Google Workspace（原 G Suite）对您的业务的好处（我们为什么使用它）

我们在 Kinsta 使用多种不同的 SaaS 产品来保持一切在幕后顺利运行，并提高我们团队的生产力。 我们离不开的一款产品绝对是 Google Workspace！ 我们不怕站出来说它是目前市场上最适合您业务的电子邮件解决方案。 更不用说它附带的其他功能，例如 Google Drive 存储和 Google Docs 和 Google Sheets 等工具。

今天，我们将深入探讨 Google Workspace（以前称为 G Suite）的无与伦比的优势、我们为何使用它并向所有客户推荐它，以及它与市场上其他类似解决方案的比较。

• 什么是 Google Workspace？
• Google Workspace 无与伦比的优势
• Google Workspace 与 Office 365 与 Zoho
• Google Workspace 的缺点
• 如何迁移到 Google Workspace
• Google Workspace 提示

什么是 Google Workspace？

Google Workspace 是 Google 的智能应用套件。 这以前称为 Google Apps，直到 2016 年底更名。我们主要向需要电子邮件托管业务的客户推荐 Google Workspace。 但是，Google Workspace 不仅仅是电子邮件。 它还包括各种可以派上用场的应用程序和功能。 事实上，您可能已经在使用或熟悉其中的一些。

我们每天使用的功能

Google Workspace 提供三种不同的计划供您使用（稍后我们将深入探讨）。 我们在 Kinsta 为我们的员工使用基本 Google Workspace 计划。 起价仅为 5 美元/用户/月。 对于你们中的许多人来说，基本计划可能就是您所需要的。 以下是它包括的内容：

邮箱

根据 Litmus 的说法，Gmail 是最受欢迎的电子邮件客户端，根据打开率计算，Gmail 占据了高达 26% 的市场份额。 毫不奇怪，Gmail 自 2004 年以来一直存在，现在拥有超过 12 亿用户。 Google Workspace 的一大优点是您基本上可以获得您可能已经在使用的在线电子邮件客户端的增强版无广告版本。

Google Workspace 实质上允许您的员工拥有自己的 Gmail 帐户，其电子邮件地址使用您的企业域名（例如：[电子邮件保护]）。 拥有一两个用户的非常小的企业可能能够摆脱免费的 Gmail 帐户和一些别名+转发规则。 但是一旦你开始雇佣两到三名员工，你就会发现自己需要可以单独管理的账户。

谷歌日历

Kinsta 的任何人都离不开 Google 日历。 我们中的许多人都依靠它来安排与客户的通话，并为重要项目设置截止日期和提醒。 Google 日历可以帮助您保持日程安排井井有条。

在 Google Workspace 中使用 Google 日历的一大好处是能够创建可供公司中的每个人（甚至是部分用户）访问的多个日历。 例如，您可能需要一个用于团队假期和定期会议等活动的组日历。 与免费版本相比，让您的所有员工都隶属于同一个组织会使此类任务变得更加容易。

谷歌云端硬盘

Google Drive 允许您在一个安全的地方存储、访问和共享您的文件。 然后，您可以从任何设备轻松访问它们。 Google Workspace Basic 计划为每位员工提供30GB 的存储空间。 Google Workspace 的商务版、企业版和团队版提供无限存储空间，因此您始终有足够的空间来存储文件。 注意：如果您是一个少于 5 名用户的小型团队，您只能获得 1TB/用户。

如果您以前没有使用过 Google 云端硬盘，我们最喜欢它的地方之一就是令人惊叹的搜索功能！ 虽然，看到他们还运行着世界上最大的搜索引擎，这可能并不令人惊讶。 您是否知道可以根据文档中的内容进行搜索（无论文件名如何）？ 很方便。 这意味着无论您多么杂乱无章，您都可以轻松找到所需的内容。

Google 云端硬盘的付费版本可为您提供两倍的免费个人云端硬盘和 Gmail 存储空间、24/7 全天候支持、共享控制和高级报告。

谷歌文档和谷歌表格

Google Docs 和 Google Sheets 几乎不言自明，它们也是我们每天都在使用的工具。 您甚至可以将 Google Docs 导入 WordPress。 这些允许您直接在浏览器中创建和编辑文本文档和电子表格。 导入您的文档以使其立即可编辑，包括 Microsoft Word、Excel 和 PDF 文件（.docx、.doc、.pdf、.rtf、.txt、xlsx、.csv、.html、.ods）。 自 2018 年 2 月起，您现在甚至可以对 Microsoft Office 文件进行协作和评论，而无需自动转换为 Google 的格式。

