ประโยชน์ของ Google Workspace (เดิมเรียกว่า G Suite) สำหรับธุรกิจของคุณ (ทำไมเราถึงใช้มัน)

เราใช้ผลิตภัณฑ์ SaaS ต่างๆ มากมายที่ Kinsta เพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่นเบื้องหลังและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมของเรา ผลิตภัณฑ์หนึ่งที่เราขาดไม่ได้คือ Google Workspace อย่างแน่นอน! เราไม่กลัวที่จะเปิดเผยออกมาทันทีว่านี่คือโซลูชันอีเมลที่ดีที่สุดในตลาดตอนนี้สำหรับธุรกิจของคุณ ไม่ต้องพูดถึงคุณลักษณะอื่นๆ ที่มาพร้อมกับ เช่น พื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์และเครื่องมือต่างๆ เช่น Google เอกสารและ Google ชีต

วันนี้เราจะเจาะลึกถึงประโยชน์ที่เหนือชั้นของ Google Workspace (เดิมคือ G Suite) เหตุผลที่เราใช้และแนะนำให้ลูกค้าทั้งหมดของเรา และเปรียบเทียบกับโซลูชันอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันในตลาด

• Google Workspace คืออะไร
• ประโยชน์ที่เหนือชั้นของ Google Workspace
• Google Workspace กับ Office 365 กับ Zoho
• ข้อเสียของ Google Workspace
• วิธีย้ายไปยัง Google Workspace
• เคล็ดลับ Google Workspace

Google Workspace คืออะไร

Google Workspace คือชุดแอปอัจฉริยะของ Google ซึ่งเดิมเรียกว่า Google Apps จนกระทั่งมีการรีแบรนด์ในช่วงปลายปี 2016 เราขอแนะนำ Google Workspace สำหรับลูกค้าที่ต้องการโฮสติ้งอีเมลสำหรับธุรกิจเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม Google Workspace เป็นมากกว่าอีเมล นอกจากนี้ยังมีแอพและคุณสมบัติมากมายที่สามารถใช้ประโยชน์ได้ค่อนข้างมาก ที่จริงแล้ว คุณอาจใช้หรือคุ้นเคยกับบางตัวอยู่แล้ว

คุณสมบัติที่เราใช้ในชีวิตประจำวัน

Google Workspace มีแผนที่แตกต่างกันสามแบบที่คุณสามารถใช้ได้ (ซึ่งเราจะเจาะลึกลงไปในรายละเอียดในภายหลัง) เราใช้ แผน Google Workspace ขั้นพื้นฐาน สำหรับพนักงานของเราที่ Kinsta เริ่มต้นเพียง $5/ผู้ใช้/เดือน สำหรับพวกคุณหลายๆ คน แผนพื้นฐานอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ นี่คือสิ่งที่รวม:

Gmail

ตาม Litmus Gmail เป็นผู้นำในการเป็นไคลเอนต์อีเมลที่ได้รับความนิยมมากที่สุด โดยมีส่วนแบ่งการตลาดมากถึง 26% ตามอัตราการเปิด ไม่น่าแปลกใจเลยที่ Gmail มีมาตั้งแต่ปี 2547 และขณะนี้มีผู้ใช้มากกว่า 1.2 พันล้านคน สิ่งที่ดีที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับ Google Workspace คือโดยทั่วไปคุณจะได้รับโปรแกรมรับส่งเมลออนไลน์ เวอร์ชันปรับปรุงที่ไม่มีโฆษณาซึ่ง คุณอาจใช้อยู่แล้ว

โดยพื้นฐานแล้ว Google Workspace ช่วยให้พนักงานของคุณมีบัญชี Gmail ของตนเองพร้อม ที่อยู่อีเมลที่มีชื่อโดเมนธุรกิจของคุณ (เช่น [email protected]) ธุรกิจขนาดเล็กมากที่มีผู้ใช้หนึ่งหรือสองคนอาจสามารถใช้บัญชี Gmail ฟรีและกฎการส่งต่อนามแฝง+กฎการส่งต่อ แต่เมื่อคุณเริ่มจ้างพนักงานสองหรือสามคน คุณจะต้องมีบัญชีที่สามารถจัดการแยกกันได้

Google ปฏิทิน

พวกเราที่ Kinsta ไม่มีใครสามารถอยู่ได้โดยปราศจาก Google ปฏิทิน พวกเราหลายคนใช้สิ่งนี้ในการจัดกำหนดการการโทรกับลูกค้าและกำหนดวันครบกำหนดและการแจ้งเตือนสำหรับโครงการที่สำคัญ Google ปฏิทินสามารถช่วยให้คุณจัดตารางเวลาได้

