Comment rédiger une politique d'annulation équitable pour votre entreprise

Si vous n'avez pas mis en place de politique d'annulation pour votre entreprise, placez cette tâche au premier rang de votre liste de tâches pour cette semaine. Votre temps, c'est de l'argent. Cela inclut le temps que vous passez à planifier et à organiser des réunions avec vos clients. À côté d'un contrat, une politique d'annulation est l'un des éléments les plus importants qui protégera votre temps et vos revenus contre les inconvénients ou les insensibilités des clients. Pour vous aider à accomplir cette tâche, cet article expliquera pourquoi vous avez besoin d'une politique d'annulation, ce qu'une politique équitable devrait inclure, comment vous devriez la communiquer et des modèles de ressources pour rédiger la vôtre.

Ai-je besoin d'une politique d'annulation ?

Absolument oui. Les politiques d'annulation sont les limites que vous définissez pour vous assurer que votre temps et votre expertise ne sont pas pris pour acquis. Vos clients paient pour votre expertise, et le prix que vous avez mis sur cette expertise vous permet d'en vivre. Lorsque vous réservez du temps pour rencontrer ou travailler pour un client, cela vous empêche de faire tout autre travail dans ce laps de temps. Votre police vous protège en garantissant que vous pouvez toujours recevoir une partie ou la totalité du revenu pour cette période ou vous laisser le temps de planifier d'autres travaux qui peuvent compenser ce revenu.

Quoi inclure dans votre politique d'annulation

• Délai : les délais typiques sont de 24 à 48 heures avant le rendez-vous, mais vous pouvez le définir en fonction du type de travail que vous effectuez et de l'impact d'une annulation sur votre emploi du temps.
• Pénalités : votre pénalité doit être basée sur l'impact financier d'un rendez-vous manqué pour votre entreprise. Une pénalité financière peut avoir un effet dissuasif important pour certains clients. Les clients peuvent être moins susceptibles d'annuler s'ils savent qu'ils n'auront plus cet argent même si le rendez-vous n'a pas lieu. Même si vous n'avez pas l'intention de facturer les frais, une pénalité connue pourrait réduire considérablement les chances d'annulation. En savoir plus sur les pénalités dans la section suivante.
• Coordonnées : indiquez clairement comment vous souhaitez être informé d'une annulation. Un appel téléphonique est-il nécessaire dans un certain laps de temps ? Voulez-vous l'annulation par écrit? Un SMS est-il acceptable ? Soyez clair sur ces points afin que vous puissiez tenir les clients au processus en cas de besoin.
• Exiger une signature : Cela impose à votre client de comprendre et d'adhérer à la politique.

Pénalités et quand les facturer

Pour que votre politique d'annulation ait un effet de carotte et de bâton, il doit y avoir une conséquence à l'annulation - en particulier pour les annulations de dernière minute. Tenez compte des éléments suivants lorsque vous décidez des sanctions à appliquer :

• Est-ce la première fois que ce client annule ? – Renoncer à votre pénalité pour une première annulation peut créer une bonne volonté entre vous et un client. Soyez clair que la renonciation est unique, de préférence par écrit. Dans le cas où cela se reproduirait, vous aurez les deux dossiers et la cause de la pénalité.
• Le client est-il prêt à reprogrammer immédiatement ? – Si c'est le cas, puisque le rendez-vous est de retour dans les livres, vous pourriez décider de renoncer à la pénalité ici aussi.
• Y a-t-il des obligations financières que vous devez couvrir dans le cadre de la session ? – Bien que vous puissiez compter sur la vidéo ou le téléphone aujourd'hui, vous pourriez éventuellement avoir besoin d'un espace de bureau pour accueillir un groupe. Si vous payez des frais pour tout ce qui est lié à cette configuration, vous pouvez envisager de transférer ces frais à un client qui annule. Cela devrait être pris en compte surtout si le bureau ou la coopérative a ses propres conditions spécifiques concernant les annulations.
• Combien de travail de préparation est nécessaire avant le rendez-vous? – Si un client annule sept jours après un rendez-vous, vous pouvez raisonnablement renoncer à tous les frais. Sept jours devraient être suffisants pour vous permettre de reprogrammer ou de trouver un autre client pour combler le vide. Plus près, vous avez peut-être déjà passé du temps à vous préparer, vous devrez donc peut-être facturer ce temps. Par exemple, si une annulation survient dans les 24 heures suivant le rendez-vous, votre politique d'annulation pourrait dicter que les frais de rendez-vous complets seront toujours appliqués.

