Os benefícios do Google Workspace (antigo G Suite) para sua empresa (por que o usamos)

Publicados: 2018-02-07

Usamos uma infinidade de produtos SaaS diferentes aqui na Kinsta para manter tudo funcionando sem problemas nos bastidores e melhorar a produtividade de nossa equipe. Um produto sem o qual não poderíamos viver é definitivamente o Google Workspace! Não temos medo de dizer que é de longe a melhor solução de e-mail do mercado para o seu negócio. Isso sem falar nos outros recursos que ele acompanha, como armazenamento no Google Drive e ferramentas como Google Docs e Google Sheets.

Hoje vamos nos aprofundar nos benefícios incomparáveis ​​do Google Workspace (antigo G Suite), por que o usamos e o recomendamos a todos os nossos clientes e como ele se compara a outras soluções semelhantes no mercado.

  • O que é o Google Workspace?
  • Benefícios incomparáveis ​​do Google Workspace
  • Google Workspace x Office 365 x Zoho
  • Desvantagens do Google Workspace
  • Como migrar para o Google Workspace
  • Dicas do Google Workspace

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é o conjunto de aplicativos inteligentes do Google. Ele era conhecido anteriormente como Google Apps, até que foi renomeado no final de 2016. Recomendamos principalmente o Google Workspace para clientes que precisam de hospedagem de e-mail para seus negócios. No entanto, o Google Workspace é muito mais do que apenas um e-mail. Ele também inclui uma variedade de aplicativos e recursos que podem ser bastante úteis. Na verdade, você provavelmente já está usando ou está familiarizado com alguns deles.

Recursos que usamos diariamente

O Google Workspace tem três planos diferentes que você pode usar (dos quais falaremos mais adiante). Utilizamos o plano Básico do Google Workspace para nossos funcionários aqui na Kinsta. Isso começa em apenas $ 5/usuário/mês. Para muitos de vocês, o plano básico é provavelmente tudo o que você precisa. Aqui está o que inclui:

Gmail

De acordo com Litmus, o Gmail lidera como o cliente de e-mail mais popular, com 26% de participação de mercado com base nas taxas de abertura. Não é surpresa, pois o Gmail existe desde 2004 e agora possui mais de 1,2 bilhão de usuários. Uma das melhores coisas do Google Workspace é que você basicamente obtém uma versão aprimorada sem anúncios do cliente de e-mail on-line que provavelmente já está usando.

Gmail

O Google Workspace basicamente permite que seus funcionários tenham suas próprias contas do Gmail com endereços de e-mail com o nome de domínio da sua empresa (exemplo: [email protected]). Uma empresa muito pequena com um ou dois usuários pode conseguir contas gratuitas do Gmail e algumas regras de alias + encaminhamento. Mas quando você começa a contratar dois ou três funcionários, você vai precisar de contas que podem ser gerenciadas separadamente.

Domínio personalizado do Gmail do Google Workspace
Domínio personalizado do Gmail

calendário do Google

Nenhum de nós aqui na Kinsta poderia viver sem o Google Agenda. Muitos de nós confiamos nele para agendar chamadas com clientes e definir datas de vencimento e lembretes para projetos importantes. O Google Agenda pode ajudar você a manter sua agenda organizada.

Google Agenda do G Suite

Uma das grandes vantagens de usar o Google Agenda no Google Workspace é a capacidade de criar várias agendas acessíveis a todos em sua empresa (ou até mesmo a um subconjunto de usuários). Por exemplo, você pode querer um calendário de grupo para eventos como feriados de equipe e reuniões regulares. Ter todos os seus funcionários vinculados à mesma organização torna tarefas como essas ainda mais fáceis quando comparadas à versão gratuita.

calendário do Google
calendário do Google

Google Drive

O Google Drive permite que você armazene, acesse e compartilhe seus arquivos em um local seguro. Você então tem acesso fácil a eles de qualquer dispositivo. Os planos básicos do Google Workspace vêm com 30 GB de armazenamento para cada funcionário. As edições Business, Enterprise e Teams do Google Workspace oferecem armazenamento ilimitado para que você sempre tenha espaço suficiente para seus arquivos. Observação: se você for uma equipe menor com menos de 5 usuários, receberá apenas 1 TB/usuário.

