فوائد Google Workspace (المعروفة سابقًا باسم G Suite) لنشاطك التجاري (لماذا نستخدمها)

نحن نستخدم العديد من منتجات SaaS المختلفة هنا في Kinsta للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة خلف الكواليس ولتحسين إنتاجية فريقنا. أحد المنتجات التي لا يمكننا العيش بدونها هو بالتأكيد Google Workspace! نحن لا نخشى أن نخرج على الفور ونقول إنه أفضل حل بريد إلكتروني في السوق الآن لعملك. ناهيك عن الميزات الأخرى التي تأتي معها ، مثل تخزين Google Drive وأدوات مثل محرر مستندات Google وجداول بيانات Google.

سنغوص اليوم في الفوائد التي لا مثيل لها لـ Google Workspace (G Suite سابقًا) ، ولماذا نستخدمه ونوصي به لجميع عملائنا ، وكيف يقارن بالحلول الأخرى المماثلة في السوق.

• ما هو Google Workspace؟
• فوائد لا مثيل لها لـ Google Workspace
• Google Workspace مقابل Office 365 مقابل Zoho
• عيوب Google Workspace
• كيفية الانتقال إلى Google Workspace
• Google Workspace Tips

ما هو Google Workspace؟

Google Workspace هي مجموعة تطبيقات Google الذكية. كان هذا يُعرف سابقًا باسم Google Apps ، حتى تمت إعادة تسميته في أواخر عام 2016. نوصي بشكل أساسي بـ Google Workspace للعملاء الذين يحتاجون إلى استضافة بريد إلكتروني لأعمالهم. ومع ذلك ، فإن Google Workspace هو أكثر بكثير من مجرد بريد إلكتروني. يتضمن أيضًا مجموعة متنوعة من التطبيقات والميزات التي يمكن أن تكون سهلة الاستخدام. في الواقع ، من المحتمل أنك تستخدم بالفعل أو تعرف بعضًا منها.

الميزات التي نستخدمها على أساس يومي

يحتوي Google Workspace على ثلاث خطط مختلفة يمكنك استخدامها (والتي سنتعمق فيها لاحقًا). نحن نستخدم خطة مساحة عمل Google الأساسية لموظفينا هنا في Kinsta. يبدأ هذا من 5 دولارات لكل مستخدم في الشهر. بالنسبة للكثيرين منكم ، من المحتمل أن تكون الخطة الأساسية هي كل ما ستحتاج إليه. إليك ما تتضمنه:

بريد جوجل

وفقًا لـ Litmus ، يتصدر Gmail الطريق باعتباره عميل البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا ، مع 26٪ من حصته في السوق استنادًا إلى معدلات الفتح. ليس من المستغرب أن Gmail كان موجودًا منذ عام 2004 ويضم الآن أكثر من 1.2 مليار مستخدم. أحد أفضل الأشياء في Google Workspace هو أنك تحصل أساسًا على نسخة محسنة خالية من الإعلانات من عميل البريد الإلكتروني عبر الإنترنت الذي ربما تستخدمه بالفعل.

يسمح Google Workspace بشكل أساسي لموظفيك بامتلاك حسابات Gmail الخاصة بهم مع عناوين بريد إلكتروني مع اسم مجال عملك (على سبيل المثال: [بريد إلكتروني محمي]). قد تتمكن شركة صغيرة جدًا مع مستخدم واحد أو اثنين من الابتعاد عن حسابات Gmail المجانية وبعض الأسماء المستعارة + قواعد إعادة التوجيه. ولكن بمجرد أن تبدأ في تعيين موظفين أو ثلاثة ، ستجد نفسك بحاجة إلى حسابات يمكن إدارتها بشكل منفصل.

تقويم جوجل

لا أحد منا هنا في Kinsta يمكنه العيش بدون تقويم Google. يعتمد الكثير منا عليه لجدولة المكالمات مع العملاء وتحديد تواريخ الاستحقاق والتذكيرات للمشاريع المهمة. يمكن لتقويم Google مساعدتك في الحفاظ على جدولك منظمًا.

أحد الأشياء الرائعة حول استخدام تقويم Google في Google Workspace هو القدرة على إنشاء تقاويم متعددة يمكن للجميع الوصول إليها في شركتك (أو حتى مجموعة فرعية من المستخدمين). على سبيل المثال ، قد ترغب في الحصول على تقويم جماعي لأحداث مثل عطلات الفريق والاجتماعات المنتظمة. إن ربط جميع موظفيك بالمنظمة نفسها يجعل مثل هذه المهام أسهل مقارنة بالإصدار المجاني.