您还可以导出为常见的第三方格式。 这使得与其他个人或公司协作和来回发送文件变得容易，而无需安装或购买额外的软件。

注意：直接在 Google Workspace 中创建的 Google 文档和电子表格不计入您的存储限制。

以下是我们使用它们执行的一些常见任务：

• 从团队成员那里获得对新网站内容的反馈和评论。
• 与客座博主合作处理我们博客的内容。
• 在第三方网站上写作时向他人发送内容。 在过去的几年里，我们从来没有人请求过 Word 文档，每个人总是请求 Google Doc。 为什么？ 因为它超级简单易用。
• 处理来自 Ahrefs 导出的电子表格数据。
• 运行快速的财务数据。
• 跟踪 PPC 预算和在线广告文案变化。
• 分析与 SERP 相关的点击率变化。
• 为付费赞助（WordCamps）撰写内容。

Google Docs and Spreadsheets 的最佳功能之一是实时评论和无限版本。 以前的版本会无限期保留，它们不计入您的存储空间。 这使得跟踪对文档所做的更改或撤消错误变得非常容易。 与您的同事或其他人共享文档也非常容易。

谷歌保留

Google Keep 似乎是无人知晓的保存完好的秘密之一。 如果您正在寻找一个基本的Evernote 替代品，Google Keep 很不错！ 无论您是否使用 Google Workspace，这都是一个很棒的小工具。 作为 Google 产品，它在 Google 生态系统中完美运行。

将您从客户那里收到的常见问题放在方便的地方是一种简单的方法。 创建待办事项列表、笔记并设置提醒以保持进度。 一切都在您的设备上同步，所以重要的东西总是触手可及。 与您的团队轻松共享它们并在完成后将它们存档。 谷歌的搜索再一次完美地使用它。

Google Workspace 管理控制台

借助 Google Workspace 管理控制台，企业主可以在一个地方轻松管理所有内容。 它最近进行了大修，比以前使用 Google Apps 时要好得多。

从添加新用户和组、管理设备、配置安全设置（如 2 因素身份验证）、为您的企业添加可用于 Gmail 的新自定义域等所有操作。

Google Workspace 中的大多数（如果不是全部）功能必须由管理员启用才能使用。 其中一些也仅在更高的计划中可用。 如果某个功能未启用并且用户尝试访问它，他们将看到“不可用”消息（如下所示）。

附加的功能

以下是我们在 Kinsta 不经常使用的一些附加功能，但您可能会感兴趣：

• 谷歌聊天：你听说过 Slack 吗？ 谷歌聊天基本上是谷歌的新竞争工具。 这是一个具有 1 对 1 聊天和群聊的专用群组工作区。 您可以通过直接与深度集成的 Google 机器人和第 3 方应用程序交互来提高对话效率。 所有 Google Workspace 计划都免费包含 Google 聊天。
• Google Meet：我们自己在 Kinsta 更喜欢 Zoom 或 Slack 视频聊天，但 Google Meet 仍然让视频通话和会议变得轻而易举。 Meet 与 Google Workspace 完全集成，因此您可以直接通过日历活动或电子邮件邀请加入会议。 如果您运行的是 Google Workspace 企业版，您还可以在人们在路上或可能无法访问互联网时利用拨入号码。
• 谷歌表单：你们中的大多数人可能以前都填写过谷歌表单。 虽然我们更喜欢为此使用其他应用程序，最好是我们 WordPress 网站中的品牌表单，但它可以是一种非常快速和简单的信息收集方式。
• 谷歌幻灯片：想要一个体面的 Microsoft Powerpoint 替代品吗？ 谷歌幻灯片就是这样。 就像使用他们的其他产品一样，您可以利用他们的实时协作和评论，以及无限的版本历史。
• Google 协作平台：我们不建议使用 Google 协作平台，因为 WordPress 对此要好得多。 查看您应该使用 WordPress 的原因。
• 端点管理：如果您担心员工的设备被盗，请不要担心。 这就是 Endpoint Management 的用途。 以管理员身份轻松启用此功能，并在需要时远程擦除设备上的 Google Workspace 数据。

