Los beneficios de Google Workspace (anteriormente G Suite) para su negocio (por qué lo usamos)

Publicado: 2018-02-07

Usamos una multitud de diferentes productos SaaS aquí en Kinsta para que todo funcione sin problemas entre bastidores y para mejorar la productividad de nuestro equipo. ¡Un producto sin el que no podríamos vivir es definitivamente Google Workspace! No tenemos miedo de salir y decir que es, con mucho, la mejor solución de correo electrónico en el mercado en este momento para su negocio. Sin mencionar las otras funciones con las que viene, como el almacenamiento de Google Drive y herramientas como Google Docs y Google Sheets.

Hoy nos sumergiremos en los beneficios incomparables de Google Workspace (anteriormente G Suite), por qué lo usamos y lo recomendamos a todos nuestros clientes , y cómo se compara con otras soluciones similares en el mercado.

  • ¿Qué es Google Workspace?
  • Beneficios incomparables de Google Workspace
  • Google Workspace frente a Office 365 frente a Zoho
  • Desventajas de Google Workspace
  • Cómo pasar a Google Workspace
  • Consejos sobre el espacio de trabajo de Google

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es el conjunto de aplicaciones inteligentes de Google. Esto se conocía anteriormente como Google Apps, hasta que se le cambió la marca a fines de 2016. Recomendamos principalmente Google Workspace para clientes que necesitan alojamiento de correo electrónico para su negocio. Sin embargo, Google Workspace es mucho más que solo correo electrónico. También incluye una variedad de aplicaciones y funciones que pueden ser muy útiles. De hecho, probablemente ya estés usando o estés familiarizado con algunos de ellos.

Características que usamos a diario

Google Workspace tiene tres planes diferentes que puede usar (de los cuales hablaremos un poco más adelante). Utilizamos el plan básico de Google Workspace para nuestros empleados aquí en Kinsta. Esto comienza en solo $5/usuario/mes. Para muchos de ustedes, el plan básico es probablemente todo lo que necesitarán. Esto es lo que incluye:

Gmail

Según Litmus, Gmail lidera el camino como el cliente de correo electrónico más popular, con una enorme cuota de mercado del 26 % según las tasas de apertura. No sorprende que Gmail exista desde 2004 y ahora cuenta con más de 1200 millones de usuarios. Una de las mejores cosas de Google Workspace es que básicamente obtienes una versión mejorada sin publicidad del cliente de correo electrónico en línea que probablemente ya estés usando.

Gmail

Básicamente, Google Workspace permite que sus empleados tengan sus propias cuentas de Gmail con direcciones de correo electrónico con el nombre de dominio de su empresa (ejemplo: [correo electrónico protegido]). Una empresa muy pequeña con uno o dos usuarios podría salirse con la suya con cuentas de Gmail gratuitas y algunas reglas de reenvío de alias. Pero una vez que comience a contratar a dos o tres empleados, necesitará cuentas que se puedan administrar por separado.

Dominio personalizado de Google Workspace Gmail
Dominio personalizado de Gmail

calendario de Google

Ninguno de nosotros aquí en Kinsta podría vivir sin Google Calendar. Muchos de nosotros confiamos en él para programar llamadas con clientes y establecer fechas de vencimiento y recordatorios para proyectos importantes. Google Calendar puede ayudarte a mantener tu agenda organizada.

Calendario de Google de G Suite

Una de las ventajas de usar Google Calendar en Google Workspace es la capacidad de crear varios calendarios a los que pueden acceder todos los miembros de su empresa (o incluso un subconjunto de usuarios). Por ejemplo, es posible que desee un calendario de grupo para eventos como días festivos del equipo y reuniones periódicas. Tener a todos sus empleados adscritos a la misma organización hace que tareas como estas sean aún más fáciles en comparación con la versión gratuita.

calendario de Google
calendario de Google

Google Drive

Google Drive le permite almacenar, acceder y compartir sus archivos en un lugar seguro. A continuación, puede acceder fácilmente a ellos desde cualquier dispositivo. Los planes básicos de Google Workspace vienen con 30 GB de almacenamiento para cada empleado. Las ediciones Business, Enterprise y Teams de Google Workspace brindan almacenamiento ilimitado para que siempre tenga suficiente espacio para sus archivos. Nota: si tiene un equipo más pequeño con menos de 5 usuarios, solo obtiene 1 TB por usuario.

