كيف تكتب سياسة الإلغاء العادل لعملك

إذا لم يكن لديك سياسة إلغاء مطبقة لعملك ، فاجعل عنصر المهمة هذا رقم واحد في قائمة مهامك لهذا الأسبوع. وقتك هو المال. يتضمن ذلك الوقت الذي تقضيه في التخطيط لعقد اجتماعات مع عملائك. إلى جانب العقد ، تعد سياسة الإلغاء أحد أهم العناصر التي ستحمي وقتك ودخلك من التعرض لمضايقات العميل أو عدم حساسيته. لمساعدتك في معالجة هذه المهمة ، ستحدد هذه المقالة سبب حاجتك إلى سياسة الإلغاء ، وما يجب أن تتضمنه السياسة العادلة ، وكيف يجب أن تنقلها ، وموارد النموذج لكتابة ما يخصك.

هل أحتاج إلى سياسة الإلغاء؟

بكل تأكيد نعم. سياسات الإلغاء هي الحدود التي تحددها لضمان عدم أخذ وقتك وخبرتك كأمر مسلم به. يدفع عملاؤك مقابل خبرتك ، والسعر الذي وضعته على تلك الخبرة يتيح لك كسب لقمة العيش فيها. عندما تخصص وقتًا للاجتماع مع عميل أو القيام بعمل من أجله ، فإن ذلك يحول دون قدرتك على القيام بأي عمل آخر في هذا الإطار الزمني. تحميك سياستك من خلال ضمان أنه لا يزال بإمكانك تلقي بعض أو كل الدخل في ذلك الوقت أو إتاحة الوقت لك لجدولة أعمال أخرى يمكن أن تعوض عن هذا الدخل.

ما يجب تضمينه في سياسة الإلغاء الخاصة بك

• الإطار الزمني: الأطر الزمنية النموذجية هي من 24 إلى 48 ساعة قبل الموعد ، ولكن يمكنك تعيين ذلك بناءً على نوع العمل الذي تقوم به ومدى تأثير الإلغاء على جدولك الزمني.
• العقوبات: يجب أن تستند العقوبة الخاصة بك إلى مدى التأثير المالي للموعد الفائت على عملك. يمكن أن تكون العقوبة المالية بمثابة رادع قوي لبعض العملاء. قد يكون العملاء أقل احتمالا للإلغاء إذا علموا أنهم سيخرجون من هذه الأموال حتى لو لم يتم الموعد. حتى إذا كنت لا تنوي تحصيل الرسوم فعليًا ، فإن العقوبة المعروفة يمكن أن تقلل إلى حد كبير من فرصة الإلغاء. اطلع على المزيد حول العقوبات في القسم التالي.
• معلومات الاتصال: حدد بوضوح كيف تريد أن يتم إخطارك بالإلغاء. هل المكالمة الهاتفية ضرورية في إطار زمني معين؟ هل تريد الالغاء كتابة؟ هل الرسالة النصية مقبولة؟ كن واضحًا بشأن هذه النقاط حتى تتمكن من إقناع العملاء بالعملية عند الحاجة.
• يتطلب توقيعًا: هذا يضع على عاتق العميل مسؤولية فهم السياسة والالتزام بها.

العقوبات ومتى يتم توجيه الاتهام إليهم

لكي يكون لسياسة الإلغاء الخاصة بك تأثير الجزرة والعصا ، يجب أن تكون هناك نتيجة للإلغاء - خاصةً بالنسبة لإلغاءات اللحظة الأخيرة. ضع في اعتبارك ما يلي عند تحديد العقوبات التي سيتم تطبيقها:

• هل هذه هي المرة الأولى التي يقوم فيها هذا العميل بالإلغاء؟ - التنازل عن عقوبة الإلغاء لأول مرة يمكن أن يخلق حسن النية بينك وبين العميل. كن واضحًا أن التنازل لمرة واحدة ، ويفضل أن يكون كتابيًا. في حالة حدوث ذلك مرة أخرى ، سيكون لديك كلا من السجلات والسبب في فرض العقوبة.
• هل العميل على استعداد لإعادة الجدولة على الفور؟ - إذا كان الأمر كذلك ، نظرًا لأن الموعد ظهر في السجلات مرة أخرى ، يمكنك أن تقرر التنازل عن العقوبة هنا أيضًا.
• هل هناك التزامات مالية عليك تغطيتها كجزء من الجلسة؟ - بينما قد تعتمد على الفيديو أو الهاتف اليوم ، فقد تحتاج في النهاية إلى مساحة مكتبية لاستيعاب مجموعة. إذا كنت تدفع رسومًا مقابل أي شيء متعلق بهذا الإعداد ، فيمكنك التفكير في تمرير هذه الرسوم إلى العميل الذي يقوم بالإلغاء. يجب أن يؤخذ هذا في الاعتبار خاصة إذا كان للمكتب أو التعاونية شروطه الخاصة حول الإلغاء.
• ما مقدار العمل التحضيري المطلوب قبل الموعد؟ - إذا ألغى العميل سبعة أيام من الموعد ، فيمكنك التنازل بشكل معقول عن أي رسوم. يجب أن تكون السبعة أيام متسعًا من الوقت لإعادة الجدولة أو العثور على عميل آخر لملء الفراغ. على الرغم من ذلك ، ربما تكون قد قضيت وقتًا في التحضير بالفعل ، لذلك قد تحتاج إلى تحصيل رسوم مقابل ذلك الوقت. على سبيل المثال ، إذا حدث الإلغاء في غضون 24 ساعة من الموعد ، فقد تفرض سياسة الإلغاء الخاصة بك استمرار تطبيق رسوم الموعد بالكامل.

