Korzyści z Google Workspace (wcześniej G Suite) dla Twojej firmy (dlaczego go używamy)

W Kinsta korzystamy z wielu różnych produktów SaaS, aby wszystko działało sprawnie za kulisami i aby poprawić produktywność naszego zespołu. Jednym z produktów, bez którego nie moglibyśmy się obejść, jest zdecydowanie Google Workspace! Nie boimy się od razu powiedzieć, że jest to zdecydowanie najlepsze rozwiązanie poczty e-mail na rynku dla Twojej firmy. Nie wspominając o innych funkcjach, które zawiera, takich jak miejsce na Dysku Google i narzędzia, takie jak Dokumenty Google i Arkusze Google.

Dzisiaj zagłębimy się w niezrównane zalety Google Workspace (wcześniej G Suite), dlaczego go używamy i polecamy wszystkim naszym klientom oraz jak wypada w porównaniu z innymi podobnymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku.

• Co to jest Google Workspace?
• Niezrównane zalety Google Workspace
• Google Workspace vs Office 365 vs Zoho
• Wady Google Workspace
• Jak przejść do Google Workspace
• Wskazówki dotyczące Google Workspace

Co to jest Google Workspace?

Google Workspace to pakiet inteligentnych aplikacji Google. Wcześniej nazywano to Google Apps, dopóki nie zmieniono nazwy pod koniec 2016 r. Google Workspace polecamy przede wszystkim klientom, którzy potrzebują hostingu poczty e-mail w swojej firmie. Jednak Google Workspace to znacznie więcej niż tylko poczta e-mail. Zawiera również wiele aplikacji i funkcji, które mogą się bardzo przydać. W rzeczywistości prawdopodobnie już używasz lub znasz niektóre z nich.

Funkcje, z których korzystamy na co dzień

Google Workspace ma trzy różne plany, z których możesz korzystać (do których omówimy nieco później). Korzystamy z podstawowego planu Google Workspace dla naszych pracowników w Kinsta. Zaczyna się to już od 5 USD za użytkownika miesięcznie. Dla wielu z was podstawowy plan jest prawdopodobnie wszystkim, czego kiedykolwiek będziesz potrzebować. Oto, co zawiera:

Gmail

Według Litmusa, Gmail przoduje jako najpopularniejszy klient poczty e-mail, mając aż 26% udziału w rynku na podstawie wskaźników otwarć. Nic dziwnego, ponieważ Gmail istnieje od 2004 roku i ma obecnie ponad 1,2 miliarda użytkowników. Jedną z najlepszych rzeczy w Google Workspace jest to, że w zasadzie otrzymujesz ulepszoną , pozbawioną reklam wersję klienta poczty e-mail online, którego prawdopodobnie już używasz.

Google Workspace zasadniczo umożliwia Twoim pracownikom posiadanie własnych kont Gmail z adresami e-mail z nazwą domeny Twojej firmy (na przykład: [email protected]). Bardzo mała firma z jednym lub dwoma użytkownikami może ujść na sucho z bezpłatnymi kontami Gmail i niektórymi regułami aliasów i przekierowań. Ale kiedy zaczniesz zatrudniać dwóch lub trzech pracowników, będziesz potrzebować kont, którymi można zarządzać osobno.

kalendarz Google

Nikt z nas w Kinsta nie mógłby żyć bez Kalendarza Google. Wielu z nas polega na nim przy planowaniu rozmów z klientami oraz ustalaniu terminów i przypomnień o ważnych projektach. Kalendarz Google może pomóc w uporządkowaniu harmonogramu.

Jedną z największych zalet korzystania z Kalendarza Google w Google Workspace jest możliwość tworzenia wielu kalendarzy dostępnych dla wszystkich w Twojej firmie (a nawet dla podzbioru użytkowników). Na przykład możesz potrzebować kalendarza grupowego na wydarzenia, takie jak urlopy zespołowe i regularne spotkania. Posiadanie wszystkich pracowników związanych z tą samą organizacją sprawia, że ​​takie zadania są jeszcze łatwiejsze w porównaniu z bezpłatną wersją.

dysk Google

Dysk Google umożliwia przechowywanie, dostęp i udostępnianie plików w jednym bezpiecznym miejscu. Dzięki temu masz do nich łatwy dostęp z dowolnego urządzenia. Plany Google Workspace Basic obejmują 30 GB miejsca dla każdego pracownika. Wersje Business, Enterprise i Teams Google Workspace zapewniają nieograniczone miejsce na dane, dzięki czemu zawsze będziesz mieć wystarczająco dużo miejsca na swoje pliki. Uwaga: jeśli jesteś mniejszym zespołem z mniej niż 5 użytkownikami, otrzymasz tylko 1 TB na użytkownika.