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ Google ปฏิทินใน Google Workspace คือความสามารถในการสร้างปฏิทินหลายปฏิทินที่ทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึงได้ (หรือแม้แต่ผู้ใช้บางส่วน) ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการปฏิทินกลุ่มสำหรับกิจกรรม เช่น วันหยุดของทีมและการประชุมตามปกติ การมีพนักงานทั้งหมดของคุณเข้าร่วมในองค์กรเดียวกันทำให้งานเช่นนี้ง่ายยิ่งขึ้นเมื่อเปรียบเทียบกับเวอร์ชันฟรี

Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์ทำให้คุณสามารถจัดเก็บ เข้าถึง และแบ่งปันไฟล์ของคุณในที่เดียวที่ปลอดภัย จากนั้นคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากอุปกรณ์ใดก็ได้ แผนบริการ Google Workspace Basic มาพร้อมกับ พื้นที่เก็บข้อมูล 30GB สำหรับพนักงานทุกคน รุ่น Business, Enterprise และ Teams ของ Google Workspace ให้ พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด ดังนั้นคุณจะมีพื้นที่เพียงพอสำหรับไฟล์เสมอ หมายเหตุ: หากคุณเป็นทีมขนาดเล็กที่มีผู้ใช้น้อยกว่า 5 คน คุณจะได้รับ 1TB/ผู้ใช้เท่านั้น

หากคุณไม่เคยใช้ Google ไดรฟ์มาก่อน สิ่งที่ดีที่สุดที่เราชอบเกี่ยวกับมันคือ ฟังก์ชันการค้นหาที่น่าทึ่ง ! แม้ว่าจะไม่น่าแปลกใจเลยที่ได้เห็นพวกเขาใช้เครื่องมือค้นหาที่ใหญ่ที่สุดในโลก คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถค้นหาตามเนื้อหาภายในเอกสาร (โดยไม่คำนึงถึงชื่อไฟล์)? ค่อนข้างสะดวก ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะมีระเบียบวินัยเพียงใด

Google ไดรฟ์เวอร์ชันที่ต้องชำระเงินให้พื้นที่เก็บข้อมูลเป็นสองเท่าของไดรฟ์ส่วนตัวและ Gmail ฟรี การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน การควบคุมการแชร์ และการรายงานขั้นสูง

Google เอกสารและ Google ชีต

Google เอกสารและ Google ชีตพูดได้ด้วยตัวเองอยู่แล้ว และอีกครั้งเป็นเครื่องมือที่เราใช้ทุกวัน คุณยังสามารถนำเข้า Google Docs ไปยัง WordPress ได้อีกด้วย สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างและแก้ไขเอกสารข้อความและสเปรดชีตได้จากเบราว์เซอร์ของคุณ นำเข้าเอกสารของคุณเพื่อให้สามารถแก้ไขได้ทันที รวมถึงไฟล์ Microsoft Word, Excel และ PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods) ตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2018 เป็นต้นไป คุณสามารถทำงานร่วมกันและแสดงความคิดเห็นในไฟล์ Microsoft Office ได้โดยไม่ต้องแปลงเป็นรูปแบบของ Google โดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถส่งออกไปยังรูปแบบทั่วไปของบริษัทอื่นได้อีกด้วย ทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกับบุคคลหรือบริษัทอื่นๆ และส่งไฟล์ไปมาโดยไม่ต้องติดตั้งหรือซื้อซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

หมายเหตุ: Google เอกสารและสเปรดชีตที่สร้างโดยตรงใน Google Workspace จะไม่นับรวมในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ

นี่เป็นเพียงงานทั่วไปบางส่วนที่เราใช้สำหรับ:

• รับคำติชมและความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมเกี่ยวกับเนื้อหาเว็บไซต์ใหม่
• การทำงานกับบล็อกเกอร์รับเชิญในเนื้อหาสำหรับบล็อกของเรา
• การส่งเนื้อหาไปยังผู้อื่นเมื่อเขียนบนเว็บไซต์ของบุคคลที่สาม ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมาเราไม่เคยมีใครขอเอกสาร Word เลย ทุกคนขอ Google Doc เสมอ ทำไม? เพราะมันง่ายสุด ๆ และใช้งานง่าย
• ข้อมูลสเปรดชีตกระทืบจากการส่งออก Ahrefs
• เรียกใช้ตัวเลขทางการเงินอย่างรวดเร็ว
• ติดตามงบประมาณ PPC และรูปแบบสำเนาโฆษณาออนไลน์
• การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง CTR ที่เกี่ยวข้องกับ SERP
• การเขียนเนื้อหาสำหรับการสนับสนุนแบบชำระเงิน (WordCamps)