适用于 Google Workspace 企业版和企业版用户的其他功能

记下 Google Workspace Business 和 Enterprise 计划中的附加功能也很重要。 如果您是一家较大的企业并且严重依赖电子邮件，这些可以帮助您减轻一些担忧。

• Cloud Search：想进一步利用 Google Workspace 中的搜索功能吗？ Cloud Search 功能可让您在 Google Workspace 中搜索贵公司的内容。 从 Gmail 和 Drive 到文档、表格、幻灯片、日历等。
• Vault：你永远不会有太多的备份。 保险柜可让您管理、保留、搜索和导出您单位的电子邮件、Google 云端硬盘文件内容和聊天记录。 基本上，您可以归档所有数据并设置保留策略。

Google Workspace 无与伦比的优势

尽管上述所有功能都很棒，但现在是时候深入了解使用 Google Workspace 为您的企业带来的一些真正好处了。

始终建议使用第三方托管电子邮件

绝不建议将您的电子邮件托管在您用于 WordPress 托管的同一家公司。 这就是为什么我们不会也永远不会向我们的客户提供电子邮件托管（除了可能在 MyKinsta 中的 Google Workspace 插件。）我们在此处详细介绍了原因。 但我们将在下面为您简要介绍原因：

1. 如果您使用您的主机，您将被绑定到您的主机为传出电子邮件配置的 IP 地址。 如果出现问题，例如客户端突然发送垃圾邮件，则 IP 地址有可能被列入垃圾邮件黑名单。 然后你突然失去控制。
2. 依赖 WordPress 主机发送电子邮件的最大缺点之一是可传递性问题。 借助 Google Workspace，您可以使用 DKIM 和 SPF 记录对出站邮件进行身份验证，这会对您的垃圾邮件评级产生积极影响。
3. 通过您的 WordPress 主机发送电子邮件可能会导致服务器资源问题。 通过将电子邮件卸载给第三方，尤其是 Google Workspace，您永远不必担心这一点。
4. 跨多个提供商传播服务总是一件好事。 我们始终建议将 DNS（我们为所有客户端包括 Amazon Route 53 DNS）、WordPress 托管和电子邮件分开。 这样，如果有任何问题，您的电子邮件总是在流动。 无论如何，您的 DNS 很可能仍会路由，但通过使用多个提供商，您可以保证这一点。

如您所见，与第三方合作进行电子邮件托管实际上对您的业务有益。

注意事项（交易和营销电子邮件）

虽然 Google Workspace 帐户没有 SMTP 限制，但对于每月发送数千封电子邮件的用户，我们通常不建议您使用它们来发送批量电子邮件或交易电子邮件（购买、注册、重置密码等）。 您可以阅读他们的批量发件人指南的洗衣清单。 对于这些类型的电子邮件，我们推荐以下交易电子邮件服务：

• 邮筒
• SendGrid（我们在 Kinsta 使用 SendGrid来处理我们的交易电子邮件）
• 星火邮报
• 邮递
• 亚马逊 SES

如果您还很小而且刚刚开始，请不要担心您的交易电子邮件，直到您开始发送大量邮件。 您可以开始使用 Google Workspace 来处理一切，一切都很好。 此外，上面的 Mailgun 等一些提供商允许您每月免费发送 10,000 封交易电子邮件。 所以在很多情况下，这不一定是额外的费用。 之后的其他电子邮件只需几分钱即可发送。 阅读有关 WordPress 的事务性电子邮件、SMTP 端口和免费 SMPT 服务器的更多信息。

然后，您会收到营销电子邮件，例如时事通讯。 同样的事情也适用于这里。 通常，您会希望使用第三方提供商，因为它具有更好的交付率和用于列表构建、A/B 测试等的工具。以下是我们推荐的一些：

• MailChimp（我们在 Kinsta 使用它们作为我们的每周通讯——这是我们如何开始使用 MailChimp 的指南）
• 邮件精简版
• 滴
• 活动活动
• 韦伯
• 获取响应

上面的一些交易提供商也处理营销电子邮件并在他们的网站上提及。 因此，在某些情况下，您始终可以将交易电子邮件服务和电子邮件营销软件结合起来。 阅读有关电子邮件营销软件的更多信息。

熟悉、兼容且易于使用

使用 Google Workspace 为您的企业带来的最大好处之一是，您的大多数员工可能已经习惯于使用 Gmail 等产品来处理电子邮件和 Google 文档。 这使过渡变得非常容易，并确保您不必浪费时间向新员工解释如何使用公司工具； 与可能需要更多解释的 Zoho 或 Office 365 不同。