G Suite Google Drive

Si no ha usado Google Drive antes, una de las mejores cosas que nos gustan es la increíble función de búsqueda . Aunque probablemente no sea demasiado sorprendente ya que también ejecutan el motor de búsqueda más grande del mundo. ¿Sabía que puede buscar según el contenido de un documento (independientemente del nombre del archivo)? Bastante útil. Esto significa que puede encontrar fácilmente lo que está buscando, sin importar cuán desorganizado sea.

Búsqueda de Google Drive
Búsqueda de Google Drive

La versión de pago de Google Drive le ofrece el doble de almacenamiento que su disco personal gratuito y Gmail, soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, controles para compartir e informes avanzados.

Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google

Google Docs y Google Sheets prácticamente hablan por sí mismos y nuevamente son herramientas que usamos todos los días. Incluso puedes importar Google Docs a WordPress. Estos le permiten crear y editar documentos de texto y hojas de cálculo directamente en su navegador. Importe sus documentos para hacerlos editables instantáneamente, incluidos archivos de Microsoft Word, Excel y PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). A partir de febrero de 2018, ahora puede incluso colaborar y comentar archivos de Microsoft Office sin tener que convertirlos automáticamente al formato de Google.

También puede exportar a formatos comunes de terceros. Esto facilita la colaboración con otras personas o empresas y el envío de archivos de un lado a otro, sin necesidad de instalar o comprar software adicional.

Nota: Los Documentos y las Hojas de cálculo de Google creados directamente en Google Workspace no cuentan para su límite de almacenamiento.

G Suite Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google

Estas son solo algunas de las tareas comunes para las que los usamos:

  • Obtener retroalimentación y comentarios de los miembros del equipo sobre el nuevo contenido del sitio web.
  • Trabajar con bloggers invitados en el contenido de nuestro blog.
  • Enviar contenido a otros al escribir en sitios de terceros. Nunca hemos tenido a nadie en los últimos dos años solicitando un documento de Word, todos siempre solicitan un documento de Google. ¿Por qué? Porque es súper simple y fácil de usar.
  • Análisis de datos de hojas de cálculo de las exportaciones de Ahrefs.
  • Ejecución de cifras financieras rápidas.
  • Realizar un seguimiento de los presupuestos de PPC y las variaciones de copia de publicidad en línea.
  • Analizar los cambios de CTR en lo que respecta a los SERP.
  • Redacción de contenidos para patrocinios de pago (WordCamps).

Una de las mejores características de Google Docs and Spreadsheets son los comentarios en tiempo real y las versiones ilimitadas . Las versiones anteriores se conservan indefinidamente y no cuentan para su almacenamiento. Esto hace que sea muy fácil realizar un seguimiento de los cambios realizados en un documento o deshacer un error. Compartir documentos con sus compañeros de trabajo u otras personas también es increíblemente fácil.

Versiones de Documentos de Google
Versiones de Documentos de Google

Google mantener

Google Keep parece ser uno de esos secretos bien guardados que nadie conoce. Si está buscando una alternativa básica de Evernote , ¡Google Keep es genial! Esta es una pequeña herramienta excelente, independientemente de si usa o no Google Workspace. Al ser un producto de Google, funciona perfectamente dentro del ecosistema de Google.

