Cum să scrieți o politică corectă de anulare pentru afacerea dvs.

Dacă nu aveți o politică de anulare în vigoare pentru afacerea dvs., faceți acest articol de sarcină numărul unu pe lista de sarcini pentru această săptămână. Timpul tău este bani. Aceasta include timpul pe care îl petreceți planificând și ținând întâlniri cu clienții dvs. Alături de un contract, o politică de anulare este unul dintre cele mai importante elemente care vă vor proteja timpul și venitul de a fi condus de inconveniente sau insensibilități ale clienților. Pentru a vă ajuta să abordați această sarcină, acest articol va prezenta de ce aveți nevoie de o politică de anulare, ce ar trebui să includă o politică corectă, cum ar trebui să o comunicați și resurse șablon pentru a scrie propria dvs.

Am nevoie de o politică de anulare?

Cu siguranță, da. Politicile de anulare sunt limitele pe care le-ați stabilit pentru a vă asigura că timpul și expertiza dvs. nu sunt luate ca atare. Clienții dvs. plătesc pentru expertiza dvs., iar prețul pe care l-ați pus pe această expertiză vă permite să vă câștigați existența. Când alocați timp deoparte pentru a vă întâlni sau pentru a lucra pentru un client, acest lucru vă împiedică capacitatea de a face orice altă muncă în acel interval de timp. Politica dvs. vă protejează asigurându-vă că puteți primi în continuare o parte sau toate veniturile pentru acel moment sau vă permiteți să programați alte lucrări care pot compensa venitul respectiv.

Ce să includeți în politica dvs. de anulare

• Perioada de timp: Perioadele tipice sunt cu 24 până la 48 de ore înainte de programare, dar puteți seta acest lucru pe baza tipului de muncă pe care o faceți și a impactului pe care îl are o anulare a programului dvs.
• Sancțiuni: Sancțiunea dvs. ar trebui să se bazeze pe impactul financiar al unei întâlniri ratate pentru afacerea dvs. O penalizare financiară poate acționa ca un factor de descurajare puternic pentru unii clienți. Este mai puțin probabil ca clienții să anuleze dacă știu că nu vor mai avea bani, chiar dacă programarea nu se va întâmpla. Chiar dacă nu intenționați să percepeți taxa, o penalizare cunoscută ar putea reduce foarte mult șansa de anulare. Vedeți mai multe despre penalizări în secțiunea următoare.
• Informații de contact: Descrieți clar modul în care doriți să fiți notificat cu privire la o anulare. Este necesar un apel telefonic într-un anumit interval de timp? Doriți anularea în scris? Este acceptabil un mesaj text? Fiți clar cu privire la aceste puncte, astfel încât să puteți ține clienții la proces atunci când este necesar.
• Solicitați o semnătură: aceasta îi revine clientului dvs. obligația de a înțelege și de a respecta politica.

Sancțiuni și când să le taxeze

Pentru ca politica dvs. de anulare să aibă un efect morcov și lipicios, trebuie să existe o consecință a anulării - mai ales în cazul anulărilor din ultimul minut. Luați în considerare următoarele elemente atunci când decideți ce penalități să aplicați:

• Este prima dată când acest client anulează? - Renunțarea la penalizarea pentru prima anulare poate crea bunăvoință între dvs. și un client. Fiți clar că renunțarea este o singură dată, de preferință în scris. În cazul în care se va întâmpla din nou, veți avea atât înregistrări, cât și motive pentru a percepe penalizarea.
• Clientul este dispus să reprogrameze imediat? - Dacă da, întrucât programarea este din nou pe cărți, puteți decide să renunțați la penalizare și aici.
• Există obligații financiare pe care trebuie să le acoperiți ca parte a sesiunii? - Deși vă puteți baza astăzi pe video sau telefon, este posibil să aveți nevoie de spațiu de birou pentru a găzdui un grup. Dacă plătiți o taxă pentru orice legătură cu această configurare, vă recomandăm să transferați această taxă unui client care anulează. Acest lucru ar trebui luat în considerare mai ales dacă biroul sau cooperativa are proprii termeni specifici despre anulare.
• Cât de mult este nevoie de pregătire înainte de programare? - Dacă un client anulează șapte zile de la o întâlnire, puteți renunța în mod rezonabil la orice taxe. Șapte zile ar trebui să fie suficient timp pentru a vă reprograma sau a găsi un alt client pentru a umple golul. Totuși, mai aproape, este posibil să fi petrecut deja timpul pregătindu-vă, deci este posibil să trebuiască să taxați pentru acel timp. De exemplu, dacă o anulare are loc în termen de 24 de ore de la programare, politica dvs. de anulare ar putea dicta că se va aplica în continuare taxa completă de programare.

