Cum se utilizează WooCommerce și QuickBooks împreună

WooCommerce este o platformă puternică de comerț electronic, care poate realiza multe pe cont propriu. Cu toate acestea, majoritatea companiilor vor beneficia de software de contabilitate separat (cum ar fi QuickBooks) pentru a urmări mai bine toate canalele de venituri și cheltuielile. Din păcate, actualizarea manuală a QuickBooks poate fi un proces care necesită mult timp, predispus la erori.

Din fericire, există integrări care vă pot sincroniza automat datele WooCommerce cu acest software de contabilitate, asigurând acuratețe și economisind timp prețios (și sănătate). În acest articol, vă vom prezenta exact cum să utilizați WooCommerce și QuickBooks împreună.

Să începem!

Avantajele sincronizării WooCommerce și QuickBooks

WooCommerce și QuickBooks sunt ambele soluții software puternice pentru afacerea dvs. WooCommerce vă permite să configurați rapid și ușor un magazin online pentru a vinde tot felul de produse și servicii, în timp ce QuickBooks vă pot ajuta să vă urmăriți finanțele și să rămâneți la curent cu creșterea.

Cu toate acestea, menținerea manuală a cărților dvs. poate fi o treabă, chiar și cu un software robust de facturare. Acest lucru este valabil mai ales atunci când aveți de-a face cu o mulțime de inventar primit și comenzi de ieșire, așa cum faceți cu un magazin WooCommerce.

Desigur, din moment ce vorbim despre WordPress, sunt disponibile pluginuri care pot ajuta la ușurarea acestui proces prin sincronizarea automată a celor două platforme. Acest lucru poate economisi o cantitate extraordinară de timp, care este mai bine petrecut în sarcini mai impactante decât contabilitatea. În plus, deoarece datele dvs. vor fi întotdeauna aceleași pe ambele platforme, sincronizarea poate reduce confuzia potențială și erorile costisitoare din cauza informațiilor introduse incorect.

Pluginurile pentru sincronizarea WooCommerce și QuickBooks se încadrează în două categorii de bază: sincronizare unidirecțională și sincronizare bidirecțională. Pluginurile unidirecționale vă copiază doar datele de pe WooCommerce în QuickBooks, creând în esență o chitanță pentru fiecare tranzacție din ultimul program. Acest lucru este la îndemână, dar nu după ce probabil căutați.

Sincronizarea bidirecțională, pe de altă parte, transferă orice schimbare pe una dintre platforme pe cealaltă. Acesta este ideal ceea ce doriți să configurați, deoarece vă permite să păstrați nivelurile de inventar, descrierile produselor, detalii fiscale, informații despre clienți și multe altele identice atât în ​​magazinul dvs., cât și în software-ul de contabilitate. Sincronizarea bidirecțională este locul în care veți vedea cu adevărat puterea și confortul pe care le oferă această integrare de pluginuri.

Plugin-uri WordPress pentru sincronizarea WooCommerce și QuickBooks

După cum am menționat mai sus, există o serie de pluginuri și integrări disponibile pentru sincronizarea acestor două platforme. Trei dintre cele mai populare opțiuni sunt WooCommerce Sync pentru QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector și Zapier. Să aruncăm o privire la ce are fiecare de oferit.

WooCommerce Sync pentru QuickBooks

WooCommerce Sync for QuickBooks este un plugin puternic care face un lucru și îl face foarte bine: vă sincronizează automat datele între cele două platforme. Această soluție oferă un echilibru excelent de caracteristici, ușurință în utilizare, asistență și preț.

Caracteristici cheie:

• Oferă o sincronizare puternică bidirecțională între WooCommerce și QuickBooks
• Suportă toate versiunile QuickBooks: online, desktop și POS
• Oferă asistență pentru clienți 24/7

Preț: gratuit, cu planuri plătite începând de la 39 USD pe lună

Sincronizarea WooCommerce pentru QuickBooks este pentru dvs. Dacă ...

... doriți un instrument concentrat care să funcționeze fără probleme și să ofere suport excelent.

Conector WooCommerce QuickBooks

WooCommerce QuickBooks Connector este o altă opțiune cu sincronizare în timp real, bidirecțională. Acesta este un plugin foarte apreciat, cu o mulțime de caracteristici, disponibil la un preț accesibil.

Caracteristici cheie:

• Oferă prețuri accesibile
• Include declanșatoare flexibile pentru sincronizarea în timp real
• Oferă suport pentru mai multe valute

Preț: 69 USD

Conectorul WooCommerce QuickBooks este pentru dvs. dacă ...

... sunteți dispus să sacrificați un pic de lustruire și sprijin pentru o plată mai accesibilă, o singură dată.

Zapier

Zapier este o soluție extrem de populară pentru conectarea tuturor tipurilor de platforme online împreună, inclusiv WooCommerce și QuickBooks. Principalul dezavantaj al lui Zapier este că funcționează numai cu QuickBooks Online, deci dacă aveți nevoie de suport pentru desktop sau POS, va trebui să căutați în altă parte.

Caracteristici cheie:

• Oferă o mulțime de integrări: vă puteți sincroniza magazinul WooCommerce cu o varietate de alte servicii, nu doar cu QuickBooks
• Oferă o configurare relativ simplă
• Este complet bazat pe cloud

Preț: începe de la 19,99 USD pe lună (integrarea QuickBooks nu este disponibilă în nivelul gratuit)

Zapier este pentru tine dacă ...