Jeśli nie korzystałeś wcześniej z Dysku Google, jedną z najlepszych rzeczy, które w nim lubimy, jest niesamowita funkcja wyszukiwania ! Chociaż prawdopodobnie nie jest to zbyt zaskakujące, biorąc pod uwagę, że prowadzą również największą wyszukiwarkę na świecie. Czy wiesz, że możesz wyszukiwać na podstawie zawartości dokumentu (niezależnie od nazwy pliku)? Całkiem poręczny. Oznacza to, że możesz łatwo znaleźć to, czego szukasz, bez względu na to, jak bardzo jesteś zdezorganizowany.

Płatna wersja Dysku Google zapewnia dwa razy więcej miejsca na bezpłatny dysk osobisty i Gmaila, całodobową pomoc techniczną, kontrolę udostępniania i zaawansowane raportowanie.

Dokumenty i Arkusze Google

Dokumenty Google i Arkusze Google mówią same za siebie i znowu są narzędziami, z których korzystamy każdego dnia. Możesz nawet zaimportować Dokumenty Google do WordPressa. Pozwalają one tworzyć i edytować dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne bezpośrednio w przeglądarce. Importuj swoje dokumenty, aby móc je natychmiast edytować, w tym pliki Microsoft Word, Excel i PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). Od lutego 2018 r. możesz nawet współpracować i komentować pliki pakietu Microsoft Office bez konieczności ich automatycznego konwertowania do formatu Google.

Możesz także eksportować do popularnych formatów innych firm. Ułatwia to współpracę z innymi osobami lub firmami oraz przesyłanie plików tam iz powrotem, bez konieczności instalowania lub kupowania dodatkowego oprogramowania.

Uwaga: dokumenty i arkusze kalkulacyjne Google utworzone bezpośrednio w Google Workspace nie wliczają się do limitu miejsca.

Oto tylko kilka typowych zadań, do których ich używamy:

• Uzyskiwanie opinii i komentarzy od członków zespołu na temat nowej zawartości witryny.
• Współpraca z gościnnymi blogerami nad zawartością naszego bloga.
• Wysyłanie treści innym osobom podczas pisania w witrynach osób trzecich. W ciągu ostatnich kilku lat nikt nie prosił o dokument programu Word, każdy zawsze prosi o dokument Google. Czemu? Ponieważ jest po prostu super prosty i łatwy w użyciu.
• Analiza danych arkusza kalkulacyjnego z eksportu Ahrefs.
• Prowadzenie szybkich danych finansowych.
• Śledzenie budżetów PPC i odmian tekstów reklamowych online.
• Analizowanie zmian CTR w odniesieniu do SERP.
• Tworzenie treści dla płatnych sponsorów (WordCamps).

Jedną z najlepszych funkcji serwisu Dokumenty i Arkusze Google jest możliwość komentowania w czasie rzeczywistym i nieograniczone wersje . Poprzednie wersje są przechowywane przez czas nieokreślony i nie wliczają się do Twojego miejsca na dane. Dzięki temu śledzenie zmian wprowadzonych w dokumencie lub cofnięcie błędu jest bardzo łatwe. Udostępnianie dokumentów współpracownikom lub innym osobom jest również niezwykle łatwe.

Google Keep

Google Keep wydaje się być jedną z tych dobrze strzeżonych tajemnic, o których nikt nie wie. Jeśli szukasz podstawowej alternatywy dla Evernote , Google Keep jest świetny! To świetne małe narzędzie, niezależnie od tego, czy korzystasz z Google Workspace. Będąc produktem Google, działa bezbłędnie w ekosystemie Google.

Może to być łatwy sposób na przechowywanie w dogodnym miejscu często zadawanych pytań, które otrzymujesz od klientów. Twórz listy rzeczy do zrobienia, notatki i ustawiaj przypomnienia, aby być na bieżąco. Wszystko synchronizuje się na Twoich urządzeniach, więc to, co ważne, jest zawsze w zasięgu ręki. Łatwo udostępniaj je swojemu zespołowi i archiwizuj, gdy skończysz. I po raz kolejny wyszukiwarka Google działa z nią bezbłędnie.

