Comment organiser une réunion debout de la bonne façon

Les réunions sont un sujet controversé dans de nombreuses entreprises et industries. Souvent considérés comme une nécessité, ils sont également critiqués pour être souvent un exercice de perte de temps et d'énergie. Cela a conduit de nombreuses personnes à rechercher une meilleure façon de tenir des réunions au sein de leur entreprise.

Dans cet article, nous examinerons une technique de plus en plus populaire : les réunions debout. Nous vous expliquerons ce qu'ils sont et comment les essayer pour voir s'ils fonctionnent pour votre entreprise.

Parlons!

Les problèmes avec les réunions d'entreprise traditionnelles

Presque tout le monde sait à quoi ressemble une réunion traditionnelle dans une entreprise moyenne. De plusieurs personnes à des dizaines d'employés se rassemblent dans une salle de conférence et s'assoient autour d'une table, partageant des mises à jour et faisant des plans. Des beignets ou des bagels sont souvent impliqués.

Si vous avez déjà assisté à l'une de ces réunions, vous savez qu'elles peuvent souvent vous sembler une perte de temps. Dans de nombreux cas, ils sont simplement une obligation plutôt qu'une nécessité, et entraînent beaucoup de discussions sans vraiment faire grand-chose. Ils peuvent également traîner trop longtemps, prenant un temps précieux qui pourrait être consacré au travail réel.

Il y a une tentation de déposer une motion pour abolir les réunions (ironiquement, lors d'une réunion.) Dans certaines entreprises, où les employés travaillent en grande partie de manière indépendante, cela peut fonctionner. Cependant, les autres équipes ont encore besoin de la possibilité de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Une introduction aux réunions debout

Le problème pour de nombreux managers est le suivant : comment puis-je continuer à mener des réunions tout en maximisant leur efficacité tout en minimisant leur perturbation de la journée de travail de mon équipe ? Les réunions debout sont une solution potentielle que de nombreuses entreprises ont commencé à explorer.

Le concept d'une réunion debout est très simple. C'est identique aux réunions que nous avons décrites précédemment, sauf que tous les participants restent debout. Tout le monde se rassemble dans un endroit pratique pour une réunion rapide, mais les gens restent debout.

La philosophie qui anime la réunion debout est également assez simple. L'inconfort de se tenir au même endroit - plutôt que de s'asseoir à un bureau ou à une table - vise à empêcher les employés de s'attarder sur la réunion et d'y consacrer plus de temps que nécessaire. Au lieu de cela, le fait que tout le monde reste debout est un rappel de garder les discussions courtes et précises, et de conclure la réunion le plus rapidement possible.

À quoi ressemble une réunion debout dans la pratique

Comme tout concept simple, la réunion debout est utilisée de diverses manières par différentes équipes et entreprises. Bien que la philosophie de base reste la même, la fréquence, les emplacements et les formats peuvent varier considérablement.

En ce qui concerne la fréquence, de nombreuses entreprises optent pour des réunions quotidiennes debout. Cela donne à chacun la possibilité de s'enregistrer rapidement et de partager des informations vitales au quotidien, et est utile pour les équipes qui travaillent sur des projets hautement collaboratifs. D'un autre côté, les équipes plus indépendantes et celles qui travaillent sur des projets à long terme peuvent souvent très bien se débrouiller avec des réunions hebdomadaires debout.

En ce qui concerne l'emplacement, les réunions debout peuvent avoir lieu à peu près n'importe où. Il est souvent plus pratique de les conserver dans une salle de conférence dédiée. Cependant, les garder dans l'espace commun permet à tout le monde de participer et peut être un excellent moyen de contacter rapidement la base au début de chaque journée de travail.

Enfin, les réunions debout varient le plus largement en termes de format. Pourtant, dans la plupart des cas, ils sont très structurés, car cela empêche les gens d'être tentés de s'attarder trop longtemps ou de sortir du sujet. La plupart des implémentations réussies impliquent la définition d'une structure standard dès le départ.

Par exemple, chaque membre de l'équipe peut partager à tour de rôle ce qu'il a fait la veille, ce sur quoi il va travailler aujourd'hui et les questions ou les problèmes qu'il a et pour lesquels les autres membres de l'équipe peuvent peut-être aider. Pour faire court, les réunions debout impliquent généralement ce genre de « tour de rôle », plutôt que de nombreuses conversations en va-et-vient.

Comment mener une réunion debout réussie (4 conseils rapides)

La meilleure façon de déterminer si les réunions debout fonctionnent pour votre entreprise est de les essayer. Afin d'obtenir les meilleurs résultats, voici quatre conseils rapides qui peuvent vous aider à rendre vos réunions aussi efficaces que possible.

1. Déterminez vos objectifs

Comme presque toute autre chose dans le domaine des affaires, vos réunions debout seront plus fructueuses si vous avez des objectifs clairs. Vous devez savoir ce que vous cherchez à accomplir via vos réunions, afin de pouvoir donner le bon ton et déterminer leur efficacité dans le temps.