G Suite Google Mantener

Puede ser una manera fácil de guardar las preguntas frecuentes que recibe de los clientes en un lugar conveniente. Cree listas de tareas pendientes, notas y configure recordatorios para mantenerse al día. Todo se sincroniza en todos sus dispositivos, por lo que lo importante siempre está a su alcance. Compártalos fácilmente con su equipo y archívelos cuando haya terminado. Y una vez más, la búsqueda de Google funciona perfectamente con él.

Google mantener
Google mantener

Consola de administración de Google Workspace

La consola de administración de Google Workspace permite a los propietarios de negocios administrar fácilmente todo desde un solo lugar. Recibió una revisión recientemente y es mucho mejor que antes con Google Apps.

Administrador de G Suite

Haga de todo, desde agregar nuevos usuarios y grupos, administrar dispositivos, configurar ajustes de seguridad (como autenticación de 2 factores), agregar nuevos dominios personalizados para su empresa que se pueden usar para Gmail.

Consola de administración de Google Workspace
Consola de administración de Google Workspace

El administrador debe habilitar la mayoría de las funciones de Google Workspace, si no todas, para poder utilizarlas. Algunos de estos también solo están disponibles en planes superiores. Si una función no está habilitada y un usuario intenta acceder a ella, verá un mensaje de "no disponible" (como se ve a continuación).

Google Workspace no disponible
Google Workspace no disponible

Características adicionales

Aquí hay algunas funciones adicionales que no usamos muy a menudo en Kinsta, pero que podrían interesarle:

  • Chat de Google: ¿Has oído hablar de Slack? Google Chat es básicamente la nueva herramienta competidora de Google. Es un espacio de trabajo grupal dedicado con chat 1: 1 y chat grupal. Puede hacer que las conversaciones sean más eficientes interactuando directamente con bots de Google profundamente integrados y aplicaciones de terceros. El chat de Google se incluye de forma gratuita con todos los planes de Google Workspace.
  • Google Meet: Preferimos el chat de video Zoom o Slack nosotros mismos aquí en Kinsta, pero Google Meet aún hace que las videollamadas y las conferencias sean muy sencillas. Meet está completamente integrado con Google Workspace, por lo que puede unirse a las reuniones directamente desde un evento de Calendario o una invitación por correo electrónico. Si está ejecutando la versión Enterprise de Google Workspace, también puede aprovechar los números de acceso telefónico cuando las personas están de viaje o quizás sin acceso a Internet.
  • Formularios de Google: la mayoría de ustedes probablemente hayan completado un formulario de Google antes. Si bien preferimos usar otras aplicaciones para esto, preferiblemente formularios de marca en nuestro sitio de WordPress, puede ser una forma increíblemente rápida y fácil de recopilar información.
  • Google Slides: ¿Quieres una alternativa decente a Microsoft Powerpoint? Google Slides es solo eso. Al igual que con sus otros productos, puede aprovechar su colaboración y comentarios en tiempo real, así como el historial de versiones ilimitado.
  • Google Sites: no recomendamos usar Google Sites ya que WordPress es mucho mejor para esto. Echa un vistazo a las razones por las que deberías usar WordPress.
  • Gestión de terminales: si le preocupa que le roben el dispositivo de un empleado, no lo haga. Para eso está Endpoint Management. Habilite esto fácilmente como administrador y borre de forma remota los datos de Google Workspace de los dispositivos si es necesario.

¿Qué tienen en común Kinsta y G Suite? La capacidad de mantener las cosas funcionando sin problemas entre bastidores. Pruebe Kinsta gratis.

Funciones adicionales para usuarios de Google Workspace Business y Enterprise

También es importante tomar nota de las funciones adicionales de los planes Business y Enterprise de Google Workspace. Si es una empresa más grande y depende en gran medida del correo electrónico, esto puede ayudarlo a aliviar algunas de sus preocupaciones.