与任何其他电子邮件提供商相比，Google Workspace在移动设备上的兼容性也最好。 它简单有效，无处不在！

如果您已经拥有个人 Gmail 帐户，Google 让您可以非常轻松地在帐户（个人 Gmail 和 Google Workspace 帐户）之间一键切换。

正常运行时间

在正常运行时间方面，谷歌在可靠性方面是最好的之一。 如果您想深入了解技术细节，Google Workspace 为涵盖的服务提供了 99.9% 的服务水平协议 (SLA)，而近年来，它们实际上已经超过了这一点。 此外，由于电子邮件是每个企业的重要组成部分，Google Workspace没有计划的停机时间或维护窗口。 他们所有的数据中心都建有冗余基础设施。

但就像任何服务一样，它们永远不可能 100% 正常运行。 因此，您可以随时将 Google Workspace 状态信息中心添加为书签，以了解其所有产品的更新。

Google Workspace 不是最便宜的，但非常实惠

还有其他更便宜的提供商，例如 Zoho（我们将在下面进一步进行比较）。 但是，就像我们始终建议您投资托管 WordPress 托管一样，您的企业电子邮件不是您应该尝试省钱的领域之一。 拥有一个可以依赖的电子邮件主机可以为您节省金钱。

以下是 Google Workspace 的定价以及每个计划中包含的内容。

以下是一些快速估算：

• 对于五名员工，您每月需要支付 30 美元
• 对于 10 名员工，您每月需要支付 60 美元
• 对于 15 名员工，您每月需要支付 90 美元

对于 Google Workspace 包含的所有内容，这是一笔非常大的交易，而且很简单！

您还可以通过切换到年度订阅来选择折扣价。 与标准的每月订阅相比，年度订阅可节省高达 20%的费用。 最重要的是，如果您愿意，您仍然可以按月按年度订阅计费。

Google Workspace 尽其所能安全

Google Workspace 建立在 Google Cloud Platform 之上，该平台提供市场上最高的安全性。 它受到世界上一些最大公司的信任； 例如惠普、威瑞森、惠而浦和 Salesforce。 正如谷歌所说，他们以“安全第一的心态”领先。 他们拥有行业领先的知识和专业知识来支持他们的每一款产品，包括 Google Workspace。

以下是 Google Workspace 保护您和您的数据的一些重要方式：

• Google Workspace 管理员：让管理员能够控制数据的保护方式、查看报告，甚至控制移动设备。 Google Workspace 管理员还可以禁止员工启用“不太安全的应用”。
• 加密 (TLS)： Google Workspace 提供传输中的电子邮件加密。
• 证书、审核和评估： Google Workspace 会定期接受多次独立的第三方审核。
• 数据保留： Google Workspace 提供保留、归档、搜索和导出数据的功能。
• 隐私权： Google 不会出于广告目的收集、扫描或使用您在 Google Workspace 服务中的数据。 任何 Google Workspace 产品中也没有广告。 您拥有自己的数据。
• 透明度：谷歌不断提供透明度报告，让消费者了解情况。

您可以查看 Google Cloud 的安全性和合规性白皮书以了解更多信息。

Google Workspace 与 Office 365 与 Zoho

市场上有成千上万的电子邮件主机。 但是，当涉及到严肃的企业电子邮件托管时，您可以真正将其范围缩小到这三个提供商：Google Workspace、Office 365 和 Zoho。 所以下面我们来做个小对比。

价钱

对于定价，我们从每个提供商那里收取每月费用。

补充笔记：

• 如果您承诺他们的年度计划或批量购买许可证，有些确实会提供稍微便宜的计划。 例如，您可以将 Office 365 降至 5 美元/用户/月，将 Zoho 降至 3 美元/用户/月。
• 事实上，Zoho 确实有 5 个用户的免费计划。 但是，单域托管限制为 5GB。
• 请务必注意，Office 365 Business Essentials 不包括其 Office 桌面软件，仅包括其基于 Web 的应用程序。

软件和工具

以下是供应商之间的可比产品。

补充笔记：

• Google Workspace 的 30GB 存储空间计为 Google 云端硬盘和 Gmail 的组合存储空间。
• Zoho 的 30GB 存储空间计为 Zoho Docs 和 Zoho Mail 的组合存储空间。
• 如果您在比较演示软件，Microsoft PowerPoint 仍然可能胜出。
• 与对应的 Outlook 相比，Gmail 与第三方加载项和扩展程序的集成要好得多。
• Zoho 支持使用 eWidget 与邮箱中的各种第三方应用程序进行外部集成。