หนึ่งในคุณลักษณะที่ดีที่สุดของ Google เอกสารและสเปรดชีตคือการ แสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์และเวอร์ชันไม่จำกัด เวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกเก็บไว้อย่างไม่มีกำหนดและจะไม่นับรวมในที่เก็บข้อมูลของคุณ ทำให้ง่ายต่อการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารหรือเลิกทำผิดพลาด การแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลอื่น ๆ ของคุณก็เป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อเช่นกัน

Google Keep

Google Keep ดูเหมือนจะเป็นหนึ่งในความลับที่ไม่มีใครรู้ หากคุณกำลังมองหา ทางเลือก Evernote พื้นฐาน Google Keep ขอแนะนำ! นี่เป็นเครื่องมือเล็กๆ ที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าคุณจะใช้ Google Workspace หรือไม่ก็ตาม เนื่องจากเป็นผลิตภัณฑ์ของ Google จึงทำงานได้อย่างไม่มีที่ติภายในระบบนิเวศของ Google

อาจเป็นวิธีที่ง่ายในการเก็บคำถามที่พบบ่อยที่คุณได้รับจากลูกค้าไว้ในที่ที่สะดวก สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ บันทึกย่อ และตั้งระบบเตือนความจำเพื่อให้อยู่ในแผน ทุกอย่างจะซิงค์กันในอุปกรณ์ของคุณ ดังนั้นสิ่งสำคัญจึงอยู่ใกล้แค่เอื้อม แบ่งปันกับทีมของคุณอย่างง่ายดายและเก็บถาวรเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว และอีกครั้งที่การค้นหาของ Google ทำงานได้อย่างไม่มีที่ติ

คอนโซลผู้ดูแลระบบ Google Workspace

คอนโซลผู้ดูแลระบบสำหรับ Google Workspace ช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดการทุกอย่างได้อย่างง่ายดายจากที่เดียว เพิ่งได้รับการยกเครื่องใหม่และดีขึ้นกว่าเดิมมากเมื่อใช้ Google Apps

ทำทุกอย่างตั้งแต่เพิ่มผู้ใช้และกลุ่มใหม่ จัดการอุปกรณ์ กำหนดการตั้งค่าความปลอดภัย (เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบ 2 ปัจจัย) เพิ่มโดเมนที่กำหนดเองใหม่สำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งสามารถใช้สำหรับ Gmail

ผู้ดูแลระบบจะต้องเปิดใช้ฟีเจอร์ส่วนใหญ่ หากไม่ใช่ฟีเจอร์ทั้งหมดใน Google Workspace จึงจะใช้งานได้ สิ่งเหล่านี้บางส่วนมีให้ในแผนที่สูงกว่าเท่านั้น หากไม่ได้เปิดใช้งานคุณลักษณะและผู้ใช้พยายามเข้าถึง จะเห็นข้อความ "ไม่พร้อมใช้งาน" (ดังที่แสดงด้านล่าง)

คุณลักษณะเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นคุณสมบัติเพิ่มเติมที่เราไม่ได้ใช้ที่ Kinsta บ่อยนัก แต่คุณอาจสนใจ:

• Google Chat: คุณเคยได้ยิน Slack ไหม Google Chat เป็นเครื่องมือแข่งขันใหม่ของ Google เป็นพื้นที่ทำงานเฉพาะกลุ่มที่มีการแชทแบบ 1:1 และแชทกลุ่ม คุณสามารถทำให้การสนทนามีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยโต้ตอบโดยตรงกับบ็อต Google ที่ผสานรวมอย่างลึกซึ้งและแอปของบุคคลที่สาม รวมแชทของ Google ฟรีกับแผนบริการ Google Workspace ทั้งหมด
• Google Meet: เราชอบวิดีโอแชทแบบ Zoom หรือ Slack มากกว่าที่ Kinsta แต่ Google Meet ยังคงทำให้วิดีโอคอลและการประชุมเป็นเรื่องง่าย Meet ผสานรวมกับ Google Workspace อย่างสมบูรณ์ คุณจึงเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรงจากกิจกรรมในปฏิทินหรือคำเชิญทางอีเมล หากคุณใช้ Google Workspace เวอร์ชัน Enterprise คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากหมายเลขโทรเข้าเมื่อมีคนอยู่บนท้องถนนหรืออาจไม่มีอินเทอร์เน็ต
• Google Forms: พวกคุณส่วนใหญ่คงเคยกรอกแบบฟอร์ม Google มาก่อนแล้ว แม้ว่าเราจะชอบใช้แอปพลิเคชันอื่นๆ สำหรับสิ่งนี้ แต่ควรใช้รูปแบบที่มีตราสินค้าในไซต์ WordPress ของเรา แต่ก็เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายอย่างเหลือเชื่อในการรวบรวมข้อมูล
• Google สไลด์: ต้องการทางเลือกอื่นที่ดีกว่า Microsoft Powerpoint หรือไม่ Google สไลด์เป็นเพียงแค่นั้น เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการแสดงความคิดเห็น ตลอดจนประวัติเวอร์ชันไม่จำกัด
• Google Sites: เราไม่แนะนำให้ใช้ Google Sites เนื่องจาก WordPress ดีกว่าสำหรับสิ่งนี้ ตรวจสอบเหตุผลที่คุณควรใช้ WordPress
• การจัดการอุปกรณ์ปลายทาง: หากคุณกังวลว่าอุปกรณ์ของพนักงานจะถูกขโมย ก็อย่าทำเช่นนั้น นั่นคือสิ่งที่การจัดการปลายทางมีไว้สำหรับ เปิดใช้งานสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายในฐานะผู้ดูแลระบบ และล้างข้อมูล Google Workspace จากอุปกรณ์จากระยะไกล หากจำเป็น