جوجل درايف

يتيح لك Google Drive تخزين ملفاتك والوصول إليها ومشاركتها في مكان آمن واحد. يمكنك بعد ذلك الوصول إليها بسهولة من أي جهاز. تأتي خطط Google Workspace Basic بسعة تخزين تبلغ 30 غيغابايت لكل موظف. توفر إصدارات Google Workspace Business و Enterprise و Teams مساحة تخزين غير محدودة ، لذا سيكون لديك دائمًا مساحة كافية لملفاتك. ملاحظة: إذا كنت فريقًا أصغر حجمًا به أقل من 5 مستخدمين ، فإنك تحصل على 1 تيرابايت لكل مستخدم فقط.

إذا لم تكن قد استخدمت Google Drive من قبل ، فإن إحدى أفضل الأشياء التي نحبها فيه هي وظيفة البحث المذهلة ! على الرغم من أنه ليس من المستغرب جدًا رؤيتها لأنها تدير أيضًا أكبر محرك بحث في العالم. هل تعلم أنه يمكنك البحث بناءً على المحتوى الموجود في المستند (بغض النظر عن اسم الملف)؟ سهل جدا. هذا يعني أنه يمكنك بسهولة العثور على ما تبحث عنه ، بغض النظر عن مدى عدم انتظامك.

يمنحك الإصدار المدفوع من Google Drive ضعف مساحة التخزين لمحرك الأقراص الشخصي المجاني و Gmail ، ودعمًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وعناصر تحكم في المشاركة ، وإعداد تقارير متقدمة.

مستندات جوجل وجداول بيانات جوجل

تتحدث مستندات Google وجداول بيانات Google عن نفسها إلى حد كبير ، ومرة ​​أخرى هي أدوات نستخدمها كل يوم. يمكنك حتى استيراد مستندات Google إلى WordPress. يتيح لك ذلك إنشاء المستندات النصية وجداول البيانات وتعديلها في متصفحك مباشرةً. قم باستيراد مستنداتك لجعلها قابلة للتعديل على الفور ، بما في ذلك ملفات Microsoft Word و Excel و PDF (.docx و .doc و .pdf و .rtf و .txt و xlsx و .csv و .html و .ods). اعتبارًا من فبراير 2018 ، يمكنك الآن التعاون والتعليق على ملفات Microsoft Office دون الحاجة إلى التحويل تلقائيًا إلى تنسيق Google.

يمكنك أيضًا التصدير إلى تنسيقات الطرف الثالث الشائعة. هذا يجعل من السهل التعاون مع الأفراد أو الشركات الأخرى وإرسال الملفات ذهابًا وإيابًا ، دون الحاجة إلى تثبيت أو شراء برامج إضافية.

ملاحظة: لا يتم احتساب مستندات Google وجداول البيانات التي تم إنشاؤها مباشرة في Google Workspace ضمن حد التخزين الخاص بك.

فيما يلي بعض المهام الشائعة التي نستخدمها من أجلها:

• الحصول على الملاحظات والتعليقات من أعضاء الفريق على محتوى الموقع الجديد.
• العمل مع المدونين الضيوف على محتوى مدونتنا.
• إرسال المحتوى للآخرين عند الكتابة على مواقع الطرف الثالث. لم يطلب أي شخص مطلقًا في العامين الماضيين مستند Word ، فكل شخص يطلب دائمًا مستند Google. لماذا ا؟ لأنه بسيط للغاية وسهل الاستخدام.
• طحن بيانات جدول البيانات من صادرات Ahrefs.
• تشغيل أرقام مالية سريعة.
• تتبع ميزانيات الدفع بالنقرة واختلافات نسخ الإعلان عبر الإنترنت.
• تحليل تغيرات نسبة النقر إلى الظهور من حيث صلتها بـ SERPs.
• كتابة المحتوى للرعاية المدفوعة (WordCamps).