  • Búsqueda en la nube: ¿quieres llevar las capacidades de búsqueda en Google Workspace aún más lejos? La función de búsqueda en la nube le permite buscar en el contenido de su empresa en Google Workspace. Desde Gmail y Drive hasta Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendario y más.
  • Vault: nunca puede tener demasiadas copias de seguridad. Vault le permite administrar, retener, buscar y exportar el correo electrónico de su organización, el contenido del archivo de Google Drive y los chats registrados. Básicamente, puede archivar todos sus datos y establecer políticas de retención.

Beneficios incomparables de Google Workspace

Si bien todas las funciones anteriores son excelentes, ahora es el momento de sumergirse en algunos de los beneficios reales de usar Google Workspace para su negocio.

Logotipo de Google Workspace

Siempre se recomienda alojar el correo electrónico con un tercero

Nunca se recomienda alojar su correo electrónico con la misma empresa que utiliza para el alojamiento de WordPress. Es por eso que no ofrecemos y nunca ofreceremos alojamiento de correo electrónico a nuestros clientes (aparte quizás de un complemento de Google Workspace en el futuro en MyKinsta). Entramos en gran detalle sobre las razones aquí. Pero le daremos un resumen rápido de por qué a continuación:

  1. Si usa su host, está vinculado a las direcciones IP que su host ha configurado para el correo electrónico saliente. Si algo sale mal con eso, como un cliente que envía spam repentinamente, existe la posibilidad de que la dirección IP se incluya en la lista negra de spam. Entonces, de repente, te quedas colgando sin control.
  2. Una de las mayores desventajas de confiar en su host de WordPress para los correos electrónicos son los problemas de entrega. Con Google Workspace, puede autenticar el correo saliente mediante registros DKIM y SPF, lo que puede tener un impacto positivo en su calificación de spam.
  3. El envío de correos electrónicos a través de su host de WordPress podría generar problemas de recursos del servidor. Al descargar el correo electrónico a un tercero, especialmente a Google Workspace, nunca tendrá que preocuparse por esto.
  4. Difundir servicios entre múltiples proveedores siempre es algo bueno. Siempre recomendamos separar el DNS (incluimos el DNS de Amazon Route 53 para todos los clientes), el alojamiento de WordPress y el correo electrónico. De esta manera, si algo sale mal con uno, su correo electrónico siempre fluye. Lo más probable es que su DNS aún se enrute de todos modos, pero al usar múltiples proveedores puede garantizarlo.

Entonces, como puede ver, elegir un tercero para el alojamiento de correo electrónico es realmente beneficioso para su negocio.

Advertencias (correos electrónicos transaccionales y de marketing)

Si bien las cuentas de Google Workspace no tienen un límite SMTP, para aquellos de ustedes que envían miles de correos electrónicos cada mes, generalmente no las recomendamos para enviar correos electrónicos masivos o transaccionales (compras, registro, restablecimiento de contraseña, etc.). Puede leer la lista de lavandería de sus pautas de remitente masivo. Para este tipo de correos electrónicos, recomendamos los siguientes servicios de correo electrónico transaccional:

Servicio de correo electrónico transaccional de Mailgun
Pistola de correo
  • Pistola de correo
  • SendGrid ( utilizamos SendGrid aquí en Kinsta para nuestros correos electrónicos de transacciones)
  • SparkPost
  • Mailjet
  • Amazon SES

Si es pequeño y está comenzando, no se preocupe por los correos electrónicos de sus transacciones hasta que comience a enviar grandes volúmenes. Puede comenzar con solo Google Workspace para todo y estar bien. Además, algunos de los proveedores, como Mailgun, le permiten enviar 10,000 correos electrónicos transaccionales por mes de forma gratuita. Entonces, en muchos casos, esto no tiene por qué ser un gasto extra. Y los correos electrónicos adicionales después de eso son centavos para enviar. Lea más sobre correos electrónicos transaccionales, puertos SMTP y servidores SMPT gratuitos para WordPress.