G Suite Google Drive

Se você nunca usou o Google Drive antes, uma das melhores coisas de que gostamos é a incrível funcionalidade de pesquisa ! Embora, provavelmente não seja muito surpreendente, visto que eles também executam o maior mecanismo de pesquisa do mundo. Você sabia que pode pesquisar com base no conteúdo de um documento (independentemente do nome do arquivo)? Muito útil. Isso significa que você pode encontrar facilmente o que procura, não importa o quão desorganizado você seja.

Pesquisa do Google Drive
Pesquisa do Google Drive

A versão paga do Google Drive oferece o dobro do armazenamento do seu drive pessoal gratuito e do Gmail, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, controles de compartilhamento e relatórios avançados.

Documentos Google e Planilhas Google

O Google Docs e o Google Sheets falam por si e, novamente, são ferramentas que usamos todos os dias. Você pode até importar o Google Docs para o WordPress. Eles permitem que você crie e edite documentos de texto e planilhas diretamente no seu navegador. Importe seus documentos para torná-los instantaneamente editáveis, incluindo arquivos do Microsoft Word, Excel e PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). A partir de fevereiro de 2018, agora você pode até colaborar e comentar em arquivos do Microsoft Office sem precisar converter automaticamente para o formato do Google.

Você também pode exportar para formatos comuns de terceiros. Isso facilita a colaboração com outros indivíduos ou empresas e o envio e recebimento de arquivos, sem a necessidade de instalar ou comprar software adicional.

Observação: Documentos e planilhas do Google criados diretamente no Google Workspace não contam para o limite de armazenamento.

G Suite Documentos Google e Planilhas Google

Aqui estão apenas algumas das tarefas comuns para as quais os usamos:

  • Obter feedback e comentários dos membros da equipe sobre o novo conteúdo do site.
  • Trabalhando com blogueiros convidados no conteúdo do nosso blog.
  • Enviar conteúdo para outras pessoas ao escrever em sites de terceiros. Nunca tivemos ninguém nos últimos dois anos solicitando um documento do Word, todo mundo sempre solicita um Google Doc. Por quê? Porque é super simples e fácil de usar.
  • Triagem de dados de planilhas das exportações da Ahrefs.
  • Executando números financeiros rápidos.
  • Acompanhamento de orçamentos de PPC e variações de cópia de publicidade online.
  • Analisando as mudanças de CTR no que se refere a SERPs.
  • Redação de conteúdo para patrocínios pagos (WordCamps).

Um dos melhores recursos do Google Docs and Spreadsheets são os comentários em tempo real e as versões ilimitadas . As versões anteriores são mantidas indefinidamente e não contam para o armazenamento. Isso torna super fácil rastrear as alterações feitas em um documento ou desfazer um erro. Compartilhar documentos com seus colegas de trabalho ou outras pessoas também é incrivelmente fácil.

Versões do Documentos Google
Versões do Documentos Google

Google Keep

O Google Keep parece ser um daqueles segredos bem guardados que ninguém conhece. Se você está procurando uma alternativa básica ao Evernote , o Google Keep é demais! Esta é uma ótima ferramenta, independentemente de você estar ou não usando o Google Workspace. Sendo um produto do Google, funciona perfeitamente no ecossistema do Google.

G Suite Google Keep

Pode ser uma maneira fácil de manter as perguntas frequentes que você recebe dos clientes em um local conveniente. Crie listas de tarefas, notas e defina lembretes para se manter no caminho certo. Tudo é sincronizado em seus dispositivos, então o que é importante está sempre ao seu alcance. Compartilhe-os facilmente com sua equipe e arquive-os quando terminar. E mais uma vez a busca do Google funciona perfeitamente com ele.

Google Keep
Google Keep

Console de administração do Google Workspace

O Admin Console do Google Workspace permite que os proprietários de empresas gerenciem tudo com facilidade em um único lugar. Ele recebeu uma revisão recentemente e é muito melhor do que era anteriormente com o Google Apps.

Administrador do G Suite

Faça tudo, desde adicionar novos usuários e grupos, gerenciar dispositivos, definir configurações de segurança (como autenticação de dois fatores), adicionar novos domínios personalizados para sua empresa que podem ser usados ​​para o Gmail.