واحدة من أفضل ميزات محرر مستندات وجداول بيانات Google هي التعليق في الوقت الفعلي والإصدارات غير المحدودة . يتم الاحتفاظ بالإصدارات السابقة إلى أجل غير مسمى ولا يتم احتسابها ضمن مساحة التخزين الخاصة بك. هذا يجعل من السهل للغاية تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند أو التراجع عن خطأ. تعد أيضًا مشاركة المستندات مع زملائك في العمل أو مع أفراد آخرين أمرًا سهلاً للغاية.

جوجل لحفظ المعلومات

يبدو أن Google Keep هو أحد تلك الأسرار المحفوظة جيدًا والتي لا يعرفها أحد. إذا كنت تبحث عن بديل Evernote أساسي ، فإن Google Keep rocks! هذه أداة صغيرة رائعة بغض النظر عما إذا كنت تستخدم Google Workspace أم لا. نظرًا لكونه أحد منتجات Google ، فإنه يعمل بشكل لا تشوبه شائبة داخل نظام Google البيئي.

يمكن أن تكون طريقة سهلة للاحتفاظ بالأسئلة الشائعة التي تطرحها عليك من العملاء في مكان مناسب. قم بإنشاء قوائم المهام والملاحظات وتعيين التذكيرات للبقاء على المسار الصحيح. تتم مزامنة كل شيء عبر أجهزتك ، لذلك ما هو مهم دائمًا في متناول اليد. شاركها بسهولة مع فريقك وأرشفتها عند الانتهاء. ومرة أخرى ، يعمل بحث Google بشكل لا تشوبه شائبة.

وحدة تحكم مشرف Google Workspace

تتيح وحدة تحكم المشرف في Google Workspace لأصحاب الأعمال إدارة كل شيء بسهولة من مكان واحد. لقد تم إصلاحه مؤخرًا وأصبح أفضل بكثير مما كان عليه في السابق مع Google Apps.

افعل كل شيء بدءًا من إضافة مستخدمين ومجموعات جديدة ، وإدارة الأجهزة ، وتهيئة إعدادات الأمان (مثل المصادقة الثنائية) ، وإضافة مجالات مخصصة جديدة لعملك والتي يمكن استخدامها في Gmail.

يجب تمكين معظم الميزات الموجودة في Google Workspace ، إن لم يكن كلها ، من قبل المسؤول حتى يتم استخدامها. بعضها متاح أيضًا فقط في الخطط الأعلى. إذا لم يتم تمكين الميزة وحاول المستخدم الوصول إليها ، فسترى رسالة "غير متوفرة" (كما هو موضح أدناه).

ميزات إضافية

فيما يلي بعض الميزات الإضافية التي لا نستخدمها في Kinsta كثيرًا ، ولكن قد تكون مهتمًا بها:

• Google Chat: هل سمعت عن Slack؟ Google Chat هي في الأساس أداة منافسة جديدة من Google. إنها مساحة عمل جماعية مخصصة مع دردشة 1: 1 ودردشة جماعية. يمكنك جعل المحادثات أكثر فاعلية من خلال التفاعل المباشر مع برامج الروبوت المتكاملة من Google وتطبيقات الجهات الخارجية. يتم تضمين دردشة Google مجانًا مع جميع خطط Google Workspace.
• Google Meet: نحن نفضل دردشة الفيديو Zoom أو Slack بأنفسنا هنا في Kinsta ، لكن Google Meet لا يزال يُجري مكالمات الفيديو والمؤتمرات بسهولة. تم دمج تطبيق Meet بالكامل مع Google Workspace ، لذا يمكنك الانضمام إلى الاجتماعات مباشرةً من حدث تقويم أو دعوة عبر البريد الإلكتروني. إذا كنت تقوم بتشغيل إصدار Enterprise من Google Workspace ، فيمكنك أيضًا الاستفادة من أرقام الاتصال عندما يكون الأشخاص على الطريق أو ربما بدون اتصال بالإنترنت.
• نماذج Google: ربما يكون معظمكم قد ملأ نموذج Google من قبل. بينما نفضل استخدام تطبيقات أخرى لهذا الغرض ، ويفضل أن تكون النماذج ذات العلامات التجارية في موقع WordPress الخاص بنا ، يمكن أن تكون طريقة سريعة وسهلة للغاية لجمع المعلومات.
• العروض التقديمية من Google: هل تريد بديلاً لائقًا لبرنامج Microsoft Powerpoint؟ العروض التقديمية من Google ليست سوى ذلك. تمامًا كما هو الحال مع منتجاتهم الأخرى ، يمكنك الاستفادة من التعاون والتعليق في الوقت الفعلي ، بالإضافة إلى سجل الإصدار غير المحدود.
• مواقع Google: لا نوصي باستخدام مواقع Google لأن WordPress أفضل بكثير لهذا الغرض. تحقق من الأسباب التي تجعلك تستخدم WordPress.
• إدارة نقطة النهاية: إذا كنت قلقًا بشأن سرقة جهاز أحد الموظفين ، فلا تفعل ذلك. هذا هو ما تهدف إليه إدارة نقطة النهاية. يمكنك تمكين هذا بسهولة كمسؤول ومسح بيانات Google Workspace من الأجهزة عن بُعد إذا لزم الأمر.