Konsola administracyjna Google Workspace

Konsola administracyjna Google Workspace umożliwia właścicielom firm łatwe zarządzanie wszystkim z jednego miejsca. Niedawno przeszedł remont i jest znacznie lepszy niż wcześniej w Google Apps.

Rób wszystko, od dodawania nowych użytkowników i grup, zarządzania urządzeniami, konfigurowania ustawień zabezpieczeń (takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe), dodawania nowych domen niestandardowych dla swojej firmy, których można używać w Gmailu.

Większość, jeśli nie wszystkie funkcje Google Workspace, muszą być włączone przez administratora, aby można było z nich korzystać. Niektóre z nich są również dostępne tylko w wyższych planach. Jeśli funkcja nie jest włączona, a użytkownik spróbuje uzyskać do niej dostęp, zobaczy komunikat „niedostępny” (jak pokazano poniżej).

Dodatkowe funkcje

Oto kilka dodatkowych funkcji, których nie używamy w Kinsta bardzo często, ale mogą Cię zainteresować:

• Czat Google: Czy słyszałeś o Slacku? Czat Google to w zasadzie nowe konkurencyjne narzędzie Google. Jest to dedykowana przestrzeń do pracy grupowej z czatem 1:1 i czatem grupowym. Możesz usprawnić konwersacje, komunikując się bezpośrednio z głęboko zintegrowanymi botami Google i aplikacjami innych firm. Czat Google jest dostępny bezpłatnie we wszystkich planach Google Workspace.
• Google Meet: sami wolimy czat wideo Zoom lub Slack w Kinsta, ale Google Meet nadal sprawia, że ​​rozmowy wideo i konferencje to pestka. Meet jest w pełni zintegrowane z Google Workspace, więc możesz dołączać do spotkań bezpośrednio z wydarzenia w Kalendarzu lub zaproszenia e-mailem. Jeśli korzystasz z Google Workspace w wersji Enterprise, możesz również skorzystać z numerów telefonicznych, gdy ludzie są w drodze lub nie mają dostępu do internetu.
• Formularze Google: Większość z was prawdopodobnie już wcześniej wypełniła formularz Google. Chociaż wolimy do tego używać innych aplikacji, najlepiej markowych formularzy w naszej witrynie WordPress, może to być niezwykle szybki i łatwy sposób na zebranie informacji.
• Prezentacje Google: chcesz przyzwoitej alternatywy dla Microsoft Powerpoint? Prezentacje Google to właśnie to. Podobnie jak w przypadku innych produktów, możesz skorzystać z ich współpracy i komentowania w czasie rzeczywistym, a także z nieograniczonej historii wersji.
• Witryny Google: nie zalecamy korzystania z Witryn Google, ponieważ WordPress jest do tego znacznie lepszy. Sprawdź powody, dla których warto korzystać z WordPressa.
• Zarządzanie punktami końcowymi: Jeśli martwisz się, że urządzenie pracownika zostanie skradzione, nie rób tego. Do tego służy zarządzanie punktami końcowymi. Z łatwością włącz to jako administrator i w razie potrzeby zdalnie wyczyść dane Google Workspace z urządzeń.

Dodatkowe funkcje dla użytkowników Google Workspace Business i Enterprise

Warto też odnotować dodatkowe funkcje w planach Google Workspace Business i Enterprise. Jeśli prowadzisz większą firmę i w dużym stopniu polegasz na poczcie e-mail, mogą one pomóc złagodzić niektóre z Twoich zmartwień.

• Cloud Search: chcesz jeszcze bardziej rozszerzyć możliwości wyszukiwania w Google Workspace? Funkcja Cloud Search umożliwia przeszukiwanie treści firmowych w Google Workspace. Od Gmaila i Dysku po Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Kalendarz i nie tylko.
• Skarbiec: Nigdy nie możesz mieć zbyt wielu kopii zapasowych. Vault umożliwia zarządzanie, przechowywanie, wyszukiwanie i eksportowanie poczty e-mail, zawartości plików na Dysku Google oraz rejestrowanych czatów organizacji. Zasadniczo możesz archiwizować wszystkie swoje dane i ustawiać zasady przechowywania.