Luego tiene correos electrónicos de marketing, como boletines. Lo mismo aplica aquí. Por lo general, querrá utilizar un proveedor externo debido a las mejores tasas de entrega y herramientas para la creación de listas, pruebas A/B, etc. Aquí hay algunos que recomendamos:

Software de marketing por correo electrónico MailChimp
MailChimp
  • MailChimp ( los utilizamos aquí en Kinsta para nuestro boletín semanal; aquí está nuestra guía sobre cómo comenzar con MailChimp)
  • MailerLite
  • Goteo
  • Campaña activa
  • AWeber
  • Obtener una respuesta

Algunos de los proveedores transaccionales anteriores también manejan correos electrónicos de marketing y lo mencionan en sus sitios. Entonces, en algunos casos, siempre puede combinar su servicio de correo electrónico transaccional y el software de marketing por correo electrónico. Obtenga más información sobre el software de marketing por correo electrónico.

Familiar, compatible y fácil de usar

Uno de los mayores beneficios de usar Google Workspace para su negocio es que la mayoría de sus empleados probablemente ya estén acostumbrados a usar productos como Gmail para correo electrónico y Google Docs. Esto hace que la transición sea muy fácil y garantiza que no tenga que perder el tiempo explicando a los nuevos empleados cómo utilizar las herramientas de la empresa; a diferencia de Zoho u Office 365, donde es posible que se necesiten más explicaciones.

Google Workspace también tiene la mejor compatibilidad en dispositivos móviles en comparación con cualquier otro proveedor de correo electrónico. ¡Simplemente funciona, en todas partes!

Y si ya tiene una cuenta personal de Gmail, Google hace que sea muy fácil cambiar entre cuentas con un solo clic (cuentas personales de Gmail y Google Workspace).

Cambiar de cuenta de Google Workspace
Cambiar de cuenta de Google Workspace

tiempo de actividad

Cuando se trata de tiempo de actividad, Google es uno de los mejores en lo que respecta a confiabilidad. Si desea profundizar en los detalles técnicos, Google Workspace ofrece un Acuerdo de nivel de servicio (SLA) del 99,9 % para los servicios cubiertos y, en los últimos años, lo han superado. Además, debido al hecho de que el correo electrónico es una parte tan importante de todas las empresas, Google Workspace no tiene tiempos de inactividad programados ni ventanas de mantenimiento . Todos sus centros de datos están construidos con infraestructura redundante.

Pero al igual que cualquier servicio, nunca pueden estar activos el 100% del tiempo. Por lo tanto, siempre puede marcar el panel de control de estado de Google Workspace para obtener actualizaciones sobre todos sus productos.

Panel de estado de Google Workspace

Google Workspace no es el más barato, pero es extremadamente asequible

Hay otros proveedores que son más baratos, como Zoho (veremos una comparación más abajo). Sin embargo, al igual que siempre le recomendamos que invierta en alojamiento administrado de WordPress, el correo electrónico de su empresa no es una de esas áreas en las que debe tratar de ahorrar dinero. Tener un host de correo electrónico en el que pueda confiar puede ahorrarle dinero en el futuro.

A continuación, se muestran los precios de Google Workspace y lo que se incluye en cada plan.

