Jak napisać uczciwą politykę anulowania dla swojej firmy?

Jeśli w Twojej firmie nie obowiązują zasady anulowania, umieść to zadanie jako element numer jeden na liście zadań do wykonania w tym tygodniu. Twój czas to pieniądz. Obejmuje to czas, który spędzasz na planowaniu i prowadzeniu spotkań z klientami. Obok umowy, polityka anulowania jest jednym z najważniejszych elementów, które uchronią Twój czas i dochody przed szorstkobieżnością przez niedogodności lub brak wrażliwości klienta. Aby pomóc Ci w rozwiązaniu tego zadania, w tym artykule wyjaśnimy, dlaczego potrzebujesz polityki anulowania, co powinna zawierać uczciwa polityka, jak należy ją komunikować, oraz szablony zasobów do napisania własnych.

Czy potrzebuję polityki anulowania?

Absolutnie tak. Zasady anulowania to granice, które ustalasz, aby zapewnić, że Twój czas i doświadczenie nie są brane za pewnik. Twoi klienci płacą za twoją wiedzę, a cena, jaką zapłaciłeś za tę wiedzę, pozwala ci na nią żyć. Kiedy przeznaczasz czas na spotkanie z klientem lub pracę dla niego, wyklucza to możliwość wykonywania jakiejkolwiek innej pracy w tym czasie. Twoja polisa chroni Cię, zapewniając, że nadal możesz otrzymywać część lub całość dochodu za ten czas lub dając czas na zaplanowanie innej pracy, która może zrekompensować ten dochód.

Co uwzględnić w polityce anulowania?

• Ramy czasowe: Typowe ramy czasowe to od 24 do 48 godzin przed spotkaniem, ale możesz to ustawić w zależności od rodzaju wykonywanej pracy i wpływu anulowania na harmonogram.
• Kary: Twoja kara powinna zależeć od wpływu finansowego nieodebranego spotkania na Twoją firmę. Kara finansowa może działać jako silny środek odstraszający dla niektórych klientów. Klienci mogą być mniej skłonni do anulowania, jeśli wiedzą, że stracą pieniądze, nawet jeśli spotkanie się nie odbędzie. Nawet jeśli nie zamierzasz pobierać opłaty, znana kara może znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo anulowania. Więcej informacji o karach znajdziesz w następnej sekcji.
• Informacje kontaktowe: Jasno określ, w jaki sposób chcesz otrzymać powiadomienie o anulowaniu. Czy rozmowa telefoniczna jest konieczna w określonych ramach czasowych? Czy chcesz anulować na piśmie? Czy wiadomość tekstowa jest akceptowalna? Wyjaśnij te kwestie, aby w razie potrzeby móc zatrzymać klientów w procesie.
• Wymagaj podpisu: nakłada to na klienta obowiązek zrozumienia i przestrzegania zasad.

Kary i kiedy je nakładać

Aby Twoje zasady anulowania miały efekt kija i marchewki, anulowanie musi mieć konsekwencje – szczególnie w przypadku anulowania w ostatniej chwili. Rozważ następujące kwestie przy podejmowaniu decyzji, jakie kary zastosować:

• Czy po raz pierwszy ten klient zrezygnował? – Zrzeczenie się kary za pierwsze anulowanie może stworzyć dobrą wolę między Tobą a klientem. Pamiętaj, że zrzeczenie się jest jednorazowe, najlepiej na piśmie. W przypadku, gdy zdarzy się to ponownie, będziesz mieć zarówno zapisy, jak i powód do naliczenia kary.
• Czy klient od razu chce zmienić termin? – Jeśli tak, skoro spotkanie wróciło do ksiąg rachunkowych, to tutaj też możesz zdecydować się na odstąpienie od kary.
• Czy w ramach sesji musisz pokryć zobowiązania finansowe? – Chociaż dzisiaj możesz polegać na wideo lub telefonie, w końcu możesz potrzebować przestrzeni biurowej, aby pomieścić grupę. Jeśli płacisz opłatę za cokolwiek związanego z tą konfiguracją, możesz rozważyć przekazanie tej opłaty klientowi, który anuluje. Należy to wziąć pod uwagę zwłaszcza, jeśli biuro lub spółdzielnia ma swoje własne szczegółowe warunki dotyczące odwołań.
• Ile prac przygotowawczych jest wymaganych przed wizytą? – Jeśli klient odwoła się siedem dni przed spotkaniem, możesz rozsądnie zrezygnować z jakichkolwiek opłat. Siedem dni powinno wystarczyć na przełożenie lub znalezienie innego klienta, który wypełni lukę. Jednak bliżej, być może poświęciłeś już trochę czasu na przygotowania, więc może być konieczne naliczenie opłaty za ten czas. Na przykład, jeśli odwołanie nastąpi w ciągu 24 godzin od umówionego spotkania, Twoje zasady anulowania mogą dyktować, że nadal będzie stosowana pełna opłata za spotkanie.