Niezrównane zalety Google Workspace

Chociaż wszystkie powyższe funkcje są świetne, teraz nadszedł czas, aby poznać niektóre z prawdziwych korzyści płynących z korzystania z Google Workspace w Twojej firmie.

Hosting poczty e-mail przez firmę zewnętrzną jest zawsze zalecany

Nigdy nie zaleca się hostowania poczty e-mail w tej samej firmie, której używasz do hostingu WordPress. Dlatego nie oferujemy i nigdy nie będziemy oferować naszym klientom hostingu poczty e-mail (poza być może dodatkiem Google Workspace w MyKinsta). Tutaj szczegółowo omawiamy przyczyny. Ale poniżej przedstawimy krótkie podsumowanie:

1. Jeśli korzystasz z hosta, jesteś powiązany z adresami IP skonfigurowanymi przez hosta dla poczty wychodzącej. Jeśli coś pójdzie nie tak, na przykład klient nagle spamuje, istnieje ryzyko, że adres IP zostanie umieszczony na czarnej liście spamu. Nagle zostajesz zawieszony bez kontroli.
2. Jedną z największych wad polegania na hoście WordPress w przypadku e-maili są problemy z dostarczalnością. Dzięki Google Workspace możesz uwierzytelniać pocztę wychodzącą za pomocą rekordów DKIM i SPF, co może pozytywnie wpłynąć na ocenę spamu.
3. Wysyłanie wiadomości e-mail za pośrednictwem hosta WordPress może potencjalnie spowodować problemy z zasobami serwera. Przenosząc pocztę do firmy zewnętrznej, zwłaszcza do Google Workspace, nigdy nie będziesz się o to martwić.
4. Rozpowszechnianie usług przez wielu dostawców jest zawsze dobrą rzeczą. Zawsze zalecamy oddzielenie DNS (zawieramy Amazon Route 53 DNS dla wszystkich klientów), hosting WordPress i pocztę e-mail. W ten sposób, jeśli coś pójdzie nie tak z jednym, Twój e-mail będzie zawsze płynął. Najprawdopodobniej Twój DNS będzie nadal rutował, ale korzystając z wielu dostawców, możesz to zagwarantować.

Jak widać, skorzystanie z hostingu poczty e-mail innej firmy jest w rzeczywistości korzystne dla Twojej firmy.

Ostrzeżenia (e-maile transakcyjne i marketingowe)

Konta Google Workspace nie mają limitu SMTP, ale tym, którzy wysyłają tysiące e-maili miesięcznie, generalnie nie zalecamy ich do masowego wysyłania e-maili lub e-maili dotyczących transakcji (zakupy, rejestracja, resetowanie hasła itp.). Możesz przeczytać listę pralni ich wytycznych dotyczących nadawców masowych. W przypadku tego typu wiadomości e-mail zalecamy następujące usługi transakcyjnej poczty e-mail:

• Mailgun
• SendGrid ( używamy SendGrid tutaj w Kinsta do naszych wiadomości e-mail dotyczących transakcji)
• SparkPost
• Mailjet
• Amazon SES

Jeśli jesteś mały i dopiero zaczynasz, nie martw się o e-maile dotyczące transakcji, dopóki nie zaczniesz wysyłać dużych ilości. Możesz zacząć od Google Workspace do wszystkiego i nic ci nie grozi. Ponadto niektórzy dostawcy, tacy jak Mailgun powyżej, pozwalają bezpłatnie wysyłać 10 000 wiadomości transakcyjnych miesięcznie. Tak więc w wielu przypadkach nie musi to być dodatkowy wydatek. A kolejne e-maile to grosze do wysłania. Przeczytaj więcej o e-mailach transakcyjnych, portach SMTP i darmowych serwerach SMPT dla WordPress.

Następnie otrzymujesz e-maile marketingowe, takie jak biuletyny. To samo dotyczy tutaj. Zazwyczaj będziesz chciał skorzystać z usług dostawcy zewnętrznego ze względu na lepsze wskaźniki dostarczalności i narzędzia do tworzenia list, testów A/B itp. Oto kilka z nich, które zalecamy:

• MailChimp ( używamy ich tutaj w Kinsta do naszego cotygodniowego biuletynu - oto nasz przewodnik, jak zacząć korzystać z MailChimp)
• MailerLite
• Kroplówka
• Aktywna kampania
• AWeber
• Otrzymać odpowiedź

Niektórzy z powyższych dostawców transakcyjnych obsługują również e-maile marketingowe i wspominają o tym na swoich stronach. Dlatego w niektórych przypadkach zawsze możesz połączyć usługę transakcyjnej poczty e-mail z oprogramowaniem do e-mail marketingu. Przeczytaj więcej o oprogramowaniu do e-mail marketingu.