Inicio empresarial de Google Workspace

Estándar empresarial de Google Workspace

Google Workspace Business Plus

$6/usuario/mes $12/usuario/mes $18/usuario/mes
Correo empresarial a través de Gmail Correo empresarial a través de Gmail Correo electrónico comercial a través de Gmail + eDiscovery, retención
Videoconferencias de 100 participantes Videoconferencias de 150 participantes + grabación Videoconferencias de 250 participantes + grabación, seguimiento de asistencia
calendarios compartidos calendarios compartidos calendarios compartidos
Documentos, hojas de cálculo, diapositivas Documentos, hojas de cálculo, diapositivas Documentos, hojas de cálculo, diapositivas
Soporte 24/7 (teléfono, correo electrónico en línea) Soporte 24/7 (teléfono, correo electrónico en línea: actualización de soporte mejorado disponible) Soporte 24/7 (teléfono, correo electrónico en línea: actualización de soporte mejorado disponible)
Controles de administración de seguridad Controles de administración de seguridad Controles de administración de seguridad mejorados, incluidos Vault y administración avanzada de terminales
30 GB de almacenamiento en la nube por usuario 2 TB de almacenamiento en la nube por usuario 5 TB de almacenamiento en la nube por usuario
búsqueda en la nube búsqueda en la nube
Bóveda (archivo y retención) Bóveda (archivo y retención)
Informes de auditoría Informes de auditoría
Prevención de pérdida de datos (Gmail + Drive)
S/MIME alojado para Gmail
Archivado de terceros de Gmail
Seguridad de nivel empresarial
Análisis de registro de Gmail

Aquí hay algunas estimaciones rápidas para usted:

  • Para cinco empleados, estás buscando $ 30 / mes
  • Para 10 empleados, estás buscando $ 60 / mes
  • Para 15 empleados estás buscando $90/mes

¡Para todo lo que incluye Google Workspace, es una gran oferta y una obviedad!

También puede optar por una tarifa con descuento cambiando a una suscripción anual. Una suscripción anual ofrece ahorros de hasta un 20% más que la suscripción mensual estándar. La gran parte es que todavía se le puede facturar mensualmente en la suscripción anual si lo prefiere.

¿Qué tienen en común Kinsta y G Suite? La capacidad de mantener las cosas funcionando sin problemas entre bastidores. Pruebe Kinsta gratis.

Google Workspace es lo más seguro posible

Google Workspace se basa en Google Cloud Platform, que ofrece la mayor seguridad del mercado. Algunas de las empresas más grandes del mundo confían en él; como HP, Verizon, Whirlpool y Salesforce. Como dice Google, están liderando con una " mentalidad de seguridad primero ". Tienen conocimientos y experiencia líderes en la industria que respaldan todos y cada uno de sus productos, incluido Google Workspace.

Seguridad del espacio de trabajo de Google

Estos son algunos aspectos destacados de las formas en que Google Workspace lo protege a usted y a sus datos:

  • Administrador de Google Workspace: ofrece al administrador la capacidad de controlar cómo se protegen los datos, ver informes e incluso controlar dispositivos móviles. Los administradores de Google Workspace también pueden impedir que los empleados tengan la capacidad de habilitar "aplicaciones menos seguras".
  • Cifrado (TLS): Google Workspace proporciona cifrado de correo electrónico en tránsito.
  • Certificados, auditorías y evaluaciones: Google Workspace se somete periódicamente a varias auditorías independientes de terceros.
  • Retención de datos: Google Workspace ofrece la capacidad de retener, archivar, buscar y exportar sus datos.
  • Privacidad: Google no recopila, analiza ni utiliza sus datos en los servicios de Google Workspace con fines publicitarios. Tampoco hay anuncios en ninguno de los productos de Google Workspace. Usted es dueño de sus propios datos.
  • Transparencia: Google proporciona continuamente informes de transparencia para mantener informados a los consumidores.

Puede consultar el documento técnico de seguridad y cumplimiento de Google Cloud para obtener más información.

Google Workspace frente a Office 365 frente a Zoho

Hay miles de servidores de correo electrónico en el mercado. Pero cuando se trata de alojamiento de correo electrónico comercial serio, realmente puede reducirlo a estos tres proveedores: Google Workspace, Office 365 y Zoho. Así que a continuación haremos una pequeña comparación.

Google Workspace frente a Office 365 frente a Zoho

Precios

Para los precios, tomamos el costo mensual de cada proveedor.

