Como organizar sua vida: 4 dicas a seguir e 2 armadilhas a evitar

Organizar sua vida, da casa ao escritório e ao computador, não exige perfeição. Tudo bem se sua vida for mais um “caos organizado” do que digna de Pinterest. O que você precisa é uma compreensão do que fica no caminho quando permanece dis organizados. O objetivo é que tudo corra bem.

Veja o que acontece se você não organizar sua vida:

• Você deixa sua carteira em casa porque presumiu que ela estava em sua bolsa. Ele está sentado no balcão da sua cozinha, não servindo a nenhum propósito.
• Você está marcado como “não compareceu” ao casamento do seu primo. O RSVP está nas contas que você também não abriu.
• Os prazos de trabalho são esquecidos porque seu calendário digital está muito fora de controle para ser lido.

Veja como manter as coisas importantes em ordem para que você possa viver o resto de sua vida como um ser humano normal e imperfeito.

1. Relegue o trabalho ao seu espaço de trabalho.

Freelancers precisam de um espaço que seja centrado no trabalho, longe de distrações e responsabilidades domésticas. Se você tiver a sorte de ter um quarto vago com uma porta que se fecha, monte um escritório em casa. Ou separe parte de uma sala e classifique-a como somente para trabalho. Mesmo os apartamentos minúsculos têm cantos ou armários que podem conter uma pequena mesa e cadeira.

Pessoas com um emprego de escritório tradicional ainda se encontram trabalhando em projetos em casa. Crie uma configuração semelhante, um espaço designado para o trabalho. Manter uma linha clara entre a vida doméstica e a profissional ajudará a manter sua casa e seu espaço mental organizados.

Aqui estão mais três dicas para organizar seu espaço de trabalho doméstico:

• Guarde tudo que você precisa para realizar seu trabalho neste espaço. Se você tiver que deixar seu escritório em casa para encontrar uma caneta ou envelopes em outra sala, é fácil se distrair.
• Quando terminar o dia, feche a área de trabalho como faria em um escritório tradicional. Limpe sua mesa, feche as cortinas, desligue o computador e feche as luzes e a porta ao sair.
• Tanto quanto possível, evite voltar para o escritório fora do horário de trabalho. Finja que é um trajeto de distância.

Ser rigoroso com relação ao local de trabalho ajuda a entrar e sair do modo de trabalho. Poder trabalhar em casa torna tentador estar sempre trabalhando, mas você merece uma pausa.

2. Dê um lar a tudo.

Tudo em sua casa deve ter um ... lar. Uma gaveta, armário ou quarto “diverso” não conta. Quanto mais eficiente uma sala precisa ser (como a cozinha ou o escritório), mais organizado o espaço deve ser.

• Mantenha os itens que você procura com frequência mais próximos de você. Itens que você só precisa uma vez na lua azul podem ser guardados.
• Se você tiver caixas de armazenamento que tenham a mesma aparência, etiquete-as.
• Use essa estratégia digitalmente. Organize arquivos de computador e pastas de e-mail para sempre saber onde armazenar um item e procurar o que você precisa. Aproveite a barra de favoritos do navegador e adicione atalhos de link à tela inicial do telefone.

3. Crie uma zona para soltar.

Escolha uma área de entrega para suas tarefas, incluindo sua papelada e itens que você tem que guardar. Em seguida, crie um processo para percorrê-los e movê-los para a “casa” que você criou na etapa dois.

Por exemplo, você pode deixar sua correspondência em uma cesta na porta de entrada todas as tardes. Se seus cheques e contas forem eletrônicos, você pode classificar essa correspondência apenas uma ou duas vezes por semana. Escolha um dia, coloque “verificar e-mail” no seu calendário, defina-o como recorrente e esqueça.

Faça o mesmo com sua vida digital. Em vez de organizar sua área de trabalho ou o Google Drive todos os dias, coloque-o em uma programação administrativa mensal. Você não terá que se preocupar com isso no dia a dia, mas saberá que nunca passará mais de 30 dias sem uma boa limpeza.