Console de administração do Google Workspace
Console de administração do Google Workspace

A maioria, senão todos os recursos do Google Workspace, precisam ser ativados pelo administrador para serem usados. Alguns deles também estão disponíveis apenas em planos superiores. Se um recurso não estiver habilitado e um usuário tentar acessá-lo, ele verá uma mensagem “não disponível” (como visto abaixo).

O Google Workspace não está disponível
O Google Workspace não está disponível

Características adicionais

Aqui estão alguns recursos adicionais que não usamos com muita frequência na Kinsta, mas você pode estar interessado em:

  • Bate-papo do Google: você já ouviu falar do Slack? O Google Chat é basicamente a nova ferramenta concorrente do Google. É um espaço de trabalho em grupo dedicado com bate-papo 1:1 e bate-papo em grupo. Você pode tornar as conversas mais eficientes interagindo diretamente com bots do Google profundamente integrados e aplicativos de terceiros. O bate-papo do Google está incluído gratuitamente em todos os planos do Google Workspace.
  • Google Meet: Preferimos o chat de vídeo Zoom ou Slack aqui na Kinsta, mas o Google Meet ainda facilita as videochamadas e as videoconferências. O Meet é totalmente integrado ao Google Workspace para que você possa participar de reuniões diretamente de um evento do Agenda ou de um convite por e-mail. Se você estiver executando a versão Enterprise do Google Workspace, também poderá aproveitar os números de discagem para quando as pessoas estiverem em trânsito ou talvez sem acesso à Internet.
  • Formulários do Google: a maioria de vocês provavelmente já preencheu um Formulário do Google antes. Embora prefiramos usar outros aplicativos para isso, de preferência formulários de marca em nosso site WordPress, pode ser uma maneira incrivelmente rápida e fácil de coletar informações.
  • Google Slides: Quer uma alternativa decente ao Microsoft Powerpoint? O Apresentações Google é exatamente isso. Assim como com seus outros produtos, você pode aproveitar a colaboração e os comentários em tempo real, bem como o histórico de versões ilimitado.
  • Google Sites: não recomendamos o uso do Google Sites, pois o WordPress é muito melhor para isso. Confira as razões pelas quais você deve usar o WordPress.
  • Gerenciamento de endpoints: se você está preocupado com o roubo do dispositivo de um funcionário, não o faça. É para isso que serve o Endpoint Management. Ative isso facilmente como administrador e limpe remotamente os dados do Google Workspace dos dispositivos, se necessário.

O que Kinsta e G Suite têm em comum? A capacidade de manter as coisas funcionando sem problemas nos bastidores. Experimente Kinsta gratuitamente.

Recursos adicionais para usuários do Google Workspace Business e Enterprise

Também é importante anotar os recursos adicionais nos planos Google Workspace Business e Enterprise. Se você é uma empresa maior e depende muito do e-mail, isso pode ajudar a aliviar algumas de suas preocupações.

  • Cloud Search: Quer levar ainda mais longe os recursos de pesquisa do Google Workspace? O recurso Cloud Search permite pesquisar o conteúdo da sua empresa no Google Workspace. Do Gmail e Drive ao Documentos, Planilhas, Apresentações, Agenda e muito mais.
  • Vault: Você nunca pode ter muitos backups. O Vault permite que você gerencie, retenha, pesquise e exporte o e-mail da sua organização, o conteúdo dos arquivos do Google Drive e os bate-papos registrados. Basicamente, você pode arquivar todos os seus dados e definir políticas de retenção.

Benefícios incomparáveis ​​do Google Workspace

Embora todos os recursos acima sejam ótimos, agora é hora de mergulhar em alguns dos benefícios reais de usar o Google Workspace para sua empresa.

Logotipo do Google Workspace

Hospedar e-mail com terceiros é sempre recomendado

Nunca é recomendado hospedar seu e-mail com a mesma empresa que você usa para hospedagem WordPress. É por isso que não oferecemos e nunca ofereceremos hospedagem de e-mail para nossos clientes (além de talvez um complemento do Google Workspace no MyKinsta). Mas vamos dar-lhe um breve resumo do porquê abaixo:

  1. Se você usar seu host, estará vinculado aos endereços IP que seu host configurou para e-mail de saída. Se algo der errado com isso, como um cliente enviando spam de repente, há uma chance de o endereço IP ser colocado na lista negra de spam. Então de repente você fica pendurado sem controle.
  2. Uma das maiores quedas de confiar em seu host WordPress para e-mails são os problemas de entrega. Com o Google Workspace, você pode autenticar e-mails enviados usando registros DKIM e SPF, o que pode afetar positivamente sua classificação de spam.
  3. O envio de e-mails através do seu host WordPress pode resultar em problemas de recursos do servidor. Ao transferir e-mails para terceiros, especialmente o Google Workspace, você nunca precisará se preocupar com isso.
  4. Espalhar serviços entre vários provedores é sempre uma coisa boa. Sempre recomendamos separar o DNS (incluímos o DNS do Amazon Route 53 para todos os clientes), hospedagem do WordPress e e-mail. Dessa forma, se algo der errado com um, seu e-mail está sempre fluindo. Provavelmente, seu DNS ainda será roteado independentemente, mas usando vários provedores, você pode garantir isso.

Então, como você pode ver, optar por um terceiro para hospedagem de e-mail é realmente benéfico para o seu negócio.

Advertências (e-mails transacionais e de marketing)

Embora as contas do Google Workspace não tenham um limite de SMTP, para aqueles que enviam milhares de e-mails todos os meses, geralmente não recomendamos enviar e-mails em massa ou e-mails transacionais (compras, registro, redefinição de senha etc.). Você pode ler a lista de lavanderia de suas diretrizes para remetentes em massa. Para esses tipos de e-mails, recomendamos os seguintes serviços de e-mail transacionais:

Serviço de e-mail transacional Mailgun
Metralhadora
  • Metralhadora
  • SendGrid ( utilizamos SendGrid aqui na Kinsta para nossos e-mails de transação)
  • SparkPost
  • Jato de correio
  • Amazon SES

Se você é pequeno e está começando, não se preocupe com seus e-mails de transações até começar a enviar grandes volumes. Você pode começar apenas com o Google Workspace para tudo e ficar bem. Além disso, alguns dos provedores, como o Mailgun acima, permitem que você envie 10.000 e-mails transacionais por mês gratuitamente. Portanto, em muitos casos, isso não precisa ser uma despesa extra. E e-mails adicionais depois disso são centavos para enviar. Leia mais sobre emails transacionais, portas SMTP e servidores SMTP gratuitos para WordPress.

Você então tem e-mails de marketing, como boletins informativos. A mesma coisa se aplica aqui. Normalmente, você desejará usar um provedor de terceiros devido a melhores taxas de entregabilidade e ferramentas para criação de listas, testes A/B etc. Aqui estão alguns que recomendamos:

Software de e-mail marketing MailChimp
MailChimp
  • MailChimp ( nós os utilizamos aqui na Kinsta para nosso boletim informativo semanal – aqui está nosso guia sobre como começar a usar o MailChimp)
  • MailerLite
  • Pingar
  • Campanha ativa
  • Weber
  • GetResponse

Alguns dos provedores transacionais acima também lidam com e-mails de marketing e mencionam isso em seus sites. Portanto, em alguns casos, você sempre pode combinar seu serviço de e-mail transacional e software de marketing por e-mail. Leia mais sobre software de e-mail marketing.

Familiar, compatível e fácil de usar

Um dos maiores benefícios de usar o Google Workspace para sua empresa é que a maioria de seus funcionários provavelmente já está acostumada a usar produtos como Gmail para e-mail e Google Docs. Isso torna a transição super fácil e garante que você não precise perder tempo explicando aos novos contratados como utilizar as ferramentas da empresa; ao contrário do Zoho ou do Office 365, onde pode haver mais explicações necessárias.

O Google Workspace também tem a melhor compatibilidade em dispositivos móveis em comparação com qualquer outro provedor de e-mail. Ele simplesmente funciona, em todos os lugares!

E se você já possui uma conta pessoal do Gmail, o Google torna super fácil alternar entre contas com um clique (Gmails pessoais e contas do Google Workspace).

Trocar contas do Google Workspace
Trocar contas do Google Workspace

Tempo de atividade

Quando se trata de tempo de atividade, o Google é um dos melhores quando se trata de confiabilidade. Se você quiser se aprofundar nos detalhes técnicos, o Google Workspace oferece um contrato de nível de serviço (SLA) de 99,9% para os serviços cobertos e, nos últimos anos, eles ultrapassaram isso. Também devido ao fato de o e-mail ser uma parte tão importante de todos os negócios, o Google Workspace não tem tempo de inatividade programado ou janelas de manutenção . Todos os seus data centers são construídos com infraestrutura redundante.

