Ayakta Toplantı Nasıl Doğru Şekilde Yürütülür?

Toplantılar, birçok işletme ve endüstride tartışmalı bir konudur. Genellikle bir gereklilik olarak görülürler, ayrıca sıklıkla boşa harcanan zaman ve enerji egzersizi oldukları için eleştirilirler. Bu, pek çok kişinin şirketlerinde toplantı yapmak için daha iyi bir yol aramasına neden oldu.

Bu yazıda, giderek daha popüler hale gelen bir tekniğe bakacağız - ayağa kalkma toplantıları. Bunların ne olduğunu ve işiniz için işe yarayıp yaramadıklarını görmek için onları nasıl deneyeceğinizi açıklayacağız.

Hadi Konuşalım!

Geleneksel Şirket Toplantılarıyla İlgili Sorunlar

Hemen hemen herkes, ortalama bir şirkette geleneksel bir toplantının nasıl göründüğünü bilir. Birkaç kişiden düzinelerce çalışana kadar herhangi bir yerde bir konferans odasında toplanır ve bir masanın etrafında oturur, güncellemeleri paylaşır ve planlar yapar. Çörek veya simit genellikle dahil olur.

Bu toplantılardan birinde bulunduysanız, çoğu zaman zaman kaybı gibi hissedebileceklerini bilirsiniz. Çoğu durumda, bir zorunluluktan ziyade bir zorunluluktur ve aslında pek bir şey yapılmadan çok fazla konuşma ile sonuçlanırlar. Aynı zamanda, gerçekten çalışmaya harcanabilecek değerli zamanı alarak çok uzun süre sürüklenebilirler.

Toplantıları kaldırmak için bir önerge önermek (ironik olarak, bir toplantıda) caziptir. Çalışanların büyük ölçüde bağımsız çalıştığı bazı şirketlerde bu işe yarayabilir. Ancak, diğer takımların hala herkesin aynı sayfada olduğundan emin olma fırsatına ihtiyacı var.

Ayakta Toplantılara Giriş

Birçok yönetici için sorun şudur: Toplantıları yürütmeye nasıl devam edebilirim, ancak ekibimin çalışma gününü kesintiye uğratmalarını en aza indirirken etkinliklerini en üst düzeye nasıl çıkarabilirim? Stand up toplantıları, birçok şirketin keşfetmeye başladığı potansiyel bir çözümdür.

Stand up toplantısının arkasındaki konsept çok basittir. Tüm katılımcıların ayakta kalması dışında, daha önce tanımladığımız toplantılarla aynıdır. Herkes hızlı bir toplantı yapmak için uygun bir yerde toplanır, ancak insanlar ayakta kalır.

Stand up toplantısını yönlendiren felsefe de oldukça basittir. Bir masada veya masada oturmak yerine tek bir yerde ayakta durmanın verdiği rahatsızlık, çalışanların toplantıda oyalanmasını ve gereğinden fazla zaman harcamasını engellemek içindir. Bunun yerine, herkesin ayakta kalması, tartışmaları kısa ve öz tutmanın ve toplantıyı olabildiğince çabuk bitirmenin bir hatırlatıcısıdır.

Bir Stand Up Toplantısı Pratikte Nasıl Görünür?

Herhangi bir basit konsept gibi, stand up toplantısı da farklı ekipler ve şirketler tarafından çeşitli şekillerde kullanılmaktadır. Temel felsefe aynı kalsa da, sıklık, konumlar ve biçimler biraz değişebilir.

Sıklık söz konusu olduğunda, birçok işletme günlük stand up toplantılarını tercih eder. Bu, herkese günlük bazda hızlı bir şekilde giriş yapma ve hayati bilgileri paylaşma şansı verir ve yüksek düzeyde işbirliğine dayalı projelerde çalışan ekipler için yararlıdır. Öte yandan, daha bağımsız ekipler ve uzun vadeli projeler üzerinde çalışanlar, bunun yerine haftalık stand up toplantıları ile genellikle gayet başarılı olabilirler.