... trebuie să integrați WooCommerce sau QuickBooks cu alte platforme SaaS (cum ar fi Google Docs și Slack).

Cum să utilizați WooCommerce și QuickBooks împreună (în 4 pași)

Configurarea integrării între WooCommerce și QuickBooks este relativ simplă, indiferent de soluția de sincronizare pe care o alegeți. De exemplu, vă vom arăta cum să utilizați WooCommerce Sync pentru QuickBooks, deoarece considerăm că echilibrul său de caracteristici și preț îl face cea mai bună soluție pentru majoritatea utilizatorilor.

Pasul 1: Instalați pluginul WooCommerce Sync pentru QuickBooks

Primul lucru pe care doriți să-l faceți este să luați pluginul WooCommerce Sync pentru QuickBooks. Este disponibil în Directorul de pluginuri WordPress, așa că mergeți la tabloul de bord WordPress, navigați la pluginuri> Adăugați noi și căutați „WooCommerce Sync for QuickBooks”:

Instalați și activați pluginul, apoi mergeți la pasul următor. Rețineți că această versiune a pluginului este pentru QuickBooks Online. Dacă utilizați versiunea desktop sau POS, va trebui să luați un plugin specific platformelor respective de pe site-ul web al vânzătorului.

Pasul 2: Creați un cont MyWorks

Cu pluginul activat, următorul pas este crearea unui cont cu MyWorks. Navigați la MyWorks Sync> Conexiune în meniul principal WordPress:

În partea de jos a paginii, faceți clic pe linkul de deasupra câmpului Cheie de licență :

Aceasta vă va duce la pagina de selecție a planului de pe site-ul MyWorks. Alegeți opțiunea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs., faceți clic pe Începeți și urmați instrucțiunile prezentate. După ce ați introdus un ecran sau două informații, veți fi direcționat către tabloul de bord MyWorks și vi se va prezenta cheia de licență.

Faceți clic pe tasta Copiere și reveniți la setările pluginului din WordPress. Lipiți cheia în câmpul Cheie de licență și faceți clic pe Enter pentru a vă activa contul.

Pasul 3: configurați setările QuickBooks

Cu licența MyWorks activată, va trebui să vă conectați contul QuickBooks la plugin. Există un pic de sărituri înainte și înapoi între tablourile de bord MyWorks și WordPress implicate.

Din tabloul de bord MyWorks, faceți clic pe butonul Conectare la QuickBooks și urmați instrucțiunile:

Odată ce ați terminat, reveniți la tabloul de bord WordPress și selectați Conectați-vă la QuickBooks Online! acolo pentru a finaliza procesul:

În acest moment, v-ați conectat conturile. Apoi, faceți clic pe Setări implicite pentru a configura opțiunile de sincronizare de bază:

Alegeți setările dorite din fiecare meniu derulant și faceți clic pe Salvați toate . MyWorks oferă documentație utilă dacă aveți nevoie de mai multe informații despre oricare dintre aceste câmpuri.

În cele din urmă, va trebui să vă asociați clienții, produsele și metodele de plată WooCommerce la echivalentele lor QuickBooks. Navigați la MyWorks Sync> Map în tabloul de bord WordPress. Veți vedea o listă a datelor dvs. WooCommerce, cu un meniu derulant pentru a seta echivalentul QuickBooks.

Setați-le cum doriți și faceți clic pe Salvare . Există, de asemenea, o caracteristică „automap” utilă. Din nou, puteți consulta tutorialele MyWorks despre mapare dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar cu aceste setări.

Pasul 4: Sincronizați datele dvs. vechi

În acest moment, WooCommerce și QuickBooks vor începe să sincronizeze orice date noi care vin. Pentru a vă sincroniza și datele istorice, va trebui să utilizați funcția Push a pluginului. Accesați MyWorks Sync> Push , selectați din listă clienții pe care doriți să îi sincronizați și faceți clic pe Push Selected Clients.

Repetați acest proces pentru comenzi, produse, plăți și alte date relevante. După ce ați terminat de împins datele istorice, ați terminat!

Concluzie

Dacă vi se pare o corvoadă să vă păstrați cărțile actualizate manual, nu sunteți singur. Deși această sarcină este esențială, este, de asemenea, o imensă chiuvetă de timp care te îndepărtează de o muncă mai valoroasă. Din fericire, WordPress și WooCommerce sunt extrem de extensibile și există integrări pentru automatizarea acestui proces cheie.

Pentru a începe sincronizarea datelor WooCommerce și QuickBooks, trebuie doar să urmați acești patru pași simpli:

1. Instalați pluginul WooCommerce Sync pentru QuickBooks. Acest plugin oferă un echilibru excelent de caracteristici și costuri.
2. Creați un cont și alegeți un plan - există chiar și un nivel gratuit disponibil.
3. Configurați-vă setările pentru a vă asigura că tot ce aveți nevoie este sincronizat corect.
4. Sincronizați datele istorice cu QuickBooks. Datele noi sunt sincronizate automat.

Aveți întrebări despre această integrare WooCommerce și QuickBooks? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!

Imagine prezentată de Pretty Vectors / shutterstock.com.