Jak prowadzić stand-up Spotkanie we właściwy sposób?

Spotkania są kontrowersyjnym tematem w wielu firmach i branżach. Często postrzegane jako konieczność, są również krytykowane za to, że często są ćwiczeniem w zmarnowanym czasie i energii. Skłoniło to wielu do poszukiwania lepszego sposobu prowadzenia spotkań w swoich firmach.

W tym poście przyjrzymy się jednej technice, która staje się coraz bardziej popularna – spotkaniach na stojąco. Wyjaśnimy, czym one są i jak spróbować sprawdzić, czy sprawdzają się w Twojej firmie.

Porozmawiajmy!

Problemy z tradycyjnymi spotkaniami firmowymi

Niemal każdy wie, jak wygląda tradycyjne spotkanie w przeciętnej firmie. Wszędzie, od kilku osób do kilkudziesięciu pracowników gromadzi się w sali konferencyjnej i siada przy stole, dzieląc się aktualizacjami i snując plany. Często w grę wchodzą pączki lub bajgle.

Jeśli kiedykolwiek byłeś na jednym z tych spotkań, wiesz, że często może to wydawać się stratą czasu. W wielu przypadkach są one po prostu obowiązkiem, a nie koniecznością, i powodują wiele rozmów bez faktycznego załatwienia sprawy. Mogą też przeciągać się zbyt długo, zabierając cenny czas, który można by poświęcić na rzeczywistą pracę.

Istnieje pokusa złożenia wniosku o zniesienie spotkań (o ironio, na spotkaniu). W niektórych firmach, w których pracownicy w dużej mierze pracują niezależnie, może to zadziałać. Jednak inne zespoły nadal potrzebują możliwości upewnienia się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Wprowadzenie do spotkań na stojąco

Problemem dla wielu menedżerów jest: Jak nadal prowadzić spotkania, aby zmaksymalizować ich efektywność, jednocześnie minimalizując zakłócenia w pracy mojego zespołu? Spotkania na stojąco to jedno z potencjalnych rozwiązań, które wiele firm zaczęło badać.

Koncepcja spotkania na stojąco jest bardzo prosta. Jest to identyczne ze spotkaniami, które opisaliśmy wcześniej, z tą różnicą, że wszyscy uczestnicy pozostają w pozycji stojącej. Wszyscy zbierają się w dogodnym miejscu na szybkie spotkanie, ale ludzie stoją na nogach.

Filozofia, na której opiera się stand-up, jest również całkiem prosta. Dyskomfort związany ze staniem w jednym miejscu – zamiast siadania przy biurku lub stole – ma na celu powstrzymanie pracowników przed ociąganiem się na spotkanie i spędzaniem na nim więcej czasu niż to konieczne. Zamiast tego fakt, że wszyscy stoją, jest przypomnieniem, aby dyskusje były krótkie i rzeczowe oraz aby jak najszybciej zakończyć spotkanie.

Jak wygląda spotkanie na stojąco w praktyce

Jak każda prosta koncepcja, spotkanie stand-up jest wykorzystywane na różne sposoby przez różne zespoły i firmy. Chociaż podstawowa filozofia pozostaje taka sama, częstotliwość, lokalizacje i formaty mogą się znacznie różnić.

Jeśli chodzi o częstotliwość, wiele firm decyduje się na codzienne spotkania stand-up. Daje to każdemu szansę na szybkie zameldowanie się i codzienne udostępnianie ważnych informacji, co jest przydatne dla zespołów pracujących nad projektami opartymi na wysokiej współpracy. Z drugiej strony, bardziej niezależne zespoły i osoby pracujące nad długoterminowymi projektami często radzą sobie z cotygodniowymi spotkaniami wstającymi.

Jeśli chodzi o lokalizację, spotkania na stojąco mogą odbywać się praktycznie wszędzie. Często najwygodniej jest trzymać je w dedykowanej sali konferencyjnej. Jednak trzymanie ich poza wspólną przestrzenią umożliwia wszystkim przyłączenie się i może być doskonałym sposobem na szybkie skontaktowanie się z bazą na początku każdego dnia pracy.

Wreszcie, spotkania na stojąco różnią się najbardziej formatem. Mimo to, w większości przypadków są one wysoce ustrukturyzowane, ponieważ to powstrzymuje ludzi przed pokusą zbyt długiego pozostawania w miejscu lub odchodzenia od tematu. Większość udanych wdrożeń polega na ustaleniu standardowej struktury od samego początku.

Na przykład każdy członek zespołu może na zmianę dzielić się tym, co robił dzień wcześniej, nad czym będzie pracował dzisiaj i jakie pytania lub problemy mają, z którymi inni członkowie zespołu mogą być w stanie pomóc. Krótko mówiąc, spotkania na stojąco zazwyczaj wiążą się z tego rodzaju „nawrotem”, a nie z wieloma rozmowami w tę i z powrotem.

Jak przeprowadzić udane spotkanie na stojąco (4 szybkie wskazówki)

Najlepszym sposobem na ustalenie, czy spotkania na stojąco są dobre dla Twojej firmy, jest wypróbowanie ich. Aby uzyskać najlepsze wyniki, oto cztery krótkie wskazówki, które pomogą Ci zapewnić jak największą efektywność spotkań.

1. Określ swoje cele

Jak prawie wszystko inne w świecie biznesu, Twoje spotkania na stojąco odniosą większy sukces, jeśli masz jasno określone cele. Musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć poprzez spotkania, aby móc nadać odpowiedni ton i określić ich skuteczność w czasie.