Jak informować klientów o zasadach anulowania?

Jak najwcześniej poinformuj swoich klientów o swojej polityce anulowania rezerwacji. Może to nie być właściwe na spotkaniu wprowadzającym. Jednak po wyrażeniu zgody na wykonywanie pracy przedstaw polisę na piśmie wraz z umową i ustaleniami dotyczącymi płatności. To postawi właściwe oczekiwania od samego początku.

Jeśli masz biuro fizyczne, opublikuj swoje zasady anulowania w widocznym miejscu. I na koniec dołącz swoje zasady anulowania we wszystkich przypomnieniach o spotkaniach wysyłanych głosowo lub SMS-em.

Szablony startowe i zasoby

Poniżej znajduje się kilka sugerowanych elementów początkowych, które pomogą Ci stworzyć własne zasady anulowania:

Prosty

Jeśli chcesz anulować spotkanie ze mną, powiadom mnie e-mailem na adres <(wstaw adres e-mail> lub zadzwoń/sms na adres <wstaw numer telefonu>. Odwołanie spotkania dokonane w <ramie czasowej> będzie podlegało opłacie za anulowanie w wysokości < wstaw karę>.

Jeśli/Wtedy/Chyba

Jeśli chcesz anulować spotkanie ze mną, powiadom mnie jak najszybciej pocztą elektroniczną na adres <(wstaw adres e-mail> lub zadzwoń/sms na adres <wstaw numer telefonu>. Anulowanie zgłoszone wcześniej niż <ramka czasowa> przed spotkaniem zostanie nie poniesiesz żadnej kary. Anulowanie w <time frame> spowoduje naliczenie opłaty za anulowanie w wysokości <insert cara>, chyba że spotkanie zostanie przełożone na miejscu.

Szczegółowy

Proszę wiedz, że cenię zarówno Twój czas, jak i swój czas. Kiedy umawiamy spotkanie, ten czas jest zarezerwowany na skupienie się na Twoim projekcie wraz z dodatkowym czasem na przygotowanie. Dzięki temu mogę przyjść na spotkanie gotowy i jak najefektywniej wykorzystać nasz czas. Rozumiem, że zdarzają się sytuacje awaryjne i może być wymagane anulowanie. Jeśli musisz anulować, skontaktuj się ze mną tak szybko, jak to możliwe, aby zmienić termin, wysyłając e-mail na adres <(wstaw adres e-mail> lub telefon/sms na adres <wstaw numer telefonu>).

Aby uniknąć naliczenia opłaty za anulowanie, skontaktuj się z nami co najmniej <time frame> przed zaplanowaną wizytą. Anulowanie wnioskowane w ciągu <ram czasowych> spowoduje naliczenie opłaty karnej w wysokości <wstaw karę>.

Inne pomysły na szablony można znaleźć tutaj. To Twoja polityka, więc możesz swobodnie mieszać i dopasowywać elementy oraz pisać politykę w tonie i stylu, który Ci odpowiada.

I wreszcie

Anulowanie nastąpi; polityka anulowania pomoże uchronić Cię przed utratą. Jeśli wdrożyłeś zasady, ale nadal występują odwołania w ostatniej chwili, zapoznaj się z tym artykułem, aby uzyskać wskazówki, jak sobie z nimi poradzić. Ponadto, jeśli potrzebujesz informacji dotyczących tego, jak chronić się w przypadku anulowania umowy, ten artykuł zawiera kilka wskazówek do rozważenia, podobnie jak ten.

Jakie masz doświadczenia z zasadami anulowania? Czy ten artykuł pomoże ci napisać pierwszy, czy masz już taki, który już działa? Opowiedz nam o tym w komentarzach!

Polecane zdjęcie za pośrednictwem Bankrx / shutterstock.com