗試一下。 為了獲得最佳結果，這裡有四個快速提示，可以幫助您確保會議盡可能有效。

1. 確定你的目標

與商業領域的幾乎任何其他事情一樣，如果您有明確的目標，那麼您的站立會議將更加成功。 您需要知道您希望通過會議完成什麼，以便您可以設定正確的基調並隨著時間的推移確定它們的有效性。

您的主要目標可能會有所不同，但一些示例包括：

• 讓每個人都了解每個團隊成員的進度和/或活動。
• 為接下來的一天或一周設定目標和計劃。
• 確定需要解決的挑戰和問題。

由於站立會議時間很短，請避免嘗試同時完成太多事情的誘惑。 相反，專注於一兩個特定目標，或考慮為特定目的設置不同的會議時間。

2. 從一開始就設定明確的期望

一旦確定了目標，您就需要向您的團隊傳達期望。 每個人都應該清楚地了解站立會議的樣子，以最大程度地減少混亂並簡化流程。

考慮召開初次會議或發送內部備忘錄，概述站立會議的期望。 這可能包括：

• 會議將持續多久
• 它們將在何處（以及何時）發生
• 每個團隊成員應該帶來或準備的東西
• 會議將如何進行
• 會議何時結束

例如，您可以將站立會議設置為持續 10 到 15 分鐘。 每個人將用 30 到 60 秒回答一定數量的問題或回應特定提示，並在每個人發言後結束會議。

在行為方面傳達您的期望也很重要。 例如，您可以明確說明這些會議應該是專業的，並且應該避免閒聊和個人評論。

3. 給每個人平等的發言機會

站立會議是確保每個人都感覺自己是團隊中平等一部分的絕佳方式。 但是，如果特定員工壟斷了對話，您就不能這樣做——這在更傳統的結構化會議中經常發生。

因此，為了促進參與並確保您的會議取得正確的結果，請確保每個人都有發言的時間。 這意味著：

• 設置每個人可以發言多長時間的時間限制
• 不允許打擾——每個團隊成員都需要等待輪到他們
• 確保每個人都有機會發表自己的看法

自然地，您的站立會議可能會確定需要更詳細解決的項目。 這些對話可以在稍後在更輕鬆的環境中在相關團隊成員之間進行。 相比之下，您的站立會議應明確側重於提供對每個參與者都相關且有用的信息。

4. 使用正確的工具來簡化您的會議

從技術上講，站立會議不需要任何特定工具。 但是，一些解決方案可以幫助簡化流程並使其保持專注。

如果您的站立會議是遠程舉行的，這尤其重要，因為這對您的業務有意義或由於當前的全球大流行。 在這種情況下，您可能需要研究可以幫助每個人都保持在同一頁面上的數字工具，例如：

• Asana：用於管理大型項目並將其分解為單個任務的集中式儀表板。
• ClickUp：一個協作平台，帶有用於分配任務、團隊內部溝通、跟踪目標等的工具。
• Zoom：一種視頻會議工具，在當今的環境中對許多企業來說都是無價之寶。

您可以通過視頻會議、語音、聊天或任何其他方式召開站立會議。 即使每個人都不能真正站在同一個房間裡，也要牢記核心目標——專注於共享重要信息的簡短而快速的會議。

結論

如果您對目前的會議方式不滿意，但又無法完全放棄會議，站立會議可能是一個很好的解決方案。 這種技術旨在最大限度地提高讓每個人聚在一起共享信息的好處，同時最大限度地減少時間浪費和分心。

成功舉辦站立會議並不難——只需要一點準備。 提醒一下，這裡有幾件事情要記住：

1. 確定你的目標。
2. 從一開始就設定明確的期望。
3. 給每個人平等的發言機會。
4. 使用正確的工具來簡化您的會議。

你有沒有試過舉辦站立會議，你的經歷是怎樣的？ 在下面的評論部分與我們分享！

文章縮略圖圖像 Bakhtiar Zein / shutterstock.com。