Comment informer les clients de votre politique d'annulation

Informez vos clients de votre politique d'annulation le plus tôt possible dans votre relation de travail. Cela peut ne pas être approprié dans une réunion d'introduction. Cependant, une fois que vous acceptez de travailler, présentez la police par écrit avec votre contrat et votre entente de paiement. Cela définira les bonnes attentes dès le début.

Si vous avez un bureau physique, affichez votre politique d'annulation dans un endroit visible. Et enfin, incluez votre politique d'annulation dans tous les rappels de rendez-vous que vous envoyez par voix ou SMS.

Démarreurs de modèles et ressources

Vous trouverez ci-dessous quelques suggestions pour créer votre propre politique d'annulation :

Simple

Si vous devez annuler votre réunion avec moi, veuillez m'en informer par e-mail à l'adresse <(insérer l'e-mail> ou par téléphone/message texte à l'adresse <insérer le numéro de téléphone>. Les annulations de réunion effectuées dans le <délai> seront soumises à des frais d'annulation de < insérer une pénalité>.

Si/Alors/Sauf

Si vous devez annuler votre rendez-vous avec moi, veuillez m'en informer dès que possible par e-mail à <(insérer e-mail> ou par téléphone/sms à <insérer numéro de téléphone>. Les annulations demandées plus de <délai> avant votre rendez-vous seront Les annulations dans le <délai> entraîneront des frais d'annulation de <insérer la pénalité> à moins que votre rendez-vous ne soit reprogrammé sur-le-champ.

Détaillé

Sachez que j'apprécie à la fois votre temps et mon temps. Lorsque nous organisons une réunion, ce temps est réservé pour se concentrer sur votre projet ainsi qu'un temps supplémentaire pour se préparer. Cela me permet d'arriver prêt à la réunion et d'utiliser notre temps aussi efficacement que possible. Je comprends que des urgences se produisent et qu'une annulation peut être nécessaire. Si vous devez annuler, veuillez me contacter dès que possible pour reprogrammer par e-mail à <(insérer e-mail> ou par téléphone/sms à <insérer numéro de téléphone>.

Pour éviter d'avoir à payer des frais d'annulation, assurez-vous de nous contacter au moins <time frame> avant votre rendez-vous. Les annulations demandées dans <time frame> entraîneront des frais de pénalité de <insérer la pénalité>.

D'autres idées de modèles peuvent être trouvées ici. C'est votre politique, alors n'hésitez pas à mélanger et assortir les éléments et à rédiger votre politique dans un ton et un style qui vous conviennent.

Et enfin

Des annulations auront lieu ; une politique d'annulation vous aidera à vous protéger contre les pertes. Si vous avez mis en place une politique, mais que vous rencontrez toujours des annulations de dernière minute, consultez cet article pour obtenir des conseils sur la façon de les résoudre. Aussi, si vous avez besoin d'informations relatives à la façon de vous protéger en cas de résiliation de contrat, cet article fournit quelques conseils à prendre en compte tout comme celui-ci.

Quelle a été votre expérience avec les politiques d'annulation? Cet article vous aidera-t-il à rédiger votre premier article ou en avez-vous un qui fonctionne déjà ? Parle-nous-en dans les commentaires!

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