Cum să informați clienții despre politica dvs. de anulare

Informați-vă clienții despre politica dvs. de anulare cât mai curând posibil în relația dvs. de lucru. Este posibil să nu fie adecvat într-o întâlnire introductivă. Cu toate acestea, odată ce sunteți de acord să lucrați, prezentați politica în scris împreună cu contractul și aranjamentul de plată. Acest lucru va stabili așteptările corecte de la început.

Dacă aveți un birou fizic, postați politica de anulare într-o locație vizibilă. Și, în cele din urmă, includeți politica de anulare în orice memento-uri de întâlnire pe care le trimiteți prin voce sau text.

Startere și resurse pentru șabloane

Mai jos sunt câteva sugestii de pornire pentru elaborarea propriei politici de anulare:

Simplu

Dacă aveți nevoie să anulați întâlnirea cu mine, vă rugăm să mă anunțați prin e-mail la <(introduceți e-mail> sau să-mi trimiteți un telefon / trimiteți-mi un mesaj la <introduceți numărul de telefon>. Anularile întâlnirilor efectuate în <interval de timp> vor fi supuse unei taxe de anulare de < introduceți penalizare>.

Dacă / Atunci / Cu excepția cazului în care

Dacă trebuie să anulați întâlnirea cu mine, vă rugăm să mă anunțați cât mai curând posibil prin e-mail la <(introduceți e-mail> sau trimiteți-mi un mesaj la <introduceți numărul de telefon>. Anulările solicitate cu mai mult de <interval de timp> înainte de programare Anularea în <interval de timp> va atrage o taxă de anulare de <inserare penalizare>, cu excepția cazului în care programarea dvs. este reprogramată la fața locului.

Detaliat

Vă rugăm să știți că prețuiesc atât timpul dvs., cât și timpul meu. Când organizăm o întâlnire, timpul respectiv este rezervat pentru a ne concentra asupra proiectului dvs., împreună cu timp suplimentar pentru pregătire. Acest lucru îmi permite să vin pregătit la întâlnire și să folosesc timpul nostru cât mai eficient posibil. Înțeleg că se întâmplă situații de urgență și poate fi necesară anularea. Dacă trebuie să anulați, vă rugăm să mă contactați cât mai curând posibil pentru a reprograma prin e-mail la <(introduceți e-mail> sau trimiteți-mi un mesaj la <introduceți numărul de telefon>.

Pentru a evita perceperea unei taxe de anulare, asigurați-vă că ne contactați cu cel puțin <interval de timp> înainte de programarea dvs. programată. Anularile solicitate în <interval de timp> vor atrage o taxă de penalizare de <inserare penalizare>.

Alte idei de șabloane pot fi găsite aici. Este politica dvs., așa că nu ezitați să amestecați și să combinați elemente și să scrieți politica dvs. într-un ton și stil care vi se potrivește.

Și în cele din urmă

Anularile se vor întâmpla; o politică de anulare vă va ajuta să vă protejați de pierderi. Dacă ați implementat o politică, dar întâmpinați în continuare anulări în ultimul moment, consultați acest articol pentru sfaturi despre cum să le abordați. De asemenea, dacă aveți nevoie de informații legate de cum să vă protejați în cazul anulării contractului, acest articol oferă câteva sfaturi de luat în considerare, la fel ca și acesta.

Care a fost experiența dvs. cu politicile de anulare? Acest articol vă va ajuta să scrieți primul dvs. sau aveți unul în loc care funcționează deja? Spuneți-ne în comentarii!

Imagine prezentată prin Bankrx / shutterstock.com