ميزات إضافية لمستخدمي Google Workspace Business و Enterprise

من المهم أيضًا تدوين الميزات الإضافية في خطط Google Workspace Business و Enterprise. إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا أكبر وتعتمد على البريد الإلكتروني بشكل كبير ، فيمكن أن يساعد ذلك في تخفيف بعض مخاوفك.

• Cloud Search: هل تريد تطوير إمكانات البحث في Google Workspace إلى أبعد من ذلك؟ تتيح لك ميزة Cloud Search البحث عبر محتوى شركتك في Google Workspace. من Gmail و Drive إلى المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والتقويم والمزيد.
• Vault: لا يمكن أن يكون لديك الكثير من النسخ الاحتياطية. يتيح لك Vault إدارة البريد الإلكتروني لمؤسستك ومحتوى ملفات Google Drive والدردشات القابلة للحفظ والاحتفاظ بها والبحث فيها وتصديرها. في الأساس ، يمكنك أرشفة جميع بياناتك وتعيين سياسات الاحتفاظ.

فوائد لا مثيل لها لـ Google Workspace

في حين أن كل هذه الميزات المذكورة أعلاه رائعة ، فقد حان الوقت الآن للتعمق في بعض الفوائد الحقيقية لاستخدام Google Workspace لعملك.

يوصى دائمًا باستضافة البريد الإلكتروني مع جهة خارجية

لا يوصى أبدًا باستضافة بريدك الإلكتروني مع نفس الشركة التي تستخدمها لاستضافة WordPress. لهذا السبب لا نقدم خدمة استضافة البريد الإلكتروني لعملائنا ولن نقدمها أبدًا (ربما بخلاف وظيفة Google Workspace الإضافية على الطريق في MyKinsta.) ندخل في تفاصيل كبيرة حول الأسباب هنا. لكننا سنقدم لك ملخصًا سريعًا للسبب أدناه:

1. إذا كنت تستخدم مضيفك ، فأنت مقيد بعناوين IP التي قام مضيفك بتكوينها للبريد الإلكتروني الصادر. إذا حدث خطأ ما في ذلك ، مثل قيام العميل فجأة بإرسال بريد عشوائي ، فهناك احتمال أن يتم وضع عنوان IP في القائمة السوداء للبريد العشوائي. ثم فجأة تركت معلقة بلا سيطرة.
2. واحدة من أكبر عيوب الاعتماد على مضيف WordPress الخاص بك لرسائل البريد الإلكتروني هي مشكلات التسليم. باستخدام Google Workspace ، يمكنك مصادقة البريد الصادر باستخدام سجلات DKIM و SPF التي يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على تصنيف البريد العشوائي.
3. قد يؤدي إرسال رسائل البريد الإلكتروني عبر مضيف WordPress الخاص بك إلى حدوث مشكلات في موارد الخادم. عن طريق إلغاء تحميل البريد الإلكتروني إلى جهة خارجية ، وخاصة Google Workspace ، فلن تقلق أبدًا بشأن هذا الأمر.
4. يعد نشر الخدمات عبر مقدمي خدمات متعددين أمرًا جيدًا دائمًا. نوصي دائمًا بفصل DNS (نقوم بتضمين Amazon Route 53 DNS لجميع العملاء) واستضافة WordPress والبريد الإلكتروني. بهذه الطريقة إذا حدث خطأ ما ، فإن بريدك الإلكتروني يتدفق دائمًا. من المرجح أن DNS الخاص بك سيستمر في التوجيه بغض النظر ، ولكن باستخدام عدة مزودين يمكنك ضمان ذلك.