كيفية إبلاغ العملاء بسياسة الإلغاء الخاصة بك

أبلغ عملائك بسياسة الإلغاء الخاصة بك في أقرب وقت ممكن في علاقة العمل الخاصة بك. قد لا يكون من المناسب في اجتماع تمهيدي. ومع ذلك ، بمجرد موافقتك على القيام بالعمل ، قدم السياسة كتابيًا مع العقد وترتيب الدفع. سيحدد هذا التوقعات الصحيحة من البداية.

إذا كان لديك مكتب فعلي ، فقم بنشر سياسة الإلغاء الخاصة بك في مكان مرئي. وأخيرًا ، قم بتضمين سياسة الإلغاء الخاصة بك في أي تذكيرات بالمواعيد ترسلها عبر الصوت أو الرسائل النصية.

نماذج المبتدئين والموارد

فيما يلي بعض المبتدئين المقترحة لصياغة سياسة الإلغاء الخاصة بك:

بسيط

إذا كنت بحاجة إلى إلغاء اجتماعك معي ، فيرجى إبلاغي بالبريد الإلكتروني على <(أدخل البريد الإلكتروني> أو عبر الهاتف / أرسل رسالة نصية إليّ على <أدخل رقم الهاتف>. ستخضع عمليات إلغاء الاجتماع التي تتم في غضون <الإطار الزمني> لرسوم إلغاء تبلغ < أدخل عقوبة>.

إذا / إذن / ما لم

إذا كنت بحاجة إلى إلغاء اجتماعك معي ، فيرجى إبلاغي في أقرب وقت ممكن عبر البريد الإلكتروني على العنوان <(أدخل البريد الإلكتروني> أو عبر الهاتف / أرسل رسالة نصية إليّ على <أدخل رقم الهاتف>. الإلغاءات المطلوبة قبل موعدك بأكثر من <الإطار الزمني> لا تترتب على الإلغاء أي عقوبة. الإلغاء في غضون <الإطار الزمني> سيكبدك رسم إلغاء قدره <أدخل عقوبة> ما لم يتم إعادة جدولة موعدك على الفور.

مفصلة

أرجو أن تعلم أنني أقدر وقتك ووقتي. عندما نرتب اجتماعًا ، يتم تخصيص هذا الوقت للتركيز على مشروعك بالإضافة إلى وقت إضافي للتحضير. هذا يسمح لي بالحضور إلى الاجتماع جاهزًا والاستفادة من وقتنا بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. أتفهم حدوث حالات طوارئ وقد يلزم الإلغاء. إذا كنت بحاجة إلى الإلغاء ، فالرجاء الاتصال بي في أقرب وقت ممكن لإعادة الجدولة عبر البريد الإلكتروني على <(أدخل البريد الإلكتروني> أو الهاتف / أرسل رسالة نصية إليّ على <أدخل رقم الهاتف>.

لتجنب تحصيل رسوم الإلغاء ، يرجى التأكد من الاتصال بنا على الأقل <الإطار الزمني> قبل الموعد المحدد لك. الإلغاءات المطلوبة في غضون <الإطار الزمني> ستتحمل رسوم غرامة قدرها <أدخل عقوبة>.

يمكن العثور على أفكار قوالب أخرى هنا. إنها سياستك ، لذا لا تتردد في خلط العناصر ومطابقتها ، وكتابة سياستك بنبرة وأسلوب يناسبك.

و اخيرا

الإلغاء سيحدث. ستساعد سياسة الإلغاء على حمايتك من الضياع. إذا قمت بتنفيذ سياسة ، ولكنك لا تزال تواجه عمليات إلغاء في اللحظة الأخيرة ، فراجع هذه المقالة للحصول على نصائح حول كيفية معالجتها. أيضًا ، إذا كنت بحاجة إلى معلومات تتعلق بكيفية حماية نفسك في حالة إلغاء العقد ، فإن هذه المقالة تقدم بعض النصائح التي يجب مراعاتها كما تفعل هذه.

ما هي تجربتك مع سياسات الإلغاء؟ هل ستساعدك هذه المقالة في كتابة مقالتك الأولى ، أم أن لديك مقالة تعمل بالفعل؟ أخبرنا عن ذلك في التعليقات!

صورة مميزة عبر Bankrx / shutterstock.com