ฟีเจอร์เพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ Google Workspace Business และ Enterprise

สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกคุณลักษณะเพิ่มเติมในแผน Google Workspace Business และ Enterprise หากคุณเป็นธุรกิจขนาดใหญ่และต้องพึ่งพาอีเมลเป็นอย่างมาก สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยคลายความกังวลของคุณได้

• Cloud Search: ต้องการยกระดับความสามารถในการค้นหาใน Google Workspace ให้ดียิ่งขึ้นอีกไหม ฟีเจอร์ Cloud Search ช่วยให้คุณค้นหาเนื้อหาของบริษัทใน Google Workspace ได้ ตั้งแต่ Gmail และไดรฟ์ไปจนถึงเอกสาร ชีต สไลด์ ปฏิทิน และอื่นๆ
• ห้องนิรภัย: คุณไม่สามารถสำรองข้อมูลได้มากเกินไป ห้องนิรภัยช่วยให้คุณสามารถจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และส่งออกอีเมลขององค์กร เนื้อหาไฟล์ Google ไดรฟ์ และการแชทที่เปิดการบันทึก โดยพื้นฐานแล้ว คุณสามารถเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณและกำหนดนโยบายการเก็บรักษาได้

ประโยชน์ที่เหนือชั้นของ Google Workspace

แม้ว่าคุณลักษณะทั้งหมดข้างต้นจะดีเยี่ยม แต่ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะเจาะลึกถึงประโยชน์ที่แท้จริงของการใช้ Google Workspace สำหรับธุรกิจของคุณ

แนะนำให้โฮสต์อีเมลกับบุคคลที่สามเสมอ

ไม่แนะนำให้โฮสต์อีเมลของคุณกับบริษัทเดียวกับที่คุณใช้สำหรับโฮสติ้ง WordPress นั่นเป็นสาเหตุที่เราไม่ให้บริการและจะไม่มีวันให้บริการโฮสติ้งอีเมลแก่ลูกค้าของเรา (นอกเหนือจากอาจเป็นส่วนเสริมของ Google Workspace ใน MyKinsta ) เราลงรายละเอียดมากเกี่ยวกับเหตุผลที่นี่ แต่เราจะให้ข้อมูลสรุปสั้นๆ แก่คุณว่าทำไมด้านล่าง:

1. หากคุณใช้โฮสต์ คุณจะเชื่อมโยงกับที่อยู่ IP ที่โฮสต์ของคุณกำหนดค่าไว้สำหรับอีเมลขาออก หากมีบางอย่างผิดปกติ เช่น ลูกค้าส่งสแปมโดยกะทันหัน อาจมีโอกาสที่ที่อยู่ IP จะถูกขึ้นบัญชีดำสำหรับสแปม จากนั้นคุณก็ถูกปล่อยให้ห้อยอยู่โดยไม่มีการควบคุม
2. ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งในการพึ่งพาโฮสต์ WordPress ของคุณสำหรับอีเมลคือปัญหาในการจัดส่ง Google Workspace ช่วยให้คุณ ตรวจสอบสิทธิ์อีเมลขาออกได้โดยใช้ระเบียน DKIM และ SPF ซึ่งอาจส่งผลในเชิงบวกต่อการให้คะแนนสแปมของคุณ
3. การส่งอีเมลผ่านโฮสต์ WordPress ของคุณอาจส่งผลให้เกิดปัญหาทรัพยากรเซิร์ฟเวอร์ การลบอีเมลไปยังบุคคลที่สาม โดยเฉพาะ Google Workspace คุณจะไม่ต้องกังวลเรื่องนี้อีกต่อไป
4. การกระจายบริการไปยังผู้ให้บริการหลายรายนั้นเป็นสิ่งที่ดีเสมอ เราแนะนำให้แยก DNS ออกเสมอ (เรารวม Amazon Route 53 DNS สำหรับไคลเอ็นต์ทั้งหมด) โฮสติ้ง WordPress และอีเมล ด้วยวิธีนี้ หากมีสิ่งใดผิดพลาด อีเมลของคุณก็จะไหลลื่นอยู่เสมอ เป็นไปได้มากว่า DNS ของคุณจะยังคงกำหนดเส้นทางโดยไม่คำนึงถึง แต่ด้วยการใช้ผู้ให้บริการหลายราย คุณสามารถรับประกันสิ่งนี้ได้

