如何為您的企業製定公平的取消政策

如果您沒有為您的企業製定取消政策，請將此任務列為本週待辦事項列表的第一項。 你的時間就是金錢。 這包括您花在計劃和與客戶舉行會議上的時間。 除了合同，取消政策是最重要的元素之一，可以保護您的時間和收入免受客戶的不便或不敏感的影響。 為幫助您解決此任務，本文將概述您為何需要取消政策、公平政策應包括哪些內容、您應如何傳達該政策以及編寫您自己的模板資源。

我需要取消政策嗎？

絕對沒錯。 取消政策是您設置的界限，以確保您的時間和專業知識不會被視為理所當然。 您的客戶為您的專業知識付費，而您為該專業知識付出的代價使您能夠以此為生。 當您留出時間與客戶會面或為客戶工作時，您就無法在該時間內完成任何其他工作。 您的保單通過確保您在這段時間內仍然可以獲得部分或全部收入或讓您有時間安排可以彌補該收入的其他工作來保護您。

取消政策中應包含的內容

• 時間範圍：典型的時間範圍是預約前 24 到 48 小時，但您可以根據您所做的工作類型以及取消對您的日程安排的影響程度進行設置。
• 處罰：您的處罰應基於錯過約會對您的業務產生的財務影響。 對某些客戶而言，罰款可以起到強大的威懾作用。 如果客戶知道即使約會沒有發生，他們也會用完這筆錢，他們就不太可能取消。 即使您不打算實際收取費用，已知的罰款也可以大大降低取消的可能性。 請參閱下一節中有關處罰的更多信息。
• 聯繫信息：清楚地說明您希望如何收到取消通知。 在特定的時間範圍內是否需要打電話？ 您想以書面形式取消嗎？ 可以接受短信嗎？ 清楚這些要點，以便您可以在需要時讓客戶參與該流程。
• 需要簽名：這使您的客戶有責任理解並遵守該政策。

處罰和何時收費

為了讓您的取消政策產生胡蘿蔔加大棒效應，取消必須有後果——尤其是對於最後一刻的取消。 在決定適用何種處罰時，請考慮以下事項：

• 這是該客戶第一次取消嗎？ – 免除首次取消的罰款可以在您和客戶之間建立善意。 請注意，豁免是一次性的，最好是書面形式。 如果它再次發生，您將擁有記錄並收取罰款。
• 客戶是否願意立即重新安排？ – 如果是這樣，由於預約已重新開始，您也可以決定免除此處的罰款。
• 作為會議的一部分，您是否必須承擔財務義務？ – 雖然您今天可能依賴視頻或電話，但您最終可能需要辦公空間來容納一群人。 如果您為與該設置相關的任何事情支付費用，您可以考慮將該費用轉嫁給取消的客戶。 如果辦公室或合作社有自己關於取消的具體條款，則應特別考慮這一點。
• 預約前需要做多少準備工作？ – 如果客戶取消預約 7 天，您可以合理地免除任何費用。 7 天應該是您重新安排或尋找另一個客戶來填補空白的充足時間。 但是，您可能已經花時間準備，因此您可能需要為那段時間收費。 例如，如果在預約後 24 小時內取消，您的取消政策可能會規定仍需支付全額預約費用。

如何通知客戶您的取消政策

在您的工作關係中，儘早將您的取消政策告知您的客戶。 在介紹性會議中可能不合適。 但是，一旦您同意工作，請以書面形式提交保單以及您的合同和付款安排。 這將從一開始就設定正確的期望。

如果您有實體辦公室，請將取消政策張貼在顯眼的位置。 最後，在您通過語音或文本發送的任何約會提醒中包含您的取消政策。

模板初學者和資源

以下是一些用於製定您自己的取消政策的建議初學者：

簡單的

如果您需要取消與我的會議，請通過電子郵件通知我<（插入電子郵件>或電話/短信給我<插入電話號碼>。在<時間範圍>內取消會議將收取<插入懲罰>。

如果/那麼/除非

如果您需要取消與我的會面，請盡快通過電子郵件通知我 <（插入電子郵件> 或給我打電話/發短信<插入電話號碼>。在您預約之前超過 <時間範圍> 要求取消不會產生任何罰款。在<時間範圍>內取消將產生<插入罰款>的取消費，除非您的預約被當場重新安排。

詳細的

請知道我重視您的時間和我的時間。 當我們安排會議時，會留出時間來專注於您的項目以及額外的準備時間。 這使我能夠準備好參加會議並儘可能有效地利用我們的時間。 我了解發生緊急情況，可能需要取消。 如果您確實需要取消，請盡快與我聯繫以通過電子郵件 <(插入電子郵件> 或通過 <插入電話號碼> 給我打電話/發短信重新安排時間。

為避免被收取取消費用，請確保您至少在預約時間之前 <time frame> 與我們聯繫。 在<時間範圍>內要求取消將產生<插入懲罰>的罰款。

其他模板創意可以在這裡找到。 這是您的政策，因此可以隨意混合和匹配元素，並以適合您的語氣和風格編寫您的政策。

最後

取消將會發生； 取消政策將有助於保護您免受損失。 如果您已實施政策，但仍遇到最後一刻取消的情況，請參閱本文以獲取有關如何解決這些問題的提示。 此外，如果您需要有關在合同取消時如何保護自己的信息，本文提供了一些提示以供參考。

您對取消政策有什麼經驗？ 這篇文章會幫助你寫你的第一個，或者你有一個已經在工作的地方嗎？ 在評論中告訴我們吧！

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