Znajomy, kompatybilny i łatwy w użyciu

Jedną z największych korzyści płynących z korzystania z Google Workspace dla Twojej firmy jest to, że większość Twoich pracowników jest już prawdopodobnie przyzwyczajona do korzystania z takich produktów, jak Gmail do obsługi poczty e-mail i Dokumenty Google. To sprawia, że ​​przejście jest bardzo łatwe i nie musisz tracić czasu na wyjaśnianie nowym pracownikom, jak korzystać z narzędzi firmy; w przeciwieństwie do Zoho czy Office 365, gdzie może być potrzebne więcej wyjaśnień.

Google Workspace ma również najlepszą kompatybilność na urządzeniach mobilnych w porównaniu z jakimkolwiek innym dostawcą poczty e-mail. Po prostu działa wszędzie!

A jeśli masz już osobiste konto Gmail, Google bardzo ułatwia przełączanie się między kontami (osobiste konta Gmail i konta Google Workspace) jednym kliknięciem .

Czas pracy

Jeśli chodzi o czas pracy bez przestojów, Google jest jednym z najlepszych, jeśli chodzi o niezawodność. Jeśli chcesz zagłębić się w szczegóły techniczne, Google Workspace oferuje 99,9% umowę dotyczącą poziomu usług (SLA) dla usług objętych usługą, a w ostatnich latach faktycznie ją przekroczyła. Również ze względu na fakt, że poczta e-mail jest tak ważną częścią każdej firmy, Google Workspace nie ma zaplanowanych przestojów ani przerw konserwacyjnych . Wszystkie ich centra danych są zbudowane z nadmiarową infrastrukturą.

Ale tak jak każda usługa, nigdy nie mogą działać w 100% przypadków. Dlatego zawsze możesz dodać zakładkę do panelu stanu Google Workspace, aby uzyskać aktualizacje wszystkich swoich produktów.

Google Workspace nie jest najtańszy, ale jest wyjątkowo przystępny cenowo

Istnieją inni dostawcy, którzy są tańsi, tacy jak Zoho (omówimy porównanie poniżej). Jednak, tak jak zawsze zalecamy inwestowanie w zarządzany hosting WordPress, Twoja biznesowa poczta e-mail nie jest jednym z tych obszarów, w których powinieneś oszczędzać. Posiadanie hosta poczty e-mail, na którym możesz polegać, może zaoszczędzić pieniądze.

Oto cennik Google Workspace i zawartość każdego planu.

Oto kilka szybkich szacunków:

• Dla pięciu pracowników, których szukasz na 30 USD miesięcznie
• Dla 10 pracowników szukasz 60 USD/mies.
• Dla 15 pracowników szukasz 90 USD/mies.

W przypadku wszystkiego, co obejmuje Google Workspace, to całkiem niezła okazja i nie wymaga myślenia!

Możesz także zdecydować się na zniżkę, przechodząc na subskrypcję roczną. Roczna subskrypcja zapewnia oszczędności do 20% większe niż standardowa subskrypcja miesięczna. Wspaniałe jest to, że jeśli wolisz, nadal możesz naliczać miesięczne rachunki za subskrypcję roczną.

Google Workspace jest tak bezpieczny, jak to tylko możliwe

Google Workspace jest zbudowany na platformie Google Cloud Platform, która oferuje najwyższe bezpieczeństwo na rynku. Zaufały mu niektóre z największych firm na świecie; takich jak HP, Verizon, Whirlpool i Salesforce. Jak mówi Google, wiodą prym z nastawieniem „najpierw bezpieczeństwo ”. Mają wiodącą w branży wiedzę i doświadczenie wspierające każdy z ich produktów, w tym Google Workspace.