อย่างที่คุณเห็น การใช้บริการโฮสติ้งอีเมลกับบุคคลที่สามนั้นเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง

คำเตือน (อีเมลธุรกรรมและการตลาด)

แม้ว่าบัญชี Google Workspace จะไม่มีการจำกัด SMTP แต่สำหรับผู้ที่ส่งอีเมลหลายพันฉบับทุกเดือน โดยทั่วไปเราไม่แนะนำให้ส่งอีเมลจำนวนมากหรืออีเมลธุรกรรม (การซื้อ การลงทะเบียน การรีเซ็ตรหัสผ่าน ฯลฯ) คุณสามารถอ่านรายการซักรีดของหลักเกณฑ์ผู้ส่งจำนวนมากได้ สำหรับอีเมลประเภทนี้ เราขอแนะนำบริการอีเมลธุรกรรมต่อไปนี้:

• Mailgun
• SendGrid ( เราใช้ SendGrid ที่นี่ที่ Kinsta สำหรับอีเมลธุรกรรมของเรา)
• SparkPost
• Mailjet
• Amazon SES

หากคุณมีขนาดเล็กและเพิ่งเริ่มต้น อย่ากังวลกับอีเมลธุรกรรมของคุณจนกว่าคุณจะเริ่มส่งปริมาณมาก คุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace ได้ทุกอย่างและทำได้ดี นอกจากนี้ ผู้ให้บริการบางราย เช่น Mailgun ด้านบน ให้คุณส่งอีเมลธุรกรรม 10,000 ฉบับต่อเดือนได้ฟรี ดังนั้นในหลายๆ กรณี ค่าใช้จ่ายนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และอีเมลเพิ่มเติมหลังจากนั้นคือเพนนีที่จะส่ง อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลธุรกรรม พอร์ต SMTP และเซิร์ฟเวอร์ SMPT ฟรีสำหรับ WordPress

จากนั้นคุณมีอีเมลทางการตลาด เช่น จดหมายข่าว สิ่งเดียวกันนี้ใช้ที่นี่ โดยทั่วไป คุณจะต้องการใช้ผู้ให้บริการบุคคลที่สามเนื่องจากอัตราการส่งที่ดีขึ้นและเครื่องมือสำหรับการสร้างรายการ การทดสอบ A/B ฯลฯ ต่อไปนี้คือบางส่วนที่เราแนะนำ:

• MailChimp ( เราใช้พวกเขา ที่นี่ที่ Kinsta สำหรับจดหมายข่าวรายสัปดาห์ของเรา – นี่คือคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นใช้งาน MailChimp)
• MailerLite
• หยด
• ActiveCampaign
• AWeber
• GetResponse

ผู้ให้บริการธุรกรรมบางรายข้างต้นยังจัดการอีเมลการตลาดและกล่าวถึงสิ่งนั้นในเว็บไซต์ของตน ดังนั้น ในบางกรณี คุณสามารถรวมบริการอีเมลธุรกรรมและซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลได้เสมอ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมล

คุ้นเคย เข้ากันได้ และใช้งานง่าย

ประโยชน์สูงสุดอย่างหนึ่งของการใช้ Google Workspace สำหรับธุรกิจของคุณคือ พนักงานส่วนใหญ่อาจคุ้นเคยกับการใช้ผลิตภัณฑ์อย่าง Gmail สำหรับอีเมลและ Google เอกสารอยู่แล้ว สิ่งนี้ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องง่าย และทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะไม่ต้องเสียเวลาอธิบายวิธีการใช้เครื่องมือของบริษัทให้พนักงานใหม่ฟัง ไม่เหมือนกับ Zoho หรือ Office 365 ที่อาจต้องการคำอธิบายเพิ่มเติม

Google Workspace ยังมีความ เข้ากันได้ดีที่สุดในอุปกรณ์เคลื่อนที่ เมื่อเทียบกับผู้ให้บริการอีเมลรายอื่น มันใช้งานได้ทุกที่!

