如何为您的企业制定公平的取消政策

已发表: 2021-01-05

如果您没有为您的企业制定取消政策，请将此任务列为本周待办事项列表的第一项。你的时间就是金钱。这包括您花在计划和与客户举行会议上的时间。除了合同，取消政策是最重要的元素之一，可以保护您的时间和收入免受客户的不便或不敏感的影响。为帮助您解决此任务，本文将概述您为何需要取消政策、公平政策应包括哪些内容、您应如何传达该政策以及编写您自己的模板资源。

我需要取消政策吗？

绝对没错。取消政策是您设置的界限，以确保您的时间和专业知识不会被视为理所当然。您的客户为您的专业知识付费，而您为该专业知识付出的代价使您能够以此为生。当您留出时间与客户会面或为客户工作时，您就无法在该时间内完成任何其他工作。您的保单通过确保您在这段时间内仍然可以获得部分或全部收入或让您有时间安排可以弥补该收入的其他工作来保护您。

取消政策中应包含的内容

时间范围：典型的时间范围是预约前 24 到 48 小时，但您可以根据您所做的工作类型以及取消对您的日程安排的影响程度进行设置。
处罚：您的处罚应基于错过约会对您的业务产生的财务影响。对某些客户而言，罚款可以起到强大的威慑作用。如果客户知道即使约会没有发生，他们也会用完这笔钱，他们就不太可能取消。即使您不打算实际收取费用，已知的罚款也可以大大降低取消的可能性。请参阅下一节中有关处罚的更多信息。
联系信息：清楚地说明您希望如何收到取消通知。在特定的时间范围内是否需要打电话？您想以书面形式取消吗？可以接受短信吗？清楚这些要点，以便您可以在需要时让客户参与该流程。
需要签名：这使您的客户有责任理解并遵守该政策。

处罚和何时收费

为了让您的取消政策产生胡萝卜加大棒效应，取消必须有后果——尤其是对于最后一刻的取消。在决定适用何种处罚时，请考虑以下事项：

这是该客户第一次取消吗？ – 免除首次取消的罚款可以在您和客户之间建立善意。请注意，豁免是一次性的，最好是书面形式。如果它再次发生，您将拥有记录并收取罚款。
客户是否愿意立即重新安排？ – 如果是这样，由于预约已重新开始，您也可以决定免除此处的罚款。
作为会议的一部分，您是否必须承担财务义务？ – 虽然您今天可能依赖视频或电话，但您最终可能需要办公空间来容纳一群人。如果您为与该设置相关的任何事情支付费用，您可以考虑将该费用转嫁给取消的客户。如果办公室或合作社有自己关于取消的具体条款，则应特别考虑这一点。
预约前需要做多少准备工作？ – 如果客户取消预约 7 天，您可以合理地免除任何费用。 7 天应该是您重新安排或寻找另一个客户来填补空白的充足时间。但是，您可能已经花时间准备，因此您可能需要为那段时间收费。例如，如果在预约后 24 小时内取消，您的取消政策可能会规定仍需支付全额预约费用。

如何通知客户您的取消政策

在您的工作关系中，尽早将您的取消政策告知您的客户。在介绍性会议中可能不合适。但是，一旦您同意工作，请以书面形式提交保单以及您的合同和付款安排。这将从一开始就设定正确的期望。

如果您有实体办公室，请将取消政策张贴在显眼的位置。最后，在您通过语音或文本发送的任何约会提醒中包含您的取消政策。

模板初学者和资源

以下是一些用于制定您自己的取消政策的建议初学者：

简单的

如果您需要取消与我的会议，请通过电子邮件通知我<（插入电子邮件>或电话/短信给我<插入电话号码>。在<时间范围>内取消会议将收取<插入惩罚>。

如果/那么/除非

如果您需要取消与我的会面，请尽快通过电子邮件通知我 <（插入电子邮件> 或给我打电话/发短信<插入电话号码>。在您预约之前超过 <时间范围> 要求取消不会产生任何罚款。在<时间范围>内取消将产生<插入罚款>的取消费，除非您的预约被当场重新安排。

详细的

请知道我重视您的时间和我的时间。当我们安排会议时，会留出时间来专注于您的项目以及额外的准备时间。这使我能够准备好参加会议并尽可能有效地利用我们的时间。我了解发生紧急情况，可能需要取消。如果您确实需要取消，请尽快与我联系以通过电子邮件 <(插入电子邮件> 或通过 <插入电话号码> 给我打电话/发短信重新安排时间。

为避免被收取取消费用，请确保您至少在预约时间之前 <time frame> 与我们联系。在<时间范围>内要求取消将产生<插入惩罚>的罚款。

其他模板创意可以在这里找到。这是您的政策，因此可以随意混合和匹配元素，并以适合您的语气和风格编写您的政策。

最后

取消将会发生；取消政策将有助于保护您免受损失。如果您已实施政策，但仍遇到最后一刻取消的情况，请参阅本文以获取有关如何解决这些问题的提示。此外，如果您需要有关在合同取消时如何保护自己的信息，本文提供了一些提示以供参考。

您对取消政策有什么经验？这篇文章会帮助你写你的第一个，或者你有一个已经在工作的地方吗？在评论中告诉我们吧！

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