Come scrivere una politica di cancellazione equa per la tua attività?

Se non disponi di una politica di cancellazione per la tua attività, imposta questa attività come numero uno nell'elenco delle cose da fare per questa settimana. Il tuo tempo è denaro. Ciò include il tempo che dedichi alla pianificazione e allo svolgimento di riunioni con i tuoi clienti. Accanto a un contratto, una politica di cancellazione è uno degli elementi più importanti che proteggeranno il tuo tempo e il tuo reddito dall'essere calpestati da inconvenienti o insensibilità del cliente. Per aiutarti ad affrontare questo compito, questo articolo illustrerà perché hai bisogno di una politica di cancellazione, cosa dovrebbe includere una politica equa, come dovresti comunicarla e risorse modello per scriverne una tua.

Ho bisogno di una politica di cancellazione?

Assolutamente si. Le politiche di cancellazione sono i limiti che imposti per garantire che il tuo tempo e la tua esperienza non siano dati per scontati. I tuoi clienti pagano per la tua esperienza e il prezzo che hai messo su tale esperienza ti consente di guadagnarti da vivere. Quando dedichi del tempo per incontrare o lavorare per un cliente, ciò preclude la tua capacità di svolgere qualsiasi altro lavoro in quel lasso di tempo. La tua polizza ti protegge assicurandoti che tu possa ancora ricevere parte o tutto il reddito per quel periodo o ti conceda il tempo di programmare altri lavori che possono compensare quel reddito.

Cosa includere nella politica di cancellazione

• Intervallo di tempo: i tempi tipici vanno dalle 24 alle 48 ore prima dell'appuntamento, ma puoi impostarli in base al tipo di lavoro che svolgi e all'impatto di una cancellazione sul tuo programma.
• Sanzioni: la sanzione dovrebbe essere basata sull'impatto finanziario di un appuntamento mancato per la tua attività. Una sanzione pecuniaria può fungere da forte deterrente per alcuni clienti. I clienti potrebbero avere meno probabilità di annullare se sanno che rimarranno a corto di quei soldi anche se l'appuntamento non si verifica. Anche se non intendi effettivamente addebitare la commissione, una penale nota potrebbe ridurre notevolmente la possibilità di cancellazione. Vedi di più sulle sanzioni nella prossima sezione.
• Informazioni di contatto: Descrivi chiaramente come vuoi essere avvisato di una cancellazione. È necessaria una telefonata in un determinato lasso di tempo? Vuoi la cancellazione per iscritto? È accettabile un messaggio di testo? Sii chiaro su questi punti in modo da poter mantenere i clienti al processo quando necessario.
• Richiedi una firma: questo impone al cliente l'onere di comprendere e aderire alla politica.

Sanzioni e quando addebitarle

Affinché la tua politica di cancellazione abbia un effetto carota e bastone, deve esserci una conseguenza alla cancellazione, specialmente per le cancellazioni dell'ultimo minuto. Considera quanto segue quando decidi quali sanzioni applicare:

• È la prima volta che questo cliente annulla? – Rinunciare alla tua penale per una cancellazione per la prima volta può creare buona volontà tra te e un cliente. Sii chiaro che la rinuncia è una tantum, preferibilmente per iscritto. Nel caso in cui si ripeta, avrai entrambi i record e la causa per addebitare la sanzione.
• Il cliente è disposto a riprogrammare subito? – Se è così, visto che l'appuntamento è tornato sui libri, potresti decidere di rinunciare anche qui alla sanzione.
• Ci sono obblighi finanziari che devi coprire come parte della sessione? – Anche se oggi puoi fare affidamento su video o telefono, alla fine potresti aver bisogno di uno spazio ufficio per ospitare un gruppo. Se stai pagando una commissione per qualsiasi cosa relativa a quella configurazione, potresti considerare di passare quella commissione a un cliente che annulla. Questo dovrebbe essere considerato soprattutto se l'ufficio o la cooperativa ha i propri termini specifici sulle cancellazioni.
• Quanto lavoro di preparazione è richiesto prima dell'appuntamento? – Se un cliente annulla sette giorni prima di un appuntamento, potresti ragionevolmente rinunciare a qualsiasi commissione. Sette giorni dovrebbero essere sufficienti per riprogrammare o trovare un altro cliente per colmare il divario. Più vicino, però, potresti aver già impiegato del tempo per prepararti, quindi potresti dover pagare per quel tempo. Ad esempio, se si verifica una cancellazione entro 24 ore dall'appuntamento, la tua politica di cancellazione potrebbe imporre che verrà comunque applicata l'intera tariffa dell'appuntamento.