Votre objectif principal peut varier, mais voici quelques exemples :

• Tenir tout le monde au courant des progrès et/ou des activités de chaque membre de l'équipe.
• Fixer des objectifs et des plans pour le jour ou la semaine à venir.
• Identifier les défis et les problèmes qui doivent être résolus.

Étant donné que les réunions debout sont courtes, évitez la tentation d'essayer d'accomplir trop de choses en même temps. Au lieu de cela, concentrez-vous sur un ou deux objectifs spécifiques, ou envisagez de mettre en place différentes heures de réunion à des fins spécifiques.

2. Définissez des attentes claires dès le début

Une fois que vous avez vos objectifs en place, vous devrez communiquer les attentes à votre équipe. Tout le monde doit avoir une idée claire de ce à quoi ressembleront les réunions debout, afin de minimiser la confusion et de rationaliser le processus.

Envisagez d'organiser une première réunion ou d'envoyer une note interne décrivant les attentes de la réunion debout. Cela peut inclure :

• Combien de temps dureront les réunions
• Où (et quand) ils auront lieu
• Ce que chaque membre de l'équipe est censé apporter ou préparer
• Comment se déroulera la réunion
• Quand la réunion se terminera

Par exemple, vous pouvez configurer vos réunions debout pour qu'elles durent de 10 à 15 minutes. Chaque personne passera 30 à 60 secondes à répondre à un nombre défini de questions ou à une invite spécifique, et la réunion se terminera lorsque chaque personne aura parlé.

Il est également important de communiquer vos attentes en matière de comportement. Vous pouvez indiquer clairement que ces réunions doivent être professionnelles, par exemple, et que les bavardages et les commentaires personnels doivent être évités.

3. Donnez à chacun une chance égale de parler

Les réunions debout peuvent être un excellent moyen de s'assurer que tout le monde se sente comme une partie égale de l'équipe. Cependant, vous ne pouvez pas le faire si des employés spécifiques monopolisent la conversation, ce qui se produit fréquemment dans les réunions structurées de manière plus traditionnelle.

Par conséquent, pour favoriser l'engagement et vous assurer que vos réunions encouragent les bons résultats, assurez-vous que tout le monde a le temps de parler. Ça signifie:

• Fixer des limites de temps sur la durée pendant laquelle chaque personne peut parler
• Ne pas autoriser les interruptions - chaque membre de l'équipe doit attendre son tour
• S'assurer que tout le monde a l'opportunité de dire son morceau

Naturellement, votre réunion debout peut identifier des éléments qui doivent être traités plus en détail. Ces conversations peuvent avoir lieu entre les membres de l'équipe concernés à une date ultérieure, dans un cadre plus détendu. En revanche, vos réunions debout doivent être clairement axées sur la fourniture d'informations pertinentes et utiles à toutes les personnes impliquées.

4. Utilisez les bons outils pour rationaliser vos réunions

Techniquement parlant, les réunions debout ne nécessitent pas d'outils spécifiques. Cependant, certaines solutions peuvent aider à rationaliser le processus et à le garder concentré.

Ceci est particulièrement pertinent si vos réunions debout sont organisées à distance, soit parce que cela a du sens pour votre entreprise, soit en raison de la pandémie mondiale actuelle. Dans ce cas, vous pouvez envisager des outils numériques qui peuvent aider tout le monde à rester sur la même longueur d'onde, tels que :

• Asana : un tableau de bord centralisé pour gérer de grands projets et les décomposer en tâches individuelles.
• ClickUp : Une plateforme collaborative avec des outils pour attribuer des tâches, communiquer au sein des équipes, suivre les objectifs, etc.
• Zoom : un outil de visioconférence devenu inestimable pour de nombreuses entreprises dans le climat actuel.

Vous pouvez organiser des réunions debout par vidéoconférence, voix, chat ou à peu près n'importe quelle autre méthode. Même si tout le monde ne peut pas littéralement se tenir dans la même pièce, gardez à l'esprit l'objectif principal : des réunions courtes et rapides axées sur le partage d'informations vitales.

Conclusion

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont vos réunions se déroulent actuellement, mais que vous ne pouvez pas vous permettre de les abandonner complètement, les réunions debout peuvent être une excellente solution. Cette technique est conçue pour maximiser les avantages de rassembler tout le monde pour partager des informations, tout en minimisant les pertes de temps et les distractions.

Mener des réunions debout réussies n'est pas difficile – cela demande juste un peu de préparation. Pour rappel, voici quelques points à retenir :

1. Déterminez vos objectifs.
2. Définissez des attentes claires dès le début.
3. Donnez à chacun une chance égale de parler.
4. Utilisez les bons outils pour rationaliser vos réunions.

Avez-vous essayé d'organiser une réunion debout et quelle a été votre expérience ? Partagez avec nous dans la section commentaires ci-dessous!

Image miniature de l'article Bakhtiar Zein / shutterstock.com.