Cara Menulis Kebijakan Pembatalan yang Adil untuk Bisnis Anda

Jika Anda tidak memiliki kebijakan pembatalan untuk bisnis Anda, buat item tugas ini nomor satu di daftar tugas Anda untuk minggu ini. Waktu Anda adalah uang. Itu termasuk waktu yang Anda habiskan untuk merencanakan dan mengadakan pertemuan dengan klien Anda. Di samping kontrak, kebijakan pembatalan adalah salah satu elemen terpenting yang akan melindungi waktu dan pendapatan Anda agar tidak terganggu oleh ketidaknyamanan atau ketidakpekaan klien. Untuk membantu Anda mengatasi tugas ini, artikel ini akan menjelaskan mengapa Anda memerlukan kebijakan pembatalan, apa yang harus disertakan dalam kebijakan yang adil, bagaimana Anda harus mengomunikasikannya, dan sumber daya template untuk menulis milik Anda sendiri.

Apakah Saya Membutuhkan Kebijakan Pembatalan?

Pastinya ya. Kebijakan pembatalan adalah batasan yang Anda tetapkan untuk memastikan waktu dan keahlian Anda tidak diterima begitu saja. Klien Anda membayar keahlian Anda, dan harga yang Anda berikan pada keahlian itu memungkinkan Anda mencari nafkah dari keahlian tersebut. Ketika Anda menyisihkan waktu untuk bertemu atau melakukan pekerjaan untuk klien, itu menghalangi kemampuan Anda untuk melakukan pekerjaan lain dalam jangka waktu tersebut. Polis Anda melindungi Anda dengan memastikan bahwa Anda masih dapat menerima sebagian atau seluruh pendapatan untuk waktu itu atau memberi Anda waktu untuk menjadwalkan pekerjaan lain yang dapat menggantikan pendapatan tersebut.

Apa yang Harus Disertakan dalam Kebijakan Pembatalan Anda

• Jangka waktu: Jangka waktu biasanya adalah 24 hingga 48 jam sebelum janji temu, tetapi Anda dapat mengaturnya berdasarkan jenis pekerjaan yang Anda lakukan dan seberapa besar pengaruh pembatalan terhadap jadwal Anda.
• Hukuman: Hukuman Anda harus didasarkan pada seberapa besar dampak finansial dari kesalahan janji temu bagi bisnis Anda. Hukuman finansial dapat bertindak sebagai pencegah yang kuat bagi beberapa klien. Klien kemungkinan kecil akan membatalkan jika mereka tahu bahwa mereka akan kehabisan uang bahkan jika janji temu tidak terjadi. Bahkan jika Anda tidak bermaksud untuk benar-benar membebankan biaya, penalti yang diketahui dapat sangat mengurangi kemungkinan pembatalan. Lihat lebih lanjut tentang hukuman di bagian selanjutnya.
• Informasi Kontak: Jelaskan dengan jelas bagaimana Anda ingin diberitahu tentang pembatalan. Apakah panggilan telepon diperlukan dalam jangka waktu tertentu? Apakah Anda ingin pembatalan secara tertulis? Apakah pesan teks dapat diterima? Jelaskan poin-poin ini sehingga Anda dapat menahan klien untuk proses saat dibutuhkan.
• Memerlukan Tanda Tangan: Ini menempatkan tanggung jawab pada klien Anda untuk memahami dan mematuhi kebijakan.

Hukuman dan Kapan Mengisinya

Agar kebijakan pembatalan Anda memiliki efek carrot-and-stick, harus ada konsekuensi untuk pembatalan – terutama untuk pembatalan di menit-menit terakhir. Pertimbangkan hal berikut ketika memutuskan hukuman apa yang akan diterapkan:

• Apakah ini pertama kalinya klien ini membatalkan? – Mengesampingkan penalti Anda untuk pembatalan pertama kali dapat menciptakan niat baik antara Anda dan klien. Jelaskan bahwa pengabaian hanya satu kali, sebaiknya secara tertulis. Jika itu terjadi lagi, Anda akan memiliki catatan dan alasan untuk membebankan penalti.
• Apakah klien bersedia menjadwal ulang segera? – Jika demikian, karena janji temu kembali dibukukan, Anda dapat memutuskan untuk mengabaikan hukuman di sini juga.
• Apakah ada kewajiban keuangan yang harus Anda tanggung sebagai bagian dari sesi? – Meskipun Anda mungkin mengandalkan video atau telepon hari ini, pada akhirnya Anda mungkin memerlukan ruang kantor untuk mengakomodasi grup. Jika Anda membayar biaya untuk apa pun yang terkait dengan penyiapan itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk meneruskan biaya itu kepada klien yang membatalkan. Ini harus dipertimbangkan terutama jika kantor atau koperasi memiliki persyaratan khusus tentang pembatalan.
• Berapa banyak pekerjaan persiapan yang diperlukan sebelum janji temu? – Jika klien membatalkan tujuh hari dari janji temu, Anda dapat secara wajar membebaskan biaya apa pun. Tujuh hari seharusnya merupakan waktu yang cukup bagi Anda untuk menjadwal ulang atau mencari klien lain untuk mengisi kekosongan tersebut. Lebih dekat lagi, Anda mungkin sudah menghabiskan waktu untuk mempersiapkan, jadi Anda mungkin perlu menagih untuk waktu itu. Misalnya, jika pembatalan terjadi dalam waktu 24 jam setelah janji temu, kebijakan pembatalan Anda dapat menentukan bahwa biaya penuh janji temu akan tetap diterapkan.