Oto kilka najważniejszych sposobów, w jakie Google Workspace chroni Ciebie i Twoje dane:

• Administrator Google Workspace: Daje administratorowi możliwość kontrolowania sposobu ochrony danych, przeglądania raportów, a nawet kontrolowania urządzeń mobilnych. Administratorzy Google Workspace mogą również uniemożliwić pracownikom włączanie „mniej bezpiecznych aplikacji”.
• Szyfrowanie (TLS): Google Workspace zapewnia szyfrowanie e-maili podczas przesyłania.
• Certyfikaty, audyty i oceny: Google Workspace regularnie przechodzi kilka niezależnych audytów zewnętrznych.
• Przechowywanie danych: Google Workspace umożliwia przechowywanie, archiwizowanie, wyszukiwanie i eksportowanie danych.
• Prywatność: Google nie gromadzi, nie skanuje ani nie wykorzystuje Twoich danych w usługach Google Workspace do celów reklamowych. W żadnym z produktów Google Workspace nie ma też reklam. Jesteś właścicielem własnych danych.
• Przejrzystość: Google stale dostarcza raporty przejrzystości, aby informować konsumentów.

Więcej informacji znajdziesz w oficjalnym dokumencie dotyczącym bezpieczeństwa i zgodności Google Cloud.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Na rynku są tysiące hostów pocztowych. Ale jeśli chodzi o poważny hosting poczty biznesowej, możesz naprawdę zawęzić go do tych trzech dostawców: Google Workspace, Office 365 i Zoho. Poniżej zrobimy małe porównanie.

cennik

Do wyceny pobieramy miesięczny koszt od każdego dostawcy.

Dodatkowe uwagi:

• Niektórzy oferują nieco tańsze plany, jeśli zobowiążesz się do ich planów rocznych lub kupisz licencje hurtowo. Na przykład możesz obniżyć Office 365 do 5 USD za użytkownika miesięcznie, a Zoho do 3 USD za użytkownika miesięcznie.
• Zoho ma w rzeczywistości darmowy plan dla 5 użytkowników. Jest jednak ograniczony do 5 GB z hostingiem jednej domeny.
• Należy zauważyć, że usługa Office 365 Business Essentials nie obejmuje oprogramowania komputerowego pakietu Office, a jedynie aplikacje internetowe.

Oprogramowanie i narzędzia

Poniżej znajdują się porównywalne produkty różnych dostawców.

Dodatkowe uwagi:

• 30 GB miejsca w Google Workspace jest liczone jako połączone miejsce na Dysku Google i Gmailu.
• 30 GB przestrzeni dyskowej Zoho jest liczone jako łączna pamięć masowa w Zoho Docs i Zoho Mail.
• Jeśli porównujesz oprogramowanie do prezentacji, Microsoft PowerPoint prawdopodobnie nadal wygrywa.
• Gmail ma również znacznie lepszą integrację z dodatkami i rozszerzeniami innych firm niż jego odpowiednik Outlook.
• Zoho obsługuje zewnętrzne integracje z różnymi aplikacjami innych firm w Twojej skrzynce pocztowej za pomocą eWidget.

Ale jak widać, wszyscy trzej wyżej wymienieni dostawcy mają bardzo podobne oferty, jeśli chodzi o dostarczane narzędzia i usługi. Tak więc wiele twoich decyzji prawdopodobnie sprowadza się do ceny i łatwości użytkowania dla twoich pracowników.

Wady Google Workspace

Szczerze mówiąc, Google Workspace nie ma wielu wad, a nasz zespół używa go od ponad czterech lat. Chociaż zdecydowanie zależy to od rodzaju prowadzonej działalności. Oto kilka rzeczy, które możesz rozważyć:

• Google Workspace jest całkowicie internetowy, bez opcji oprogramowania. Jeśli jesteś przyzwyczajony do korzystania z pakietu Microsoft Office, prawdopodobnie przekonasz się, że Dokumenty i Arkusze Google nie są tak wydajne.
• Office 365 wciąż zdobywa rynek korporacyjny, podczas gdy Google Workspace wciąż nadrabia zaległości.
• Office 365 oferuje więcej miejsca do przechowywania od samego początku. Jednak Google Workspace oferuje nieograniczone miejsce na dane, jeśli przejdziesz na wyższe plany.

Jak przejść do Google Workspace

Osobiście uważamy, że Google Workspace to najlepsza opcja do hostingu poczty e-mail i innych narzędzi, dlatego polecamy ją wszystkim naszym klientom. Oferują również bezpłatny 14-dniowy okres próbny, więc możesz nawet spróbować, zanim zdecydujesz się na cokolwiek. Ich proces onboardingu jest również niezwykle łatwy.

