So leiten Sie ein Stand-Up-Meeting richtig

Meetings sind in vielen Unternehmen und Branchen ein umstrittenes Thema. Oft als Notwendigkeit angesehen, werden sie auch dafür kritisiert, dass sie häufig Zeit und Energie verschwenden. Dies hat viele dazu veranlasst, nach einem besseren Weg zu suchen, um Meetings in ihren Unternehmen durchzuführen.

In diesem Beitrag werden wir uns eine Technik ansehen, die immer beliebter wird – Stand-up-Meetings. Wir erklären, was sie sind und wie Sie sie ausprobieren können, um zu sehen, ob sie für Ihr Unternehmen funktionieren.

Lass uns reden!

Die Probleme traditioneller Firmenmeetings

Fast jeder weiß, wie ein traditionelles Meeting in einem durchschnittlichen Unternehmen aussieht. Von mehreren Personen bis hin zu Dutzenden von Mitarbeitern versammeln sich in einem Konferenzraum und sitzen um einen Tisch, tauschen Neuigkeiten aus und schmieden Pläne. Donuts oder Bagels sind oft beteiligt.

Wenn Sie jemals an einem dieser Meetings teilgenommen haben, wissen Sie, dass sie sich oft wie Zeitverschwendung anfühlen. In vielen Fällen sind sie eher eine Verpflichtung als eine Notwendigkeit und führen dazu, dass viel geredet wird, ohne dass wirklich viel getan wird. Sie können sich auch zu lange hinziehen und wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die für die eigentliche Arbeit aufgewendet werden könnte.

Es besteht die Versuchung, einen Antrag auf Abschaffung von Sitzungen zu stellen (ironischerweise bei einer Sitzung). In einigen Unternehmen, in denen die Mitarbeiter weitgehend unabhängig arbeiten, kann dies funktionieren. Andere Teams brauchen jedoch noch die Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Eine Einführung in Stand-Up-Meetings

Das Problem für viele Manager ist: Wie führe ich Meetings weiterhin durch, maximiere aber deren Effektivität und störe den Arbeitstag meines Teams so wenig wie möglich? Stand-up-Meetings sind eine potenzielle Lösung, die viele Unternehmen zu erkunden begonnen haben.

Das Konzept hinter einem Stand-Up-Meeting ist sehr einfach. Es ist identisch mit den zuvor beschriebenen Meetings, außer dass alle Teilnehmer im Stehen bleiben. Alle versammeln sich an einem geeigneten Ort für ein schnelles Meeting, aber die Leute bleiben auf den Beinen.

Die Philosophie des Stand-Up-Meetings ist auch ziemlich einfach. Das Unbehagen, an einem Ort zu stehen – anstatt sich an einen Schreibtisch oder Tisch zu setzen – soll die Mitarbeiter davon abhalten, bei der Besprechung zu verweilen und mehr Zeit damit zu verbringen, als nötig. Stattdessen erinnert das Stehenbleiben daran, Gespräche kurz und prägnant zu halten und das Meeting so schnell wie möglich abzuschließen.

So sieht ein Stand-Up-Meeting in der Praxis aus

Wie jedes einfache Konzept wird das Stand-Up-Meeting von verschiedenen Teams und Unternehmen auf vielfältige Weise genutzt. Während die Kernphilosophie die gleiche bleibt, können Häufigkeit, Orte und Formate ziemlich variieren.

Wenn es um die Häufigkeit geht, entscheiden sich viele Unternehmen für tägliche Stand-Up-Meetings. Dies gibt jedem die Möglichkeit, täglich schnell einzuchecken und wichtige Informationen auszutauschen, und ist nützlich für Teams, die an hochgradig kollaborativen Projekten arbeiten. Auf der anderen Seite können unabhängigere Teams und diejenigen, die an langfristigen Projekten arbeiten, stattdessen oft mit wöchentlichen Stand-Up-Meetings auskommen.

Was den Standort angeht, können Stand-up-Meetings so ziemlich überall abgehalten werden. Es ist oft am bequemsten, sie in einem speziellen Konferenzraum abzuhalten. Wenn sie jedoch im gemeinsamen Raum bleiben, können alle mitmachen und können zu Beginn eines jeden Arbeitstages eine hervorragende Möglichkeit sein, schnell mit der Basis in Kontakt zu treten.

Schließlich unterscheiden sich Stand-up-Meetings am stärksten im Format. Dennoch sind sie in den meisten Fällen stark strukturiert, da dies die Versuchung verhindert, zu lange zu verweilen oder vom Thema abzuweichen. Bei den meisten erfolgreichen Implementierungen wird von Anfang an eine Standardstruktur festgelegt.

Zum Beispiel könnte jedes Teammitglied abwechselnd erzählen, was es am Vortag getan hat, woran es heute arbeiten wird und welche Fragen oder Probleme es haben, bei denen andere Teammitglieder möglicherweise helfen können. Um die Dinge kurz zu halten, beinhalten Stand-up-Meetings normalerweise diese Art von „Turn-Taking“ und nicht viel hin und her-Gespräche.

So führen Sie ein erfolgreiches Stand-Up-Meeting durch (4 kurze Tipps)

Der beste Weg, um festzustellen, ob Stand-up-Meetings für Ihr Unternehmen funktionieren, besteht darin, sie auszuprobieren. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, finden Sie hier vier schnelle Tipps, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten.

1. Bestimmen Sie Ihre Ziele

Wie fast alles andere in der Geschäftswelt werden Ihre Stand-up-Meetings erfolgreicher, wenn Sie klare Ziele haben. Sie müssen wissen, was Sie mit Ihren Meetings erreichen möchten, damit Sie den richtigen Ton angeben und ihre Effektivität im Laufe der Zeit bestimmen können.