لذا كما ترى ، فإن الذهاب مع جهة خارجية لاستضافة البريد الإلكتروني مفيد بالفعل لعملك.

المحاذير (رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات والتسويق)

على الرغم من أن حسابات Google Workspace لا تحتوي على حد SMTP ، بالنسبة لأولئك الذين يرسلون الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني كل شهر ، فإننا لا نوصيهم عمومًا بإرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة أو رسائل بريد إلكتروني للمعاملات (عمليات شراء ، تسجيل ، إعادة تعيين كلمة مرور ، إلخ). يمكنك قراءة قائمة الغسيل الخاصة بإرشادات مرسل الجملة. بالنسبة لهذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني ، نوصي بخدمات البريد الإلكتروني للمعاملات التالية:

• Mailgun
• SendGrid ( نستخدم SendGrid هنا في Kinsta لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات)
• سبارك بوست
• بريد جيت
• أمازون SES

إذا كنت صغيرًا وبدأت للتو ، فلا تقلق بشأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات حتى تبدأ في إرسال كميات كبيرة. يمكنك البدء باستخدام Google Workspace فقط لكل شيء وتكون على ما يرام. أيضًا ، يتيح لك بعض مزودي الخدمة مثل Mailgun أعلاه إرسال 10000 رسالة بريد إلكتروني للمعاملات شهريًا مجانًا. لذلك في كثير من الحالات ، لا يجب أن تكون هذه نفقات إضافية. ورسائل البريد الإلكتروني الإضافية بعد ذلك هي بنسات لإرسالها. اقرأ المزيد عن رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات ومنافذ SMTP وخوادم SMPT المجانية لـ WordPress.

بعد ذلك ، يكون لديك رسائل بريد إلكتروني تسويقية ، مثل الرسائل الإخبارية. الشيء نفسه ينطبق هنا. عادةً ما تريد استخدام موفر تابع لجهة خارجية نظرًا لمعدلات التسليم الأفضل والأدوات لبناء القائمة واختبار A / B وما إلى ذلك. إليك بعض الأشياء التي نوصي بها:

• MailChimp ( نستخدمها هنا في Kinsta في رسالتنا الإخبارية الأسبوعية - إليك دليلنا حول كيفية بدء استخدام MailChimp)
• ميلرلايت
• تقطر
• ActiveCampaign
• ابر
• تحصل على رد

يتعامل بعض مزودي المعاملات أعلاه أيضًا مع رسائل البريد الإلكتروني التسويقية ويذكرون ذلك على مواقعهم. لذلك في بعض الحالات ، يمكنك دائمًا الجمع بين خدمة البريد الإلكتروني للمعاملات وبرنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني. اقرأ المزيد عن برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني.

مألوف ومتوافق وسهل الاستخدام

تتمثل إحدى أعظم فوائد استخدام Google Workspace لعملك في أن معظم موظفيك ربما اعتادوا بالفعل على استخدام منتجات مثل Gmail للبريد الإلكتروني ومُحرر مستندات Google. هذا يجعل عملية الانتقال سهلة للغاية ويضمن أنك لن تضطر إلى إضاعة الوقت في شرح كيفية استخدام أدوات الشركة للموظفين الجدد ؛ على عكس Zoho أو Office 365 حيث قد يكون هناك حاجة لمزيد من التوضيح.

يتمتع Google Workspace أيضًا بأفضل توافق على الأجهزة المحمولة مقارنة بأي مزود بريد إلكتروني آخر. إنه يعمل ببساطة ، في كل مكان!

وإذا كان لديك حساب Gmail شخصي بالفعل ، فإن Google تجعل من السهل للغاية التبديل بنقرة واحدة بين الحسابات (حسابات Gmail الشخصية وحسابات Google Workspace).

مدة التشغيل

عندما يتعلق الأمر بوقت التشغيل ، فإن Google هي واحدة من أفضل الشركات عندما يتعلق الأمر بالموثوقية. إذا كنت ترغب في التعمق في التفاصيل الفنية ، فإن Google Workspace يقدم اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) بنسبة 99.9٪ للخدمات المغطاة ، وقد تجاوزت ذلك بالفعل في السنوات الأخيرة. أيضًا نظرًا لحقيقة أن البريد الإلكتروني يعد جزءًا مهمًا من كل عمل ، فإن Google Workspace ليس لديه فترات توقف أو نوافذ صيانة مجدولة . جميع مراكز البيانات الخاصة بهم مبنية ببنية تحتية زائدة عن الحاجة.