但正如您所见，上述三个提供商在提供的工具和服务方面都提供了非常相似的产品。 因此，您的很多决定可能会归结为您的员工的价格和易用性。

Google Workspace 的缺点

老实说，我们发现使用 Google Workspace 并没有太多缺点，而且我们的团队已经使用了四年多。 尽管这绝对取决于您的业务类型。 以下是您可能会考虑的几件事：

• Google Workspace 完全基于网络，没有软件选项。 如果您习惯使用 Microsoft Office，您可能会发现 Google 文档和表格没有那么强大。
• Office 365 仍在赢得企业市场，而 Google Workspace 仍在迎头赶上。
• Office 365 确实提供了更多的存储空间。 但是，如果您升级到更高级别的计划，Google Workspace 会提供无限存储空间。

如何迁移到 Google Workspace

我们个人认为 Google Workspace 是电子邮件托管和其他工具的最佳选择，这就是我们向所有客户推荐它的原因。 他们还提供 14 天的免费试用，因此您甚至可以在承诺任何事情之前尝试一下。 他们的入职过程也非常简单。

以下是为您的企业开始使用 Google Workspace 的一些快速步骤：

第1步

注册免费试用。

第2步

通过登录您的 Google 管理控制台激活您的帐户。 （注意：使用您的 Google Workspace 电子邮件地址和密码登录。（此地址以 @yourbusiness.com 结尾，不是@gmail 或个人 Google 帐户。）

第 3 步

在管理控制台中，单击“开始设置”以启动设置向导。 您将为每位团队成员提供您所在域中的电子邮件地址（例如 [电子邮件保护]），以便他们可以开始使用 Gmail、日历、Meet 和所有其他 Google Workspace 服务。 您也可以随时手动添加其他用户。

如果您有其他域，您还可以添加它们或创建电子邮件别名。

第4步

然后，您需要在管理控制台中按照步骤验证您是否拥有自己的域。 您将获得一个验证码以添加到您的网站或域设置中。 Google Workspace 为几乎每个 DNS 注册商和 DNS 提供商提供了关于如何验证您的域的出色说明。

如果您使用的是 Kinsta DNS，我们还有一个关于如何在我们的 MyKinsta 仪表板中添加您的 Google MX 记录的教程。 创建域时，您只需单击一下即可添加记录。

如果您来自其他电子邮件主机，例如 GoDaddy、BlueHost、OVH 或 Office 365，您很可能还希望将旧电子邮件迁移过来。 以下是一些有用的链接：

• 从 Exchange 或 Office 365 迁移电子邮件
• 从其他网络邮件提供商迁移到 G Suite
• 将电子邮件从一个 G Suite 帐号迁移到另一个
• 从 Gmail 迁移到 G Suite

注意：如果您是第一次开始为您的企业使用电子邮件，您可以跳过上述迁移过程。

第 5 步

最后一步是按照 Google Workspace 的快速入门指南设置其他应用程序，例如 Google 云端硬盘、Google 日历、Google 通讯录等。就是这样！

Google Workspace 提示

在 Google Workspace 启动并运行后，您可能会遇到一些小警告或错误。 尝试保存个人资料照片时出现以下消息。

对不起！ 我们无法保存您的个人资料照片。 请稍后再试。

在 Google Workspace 中，管理员必须授予用户保存个人资料照片的权限。 这可以通过“目录 → 目录设置 → 配置文件编辑”来完成。

检查“照片”选项并点击“保存”。

注意：Google Workspace 设置通常需要几个小时才能传播。 因此，我们建议您稍等片刻，然后再尝试再次上传照片。

概括

如您所见，当涉及到电子邮件托管和为文档协作和存储提供一体化解决方案时，Google Workspace 可以成为任何企业的绝佳解决方案。 它非常实惠且易于使用。 您的大多数员工可能已经熟悉 Gmail，这有助于减少学习新工具所需的时间。

如果您刚刚开始使用 Google Workspace，我们建议您订阅他们的博客，以了解最新的新功能和版本。 您对 Google Workspace 或其运作方式有任何疑问吗？ 我们很想听听您在电子邮件托管方面的偏好。 请在下面的评论中告诉我们。