และหากคุณมีบัญชี Gmail ส่วนตัวอยู่แล้ว Google จะทำให้การ สลับระหว่างบัญชีทำได้ง่ายมากเพียงคลิกเดียว (บัญชี Gmail ส่วนตัวและบัญชี Google Workspace)

เวลาทำงาน

เมื่อพูดถึงความพร้อมใช้งาน Google เป็นหนึ่งในความน่าเชื่อถือที่ดีที่สุด หากคุณต้องการเจาะลึกรายละเอียดทางเทคนิค Google Workspace ขอเสนอข้อตกลงระดับบริการ (SLA) 99.9% สำหรับบริการที่ครอบคลุม และในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาก็ทำได้เกินนั้น นอกจากนี้ เนื่องจากอีเมลเป็นส่วนสำคัญของทุกธุรกิจ Google Workspace จึงไม่มีกำหนดเวลาหยุดทำงานหรือช่วงเวลาบำรุงรักษา ศูนย์ข้อมูลทั้งหมดสร้างขึ้นด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ซ้ำซ้อน

แต่ก็เหมือนกับบริการอื่นๆ ที่พวกเขาไม่สามารถขึ้นได้ 100% ตลอดเวลา ดังนั้น คุณจึงบุ๊กมาร์กหน้าแดชบอร์ดสถานะ Google Workspace เพื่อดูข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดได้เสมอ

Google Workspace ไม่ได้ถูกที่สุด แต่มีราคาไม่แพงมาก

มีผู้ให้บริการรายอื่นที่มีราคาถูกกว่า เช่น Zoho (เราจะเจาะลึกการเปรียบเทียบด้านล่าง) อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับที่เรามักแนะนำให้คุณลงทุนในโฮสติ้ง WordPress ที่มีการจัดการ อีเมลธุรกิจของคุณไม่ใช่หนึ่งในพื้นที่เหล่านั้นที่คุณควรพยายามประหยัดเงิน การมีโฮสต์อีเมลที่คุณวางใจได้สามารถช่วยประหยัดเงินได้

มาดูราคาของ Google Workspace และสิ่งที่รวมอยู่ในแผนแต่ละแผน

ต่อไปนี้คือค่าประมาณสั้นๆ สำหรับคุณ:

• สำหรับพนักงานห้าคน คุณกำลังดู $30/เดือน
• สำหรับพนักงาน 10 คน คุณกำลังดู $60/เดือน
• สำหรับพนักงาน 15 คน คุณกำลังดู $90/เดือน

สำหรับทุกสิ่งที่ Google Workspace รวมไว้ นั่นถือว่าดีมากและไม่ต้องคิดอะไรมาก!

คุณยังสามารถเลือกใช้อัตราส่วนลดโดยเปลี่ยนเป็นการสมัครรายปี การสมัครสมาชิกรายปี ช่วยประหยัดได้มากกว่าการสมัครสมาชิกรายเดือนมาตรฐานถึง 20% ส่วนที่ดีคือคุณยังคงถูกเรียกเก็บเงินรายเดือนสำหรับการสมัครรายปีหากต้องการ

Google Workspace ปลอดภัยเท่าที่ควร

Google Workspace สร้างขึ้นบน Google Cloud Platform ซึ่งมีความปลอดภัยสูงสุดในตลาด ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทที่ใหญ่ที่สุดในโลกบางแห่ง เช่น HP, Verizon, Whirlpool และ Salesforce อย่างที่ Google บอก พวกเขาเป็นผู้นำด้วย "แนวคิดเรื่อง ความปลอดภัยเป็นอันดับแรก " พวกเขามีความรู้และความเชี่ยวชาญระดับแนวหน้าของอุตสาหกรรมซึ่งสนับสนุนผลิตภัณฑ์ทุกชิ้นของตน รวมถึง Google Workspace

ไฮไลต์บางส่วนของวิธีที่ Google Workspace ปกป้องคุณและข้อมูลของคุณมีดังนี้

• ผู้ ดูแลระบบ Google Workspace: ให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมวิธีป้องกันข้อมูล ดูรายงาน และแม้กระทั่งควบคุมอุปกรณ์เคลื่อนที่ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ยังไม่อนุญาตให้พนักงานเปิดใช้ "แอปที่มีความปลอดภัยน้อย" ได้อีกด้วย
• การ เข้ารหัส (TLS): Google Workspace มีการเข้ารหัสอีเมลระหว่างการส่ง
• ใบรับรอง การตรวจสอบ และการประเมิน: Google Workspace ได้รับการตรวจสอบอิสระจากบุคคลที่สามหลายครั้งเป็นประจำ
• การเก็บรักษาข้อมูล: Google Workspace ให้ความสามารถในการเก็บรักษา เก็บถาวร ค้นหา และส่งออกข้อมูลของคุณ
• ความเป็นส่วนตัว: Google ไม่รวบรวม สแกน หรือใช้ข้อมูลของคุณในบริการ Google Workspace เพื่อวัตถุประสงค์ในการโฆษณา นอกจากนี้ยังไม่มีโฆษณาในผลิตภัณฑ์ Google Workspace อีกด้วย คุณเป็นเจ้าของข้อมูลของคุณเอง
• ความโปร่งใส: Google จัดทำรายงานความโปร่งใสอย่างต่อเนื่องเพื่อแจ้งให้ผู้บริโภคทราบ

คุณสามารถดูเอกสารความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Google Cloud สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

Google Workspace กับ Office 365 กับ Zoho

มีโฮสต์อีเมลมากมายในตลาด แต่เมื่อพูดถึงการโฮสต์อีเมลธุรกิจอย่างจริงจัง คุณสามารถจำกัดให้เหลือผู้ให้บริการสามรายนี้: Google Workspace, Office 365 และ Zoho ด้านล่างเราจะทำการเปรียบเทียบเล็กน้อย

ราคา

สำหรับการกำหนดราคา เราใช้ ต้นทุนรายเดือน จากผู้ให้บริการแต่ละราย

หมายเหตุเพิ่มเติม:

• บางแผนเสนอแผนราคาถูกกว่าเล็กน้อยหากคุณยอมรับแผนรายปีหรือซื้อใบอนุญาตจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลด Office 365 เหลือ $5 /ผู้ใช้/เดือน และ Zoho เหลือ $3/ผู้ใช้/เดือน
• ที่จริงแล้ว Zoho มีแผนให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้ 5 ราย อย่างไรก็ตาม จำกัดไว้ที่ 5GB กับโฮสติ้งโดเมนเดียว
• สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ Office 365 Business Essentials ไม่ได้รวมซอฟต์แวร์ Office บนเดสก์ท็อป เฉพาะแอปบนเว็บเท่านั้น

ซอฟต์แวร์และเครื่องมือ

ด้านล่างนี้เป็นผลิตภัณฑ์ที่เปรียบเทียบได้ระหว่างผู้ให้บริการ

หมายเหตุเพิ่มเติม:

• พื้นที่เก็บข้อมูล 30GB ของ Google Workspace นับเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลรวมใน Google ไดรฟ์และ Gmail
• พื้นที่จัดเก็บ 30GB ของ Zoho นับเป็นพื้นที่จัดเก็บแบบรวมใน Zoho Docs และ Zoho Mail
• หากคุณกำลังเปรียบเทียบซอฟต์แวร์การนำเสนอ Microsoft PowerPoint ยังคงได้รับชัยชนะ
• Gmail ยังมีการผสานรวมกับส่วนเสริมและส่วนขยายของบุคคลที่สามได้ดีกว่าของ Outlook แบบคู่กัน
• Zoho รองรับการผสานการทำงานภายนอกกับแอปของบริษัทอื่นภายในกล่องจดหมายของคุณโดยใช้ eWidget

แต่อย่างที่คุณเห็น ผู้ให้บริการทั้งสามรายข้างต้นมีข้อเสนอที่คล้ายกันมากเมื่อพูดถึงเครื่องมือและบริการที่พวกเขามีให้ ดังนั้น การตัดสินใจของคุณหลายๆ อย่างอาจขึ้นอยู่กับราคาและความสะดวกในการใช้งานสำหรับพนักงานของคุณ

ข้อเสียของ Google Workspace

บอกตามตรงว่าไม่มีข้อเสียมากมายที่เราพบเมื่อใช้ Google Workspace และทีมของเราใช้มานานกว่าสี่ปีแล้ว แม้ว่ามันจะขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่คุณเป็นอย่างแน่นอน ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณอาจพิจารณา:

• Google Workspace เป็นแบบเว็บทั้งหมดโดยไม่มีตัวเลือกสำหรับซอฟต์แวร์ หากคุณคุ้นเคยกับการใช้ Microsoft Office คุณอาจพบว่า Google เอกสารและชีตไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่ากับ
• Office 365 ยังคงชนะตลาดองค์กรในขณะที่ Google Workspace ยังคงตามทัน
• Office 365 ให้พื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม Google Workspace มีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดหากคุณอัปเกรดเป็นแผนบริการที่สูงขึ้น

วิธีย้ายไปยัง Google Workspace

โดยส่วนตัวแล้วเราคิดว่า Google Workspace เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณสำหรับการโฮสต์อีเมลและเครื่องมืออื่นๆ นั่นคือเหตุผลที่เราแนะนำให้ลูกค้าทั้งหมดของเรา พวกเขายังเสนอการทดลองใช้ฟรี 14 วัน ดังนั้นคุณจึงสามารถทดลองใช้งานก่อนทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ กระบวนการเริ่มต้นใช้งานก็ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนสั้นๆ ในการเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace สำหรับธุรกิจของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1

ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี

ขั้นตอนที่ 2

เปิดใช้งานบัญชีของคุณโดยลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google (หมายเหตุ: ลงชื่อเข้าใช้ด้วยที่อยู่อีเมลและรหัสผ่าน Google Workspace ของคุณ (ที่อยู่นี้ลงท้ายด้วย @yourbusiness.com และไม่ใช่ @gmail หรือบัญชี Google ส่วนบุคคล)