ولكن تمامًا مثل أي خدمة ، لا يمكن أن تكون أعلى بنسبة 100٪ من الوقت. لذلك ، يمكنك دائمًا وضع إشارة مرجعية على لوحة معلومات حالة Google Workspace للحصول على تحديثات على جميع منتجاتها.

مساحة عمل Google ليست الأرخص ، لكنها ميسورة التكلفة للغاية

هناك مزوّدون آخرون أرخص سعرًا ، مثل Zoho (سنتعمق أكثر في المقارنة أدناه). ومع ذلك ، تمامًا كما نوصيك دائمًا بالاستثمار في استضافة WordPress المُدارة ، فإن البريد الإلكتروني للعمل الخاص بك ليس أحد تلك المجالات التي يجب أن تحاول توفيرها. إن وجود مضيف بريد إلكتروني يمكنك الاعتماد عليه يمكن أن يوفر لك المال في المستقبل.

إليك نظرة على أسعار Google Workspace وما تتضمنه كل خطة.

فيما يلي بعض التقديرات السريعة لك:

• بالنسبة لخمسة موظفين ، فإنك تبحث عن 30 دولارًا في الشهر
• بالنسبة إلى 10 موظفين ، فإنك تبحث عن 60 دولارًا في الشهر
• بالنسبة إلى 15 موظفًا ، فإنك تبحث عن 90 دولارًا في الشهر

بالنسبة إلى كل شيء يتضمنه Google Workspace ، يعد هذا قدرًا رائعًا نوعًا ما لا يحتاج إلى تفكير!

يمكنك أيضًا الاشتراك في سعر مخفض عن طريق التبديل إلى اشتراك سنوي. يوفر الاشتراك السنوي مدخرات تصل إلى 20٪ أكثر من الاشتراك الشهري القياسي. الجزء الأكبر هو أنه لا يزال بإمكانك الدفع شهريًا على الاشتراك السنوي إذا كنت تفضل ذلك.

مساحة عمل Google آمنة بقدر ما تحصل عليها

تم إنشاء Google Workspace على قمة Google Cloud Platform ، والتي توفر أعلى مستوى من الأمان في السوق. تثق به بعض أكبر الشركات في العالم ؛ مثل HP و Verizon و Whirlpool و Salesforce. كما تقول Google ، فإنهم يقودون " عقلية الأمان أولاً ". لديهم معرفة وخبرة رائدة في المجال تدعم كل منتج من منتجاتهم ، بما في ذلك Google Workspace.

فيما يلي بعض النقاط البارزة حول الطرق التي يوفر بها Google Workspace الحماية لك ولبياناتك:

• Google Workspace Admin: يوفر للمسؤول القدرة على التحكم في كيفية حماية البيانات وعرض التقارير وحتى التحكم في الأجهزة المحمولة. يمكن لمسؤولي Google Workspace أيضًا عدم السماح للموظفين بالقدرة على تمكين "تطبيقات أقل أمانًا".
• التشفير (TLS): يوفر Google Workspace تشفير البريد الإلكتروني أثناء النقل.
• الشهادات والتدقيقات والتقييمات: يخضع Google Workspace للعديد من عمليات تدقيق الجهات الخارجية المستقلة على أساس منتظم.
• الاحتفاظ بالبيانات: يوفر Google Workspace القدرة على الاحتفاظ ببياناتك وأرشفتها والبحث فيها وتصديرها.
• الخصوصية: لا تقوم Google بجمع بياناتك أو مسحها ضوئيًا أو استخدامها في خدمات Google Workspace لأغراض إعلانية. لا توجد أيضًا إعلانات في أي من منتجات Google Workspace. أنت تمتلك بياناتك الخاصة.
• الشفافية: تقدم Google باستمرار تقارير الشفافية لإبقاء المستهلكين على اطلاع.

يمكنك التحقق من ورقة عمل Google Cloud الخاصة بالأمان والامتثال لمزيد من المعلومات.

Google Workspace مقابل Office 365 مقابل Zoho

هناك الآلاف من مضيفي البريد الإلكتروني في السوق. ولكن عندما يتعلق الأمر باستضافة البريد الإلكتروني للأعمال الجادة ، يمكنك حقًا تضييقها على هؤلاء الموفرين الثلاثة: Google Workspace و Office 365 و Zoho. حتى أدناه سنقوم بمقارنة صغيرة.

