あなたのビジネスのための公正なキャンセルポリシーを書く方法

公開: 2021-01-05

ビジネスのキャンセルポリシーが設定されていない場合は、このタスクアイテムを今週のやることリストの1番にします。あなたの時間はお金です。これには、クライアントとのミーティングの計画と開催に費やす時間が含まれます。契約の次に、キャンセルポリシーは、クライアントの不便や鈍感さによってあなたの時間と収入が乱暴に実行されるのを防ぐ最も重要な要素の1つです。このタスクに取り組むのに役立つように、この記事では、キャンセルポリシーが必要な理由、公正なポリシーに含めるべき内容、それを伝達する方法、および独自のポリシーを作成するためのテンプレートリソースについて概説します。

キャンセルポリシーは必要ですか？

はいぜったいに。キャンセルポリシーは、時間と専門知識が当然のことと見なされないようにするために設定する境界です。あなたのクライアントはあなたの専門知識に対して支払いをします、そしてあなたがその専門知識にかけた価格はあなたがそれで生計を立てることを可能にします。クライアントと会ったり仕事をしたりする時間を確保すると、その時間枠内で他の仕事をすることができなくなります。ポリシーは、その期間の収入の一部またはすべてを引き続き受け取ることができるようにするか、その収入を補うことができる他の作業をスケジュールする時間を許可することによって、あなたを保護します。

キャンセルポリシーに含めるもの

時間枠：通常の時間枠は予約の24〜48時間前ですが、これは、行う作業の種類とキャンセルがスケジュールに与える影響に基づいて設定できます。
ペナルティ：ペナルティは、予定を逃したことがビジネスにどれほど経済的に影響を与えるかに基づいている必要があります。金銭的なペナルティは、一部のクライアントにとって強力な抑止力として機能する可能性があります。アポイントメントが行われなくても、クライアントがそのお金を使い果たしてしまうことがわかっている場合、クライアントはキャンセルする可能性が低くなる可能性があります。実際に料金を請求するつもりがない場合でも、既知のペナルティによりキャンセルの可能性が大幅に減少する可能性があります。ペナルティの詳細については、次のセクションをご覧ください。
連絡先情報：キャンセルの通知方法を明確に説明します。特定の時間枠で電話が必要ですか？書面によるキャンセルをご希望ですか？テキストメッセージは受け入れられますか？必要なときにクライアントをプロセスに留められるように、これらの点を明確にしてください。
署名が必要：これにより、クライアントはポリシーを理解して遵守する責任を負います。

ペナルティとそれらをいつ請求するか

キャンセルポリシーに飴と鞭の効果を持たせるには、キャンセルの結果が必要です。特に、土壇場でのキャンセルの場合はそうです。適用するペナルティを決定するときは、次の点を考慮してください。

このクライアントがキャンセルしたのはこれが初めてですか？ –初めてのキャンセルに対するペナルティを免除すると、あなたとクライアントの間に親善が生まれる可能性があります。ただし、免除は1回限りであり、できれば書面で行うことを明確にしてください。それが再び起こった場合、あなたは両方の記録を持ち、ペナルティを請求する原因になります。
クライアントはすぐにスケジュールを変更する用意がありますか？ –もしそうなら、約束が本に戻っているので、ここでもペナルティを免除することを決めることができます。
セッションの一環としてカバーしなければならない金銭的義務はありますか？ –今日はビデオや電話に頼ることができますが、最終的にはグループを収容するためのオフィススペースが必要になる場合があります。その設定に関連する料金を支払っている場合は、キャンセルしたクライアントにその料金を渡すことを検討してください。これは、特に事務所または協同組合がキャンセルに関して独自の特定の条件を持っている場合に考慮されるべきです。
予約前にどのくらいの準備作業が必要ですか？ –クライアントが予約から7日をキャンセルした場合、料金を合理的に免除することができます。スケジュールを変更したり、ギャップを埋めるために別のクライアントを見つけたりするには、7日で十分です。しかし、もっと近くで、あなたはすでに準備に時間を費やしているかもしれないので、あなたはその時間のために請求する必要があるかもしれません。たとえば、予約から24時間以内にキャンセルが発生した場合、キャンセルポリシーにより、予約料金の全額が引き続き適用されるように指示される場合があります。

キャンセルポリシーについてクライアントに通知する方法

あなたの仕事上の関係のできるだけ早い段階であなたのキャンセル方針についてあなたのクライアントに知らせてください。紹介会では適切でない場合があります。ただし、仕事をすることに同意したら、契約書と支払いの取り決めとともにポリシーを書面で提示します。これは最初から正しい期待を設定します。

物理的なオフィスがある場合は、キャンセルポリシーを目に見える場所に投稿してください。最後に、音声またはテキストで送信する予定のリマインダーにキャンセルポリシーを含めます。

テンプレートスターターとリソース

以下は、独自のキャンセルポリシーを作成するための推奨されるスターターです。

単純

私との会議をキャンセルする必要がある場合は、<（電子メールを挿入>）に電子メールで通知するか、<電話番号>に電話/テキストメッセージを送信してください。<時間枠>内に行われた会議のキャンセルには、<のキャンセル料がかかります。ペナルティを挿入>。

If / Then / Unless

私とのミーティングをキャンセルする必要がある場合は、<（メールを挿入>）にメールで、または<電話番号>に電話/テキストメッセージを送信して、できるだけ早くお知らせください。予約より前に<時間枠>を超えてキャンセルをリクエストすると、ペナルティは発生しません。<時間枠>内のキャンセルには、その場で予約が変更されない限り、<ペナルティを挿入>のキャンセル料が発生します。

詳細

私はあなたの時間と私の時間の両方を大切にしていることを知ってください。私たちが会議を設定するとき、その時間はあなたのプロジェクトに集中するために取っておかれ、準備するための追加の時間もあります。これにより、会議の準備が整い、時間をできるだけ効率的に活用することができます。緊急事態が発生し、キャンセルが必要になる場合があることを理解しています。キャンセルする必要がある場合は、できるだけ早く私に連絡して、<（電子メールを挿入>）に電子メールで再スケジュールするか、<電話番号>に電話/テキストメッセージを送信してください。

キャンセル料が請求されないように、ご予約の前に必ず<時間枠>までご連絡ください。 <時間枠>内にキャンセルをリクエストすると、<ペナルティを挿入>のペナルティ料金が発生します。

他のテンプレートのアイデアはここにあります。それはあなたのポリシーですので、要素を自由に組み合わせて、あなたに合ったトーンとスタイルでポリシーを書いてください。

そして最後に

キャンセルが発生します。キャンセルポリシーは、お客様を損失から保護するのに役立ちます。ポリシーを実装したが、それでも直前のキャンセルが発生する場合は、それらに対処するためのヒントについて、この記事を参照してください。また、契約がキャンセルされた場合に身を守る方法に関する情報が必要な場合は、この記事と同様に考慮すべきいくつかのヒントを提供します。

キャンセルポリシーについてどのような経験がありますか？この記事は、最初の記事を書くのに役立ちますか、それともすでに機能している記事を用意していますか？コメントで教えてください！

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