วิธีการเรียกประชุมอย่างถูกวิธี

การประชุมเป็นหัวข้อที่ถกเถียงกันในหลายธุรกิจและอุตสาหกรรม มักถูกมองว่าเป็นสิ่งจำเป็น พวกเขายังถูกวิพากษ์วิจารณ์ว่าบ่อยครั้งเป็นการออกกำลังกายโดยเสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ สิ่งนี้ทำให้หลายคนค้นหาวิธีที่ดีกว่าในการจัดประชุมภายในบริษัทของตน

ในโพสต์นี้ เราจะมาดูเทคนิคหนึ่งที่กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น นั่นคือ การประชุมแบบยืน เราจะอธิบายว่ามันคืออะไรและจะลองดูว่าพวกเขาทำงานให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไร

มาคุยกันเถอะ!

ปัญหาในการประชุมบริษัทแบบเดิมๆ

เกือบทุกคนรู้ดีว่าการประชุมแบบเดิมๆ ภายในบริษัททั่วไปเป็นอย่างไร ทุกที่ตั้งแต่คนหลายคนไปจนถึงพนักงานหลายสิบคนมารวมตัวกันในห้องประชุมและนั่งรอบโต๊ะ แบ่งปันข้อมูลอัปเดตและวางแผน มักเกี่ยวข้องกับโดนัทหรือเบเกิล

หากคุณเคยเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ คุณจะรู้ว่าพวกเขามักจะรู้สึกเสียเวลา ในหลายกรณี สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงภาระหน้าที่มากกว่าความจำเป็น และส่งผลให้มีการพูดคุยกันเป็นจำนวนมากโดยที่ยังไม่ได้ทำอะไรมาก พวกเขาสามารถลากยาวเกินไปเช่นกัน ใช้เวลาอันมีค่าในการทำงานจริง

มีสิ่งล่อใจที่จะเสนอญัตติยกเลิกการประชุม (ที่แดกดันในการประชุม) ในบางบริษัท ซึ่งพนักงานส่วนใหญ่ทำงานโดยอิสระ สิ่งนี้อาจได้ผล อย่างไรก็ตาม ทีมอื่นๆ ยังคงต้องการโอกาสเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

บทนำสู่การประชุมยืนขึ้น

ปัญหาสำหรับผู้จัดการหลายคนคือ: ฉันจะดำเนินการประชุมต่อไปได้อย่างไร แต่ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดในขณะที่ลดการหยุดชะงักในการทำงานของทีมของฉัน การประชุมแบบยืนขึ้นเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ซึ่งหลายบริษัทเริ่มสำรวจ

แนวคิดเบื้องหลังการประชุมยืนขึ้นนั้นง่ายมาก เหมือนกับการประชุมที่เราอธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ยกเว้นว่าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดยังคงยืนขึ้น ทุกคนมารวมตัวกันในทำเลที่สะดวกสำหรับการประชุมอย่างรวดเร็ว แต่ผู้คนยังคงยืนหยัดอยู่เสมอ

ปรัชญาที่ขับเคลื่อนการประชุมยืนขึ้นก็ค่อนข้างตรงไปตรงมา ความไม่สะดวกสบายในการยืนในที่เดียว แทนที่จะนั่งที่โต๊ะหรือโต๊ะ มีไว้เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานคลุกคลีกับการประชุมและใช้เวลากับมันมากเกินความจำเป็น ความจริงที่ว่าทุกคนยังคงยืนอยู่เป็นเครื่องเตือนใจเพื่อให้การสนทนาสั้นและตรงประเด็น และสรุปการประชุมโดยเร็วที่สุด

การประชุมยืนขึ้นมีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ

เช่นเดียวกับแนวคิดง่ายๆ การประชุมยืนขึ้นนั้นถูกใช้ในหลากหลายวิธีโดยทีมและบริษัทต่างๆ ในขณะที่ปรัชญาหลักยังคงเหมือนเดิม ความถี่ สถานที่ และรูปแบบอาจแตกต่างกันเล็กน้อย

เมื่อพูดถึงความถี่ ธุรกิจจำนวนมากเลือกใช้การประชุมแบบยืนขึ้นทุกวัน สิ่งนี้ทำให้ทุกคนมีโอกาสเช็คอินและแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว และมีประโยชน์สำหรับทีมที่ทำงานในโครงการที่มีความร่วมมือสูง ในทางกลับกัน ทีมอิสระมากขึ้นและผู้ที่ทำงานในโครงการระยะยาวมักจะทำได้ดีด้วยการประชุมรายสัปดาห์แทน