التسعير

بالنسبة للتسعير ، نتحمل التكلفة الشهرية من كل مزود.

ملاحظات إضافية:

• يقدم البعض خططًا أرخص قليلاً إذا التزمت بخططهم السنوية أو اشتريت التراخيص بالجملة. على سبيل المثال ، يمكنك خفض Office 365 إلى 5 دولارات لكل مستخدم في الشهر وخفض Zoho إلى 3 دولارات لكل مستخدم في الشهر.
• في الواقع ، لدى Zoho خطة مجانية لـ 5 مستخدمين. ومع ذلك ، فهو يقتصر على 5 جيجابايت مع استضافة مجال واحد.
• من المهم ملاحظة أن Office 365 Business Essentials لا يتضمن برامج سطح مكتب Office الخاصة بهم ، بل يشمل فقط تطبيقاتهم المستندة إلى الويب.

البرمجيات والأدوات

فيما يلي منتجات قابلة للمقارنة عبر مقدمي الخدمات.

ملاحظات إضافية:

• يتم احتساب 30 غيغابايت من السعة التخزينية في Google Workspace على أنها سعة تخزين مشتركة عبر Google Drive و Gmail.
• يتم احتساب سعة تخزين Zoho البالغة 30 غيغابايت على أنها مساحة تخزين مجمعة عبر Zoho Docs و Zoho Mail.
• إذا كنت تقارن برنامج العرض التقديمي ، فمن المحتمل أن Microsoft PowerPoint لا يزال يفوز.
• يحتوي Gmail أيضًا على تكامل أفضل بكثير مع الإضافات والإضافات الخارجية مقارنةً بنظيره في Outlook.
• يدعم Zoho عمليات التكامل الخارجية مع العديد من تطبيقات الجهات الخارجية داخل صندوق البريد الخاص بك باستخدام eWidget.

ولكن كما ترى ، فإن جميع مقدمي الخدمة الثلاثة المذكورين أعلاه لديهم عروض متشابهة جدًا عندما يتعلق الأمر بالأدوات والخدمات التي يقدمونها. لذلك من المحتمل أن يعود الكثير من قرارك إلى السعر وسهولة الاستخدام لموظفيك.

عيوب Google Workspace

لكي نكون صادقين تمامًا ، لا توجد العديد من العيوب التي وجدناها عند استخدام Google Workspace ، وقد استخدمها فريقنا لأكثر من أربع سنوات. على الرغم من أن ذلك يعتمد بالتأكيد على نوع عملك التجاري. إليك بعض الأشياء التي قد تفكر فيها:

• يعد Google Workspace مستندًا إلى الويب بالكامل ولا يحتوي على خيارات للبرامج. إذا كنت معتادًا على استخدام Microsoft Office ، فربما تجد أن مستندات Google وجداول البيانات ليست قوية.
• لا يزال Office 365 يفوز بسوق المؤسسات ، بينما لا يزال Google Workspace يلعب دوره في اللحاق بالركب.
• يوفر Office 365 مساحة تخزين أكبر بعيدًا عن الخفافيش. ومع ذلك ، يوفر Google Workspace مساحة تخزين غير محدودة إذا قمت بالترقية إلى خطط أعلى.

كيفية الانتقال إلى Google Workspace

نعتقد بشكل شخصي أن Google Workspace هو أفضل خيار لك لاستضافة البريد الإلكتروني والأدوات الأخرى ، ولهذا السبب نوصي به لجميع عملائنا. كما أنها توفر نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا ، حتى يمكنك تجربتها قبل الالتزام بأي شيء. كما أن عملية الإعداد الخاصة بهم سهلة للغاية.

فيما يلي بعض الخطوات السريعة لبدء استخدام Google Workspace لعملك:

الخطوة 1

قم بالتسجيل في النسخة التجريبية المجانية الخاصة بك.

الخطوة 2

قم بتنشيط حسابك عن طريق تسجيل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google. (ملاحظة: قم بتسجيل الدخول باستخدام عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور الخاصين بـ Google Workspace. (ينتهي هذا العنوان بـ @ yourbusiness.com ، وليس حسابgmail أو حساب Google شخصي.)