Mas, como qualquer serviço, eles nunca podem estar 100% do tempo. Portanto, você sempre pode marcar o painel de status do Google Workspace para atualizações de todos os seus produtos.

Painel de status do Google Workspace

O Google Workspace não é o mais barato, mas é extremamente acessível

Existem outros provedores por aí que são mais baratos, como Zoho (vamos mergulhar em uma comparação mais abaixo). No entanto, assim como sempre recomendamos que você invista em hospedagem gerenciada do WordPress, seu e-mail comercial não é uma daquelas áreas que você deve tentar economizar um dinheirinho. Ter um host de e-mail no qual você pode confiar pode economizar dinheiro no futuro.

Veja os preços do Google Workspace e o que está incluído em cada plano.

Iniciante de negócios do Google Workspace

Padrão empresarial do Google Workspace

Google Workspace Business Plus

US$ 6/usuário/mês US$ 12/usuário/mês US$ 18/usuário/mês
E-mail comercial pelo Gmail E-mail comercial pelo Gmail Email empresarial através do Gmail + eDiscovery, retenção
100 videoconferências participantes 150 videoconferências participantes + gravação 250 videoconferências com participantes + gravação, acompanhamento de presença
Agendas compartilhadas Agendas compartilhadas Agendas compartilhadas
Documentos, Planilhas, Apresentações Documentos, Planilhas, Apresentações Documentos, Planilhas, Apresentações
Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana (telefone, e-mail online) Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana (telefone, e-mail online – atualização de suporte aprimorado disponível) Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana (telefone, e-mail online – atualização de suporte aprimorado disponível)
Controles de administrador de segurança Controles de administrador de segurança Controles de administração de segurança aprimorados, incluindo Vault e gerenciamento avançado de endpoints
30 GB de armazenamento em nuvem por usuário 2 TB de armazenamento em nuvem por usuário 5 TB de armazenamento em nuvem por usuário
Pesquisa na nuvem Pesquisa na nuvem
Vault (arquivamento e retenção) Vault (arquivamento e retenção)
Relatórios de auditoria Relatórios de auditoria
Prevenção contra perda de dados (Gmail + Drive)
S/MIME hospedado para Gmail
Arquivamento de terceiros do Gmail
Segurança de nível empresarial
Análise de registros do Gmail

Aqui estão algumas estimativas rápidas para você:

  • Para cinco funcionários, você está olhando para US $ 30/mês
  • Para 10 funcionários você está olhando $ 60/mês
  • Para 15 funcionários você está olhando $ 90/mês

Para tudo o que o Google Workspace inclui, isso é um ótimo negócio e meio óbvio!

Você também pode optar por uma taxa com desconto mudando para uma assinatura anual. Uma assinatura anual oferece economia de até 20% a mais do que a assinatura mensal padrão. A melhor parte é que você ainda pode ser cobrado mensalmente na assinatura anual, se preferir.

O que Kinsta e G Suite têm em comum? A capacidade de manter as coisas funcionando sem problemas nos bastidores. Experimente Kinsta gratuitamente.

O Google Workspace é o mais seguro possível

O Google Workspace foi desenvolvido com base no Google Cloud Platform, que oferece a mais alta segurança do mercado. Tem a confiança de algumas das maiores empresas do mundo; como HP, Verizon, Whirlpool e Salesforce. Como o Google diz, eles estão liderando com uma “ mentalidade de segurança em primeiro lugar ”. Eles têm conhecimento e experiência líderes do setor em cada um de seus produtos, incluindo o Google Workspace.

Segurança do Google Workspace

Veja alguns destaques de como o Google Workspace protege você e seus dados:

  • Administrador do Google Workspace: oferece ao administrador a capacidade de controlar como os dados são protegidos, visualizar relatórios e até mesmo controlar dispositivos móveis. Os administradores do Google Workspace também podem impedir que os funcionários ativem "aplicativos menos seguros".
  • Criptografia (TLS): o Google Workspace fornece criptografia de e-mail em trânsito.
  • Certificados, auditorias e avaliações: o Google Workspace passa por várias auditorias independentes de terceiros regularmente.
  • Retenção de dados: o Google Workspace oferece a capacidade de reter, arquivar, pesquisar e exportar seus dados.
  • Privacidade: o Google não coleta, verifica ou usa seus dados nos serviços do Google Workspace para fins de publicidade. Também não há anúncios em nenhum dos produtos do Google Workspace. Você possui seus próprios dados.
  • Transparência: o Google fornece continuamente relatórios de transparência para manter os consumidores informados.

