スタンドアップミーティングを正しい方法で実行する方法

会議は、多くの企業や業界で論争の的になっているトピックです。 多くの場合、必需品と見なされますが、時間とエネルギーの浪費で頻繁に運動していることでも批判されています。 これにより、多くの人が社内で会議を行うためのより良い方法を模索するようになりました。

この投稿では、ますます人気が高まっている1つのテクニックであるスタンドアップミーティングについて見ていきます。 彼らが何であるか、そして彼らがあなたのビジネスのために働くかどうか見るために彼らに試してみる方法を説明します。

話そう！

従来の会社の会議の問題

ほぼすべての人が、平均的な企業内で従来の会議がどのように見えるかを知っています。 数人から数十人の従業員が会議室に集まり、テーブルの周りに座って、最新情報を共有し、計画を立てます。 ドーナツやベーグルがよく使われます。

これらの会議のいずれかに参加したことがある場合は、時間の無駄のように感じることがよくあります。 多くの場合、それらは必要ではなく単なる義務であり、実際に多くのことを成し遂げることなく多くの話し合いをもたらします。 彼らはあまりにも長く引きずり続けることができ、実際に働くことに費やすことができる貴重な時間を費やします。

（皮肉なことに、会議で）会議を廃止する動議を提出したいという誘惑があります。従業員が主に独立して働く一部の企業では、これが機能する場合があります。 ただし、他のチームは、全員が同じページにいることを確認する機会が必要です。

スタンドアップミーティングの紹介

多くのマネージャーにとっての問題は次のとおりです。会議を継続して実施し、チームの勤務時間の中断を最小限に抑えながら、効果を最大化するにはどうすればよいですか。 スタンドアップミーティングは、多くの企業が模索し始めた1つの潜在的なソリューションです。

スタンドアップミーティングの背後にある概念は非常に単純です。 これは、すべての参加者が立ったままであることを除いて、前に説明した会議と同じです。 誰もが便利な場所に集まって簡単な会議を行いますが、人々は立ち止まります。

スタンドアップミーティングを推進する哲学も非常に単純です。 机やテーブルに座るのではなく、1つの場所に立つことの不快感は、従業員が会議に長居し、必要以上に時間を費やすことを防ぐことを目的としています。 代わりに、全員が立ったままでいるという事実は、議論を簡潔かつ的確に保ち、​​会議をできるだけ早く終わらせることを思い出させるものです。

スタンドアップミーティングが実際にどのように見えるか

他の単純な概念と同様に、スタンドアップミーティングはさまざまなチームや企業によってさまざまな方法で使用されます。 コア哲学は同じままですが、頻度、場所、および形式はかなり異なる可能性があります。

頻度に関しては、多くの企業が毎日のスタンドアップミーティングを選択しています。 これにより、誰もが日常的に重要な情報をすばやくチェックインして共有する機会が得られ、高度なコラボレーションプロジェクトに取り組むチームに役立ちます。 一方、より独立したチームや長期的なプロジェクトに取り組んでいるチームは、代わりに毎週のスタンドアップミーティングでうまくいくことがよくあります。

場所に関しては、スタンドアップミーティングはほとんどどこでも開催できます。 多くの場合、専用の会議室でそれらを保持するのが最も便利です。 ただし、それらを共有スペースに置いておくと、誰もが参加できるようになり、各営業日の開始時にベースにすばやく触れるための優れた方法になります。

最後に、スタンドアップミーティングの形式は最も大きく異なります。 それでも、ほとんどの場合、それらは高度に構造化されています。これにより、人々が長居したり、話題から外れたりするのを防ぐことができます。 最も成功する実装には、最初から標準構造を設定することが含まれます。

たとえば、各チームメンバーは、前日に行ったこと、今日取り組む予定のこと、他のチームメンバーが支援できる可能性のある質問や問題を順番に共有する場合があります。 物事を短くするために、スタンドアップミーティングは通常、多くのやり取りではなく、この種の「話者交替」を伴います。

スタンドアップミーティングを成功させる方法（4つのクイックヒント）

スタンドアップミーティングがあなたのビジネスに役立つかどうかを判断する最良の方法は、それらを試してみることです。 最良の結果を得るために、会議が可能な限り効果的であることを確認するのに役立つ4つの簡単なヒントを以下に示します。

1.あなたの目標を決定する

ビジネス分野の他のほとんどのものと同様に、明確な目標があれば、スタンドアップミーティングはより成功します。 ミーティングを通じて何を達成しようとしているのかを知る必要があります。そうすれば、適切なトーンを設定し、時間の経過とともにその効果を判断できます。