الخطوه 3

في وحدة تحكم المشرف ، انقر على "بدء الإعداد" لبدء تشغيل معالج الإعداد. ستمنح كل عضو في الفريق عنوان بريد إلكتروني في نطاقك (مثل [البريد الإلكتروني المحمي]) ، حتى يتمكنوا من البدء في استخدام Gmail والتقويم و Meet وجميع خدمات Google Workspace الأخرى. يمكنك أيضًا إضافة مستخدمين إضافيين يدويًا في أي وقت.

إذا كانت لديك نطاقات إضافية ، فيمكنك أيضًا إضافتها أو إنشاء أسماء مستعارة للبريد الإلكتروني.

الخطوة 4

في وحدة تحكم المشرف ، ستحتاج بعد ذلك إلى اتباع الخطوات لإثبات ملكيتك للنطاق الخاص بك. ستحصل على رمز التحقق لإضافته إلى موقع الويب الخاص بك أو إعدادات المجال الخاص بك. يحتوي Google Workspace على إرشادات ممتازة لكل مسجل DNS ومزود DNS حرفيًا حول كيفية التحقق من مجالك.

إذا كنت تستخدم Kinsta DNS ، فلدينا أيضًا برنامج تعليمي حول كيفية إضافة سجلات MX في Google في لوحة معلومات MyKinsta الخاصة بنا. عند إنشاء المجال الخاص بك ، يمكنك إضافة السجلات بنقرة واحدة.

إذا كنت قادمًا من مضيف بريد إلكتروني آخر ، مثل GoDaddy أو BlueHost أو OVH أو Office 365 ، فستحتاج على الأرجح أيضًا إلى ترحيل رسائل البريد الإلكتروني القديمة. هذه بعض الروابط المفيدة:

• ترحيل البريد الإلكتروني من Exchange أو Office 365
• الترحيل من موفري بريد الويب الآخرين إلى G Suite
• ترحيل البريد الإلكتروني من حساب G Suite إلى آخر
• الانتقال من Gmail إلى G Suite

ملاحظة: إذا كنت قد بدأت للتو في استخدام البريد الإلكتروني لعملك للمرة الأولى ، فيمكنك تخطي عملية الترحيل المذكورة أعلاه.

الخطوة الخامسة

تتمثل الخطوة الأخيرة في اتباع أدلة البدء السريع لـ Google Workspace لإعداد التطبيقات الإضافية ، مثل Google Drive وتقويم Google وجهات اتصال Google وما إلى ذلك ، وهذا كل شيء!

Google Workspace Tips

بعد تشغيل Google Workspace والانتقال ، هناك بعض التحذيرات أو الأخطاء الصغيرة التي من المحتمل أن تواجهها. إحداها هي الرسالة التالية عند محاولة حفظ صورة الملف الشخصي.

آسف! لم نتمكن من حفظ صورة ملفك الشخصي. الرجاء معاودة المحاولة في وقت لاحق.

في Google Workspace ، يتعين على المسؤول منح الإذن للمستخدمين لحفظ صورة الملف الشخصي. يمكن القيام بذلك من "الدليل ← إعدادات الدليل ← تعديل الملف الشخصي."

حدد خيار "صورة" واضغط على "حفظ".

ملاحظة: عادةً ما يستغرق نشر إعدادات Google Workspace بضع ساعات. لذلك نوصي بالانتظار قليلاً قبل محاولة تحميل صورة مرة أخرى.

ملخص

كما ترى ، يمكن أن يكون Google Workspace حلاً رائعًا لأي عمل عندما يتعلق الأمر باستضافة البريد الإلكتروني وتوفير حل شامل للتعاون في المستندات وتخزينها. إنه ميسور التكلفة للغاية وسهل الاستخدام. ربما يكون معظم موظفيك على دراية بـ Gmail ، مما يساعد في تقليل الوقت المطلوب لتعلم أدوات جديدة.

إذا كنت بدأت للتو في استخدام Google Workspace ، فإننا نوصي بالاشتراك في مدونتهم لمواكبة أحدث الميزات والإصدارات. هل لديك أي أسئلة حول Google Workspace أو كيف يعمل؟ نود أن نسمع ما تفضله عندما يتعلق الأمر باستضافة البريد الإلكتروني. اسمحوا لنا أن نعرف أدناه في التعليقات.