สำหรับสถานที่ สามารถจัดประชุมได้ทุกที่ มักจะสะดวกที่สุดที่จะเก็บไว้ในห้องประชุมโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม การไม่ให้พวกเขาอยู่ในพื้นที่ส่วนกลางจะทำให้ทุกคนเข้าร่วมได้ และอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกับฐานอย่างรวดเร็วเมื่อเริ่มต้นวันทำงานแต่ละวัน

สุดท้าย การประชุมแบบยืนขึ้นมีรูปแบบที่แตกต่างกันมากที่สุด อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ โครงสร้างเหล่านี้มีโครงสร้างสูง เนื่องจากสิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้คนถูกล่อลวงให้อยู่นิ่งๆ นานเกินไปหรือพูดนอกประเด็น การใช้งานที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการกำหนดโครงสร้างมาตรฐานตั้งแต่เริ่มต้น

ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมแต่ละคนอาจผลัดกันแชร์สิ่งที่พวกเขาทำเมื่อวันก่อน สิ่งที่พวกเขาจะทำในวันนี้ และคำถามหรือปัญหาที่พวกเขาพบซึ่งสมาชิกในทีมคนอื่นๆ อาจสามารถช่วยได้ เพื่อให้เรื่องสั้น การประชุมยืนขึ้นมักเกี่ยวข้องกับ 'การผลัดกัน' แบบนี้ มากกว่าการสนทนากลับไปกลับมาหลายครั้ง

วิธีดำเนินการประชุมที่ประสบความสำเร็จ (4 เคล็ดลับง่ายๆ)

วิธีที่ดีที่สุดในการพิจารณาว่าการประชุมยืนขึ้นเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่ คือการลองทำดู เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสั้นๆ สี่ข้อที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการประชุมของคุณจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. กำหนดเป้าหมายของคุณ

เช่นเดียวกับเกือบทุกอย่างในขอบเขตธุรกิจ การประชุมแบบยืนขึ้นของคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจน คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จผ่านการประชุม เพื่อที่คุณจะได้กำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมและกำหนดประสิทธิภาพได้ตลอดเวลา

เป้าหมายหลักของคุณอาจแตกต่างกันไป แต่ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่:

• แจ้งให้ทุกคนทราบถึงความคืบหน้าและ/หรือกิจกรรมของสมาชิกในทีมแต่ละคน
• การกำหนดเป้าหมายและแผนสำหรับวันหรือสัปดาห์ที่จะมาถึง
• ระบุความท้าทายและปัญหาที่ต้องแก้ไข

เนื่องจากการประชุมแบบยืนขึ้นนั้นสั้น ให้หลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะพยายามทำหลายๆ อย่างให้สำเร็จพร้อมๆ กัน ให้มุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายเฉพาะหนึ่งหรือสองเป้าหมาย หรือพิจารณากำหนดเวลาการประชุมที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ

2. ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น

เมื่อคุณมีเป้าหมายแล้ว คุณจะต้องสื่อสารความคาดหวังกับทีมของคุณ ทุกคนควรมีภาพที่ชัดเจนว่าการประชุมยืนขึ้นจะเป็นอย่างไร เพื่อลดความสับสนและทำให้กระบวนการคล่องตัว

พิจารณาจัดการประชุมครั้งแรกหรือส่งบันทึกภายในเพื่อสรุปความคาดหวังของการประชุม ซึ่งอาจรวมถึง:

• การประชุมจะใช้เวลานานแค่ไหน
• จะเกิดขึ้นที่ไหน (และเมื่อไหร่)
• สิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องเตรียมมา
• การประชุมจะดำเนินการอย่างไร
• เมื่อการประชุมจะสิ้นสุด

ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดให้การประชุมยืนขึ้นเป็นเวลา 10 ถึง 15 นาที แต่ละคนจะใช้เวลา 30 ถึง 60 วินาทีในการตอบคำถามตามจำนวนที่กำหนดไว้หรือตอบคำถามเฉพาะ และการประชุมจะสิ้นสุดลงเมื่อแต่ละคนพูด

สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารความคาดหวังของคุณในแง่ของการปฏิบัติ คุณสามารถทำให้ชัดเจนว่าการประชุมเหล่านี้ควรเป็นแบบมืออาชีพ และควรหลีกเลี่ยงการพูดคุยเล็กน้อยและแสดงความคิดเห็นส่วนตัว

3. ให้ทุกคนมีโอกาสพูดอย่างเท่าเทียมกัน

การประชุมแบบยืนขึ้นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทุกคนรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างเท่าเทียมกัน อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถทำเช่นนั้นได้หากพนักงานบางคนผูกขาดการสนทนา ซึ่งเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการประชุมที่มีโครงสร้างแบบเดิมๆ

ดังนั้น เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมและทำให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณส่งเสริมผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีเวลาที่จะพูด ซึ่งหมายความว่า:

• กำหนดเวลาที่แต่ละคนพูดได้
• ไม่อนุญาตให้มีการหยุดชะงัก – สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องรอถึงคิวของพวกเขา
• ทำให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับโอกาสในการพูดผลงานของพวกเขา

โดยปกติ การประชุมยืนขึ้นของคุณอาจระบุรายการที่ต้องระบุรายละเอียดเพิ่มเติม การสนทนาเหล่านี้อาจเกิดขึ้นระหว่างสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องในภายหลัง ในบรรยากาศที่ผ่อนคลายมากขึ้น ในทางตรงกันข้าม การประชุมแบบยืนขึ้นของคุณควรเน้นอย่างชัดเจนในการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

4. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อปรับปรุงการประชุมของคุณ

ในทางเทคนิค การประชุมแบบยืนขึ้นไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือเฉพาะใดๆ อย่างไรก็ตาม โซลูชันบางอย่างสามารถช่วยให้กระบวนการมีความคล่องตัวและมุ่งเน้นที่กระบวนการ

สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมแบบยืนขึ้นของคุณดำเนินการจากระยะไกล เนื่องจากมันสมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจของคุณหรือเนื่องจากการระบาดใหญ่ทั่วโลกในปัจจุบัน ในกรณีนั้น คุณอาจต้องการดูเครื่องมือดิจิทัลที่สามารถช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เช่น:

• อาสนะ: แดชบอร์ดแบบรวมศูนย์สำหรับจัดการโครงการขนาดใหญ่และแบ่งออกเป็นงานแต่ละงาน
• ClickUp: แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันพร้อมเครื่องมือสำหรับมอบหมายงาน สื่อสารภายในทีม ติดตามเป้าหมาย และอื่นๆ
• ซูม: เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่ประเมินค่าไม่ได้สำหรับธุรกิจจำนวนมากในสภาพอากาศปัจจุบัน

คุณสามารถดำเนินการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ เสียง แชท หรือวิธีการอื่นๆ แม้ว่าทุกคนจะไม่ได้ยืนอยู่ในห้องเดียวกันอย่างแท้จริง แต่ให้คำนึงถึงเป้าหมายหลัก การประชุมสั้นๆ และรวดเร็วที่เน้นการแชร์ข้อมูลที่สำคัญ

บทสรุป

หากคุณไม่พึงพอใจกับวิธีการจัดการประชุมในปัจจุบัน แต่คุณไม่สามารถละทิ้งการประชุมทั้งหมดได้ การประชุมยืนขึ้นอาจเป็นทางออกที่ดี เทคนิคนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มประโยชน์สูงสุดในการให้ทุกคนร่วมกันแบ่งปันข้อมูล ในขณะที่ลดการเสียเวลาและการรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด

การจัดการประชุมแบบสแตนด์อัพที่ประสบความสำเร็จนั้นไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแค่ต้องเตรียมตัวเพียงเล็กน้อยเท่านั้น เพื่อเป็นการเตือนความจำ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึง:

1. กำหนดเป้าหมายของคุณ
2. ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น
3. ให้ทุกคนมีโอกาสพูดอย่างเท่าเทียมกัน
4. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อปรับปรุงการประชุมของคุณ

คุณได้ลองจัดการประชุมแล้วหรือยัง และประสบการณ์ของคุณเป็นอย่างไร? แบ่งปันกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความ Bakhtiar Zein / shutterstock.com