Twój główny cel może się różnić, ale niektóre przykłady obejmują:

• Informowanie wszystkich o postępach i/lub działaniach każdego członka zespołu.
• Ustalanie celów i planów na nadchodzący dzień lub tydzień.
• Identyfikowanie wyzwań i problemów do rozwiązania.

Ponieważ spotkania na stojąco są krótkie, unikaj pokusy robienia zbyt wielu rzeczy naraz. Zamiast tego skup się na jednym lub dwóch konkretnych celach lub rozważ ustalenie różnych godzin spotkań dla określonych celów.

2. Ustal jasne oczekiwania od samego początku

Po ustaleniu celów musisz przekazać swojemu zespołowi oczekiwania. Każdy powinien mieć jasny obraz tego, jak będą wyglądać spotkania na stojąco, aby zminimalizować zamieszanie i usprawnić proces.

Zastanów się nad zorganizowaniem pierwszego spotkania lub wysłania wewnętrznej notatki opisującej oczekiwania spotkania wstającego. Może to obejmować:

• Jak długo będą trwały spotkania
• Gdzie (i kiedy) się odbędą
• Co każdy członek zespołu ma przynieść lub przygotować?
• Jak będzie prowadzone spotkanie
• Kiedy spotkanie się skończy

Na przykład możesz ustawić swoje spotkania na stojąco tak, aby trwały od 10 do 15 minut. Każda osoba spędzi od 30 do 60 sekund, odpowiadając na określoną liczbę pytań lub odpowiadając na konkretny monit, a spotkanie zakończy się, gdy każda osoba się odezwie.

Ważne jest również komunikowanie swoich oczekiwań w zakresie postępowania. Możesz jasno powiedzieć, że te spotkania powinny być na przykład profesjonalne i że należy unikać rozmów towarzyskich i osobistych komentarzy.

3. Daj każdemu równe szanse na rozmowę

Spotkania na stojąco mogą być doskonałym sposobem na to, aby wszyscy czuli się równoprawnymi członkami zespołu. Nie możesz jednak tego zrobić, jeśli konkretni pracownicy monopolizują rozmowę – coś, co często zdarza się podczas spotkań o bardziej tradycyjnej strukturze.

Dlatego, aby promować zaangażowanie i upewnić się, że spotkania przynoszą właściwe wyniki, upewnij się, że każdy ma czas na zabranie głosu. To znaczy:

• Ustalanie limitów czasowych, jak długo każda osoba może mówić
• Niedopuszczanie przerw – każdy członek zespołu musi poczekać na swoją kolej
• Upewnienie się, że każdy ma możliwość powiedzenia swojego kawałka

Naturalnie, podczas spotkania na stojąco możesz zidentyfikować kwestie, które wymagają bardziej szczegółowego omówienia. Rozmowy te mogą odbywać się między odpowiednimi członkami zespołu w późniejszym terminie, w bardziej zrelaksowanym otoczeniu. W przeciwieństwie do tego, twoje spotkania na stojąco powinny być wyraźnie skoncentrowane na dostarczaniu informacji, które są istotne i przydatne dla wszystkich zaangażowanych.

4. Użyj odpowiednich narzędzi, aby usprawnić spotkania

Technicznie rzecz biorąc, spotkania na stojąco nie wymagają żadnych specjalnych narzędzi. Jednak niektóre rozwiązania mogą pomóc w usprawnieniu procesu i utrzymaniu jego koncentracji.

Jest to szczególnie istotne, jeśli Twoje spotkania na stojąco są prowadzone zdalnie, ponieważ ma to sens dla Twojej firmy lub ze względu na obecną globalną pandemię. W takim przypadku możesz przyjrzeć się narzędziom cyfrowym, które mogą pomóc wszystkim pozostać na tej samej stronie, takim jak:

• Asana: scentralizowany pulpit nawigacyjny do zarządzania dużymi projektami i dzielenia ich na poszczególne zadania.
• ClickUp: platforma współpracy z narzędziami do przypisywania zadań, komunikacji w zespołach, śledzenia celów i tak dalej.
• Zoom: narzędzie do wideokonferencji, które w dzisiejszym klimacie stało się nieocenione dla wielu firm.

Możesz prowadzić spotkania na stojąco za pomocą wideokonferencji, głosu, czatu lub dowolnej innej metody. Nawet jeśli nie wszyscy mogą dosłownie stać w tym samym pomieszczeniu, pamiętaj o głównym celu – krótkich i szybkich spotkaniach skupionych na dzieleniu się ważnymi informacjami.

Wniosek

Jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu, w jaki Twoje spotkania są obecnie prowadzone, ale nie możesz sobie pozwolić na ich całkowite porzucenie, spotkania na stojąco mogą być doskonałym rozwiązaniem. Ta technika ma na celu maksymalizację korzyści płynących z zebrania wszystkich razem w celu dzielenia się informacjami, przy jednoczesnym zminimalizowaniu marnowania czasu i rozpraszania uwagi.

Prowadzenie udanych spotkań na stojąco nie jest trudne – wystarczy trochę przygotowania. Przypominamy, że należy pamiętać o kilku rzeczach:

1. Określ swoje cele.
2. Od samego początku stawiaj jasne oczekiwania.
3. Daj każdemu równe szanse na wypowiedzenie się.
4. Korzystaj z odpowiednich narzędzi, aby usprawnić spotkania.

Czy próbowałeś zorganizować spotkanie stand-up i jakie było Twoje doświadczenie? Podziel się z nami w sekcji komentarzy poniżej!

Artykuł Miniatura Obrazu Bakhtiar Zein / shutterstock.com.