Ihr primäres Ziel kann variieren, aber einige Beispiele umfassen:

• Halten Sie alle über den Fortschritt und/oder die Aktivitäten jedes Teammitglieds auf dem Laufenden.
• Setzen Sie sich Ziele und Pläne für den kommenden Tag oder die nächste Woche.
• Identifizieren von Herausforderungen und Problemen, die gelöst werden müssen.

Da Stand-up-Meetings kurz sind, vermeiden Sie die Versuchung, zu viele Dinge gleichzeitig zu erledigen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf ein oder zwei bestimmte Ziele oder überlegen Sie, für bestimmte Zwecke unterschiedliche Besprechungszeiten einzurichten.

2. Setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie Ihrem Team die Erwartungen mitteilen. Jeder sollte ein klares Bild davon haben, wie die Stand-up-Meetings aussehen werden, um Verwirrung zu vermeiden und den Prozess zu rationalisieren.

Ziehen Sie in Erwägung, ein erstes Meeting abzuhalten oder ein internes Memo zu versenden, in dem die Erwartungen des Stand-Up-Meetings dargelegt werden. Dies kann beinhalten:

• Wie lange die Treffen dauern
• Wo (und wann) werden sie stattfinden
• Was jedes Teammitglied mitbringen oder vorbereiten soll
• Wie wird das Treffen ablaufen
• Wann das Treffen endet

Sie können beispielsweise Ihre Stand-up-Meetings auf eine Dauer von 10 bis 15 Minuten festlegen. Jede Person verbringt 30 bis 60 Sekunden damit, eine festgelegte Anzahl von Fragen zu beantworten oder auf eine bestimmte Aufforderung zu antworten, und das Meeting endet, wenn jede Person gesprochen hat.

Es ist auch wichtig, Ihre Erwartungen an das Verhalten zu kommunizieren. Sie können deutlich machen, dass diese Besprechungen zum Beispiel professionell sein sollten und dass Smalltalk und persönliche Kommentare vermieden werden sollten.

3. Geben Sie jedem die gleiche Chance zu sprechen

Stand-up-Meetings können eine hervorragende Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass sich jeder als gleichberechtigter Teil des Teams fühlt. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn bestimmte Mitarbeiter das Gespräch monopolisieren – etwas, das in traditionell strukturierten Meetings häufig vorkommt.

Um das Engagement zu fördern und sicherzustellen, dass Ihre Meetings zu den richtigen Ergebnissen führen, stellen Sie daher sicher, dass jeder Zeit zum Reden hat. Das heisst:

• Zeitlimits festlegen, wie lange jede Person sprechen kann
• Unterbrechungen nicht zulassen – jedes Teammitglied muss warten, bis es an der Reihe ist
• Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu sagen

Natürlich kann Ihr Stand-up-Meeting Punkte identifizieren, die genauer angegangen werden müssen. Diese Gespräche können zu einem späteren Zeitpunkt in entspannter Atmosphäre zwischen den jeweiligen Teammitgliedern geführt werden. Im Gegensatz dazu sollten Ihre Stand-up-Meetings klar darauf ausgerichtet sein, Informationen bereitzustellen, die für alle Beteiligten relevant und nützlich sind.

4. Verwenden Sie die richtigen Tools, um Ihre Meetings zu optimieren

Technisch gesehen erfordern Stand-Up-Meetings keine speziellen Tools. Einige Lösungen können jedoch dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und fokussiert zu halten.

Dies ist besonders relevant, wenn Ihre Stand-Up-Meetings remote durchgeführt werden, entweder weil es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist oder aufgrund der aktuellen globalen Pandemie. In diesem Fall sollten Sie sich digitale Tools ansehen, die allen helfen können, auf dem gleichen Stand zu bleiben, wie zum Beispiel:

• Asana: Ein zentralisiertes Dashboard zur Verwaltung großer Projekte und deren Aufteilung in einzelne Aufgaben.
• ClickUp: Eine kollaborative Plattform mit Tools zum Zuweisen von Aufgaben, zur Kommunikation innerhalb von Teams, zum Verfolgen von Zielen usw.
• Zoom: Ein Videokonferenz-Tool, das im heutigen Klima für viele Unternehmen von unschätzbarem Wert geworden ist.

Sie können Stand-up-Meetings über Videokonferenzen, Sprache, Chat oder jede andere Methode durchführen. Auch wenn nicht alle buchstäblich im selben Raum stehen können, behalten Sie das Kernziel im Auge – kurze und schnelle Meetings, in denen wichtige Informationen ausgetauscht werden.

Abschluss

Wenn Sie mit der aktuellen Durchführung Ihrer Meetings nicht zufrieden sind, es sich aber nicht leisten können, sie ganz aufzugeben, können Stand-up-Meetings eine ausgezeichnete Lösung sein. Diese Technik wurde entwickelt, um die Vorteile zu maximieren, wenn alle zusammengebracht werden, um Informationen auszutauschen, während Zeitverschwendung und Ablenkungen minimiert werden.

Die Durchführung erfolgreicher Stand-up-Meetings ist nicht schwer – es braucht nur ein wenig Vorbereitung. Zur Erinnerung, hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

1. Bestimmen Sie Ihre Ziele.
2. Setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen.
3. Geben Sie jedem die gleiche Chance zu sprechen.
4. Verwenden Sie die richtigen Tools, um Ihre Meetings zu optimieren.

Haben Sie schon einmal versucht, ein Stand-Up-Meeting zu leiten, und wie waren Ihre Erfahrungen? Teile es mit uns im Kommentarbereich unten!

Miniaturansicht des Artikels Bakhtiar Zein / shutterstock.com.