4. Faça rotinas ou horários.

Para muitos profissionais, as rotinas de vida estão intimamente ligadas às rotinas de trabalho. Um irá prepará-lo para o outro. Sem eles trabalhando em harmonia, você pode chegar ao fim do dia e sentir que não realizou nada.

Quase não há como criar a rotina ou programação “certa”. Além disso, quanto mais flexibilidade você tiver com seu tempo, mais difícil será encontrar uma rotina que você até mesmo siga. Experimente estas dicas:

• As rotinas matinais e noturnas são as mais importantes, mas não as complicam. Não se trata do que 100 outros profissionais fazem para começar o dia; é sobre o que você precisa para ficar motivado. Se for tão simples quanto café, ler e arrumar a cama, tudo bem. Se você quiser adicionar uma corrida de oito quilômetros e meia hora de registro no diário, tudo bem.
• Se você estiver definindo um cronograma, considere o tempo extra. Você precisará dele quando o trabalho demorar mais ou quando precisar de um intervalo entre as tarefas.
• Seja qual for o verdadeiro prazo de um projeto, defina seu prazo privado para pelo menos um dia antes. Se isso passar pela sua cabeça ou demorar o dobro do tempo que você esperava, você terá um outro dia inteiro para lidar com isso.
• Você pode precisar de uma rotina para mantê-lo em dia com sua rotina. Lembra daquela tarefa “verificar e-mail” que adicionamos ao calendário na etapa três? E se você nunca checar sua agenda? Escolha um lugar onde tudo vive - um centro de informações centralizado. Para mim, isso é Evernote. Minha lista de verificação do Evernote me diz tudo o mais que eu tenho que fazer, incluindo “verificar o calendário”.

Combine suas rotinas com seu ciclo de energia.

Um ciclo de energia é o fluxo de quando você se sente menos energético. Enfrente sua pilha de anotações de trabalho e papelada pela manhã, quando tiver força intelectual para lidar com isso. Deixe a roupa e a louça para intervalos de 15 minutos no trabalho ou no final do dia, quando seu cérebro só consegue lidar com atividades estúpidas.

Duas dicas que eu odeio (e alternativas não terríveis)

Se você ler 50 listas de “como se manter organizado”, encontrará essas duas dicas quase sempre. Aqui não. Eu não suporto eles.

Livre-se de tudo e depois adicione tudo de volta.

Não caia nessa. Você acabará com metade do seu armário ou escritório espalhado pela sala de estar. E você nunca vai remover tudo e refazer uma sala em um dia. Em vez disso, faça isso parcialmente. Limpe uma gaveta ou escrivaninha ou armário de arquivo e reorganize-o, então vá para o próximo "ponto quente".

Doe, venda ou jogue fora algo antes de comprar algo novo.

Esse é o tipo de dica que soa bem no papel, mas é péssima na aplicação. Você acabará se livrando de algo que deseja, precisa ou ama. Não se preocupe com isso. Em vez disso, faça uma limpeza boa e completa uma vez ou sazonalmente. Em seguida, pense um pouco mais nas suas compras futuras. Se você não tiver certeza, deixe-o - se ainda estiver pensando nisso em duas semanas, volte e compre-o.

Tenha cuidado com os itens digitais também, especialmente com aqueles brindes tentadores. Se você nunca vai ler esse e-book, não vale a pena fazer o download e organizá-lo.

Organize-se

No início, montar uma organização em casa, no trabalho ou em ambos pode consumir muito tempo. O objetivo é tornar sua vida menos agitada. Manter o controle requer muito planejamento no início. Depois de se acostumar com seus novos métodos, no entanto, você terá tempo e espaço mental para se concentrar nos aspectos mais importantes de sua vida.

Não posso deixar de notar o quanto a organização é semelhante à automação para sua vida. Se você deseja automatizar um pouco mais sua vida profissional, leia nosso artigo sobre como construir um negócio WordPress eficiente.