Inicio empresarial de Google Workspace

Elementos básicos de Office 365 para empresas

Estándar de Zoho

$6/usuario/mes $6/usuario/mes $4/usuario/mes

Notas adicionales:

  • Algunos ofrecen planes un poco más baratos si se compromete con sus planes anuales o si compra licencias al por mayor. Por ejemplo, puede bajar Office 365 a $5/usuario/mes y Zoho a $3/usuario/mes.
  • Zoho, de hecho, tiene un plan gratuito para 5 usuarios. Sin embargo, está limitado a 5 GB con alojamiento de dominio único.
  • Es importante tener en cuenta que Office 365 Business Essentials no incluye su software de escritorio de Office, solo sus aplicaciones basadas en la web.

Software y Herramientas

A continuación se muestran productos comparables entre proveedores.

Inicio empresarial de Google Workspace

Elementos básicos de Office 365 para empresas

Estándar de Zoho

Gmail Perspectiva (50 GB) Correo de Zoho
Google Drive (30 GB) OneDrive (1 TB) Documentos de Zoho (30 GB)
Documentos de Google Microsoft Word Escritor de Zoho
Hojas de cálculo de Google Microsoft Excel Hoja de Zoho
Presentaciones de Google Microsoft PowerPoint Mostrar Zoho
Sitios de Google Sitios (SharePoint) Sitios de Zoho
Reunión/Chat de Google Equipos de Skype + Microsoft Reunión de Zoho + Cliq
Google mantener microsoft una nota Cuaderno Zoho
microsoft yammer Conexión Zoho

Notas adicionales:

  • Los 30 GB de almacenamiento de Google Workspace se cuentan como almacenamiento combinado en Google Drive y Gmail.
  • Los 30 GB de almacenamiento de Zoho se cuentan como almacenamiento combinado en Zoho Docs y Zoho Mail.
  • Si está comparando el software de presentación, Microsoft PowerPoint probablemente todavía gane sin dudas.
  • Gmail también tiene muchas mejores integraciones con complementos y extensiones de terceros que la de su contraparte Outlook.
  • Zoho admite integraciones externas con varias aplicaciones de terceros dentro de su buzón mediante eWidget.

Pero como puede ver, los tres proveedores anteriores tienen ofertas muy similares en lo que respecta a las herramientas y los servicios que brindan. Por lo tanto, gran parte de su decisión probablemente se reducirá al precio y la facilidad de uso para sus empleados.

Desventajas de Google Workspace

Para ser completamente honesto, no hay muchas desventajas que hayamos encontrado al utilizar Google Workspace, y nuestro equipo lo ha utilizado durante más de cuatro años. Aunque definitivamente depende del tipo de negocio que seas. Aquí hay algunas cosas que podría considerar:

  • Google Workspace está completamente basado en la web sin opciones de software. Si está acostumbrado a usar Microsoft Office, probablemente encontrará que Google Docs y Sheets no son tan poderosos.
  • Office 365 todavía está ganando el mercado empresarial, mientras que Google Workspace todavía está tratando de ponerse al día.
  • Office 365 ofrece más almacenamiento desde el principio. Sin embargo, Google Workspace ofrece almacenamiento ilimitado si actualiza a planes superiores.

Cómo pasar a Google Workspace

Personalmente, creemos que Google Workspace es su mejor opción para el alojamiento de correo electrónico y otras herramientas, y es por eso que lo recomendamos a todos nuestros clientes. También ofrecen una prueba gratuita de 14 días, por lo que incluso puede intentarlo antes de comprometerse con nada. Su proceso de incorporación también es increíblemente fácil.

Estos son algunos pasos rápidos para comenzar a utilizar Google Workspace para su empresa:

Paso 1

Regístrese para su prueba gratuita.

Prueba gratuita de Google Workspace

Paso 2

Active su cuenta iniciando sesión en su consola de administración de Google. (Nota: Inicie sesión con su dirección de correo electrónico y contraseña de Google Workspace. (Esta dirección termina en @yourbusiness.com y no es una cuenta de Google personal o @gmail).