Konum olarak, ayağa kalkma toplantıları hemen hemen her yerde yapılabilir. Bunları özel bir konferans odasında tutmak genellikle en uygunudur. Ancak, onları ortak alanda dışarıda tutmak herkesin katılmasına olanak tanır ve her iş gününün başında üsse hızlı bir şekilde dokunmanın mükemmel bir yolu olabilir.

Son olarak, ayağa kalkma toplantıları, format olarak en fazla çeşitlilik gösterir. Yine de, çoğu durumda bunlar oldukça yapılandırılmıştır, çünkü bu, insanları çok uzun süre oyalanmaya veya konunun dışına çıkmaya cezbetmekten alıkoyar. En başarılı uygulamalar, başlangıçtan itibaren standart bir yapı oluşturmayı içerir.

Örneğin, her ekip üyesi sırayla bir gün önce yaptıklarını, bugün ne üzerinde çalışacaklarını ve diğer ekip üyelerinin yardımcı olabilecekleri hangi soru veya sorunları olduğunu paylaşabilir. İşleri kısa tutmak için, ayağa kalkma toplantıları genellikle çok fazla karşılıklı konuşmadan ziyade bu tür bir 'sıra alış' içerir.

Başarılı Bir Stand Up Toplantısı Nasıl Yapılır (4 Hızlı İpucu)

Ayağa kalkma toplantılarının işiniz için işe yarayıp yaramadığını belirlemenin en iyi yolu, onları denemektir. En iyi sonuçları elde etmek için, toplantılarınızın olabildiğince etkili olduğundan emin olmanıza yardımcı olabilecek dört hızlı ipucunu burada bulabilirsiniz.

1. Hedeflerinizi Belirleyin

İş dünyasındaki hemen hemen her şey gibi, net hedefleriniz varsa stand up toplantılarınız daha başarılı olacaktır. Toplantılarınız aracılığıyla neyi başarmak istediğinizi bilmeniz gerekir, böylece doğru tonu ayarlayabilir ve bunların zaman içindeki etkinliğini belirleyebilirsiniz.

Birincil hedefiniz değişebilir, ancak bazı örnekler şunları içerir:

• Herkesi her ekip üyesinin gelişimi ve/veya faaliyetleri hakkında güncel tutmak.
• Önümüzdeki gün veya hafta için hedefler ve planlar belirlemek.
• Çözülmesi gereken zorlukları ve sorunları belirlemek.

Ayağa kalkma toplantıları kısa olduğu için, aynı anda çok fazla şeyi denemenin ve başarmanın cazibesinden kaçının. Bunun yerine, bir veya iki belirli hedefe odaklanın veya belirli amaçlar için farklı toplantı saatleri ayarlamayı düşünün.

2. En Baştan Net Beklentiler Belirleyin

Hedeflerinizi belirledikten sonra, beklentilerinizi ekibinize iletmeniz gerekir. Karışıklığı en aza indirmek ve süreci kolaylaştırmak için herkesin stand up toplantılarının nasıl görüneceğine dair net bir resmi olmalıdır.

Bir ilk toplantı yapmayı veya stand up toplantısının beklentilerini özetleyen bir dahili not göndermeyi düşünün. Bu şunları içerebilir:

• Toplantılar ne kadar sürecek
• Nerede (ve ne zaman) gerçekleşecekleri
• Her ekip üyesinin ne getirmesi veya hazırlaması bekleniyor
• Toplantı nasıl yapılacak
• Toplantı ne zaman bitecek

Örneğin, stand up toplantılarınızı 10 ila 15 dakika sürecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Her kişi belirli sayıda soruyu yanıtlamak veya belirli bir istemi yanıtlamak için 30 ila 60 saniye harcayacak ve her kişi konuştuğunda toplantı sona erecektir.