Come informare i clienti della tua politica di cancellazione

Informa i tuoi clienti della tua politica di cancellazione il prima possibile nel tuo rapporto di lavoro. Potrebbe non essere appropriato in una riunione introduttiva. Tuttavia, una volta che accetti di lavorare, presenta la polizza per iscritto insieme al contratto e alle modalità di pagamento. Questo creerà le giuste aspettative fin dall'inizio.

Se hai un ufficio fisico, pubblica la tua politica di cancellazione in un luogo visibile. E infine, includi la tua politica di cancellazione in qualsiasi promemoria di appuntamento che invii tramite voce o testo.

Modelli di partenza e risorse

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per iniziare a creare la propria politica di cancellazione:

Semplice

Se hai bisogno di cancellare la tua riunione con me, per favore avvisami via e-mail all'indirizzo <(inserisci e-mail> o chiamami/mandami un SMS a <inserisci numero di telefono>. Le cancellazioni delle riunioni effettuate entro <periodo di tempo> saranno soggette a una penale di < inserire penalità>.

Se/allora/a meno che

Se hai bisogno di cancellare la tua riunione con me, per favore avvisami il prima possibile via e-mail all'indirizzo <(inserisci e-mail> o chiamami/scrivimi al <inserire numero di telefono>. Le cancellazioni richieste più di <intervallo di tempo> prima dell'appuntamento saranno non comportano alcuna penale. Le cancellazioni entro <time frame> comporteranno una penale di <inserire penale> a meno che l'appuntamento non venga riprogrammato sul posto.

Dettagliato

Per favore, sappi che apprezzo sia il tuo tempo che il mio tempo. Quando fissiamo un incontro, quel tempo viene riservato per concentrarti sul tuo progetto insieme a tempo aggiuntivo per prepararti. Questo mi permette di arrivare pronto alla riunione e di utilizzare il nostro tempo nel modo più efficiente possibile. Comprendo che si verificano emergenze e che potrebbe essere richiesta la cancellazione. Se hai bisogno di annullare, contattami il prima possibile per riprogrammare via e-mail all'indirizzo <(inserisci e-mail> o chiamami/mandami un messaggio di testo a <inserisci numero di telefono>.

Per evitare che ti venga addebitata una penale per la cancellazione, assicurati di contattarci almeno <time frame> prima dell'appuntamento programmato. Le cancellazioni richieste entro <time frame> comporteranno una penale di <inserire penale>.

Altre idee per i modelli possono essere trovate qui. È la tua politica, quindi sentiti libero di mescolare e abbinare gli elementi e scrivi la tua politica con un tono e uno stile che ti si addice.

E infine

Le cancellazioni avverranno; una politica di cancellazione ti aiuterà a proteggerti dalla perdita. Se hai implementato una politica, ma stai ancora riscontrando cancellazioni dell'ultimo minuto, consulta questo articolo per suggerimenti su come risolverle. Inoltre, se hai bisogno di informazioni relative a come proteggerti in caso di annullamento del contratto, questo articolo fornisce alcuni suggerimenti da considerare come questo.

Qual è stata la tua esperienza con le politiche di cancellazione? Questo articolo ti aiuterà a scrivere il tuo primo o ne hai già uno che funziona? Raccontacelo nei commenti!

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