主な目標は異なる場合がありますが、いくつかの例が含まれます。

• 各チームメンバーの進捗状況や活動について全員に最新情報を提供します。
• 次の日または週の目標と計画を設定します。
• 解決する必要のある課題と問題を特定します。

スタンドアップミーティングは短いので、同時に多くのことを成し遂げようとする誘惑を避けてください。 代わりに、1つまたは2つの特定の目標に焦点を合わせるか、特定の目的のために異なる会議時間を設定することを検討してください。

2.最初から明確な期待を設定する

目標を設定したら、チームに期待を伝える必要があります。 混乱を最小限に抑え、プロセスを合理化するために、誰もがスタンドアップミーティングがどのように見えるかを明確に把握する必要があります。

最初の会議を開くか、スタンドアップミーティングの期待をまとめた内部メモを送信することを検討してください。 これには次のものが含まれます。

• 会議の長さ
• それらがどこで（そしていつ）行われるか
• 各チームメンバーが持参または準備するもの
• 会議の実施方法
• 会議が終了するとき

たとえば、スタンドアップミーティングを10〜15分続くように設定できます。 各人は、設定された数の質問に答えたり、特定のプロンプトに応答したりするのに30〜60秒を費やし、各人が話し終えると会議は終了します。

行動の観点からあなたの期待を伝えることも重要です。 たとえば、これらの会議は専門家である必要があり、小さな話や個人的なコメントは避ける必要があることを明確にすることができます。

3.全員に平等に話す機会を与える

スタンドアップミーティングは、全員がチームの一員のように感じられるようにするための優れた方法です。 ただし、特定の従業員が会話を独占している場合は、それを行うことはできません。これは、従来の構造の会議で頻繁に発生することです。

したがって、エンゲージメントを促進し、会議が正しい結果を促進していることを確認するために、全員が話す時間を確保してください。 これの意味は：

• 一人一人が話すことができる時間の制限を設定する
• 中断を許可しない–各チームメンバーは順番を待つ必要があります
• 誰もが自分の作品を言う機会を得られるようにする

当然のことながら、スタンドアップミーティングでは、より詳細に対処する必要のある項目が特定される場合があります。 これらの会話は、後日、よりリラックスした環境で、関連するチームメンバー間で行うことができます。 対照的に、スタンドアップミーティングでは、関係するすべての人に関連性があり、役立つ情報を提供することに明確に焦点を当てる必要があります。

4.適切なツールを使用して会議を合理化します

技術的に言えば、スタンドアップミーティングには特定のツールは必要ありません。 ただし、一部のソリューションは、プロセスを合理化し、集中を維持するのに役立ちます。

これは、スタンドアップミーティングがリモートで行われている場合に特に関係があります。これは、ビジネスにとって意味があるため、または現在の世界的大流行のためです。 その場合は、次のような、全員が同じページにとどまるのに役立つデジタルツールを調べることをお勧めします。

• Asana：大規模なプロジェクトを管理し、それらを個々のタスクに分割するための一元化されたダッシュボード。
• ClickUp：タスクの割り当て、チーム内でのコミュニケーション、目標の追跡などのためのツールを備えたコラボレーションプラットフォーム。
• ズーム：今日の気候の多くの企業にとって非常に貴重なものになっているビデオ会議ツール。

ビデオ会議、音声、チャット、またはその他の方法でスタンドアップミーティングを実施できます。 全員が文字通り同じ部屋に立つことができない場合でも、重要な情報の共有に焦点を当てた短くて迅速な会議という主要な目標を念頭に置いてください。

結論

現在の会議の実施方法に満足していないが、会議を完全に廃止する余裕がない場合は、スタンドアップミーティングが優れたソリューションになる可能性があります。 この手法は、時間の浪費と気を散らすものを最小限に抑えながら、全員が集まって情報を共有することのメリットを最大化するように設計されています。

スタンドアップミーティングを成功させるのは難しいことではありません。少し準備が必要です。 注意点として、次の点に注意してください。

1. あなたの目標を決定します。
2. 最初から明確な期待を設定します。
3. 全員に平等に話す機会を与えます。
4. 適切なツールを使用して、会議を合理化します。

スタンドアップミーティングを実施してみましたか？また、どのような経験をしましたか？ 以下のコメントセクションで私たちと共有してください！

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