Davranış açısından beklentilerinizi iletmek de önemlidir. Örneğin, bu toplantıların profesyonel olması gerektiğini ve küçük konuşmalardan ve kişisel yorumlardan kaçınılması gerektiğini açıkça belirtebilirsiniz.

3. Herkese Eşit Konuşma Şansı Verin

Ayakta yapılan toplantılar, herkesin takımın eşit bir parçası gibi hissetmesini sağlamanın mükemmel bir yolu olabilir. Ancak, belirli çalışanlar konuşmayı tekeline alıyorsa bunu yapamazsınız - daha geleneksel olarak yapılandırılmış toplantılarda sıklıkla olan bir şey.

Bu nedenle, katılımı teşvik etmek ve toplantılarınızın doğru sonuçları teşvik ettiğinden emin olmak için herkesin konuşmaya zaman ayırdığından emin olun. Bu şu anlama gelir:

• Her bir kişinin ne kadar konuşabileceği konusunda zaman sınırları belirleme
• Kesintilere izin vermemek – her ekip üyesinin sırasını beklemesi gerekir
• Herkesin kendi parçasını söyleme fırsatına sahip olduğundan emin olmak

Doğal olarak, stand up toplantınız daha ayrıntılı olarak ele alınması gereken konuları belirleyebilir. Bu konuşmalar, ilgili ekip üyeleri arasında daha sonraki bir tarihte, daha rahat bir ortamda gerçekleşebilir. Buna karşılık, stand up toplantılarınız, ilgili herkes için alakalı ve faydalı bilgiler sağlamaya açıkça odaklanmalıdır.

4. Toplantılarınızı Kolaylaştırmak için Doğru Araçları Kullanın

Teknik olarak konuşursak, ayağa kalkma toplantıları herhangi bir özel araç gerektirmez. Ancak, bazı çözümler süreci kolaylaştırmaya ve odaklanmaya devam etmeye yardımcı olabilir.

Bu, özellikle stand up toplantılarınız uzaktan yürütülüyorsa, işiniz için mantıklı olduğu veya mevcut küresel salgın nedeniyle önemlidir. Bu durumda, herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olabilecek dijital araçlara bakmak isteyebilirsiniz, örneğin:

• Asana: Büyük projeleri yönetmek ve bunları ayrı görevlere ayırmak için merkezi bir gösterge panosu.
• ClickUp: Görev atamak, ekipler içinde iletişim kurmak, hedefleri izlemek vb. için araçlar içeren ortak bir platform.
• Zoom: Günümüz koşullarında birçok işletme için paha biçilmez hale gelen bir video konferans aracı.

Video konferans, sesli, sohbet veya hemen hemen başka herhangi bir yöntemle stand up toplantıları yapabilirsiniz. Herkes kelimenin tam anlamıyla aynı odada duramıyor olsa bile, temel hedefi aklınızda bulundurun - hayati bilgileri paylaşmaya odaklanan kısa ve hızlı toplantılar.

Çözüm

Toplantılarınızın şu anda yürütülme şeklinden memnun değilseniz, ancak bunları tamamen ortadan kaldırmayı göze alamıyorsanız, stand up toplantıları mükemmel bir çözüm olabilir. Bu teknik, zaman kaybını ve dikkat dağınıklığını en aza indirirken, bilgi paylaşmak için herkesi bir araya getirmenin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için tasarlanmıştır.

Başarılı stand up toplantıları yapmak zor değildir - sadece biraz hazırlık gerektirir. Bir hatırlatma olarak, akılda tutulması gereken birkaç şey var:

1. Hedeflerinizi belirleyin.
2. En başından itibaren net beklentiler belirleyin.
3. Herkese eşit konuşma şansı verin.
4. Toplantılarınızı kolaylaştırmak için doğru araçları kullanın.

Stand up toplantısı düzenlemeyi denediniz mi ve deneyiminiz nasıldı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bizimle paylaşın!

Makale Küçük Resmi Bakhtiar Zein / Shutterstock.com.