Você pode conferir o whitepaper de segurança e conformidade do Google Cloud para obter mais informações.

Google Workspace x Office 365 x Zoho

Existem milhares de hosts de e-mail no mercado. Mas quando se trata de hospedagem de e-mail comercial séria, você pode realmente reduzi-lo a esses três provedores: Google Workspace, Office 365 e Zoho. Então abaixo vamos fazer uma pequena comparação.

Google Workspace x Office 365 x Zoho

Preços

Para preços, estamos tomando o custo mensal de cada provedor.

Iniciante de negócios do Google Workspace

Office 365 Business Essentials

Zoho Standard

US$ 6/usuário/mês US$ 6/usuário/mês US$ 4/usuário/mês

Notas Adicionais:

  • Alguns oferecem planos um pouco mais baratos se você se comprometer com os planos anuais ou comprar licenças em massa. Por exemplo, você pode baixar o Office 365 para US$ 5/usuário/mês e o Zoho para US$ 3/usuário/mês.
  • O Zoho, de fato, possui um plano gratuito para 5 usuários. No entanto, é limitado a 5 GB com hospedagem de domínio único.
  • É importante observar que o Office 365 Business Essentials não inclui seu software de desktop Office, apenas seus aplicativos baseados na Web.

Software e Ferramentas

Abaixo estão produtos comparáveis ​​entre fornecedores.

Iniciante de negócios do Google Workspace

Office 365 Business Essentials

Zoho Standard

Gmail Outlook (50 GB) Zoho Mail
Google Drive (30 GB) OneDrive (1TB) Zoho Docs (30 GB)
documentos Google Microsoft Word Zoho Writer
Planilhas Google Microsoft Excel Zoho Sheet
Apresentações Google Microsoft PowerPoint Zoho Show
Google Sites Sites (SharePoint) Zoho Sites
Google Meet/Chat Skype + Microsoft Teams Zoho Meeting + Cliq
Google Keep Microsoft OneNote Zoho Notebook
Microsoft Yammer Zoho Connect

Notas Adicionais:

  • Os 30 GB de armazenamento do Google Workspace são contabilizados como armazenamento combinado no Google Drive e no Gmail.
  • Os 30 GB de armazenamento do Zoho são contabilizados como armazenamento combinado no Zoho Docs e no Zoho Mail.
  • Se você estiver comparando um software de apresentação, o Microsoft PowerPoint provavelmente ainda ganha com as mãos.
  • O Gmail também tem integrações muito melhores com complementos e extensões de terceiros do que o Outlook.
  • O Zoho oferece suporte a integrações externas com vários aplicativos de terceiros em sua caixa de correio usando o eWidget.

Mas, como você pode ver, todos os três provedores acima têm ofertas muito semelhantes no que diz respeito às ferramentas e serviços que fornecem. Portanto, muito de sua decisão provavelmente se resumirá ao preço e à facilidade de uso para seus funcionários.

Desvantagens do Google Workspace

Para ser totalmente honesto, não encontramos muitas desvantagens ao usar o Google Workspace, e nossa equipe o usa há mais de quatro anos. Embora definitivamente dependa do tipo de negócio que você é. Aqui estão algumas coisas que você pode considerar:

  • O Google Workspace é totalmente baseado na Web, sem opções de software. Se você está acostumado a usar o Microsoft Office, provavelmente descobrirá que o Google Docs e Sheets não são tão poderosos.
  • O Office 365 ainda está conquistando o mercado corporativo, enquanto o Google Workspace ainda está se atualizando.
  • O Office 365 oferece mais armazenamento imediatamente. No entanto, o Google Workspace oferece armazenamento ilimitado se você fizer upgrade para planos superiores.

Como migrar para o Google Workspace

Pessoalmente, achamos que o Google Workspace é sua melhor opção para hospedagem de e-mail e outras ferramentas, e é por isso que o recomendamos a todos os nossos clientes. Eles também oferecem uma avaliação gratuita de 14 dias, para que você possa experimentá-lo antes de se comprometer com qualquer coisa. Seu processo de integração também é incrivelmente fácil.

