Como redigir uma política de cancelamento justa para o seu negócio

Se você não tem uma política de cancelamento em vigor para o seu negócio, torne este item de tarefa número um em sua lista de tarefas desta semana. Seu tempo é dinheiro. Isso inclui o tempo que você gasta planejando e realizando reuniões com seus clientes. Ao lado de um contrato, uma política de cancelamento é um dos elementos mais importantes que protegerão seu tempo e renda de serem atropelados por inconveniências ou insensibilidades do cliente. Para ajudá-lo a lidar com essa tarefa, este artigo descreverá por que você precisa de uma política de cancelamento, o que uma política justa deve incluir, como você deve comunicá-la e recursos de modelo para escrever a sua própria.

Eu preciso de uma política de cancelamento?

Absolutamente sim. As políticas de cancelamento são os limites que você define para garantir que seu tempo e experiência não sejam dados como garantidos. Seus clientes pagam por sua experiência, e o preço que você atribui a essa experiência permite que você ganhe a vida com isso. Quando você reserva um tempo para se encontrar ou trabalhar para um cliente, isso impede sua capacidade de fazer qualquer outro trabalho nesse período. Sua apólice o protege, garantindo que você ainda possa receber parte ou a totalidade da renda daquele período ou permitir-lhe tempo para agendar outro trabalho que possa compensar essa renda.

O que incluir na sua política de cancelamento

• Prazo: os prazos típicos são de 24 a 48 horas antes do compromisso, mas você pode definir isso com base no tipo de trabalho que você faz e no impacto do cancelamento em sua programação.
• Penalidades: sua penalidade deve se basear no impacto financeiro de uma consulta perdida para o seu negócio. Uma penalidade financeira pode atuar como um forte impedimento para alguns clientes. Os clientes podem ter menos probabilidade de cancelar se souberem que ficarão sem esse dinheiro, mesmo que a consulta não aconteça. Mesmo que você não pretenda realmente cobrar a taxa, uma multa conhecida pode reduzir muito a chance de cancelamento. Veja mais sobre penalidades na próxima seção.
• Informações de contato: Descreva claramente como você deseja ser notificado sobre um cancelamento. É necessária uma chamada telefônica em um determinado período de tempo? Quer o cancelamento por escrito? É uma mensagem de texto aceitável? Seja claro nesses pontos para que você possa manter os clientes no processo quando necessário.
• Exigir uma assinatura: isso coloca sobre o seu cliente a responsabilidade de compreender e aderir à política.

Penalidades e quando cobrá-los

Para que sua política de cancelamento tenha um efeito de incentivo e castigo, deve haver uma consequência para o cancelamento - especialmente para cancelamentos de última hora. Considere o seguinte ao decidir quais penalidades aplicar:

• É a primeira vez que este cliente cancela? - Dispensar sua multa por um cancelamento pela primeira vez pode criar boa vontade entre você e um cliente. No entanto, deixe claro que a renúncia é única, de preferência por escrito. Caso isso aconteça novamente, você terá os dois registros e motivos para cobrar a penalidade.
• O cliente está disposto a reagendar imediatamente? - Em caso afirmativo, como a nomeação está de volta aos livros, você pode decidir renunciar à pena aqui também.
• Existem obrigações financeiras que você precisa cobrir como parte da sessão? - Embora você possa depender de vídeo ou telefone hoje, pode precisar de espaço no escritório para acomodar um grupo. Se você estiver pagando uma taxa por qualquer coisa relacionada a essa configuração, considere repassar essa taxa a um cliente que cancele. Isso deve ser considerado especialmente se o escritório ou cooperativa tiver seus próprios termos específicos sobre cancelamentos.
• Quanto trabalho de preparação é necessário antes da consulta? - Se um cliente cancelar sete dias antes de uma consulta, você pode razoavelmente renunciar a quaisquer taxas. Sete dias deve ser tempo suficiente para você reagendar ou encontrar outro cliente para preencher a lacuna. Porém, mais de perto, você pode já ter gasto um tempo se preparando, então pode ser necessário cobrar por esse tempo. Por exemplo, se o cancelamento ocorrer dentro de 24 horas após o agendamento, sua política de cancelamento poderá determinar que a taxa total do agendamento ainda será aplicada.

Como informar os clientes sobre sua política de cancelamento

Informe seus clientes sobre sua política de cancelamento o mais cedo possível em sua relação de trabalho. Pode não ser apropriado em uma reunião introdutória. No entanto, assim que concordar em trabalhar, apresente a política por escrito, juntamente com seu contrato e acordo de pagamento. Isso definirá as expectativas corretas desde o início.

Se você tiver um escritório físico, afixe ​​sua política de cancelamento em um local visível. E, por último, inclua sua política de cancelamento em todos os lembretes de compromisso que você enviar por voz ou texto.

Modelos e recursos para iniciantes

Abaixo estão algumas sugestões para começar a elaborar sua própria política de cancelamento:

Simples

Se você precisar cancelar sua reunião comigo, notifique-me por e-mail em <(inserir e-mail> ou telefone / mensagem de texto para <inserir número de telefone>. Os cancelamentos de reunião feitos dentro de <prazo> estarão sujeitos a uma taxa de cancelamento de < inserir penalidade>.

Se / Então / A menos

Se você precisar cancelar sua reunião comigo, avise-me o mais rápido possível por e-mail em <(inserir e-mail> ou telefone / envie uma mensagem de texto para <inserir número de telefone>. Os cancelamentos dentro de <período de tempo> incorrerão em uma taxa de cancelamento de <inserir penalidade> a menos que seu compromisso seja remarcado no local.

Detalhado

Saiba que valorizo ​​tanto o seu tempo quanto o meu. Quando marcamos uma reunião, esse tempo é reservado para se concentrar em seu projeto, juntamente com tempo adicional para a preparação. Isso me permite chegar à reunião pronto e utilizar nosso tempo da forma mais eficiente possível. Eu entendo que emergências acontecem e o cancelamento pode ser necessário. Se você precisar cancelar, por favor, entre em contato comigo o mais rápido possível para reagendar por e-mail em <(inserir e-mail> ou telefone / mensagem de texto para <inserir número de telefone>).

Para evitar a cobrança de uma taxa de cancelamento, certifique-se de entrar em contato conosco pelo menos <período de tempo> antes de sua consulta agendada. Cancelamentos solicitados dentro de <prazo> incorrerão em uma multa de <inserir penalidade>.

Outras idéias de modelo podem ser encontradas aqui. É sua política, então sinta-se à vontade para misturar e combinar elementos e escrever sua política em um tom e estilo que se adéque a você.

E por fim

Os cancelamentos acontecerão; uma política de cancelamento ajudará a protegê-lo contra perdas. Se você implementou uma política, mas ainda está enfrentando cancelamentos de última hora, consulte este artigo para obter dicas sobre como resolvê-los. Além disso, se você precisar de informações relacionadas a como se proteger em caso de cancelamento de contrato, este artigo fornece algumas dicas a serem consideradas, assim como esta.

Qual tem sido sua experiência com políticas de cancelamento? Este artigo o ajudará a escrever seu primeiro, ou você tem um que já está funcionando? Conte-nos sobre isso nos comentários!

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