Cara Memberitahu Klien Tentang Kebijakan Pembatalan Anda

Beri tahu klien Anda tentang kebijakan pembatalan Anda sedini mungkin dalam hubungan kerja Anda. Ini mungkin tidak tepat dalam pertemuan pendahuluan. Namun, setelah Anda setuju untuk melakukan pekerjaan, tunjukkan kebijakan tersebut secara tertulis bersama dengan kontrak dan pengaturan pembayaran Anda. Ini akan menetapkan harapan yang tepat sejak awal.

Jika Anda memiliki kantor fisik, posting kebijakan pembatalan Anda di lokasi yang terlihat. Dan terakhir, sertakan kebijakan pembatalan Anda dalam pengingat janji temu yang Anda kirim melalui suara atau teks.

Pemula dan Sumber Daya Template

Berikut adalah beberapa permulaan yang disarankan untuk menyusun kebijakan pembatalan Anda sendiri:

Sederhana

Jika Anda perlu membatalkan pertemuan Anda dengan saya, harap beri tahu saya melalui email di <(masukkan email> atau telepon/sms saya di <masukkan nomor telepon>. Pembatalan pertemuan yang dilakukan dalam <jangka waktu> akan dikenakan biaya pembatalan sebesar < masukkan penalti>.

Jika/Kemudian/Kecuali

Jika Anda perlu membatalkan pertemuan Anda dengan saya, harap beri tahu saya sesegera mungkin melalui email di <(masukkan email> atau telepon/sms saya di <masukkan nomor telepon>. Pembatalan yang diminta lebih dari <kerangka waktu> sebelum janji temu Anda akan tidak dikenakan penalti Pembatalan dalam <jangka waktu> akan dikenakan biaya pembatalan <masukkan penalti> kecuali janji temu Anda dijadwalkan ulang di tempat.

Terperinci

Ketahuilah bahwa saya menghargai waktu Anda dan waktu saya. Saat kami mengadakan pertemuan, waktu itu disisihkan untuk fokus pada proyek Anda bersama dengan waktu tambahan untuk persiapan. Ini memungkinkan saya untuk datang ke pertemuan dengan siap dan memanfaatkan waktu kita seefisien mungkin. Saya memahami keadaan darurat terjadi dan pembatalan mungkin diperlukan. Jika Anda perlu membatalkan, harap hubungi saya sesegera mungkin untuk menjadwal ulang melalui email di <(masukkan email> atau telepon/sms saya di <masukkan nomor telepon>.

Untuk menghindari dikenakan biaya pembatalan, pastikan Anda menghubungi kami setidaknya <kerangka waktu> sebelum janji temu yang dijadwalkan. Pembatalan yang diminta dalam <time frame> akan dikenakan biaya penalti <insert penalty>.

Ide template lainnya dapat ditemukan di sini. Ini adalah kebijakan Anda, jadi jangan ragu untuk mencampur dan mencocokkan elemen, dan tulis kebijakan Anda dengan nada dan gaya yang sesuai untuk Anda.

Dan terakhir

Pembatalan akan terjadi; kebijakan pembatalan akan membantu melindungi Anda dari kerugian. Jika Anda telah menerapkan kebijakan, tetapi masih mengalami pembatalan di menit-menit terakhir, lihat artikel ini untuk mendapatkan tips tentang cara mengatasinya. Selain itu, jika Anda memerlukan informasi terkait cara melindungi diri jika terjadi pembatalan kontrak, artikel ini memberikan beberapa tips untuk dipertimbangkan seperti halnya yang satu ini.

Apa pengalaman Anda dengan kebijakan pembatalan? Apakah artikel ini akan membantu Anda menulis yang pertama, atau apakah Anda memilikinya yang sudah berfungsi? Beritahu kami tentang hal itu di komentar!

Gambar Unggulan melalui Bankrx / shutterstock.com