Veja algumas etapas rápidas para começar a usar o Google Workspace para sua empresa:

Passo 1

Inscreva-se para seu teste gratuito.

Teste gratuito do Google Workspace

Passo 2

Ative sua conta fazendo login no Google Admin Console. (Observação: faça login com seu endereço de e-mail e senha do Google Workspace. Esse endereço termina com @suaempresa.com e não é uma conta @gmail ou uma Conta do Google pessoal.)

Console de administração do Google Workspace
Console de administração do Google Workspace

etapa 3

No Admin Console, clique em “Iniciar configuração” para iniciar o assistente de configuração. Você dará a cada membro da equipe um endereço de e-mail em seu domínio (como [email protected]) para que eles possam começar a usar o Gmail, Agenda, Meet e todos os outros serviços do Google Workspace. Você também pode adicionar usuários adicionais manualmente a qualquer momento.

Se você tiver domínios adicionais, também poderá adicioná-los ou criar aliases de e-mail.

Alias ​​de domínio do Google Workspace
Alias ​​de domínio do Google Workspace

Passo 4

Em seu Admin Console, você precisará seguir as etapas para verificar se é proprietário do seu domínio. Você receberá um código de verificação para adicionar ao seu site ou às configurações do seu domínio. O Google Workspace tem instruções excelentes para literalmente todos os registradores de DNS e provedores de DNS sobre como verificar seu domínio.

Se você estiver usando o DNS Kinsta, também temos um tutorial sobre como adicionar seus registros MX do Google em nosso painel MyKinsta. Ao criar seu domínio, você pode adicionar os registros com um único clique.

Adicionar registros MX do Gmail
Adicionar registros MX do Gmail

Se você estiver vindo de outro host de email, como GoDaddy, BlueHost, OVH ou Office 365, provavelmente também desejará migrar seus emails antigos. Aqui estão alguns links úteis:

  • Migrar emails do Exchange ou Office 365
  • Migrar de outros provedores de webmail para o G Suite
  • Migrar e-mails de uma conta do G Suite para outra
  • Migrar do Gmail para o G Suite

Observação: se você está começando a usar o e-mail para sua empresa pela primeira vez, pode pular o processo de migração acima.

Etapa 5

A etapa final é seguir os guias de início rápido do Google Workspace para configurar os aplicativos adicionais, como Google Drive, Google Agenda, Contatos do Google etc. E pronto!

Dicas do Google Workspace

Depois que o Google Workspace estiver funcionando, há alguns pequenos avisos ou erros que você provavelmente encontrará. Uma delas é a seguinte mensagem ao tentar salvar uma foto de perfil.

Desculpe! Não foi possível salvar sua foto de perfil. Por favor, tente novamente mais tarde.

O Google Workspace não conseguiu salvar a foto do perfil
O Google Workspace não conseguiu salvar a foto do perfil

No Google Workspace, o administrador precisa dar permissão para que os usuários salvem uma foto do perfil. Isso pode ser feito em “Diretório → Configurações do diretório → Edição de perfil”.

Direitos de edição do perfil do diretório do Google Workspace
Direitos de edição do perfil do diretório do Google Workspace

Marque a opção “Foto” e clique em “Salvar”.

Foto do Google Workspace
Foto do Google Workspace

Observação: geralmente leva algumas horas para que as configurações do Google Workspace sejam propagadas. Portanto, recomendamos esperar um pouco antes de tentar enviar uma foto novamente.

Resumo

Como você pode ver, o Google Workspace pode ser uma ótima solução para qualquer empresa quando se trata de hospedagem de e-mail e fornecer uma solução completa para colaboração e armazenamento de documentos. É extremamente acessível e fácil de usar. A maioria dos seus funcionários provavelmente já conhece o Gmail, o que ajuda a reduzir o tempo necessário para aprender novas ferramentas.

Se você está começando a usar o Google Workspace, recomendamos assinar o blog deles para se manter atualizado com os novos recursos e lançamentos. Você tem alguma dúvida sobre o Google Workspace ou como ele funciona? Adoraríamos saber o que você prefere quando se trata de hospedagem de e-mail. Deixe-nos saber abaixo nos comentários.