Consola de administración de Google Workspace
Consola de administración de Google Workspace

Paso 3

En la consola de administración, haga clic en "Iniciar configuración" para iniciar el asistente de configuración. Le dará a cada miembro del equipo una dirección de correo electrónico en su dominio (como [email protected]), para que puedan comenzar a usar Gmail, Calendar, Meet y todos los demás servicios de Google Workspace. También puede agregar manualmente usuarios adicionales en cualquier momento.

Si tiene dominios adicionales, también puede agregarlos o crear alias de correo electrónico.

Alias ​​de dominio de Google Workspace
Alias ​​de dominio de Google Workspace

Paso 4

En su consola de administración, deberá seguir los pasos para verificar que es el propietario de su dominio. Recibirá un código de verificación para agregar a su sitio web o a la configuración de su dominio. Google Workspace tiene excelentes instrucciones para literalmente todos los registradores de DNS y proveedores de DNS sobre cómo verificar su dominio.

Si está utilizando Kinsta DNS, también tenemos un tutorial sobre cómo agregar sus registros MX de Google en nuestro panel de MyKinsta. Al crear su dominio, puede agregar los registros con un solo clic.

Agregar registros MX de Gmail
Agregar registros MX de Gmail

Si viene de otro host de correo electrónico, como GoDaddy, BlueHost, OVH u Office 365, lo más probable es que también desee migrar sus correos electrónicos antiguos. Aquí hay algunos enlaces útiles:

  • Migrar correo electrónico desde Exchange u Office 365
  • Migrar de otros proveedores de correo web a G Suite
  • Migrar correo electrónico de una cuenta de G Suite a otra
  • Migrar de Gmail a G Suite

Nota: si recién está comenzando a usar el correo electrónico para su empresa por primera vez, puede omitir el proceso de migración anterior.

Paso 5

El paso final es seguir las guías de inicio rápido de Google Workspace para configurar las aplicaciones adicionales, como Google Drive, Google Calendar, Google Contacts, etc. ¡Y eso es todo!

Consejos sobre el espacio de trabajo de Google

Después de que Google Workspace esté listo y funcionando, es probable que encuentre algunas pequeñas advertencias o errores. Uno es el siguiente mensaje al intentar guardar una foto de perfil.

¡Lo siento! No pudimos guardar tu foto de perfil. Por favor, inténtelo de nuevo más tarde.

Google Workspace no pudo guardar la foto de perfil
Google Workspace no pudo guardar la foto de perfil

En Google Workspace, el administrador debe otorgar permiso para que los usuarios guarden una foto de perfil. Esto se puede hacer desde "Directorio → Configuración de directorio → Edición de perfil".

Derechos de edición del perfil del directorio de Google Workspace
Derechos de edición del perfil del directorio de Google Workspace

Marque la opción "Foto" y presione "Guardar".

foto del espacio de trabajo de Google
foto del espacio de trabajo de Google

Nota: Por lo general, la configuración de Google Workspace tarda un par de horas en propagarse. Así que te recomendamos esperar un poco antes de intentar subir una foto de nuevo.

Resumen

Como puede ver, Google Workspace puede ser una excelente solución para cualquier empresa cuando se trata de alojamiento de correo electrónico y proporciona una solución todo en uno para la colaboración y el almacenamiento de documentos. Es extremadamente asequible y fácil de usar. La mayoría de sus empleados probablemente ya estén familiarizados con Gmail, lo que ayuda a reducir el tiempo necesario para aprender nuevas herramientas.

Si recién está comenzando con Google Workspace, le recomendamos que se suscriba a su blog para mantenerse actualizado con las nuevas funciones y versiones. ¿Tiene alguna pregunta sobre Google Workspace o cómo funciona? Nos encantaría saber qué prefiere cuando se trata de alojamiento de correo electrónico. Háganos saber a continuación en los comentarios.