ขั้นตอนที่ 3

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้คลิก "เริ่มการตั้งค่า" เพื่อเปิดใช้วิซาร์ดการตั้งค่า คุณจะให้ที่อยู่อีเมลในโดเมนแก่สมาชิกในทีมแต่ละคน (เช่น [ป้องกันอีเมล]) เพื่อให้พวกเขาเริ่มใช้ Gmail, ปฏิทิน, Meet และบริการอื่นๆ ของ Google Workspace ได้ คุณยังเพิ่มผู้ใช้ด้วยตนเองได้ทุกเมื่อ

หากคุณมีโดเมนเพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มหรือสร้างชื่อแทนอีเมลได้

ขั้นตอนที่ 4

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณจะต้องทำตามขั้นตอนเพื่อยืนยันว่าคุณเป็นเจ้าของโดเมน คุณจะได้รับรหัสยืนยันเพื่อเพิ่มลงในเว็บไซต์หรือการตั้งค่าโดเมนของคุณ Google Workspace มีคำแนะนำที่ดีเยี่ยมสำหรับผู้รับจดทะเบียน DNS และผู้ให้บริการ DNS ทุกรายในการยืนยันโดเมนของคุณ

หากคุณใช้ Kinsta DNS เรายังมีบทแนะนำเกี่ยวกับวิธีเพิ่มระเบียน Google MX ของคุณในแดชบอร์ด MyKinsta เมื่อสร้างโดเมนของคุณ คุณสามารถเพิ่มระเบียนได้ด้วยคลิกเดียว

หากคุณมาจากโฮสต์อีเมลอื่น เช่น GoDaddy, BlueHost, OVH หรือ Office 365 คุณมักจะต้องการย้ายอีเมลเก่าของคุณไปด้วย นี่คือลิงค์ที่เป็นประโยชน์บางส่วน:

• ย้ายข้อมูลอีเมลจาก Exchange หรือ Office 365
• ย้ายข้อมูลจากผู้ให้บริการเว็บเมลรายอื่นไปยัง G Suite
• ย้ายข้อมูลอีเมลจากบัญชี G Suite หนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง
• ย้ายจาก Gmail ไปยัง G Suite

หมายเหตุ: หากคุณเพิ่งเริ่มใช้อีเมลสำหรับธุรกิจของคุณเป็นครั้งแรก คุณสามารถข้ามขั้นตอนการย้ายข้อมูลข้างต้นได้

ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนสุดท้ายคือทำตามคู่มือเริ่มต้นฉบับย่อของ Google Workspace เพื่อตั้งค่าแอปเพิ่มเติม เช่น Google Drive, Google ปฏิทิน, Google Contacts เป็นต้น เท่านี้ก็เรียบร้อย!

เคล็ดลับ Google Workspace

หลังจากที่ Google Workspace เริ่มทำงาน จะมีคำเตือนหรือข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณอาจพบ หนึ่งคือข้อความต่อไปนี้เมื่อพยายามบันทึกรูปโปรไฟล์

เสียใจ! เราไม่สามารถบันทึกรูปโปรไฟล์ของคุณได้ โปรดลองอีกครั้งในภายหลัง.

ใน Google Workspace ผู้ดูแลระบบต้องให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการบันทึกรูปโปรไฟล์ สามารถทำได้จาก “ไดเรกทอรี → การตั้งค่าไดเรกทอรี → การแก้ไขโปรไฟล์”

ตรวจสอบตัวเลือก "ภาพถ่าย" และกด "บันทึก"

หมายเหตุ: โดยปกติจะใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการเผยแพร่การตั้งค่า Google Workspace เราจึงแนะนำให้รอสักครู่ก่อนที่จะพยายามอัปโหลดรูปภาพอีกครั้ง

สรุป

อย่างที่คุณเห็น Google Workspace อาจเป็น โซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจใดๆ ก็ตาม เมื่อพูดถึงการโฮสต์อีเมลและมอบโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดเก็บเอกสาร ราคาไม่แพงมากและใช้งานง่าย พนักงานส่วนใหญ่ของคุณน่าจะคุ้นเคยกับ Gmail อยู่แล้ว ซึ่งช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการเรียนรู้เครื่องมือใหม่ๆ

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace เราขอแนะนำให้สมัครรับข้อมูลจากบล็อกของพวกเขาเพื่อติดตามฟีเจอร์และการเปิดตัวใหม่ๆ คุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับ Google Workspace หรือวิธีการทำงานหรือไม่ เราชอบที่จะได้ยินสิ่งที่คุณต้องการเมื่อพูดถึงโฮสติ้งอีเมล แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็น