Oto kilka krótkich kroków, jak zacząć korzystać z Google Workspace dla Twojej firmy:

Krok 1

Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego.

Krok 2

Aktywuj swoje konto, logując się do konsoli administracyjnej Google. (Uwaga: zaloguj się przy użyciu adresu e-mail i hasła Google Workspace. (Ten adres kończy się na @twojafirma.com i nie jest @gmail ani osobistym kontem Google).

Krok 3

W konsoli administracyjnej kliknij „Rozpocznij konfigurację”, aby uruchomić kreatora konfiguracji. Każdemu członkowi zespołu otrzymasz adres e-mail w Twojej domenie (np. [email protected]), aby mógł zacząć korzystać z Gmaila, Kalendarza, Meet i wszystkich innych usług Google Workspace. W dowolnym momencie możesz też ręcznie dodać dodatkowych użytkowników.

Jeśli masz dodatkowe domeny, możesz je również dodać lub utworzyć aliasy e-mail.

Krok 4

W konsoli administracyjnej musisz następnie wykonać czynności, aby potwierdzić, że jesteś właścicielem domeny. Otrzymasz kod weryfikacyjny, który możesz dodać do swojej witryny lub ustawień domeny. Google Workspace ma doskonałe instrukcje dla dosłownie każdego rejestratora DNS i dostawcy DNS, jak zweryfikować domenę.

Jeśli korzystasz z Kinsta DNS, mamy również samouczek dotyczący dodawania rekordów MX Google na naszym pulpicie nawigacyjnym MyKinsta. Podczas tworzenia domeny możesz dodać rekordy jednym kliknięciem.

Jeśli pochodzisz z innego hosta poczty e-mail, takiego jak GoDaddy, BlueHost, OVH lub Office 365, najprawdopodobniej zechcesz również przenieść stare wiadomości e-mail. Oto kilka pomocnych linków:

• Przenieś pocztę e-mail z Exchange lub Office 365
• Migracja od innych dostawców poczty internetowej do G Suite
• Przenieś pocztę e-mail z jednego konta G Suite na inne
• Migracja z Gmaila do G Suite

Uwaga: jeśli dopiero zaczynasz używać poczty e-mail w swojej firmie, możesz pominąć powyższy proces migracji.

Krok 5

Ostatnim krokiem jest wykonanie instrukcji szybkiego startu Google Workspace w celu skonfigurowania dodatkowych aplikacji, takich jak Dysk Google, Kalendarz Google, Kontakty Google itp. I to wszystko!

Wskazówki dotyczące Google Workspace

Po uruchomieniu Google Workspace pojawi się kilka drobnych ostrzeżeń lub błędów, które prawdopodobnie napotkasz. Jeden z nich to następujący komunikat podczas próby zapisania zdjęcia profilowego.

Przepraszam! Nie mogliśmy zapisać Twojego zdjęcia profilowego. Spróbuj ponownie później.

W Google Workspace administrator musi zezwolić użytkownikom na zapisanie zdjęcia profilowego. Można to zrobić w „Katalog → Ustawienia katalogu → Edycja profilu”.

Zaznacz opcję „Zdjęcie” i naciśnij „Zapisz”.

Uwaga: rozpowszechnienie ustawień Google Workspace zajmuje zwykle kilka godzin. Dlatego zalecamy trochę poczekać, zanim spróbujesz ponownie przesłać zdjęcie.

Streszczenie

Jak widać, Google Workspace może być świetnym rozwiązaniem dla każdej firmy , jeśli chodzi o hosting poczty e-mail i dostarczanie kompleksowego rozwiązania do współpracy i przechowywania dokumentów. Jest niezwykle przystępny cenowo i łatwy w użyciu. Większość Twoich pracowników prawdopodobnie już zna Gmaila, co pomaga skrócić czas potrzebny na naukę nowych narzędzi.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Google Workspace, zalecamy zasubskrybowanie ich bloga, aby być na bieżąco z nowymi funkcjami i wersjami. Masz pytania dotyczące Google Workspace lub jego działania? Chcielibyśmy usłyszeć, co wolisz, jeśli chodzi o hosting poczty e-mail. Daj nam znać poniżej w komentarzach.