إنشاء إجراءات فعالة ل Divi Web Design Business

مرحبًا بكم في الجزء 1 من 5 من سلسلتنا تنظيم أعمال Divi Web Design والتحكم فيها. في هذه السلسلة ، نستكشف العديد من التكتيكات والأدوات والاستراتيجيات التي ستساعدك على التغلب على الصعوبات اليومية التي نواجهها جميعًا كمصممي Divi Web. من تحسين روتينك اليومي ، إلى إنشاء الأنظمة والعمليات ، إلى توفير أفضل تجربة تصميم ويب لعملائك ؛ نحن نقدم عناصر وخطوات قابلة للتنفيذ يمكنك تنفيذها على الفور بغرض مساعدتك على التحكم في أعمال Divi Web Design سواء كنت تعمل لحسابه الخاص أو وكالة صغيرة أو فريقًا عن بُعد.

يبدأ التحكم في عملك بالتحكم في وقتك. وهناك طريقة رائعة للتحكم في وقتك وهي إنشاء إجراءات يومية وأسبوعية للتأكد من أنك تدير عملك وأن عملك لا يديرك. في هذا المنشور ، سوف نستكشف بعض الإجراءات العملية والقابلة للتنفيذ التي يمكنك تطبيقها على جدول أعمال تصميم الويب اليومي والأسبوعي!

قبل الغوص ، إليك لقطة سريعة لهذه السلسلة حتى تتمكن من معرفة ما يمكن توقعه:

1. إنشاء إجراءات فعالة ل Divi Web Design Business
2. تكتيكات وممارسات المنظمة لأعمال تصميم ويب Divi الخاصة بك
3. عمليات تأهيل العملاء الفعالة لأعمال تصميم ويب Divi الخاصة بك
4. تكرير وتوحيد تصميم Divi وعملية التطوير الخاصة بك
5. كيفية إدارة عدة مشاريع تصميم ويب Divi بشكل فعال

على الرغم من أن هذه السلسلة موجهة إلى Divi Web Designers ، إلا أنه يمكنك تطبيق العديد من هذه التكتيكات والممارسات على أي نوع من أعمال تصميم الويب وأي نوع من العمل في هذا الشأن. حسنًا ، الآن بعد أن عرفت ما يمكن توقعه واستعدت لبقية السلسلة ، دعنا نتعمق!

إنشاء إجراءات فعالة ل Divi Web Design Business

للبدء ، سأشارك معك اثنين من الممارسات الرئيسية التي ساعدتني بشكل كبير في الحفاظ على أعمال Divi Web Design الخاصة بي والتحكم فيها:

الروتين اليومي والروتين الأسبوعي

خلال سنواتي الستة ونصف التي قضيتها حتى الآن في تصميم مواقع الويب المستقلة ، ساعدني تنفيذ هاتين العمليتين على البقاء جديدًا ومبدعًا أثناء التوفيق بين الواجبات الإدارية والرتيبة لتصميم الويب وإدارة الأعمال التجارية. الآن قد يبدو هذا مختلفًا اعتمادًا على وضعك - أي ما إذا كنت تعمل من المنزل أو في وكالة ، سواء كنت أعزب أو لديك عائلة وأطفال ، سواء كنت تعمل بمفردك أو تعمل مع فريق ، إلخ. ولكن بغض النظر من وضعك ، من المهم وضع إجراءات روتينية تناسبك للمساعدة في الحفاظ على تنظيمك.

1) تنفيذ روتين يومي وجدول أعمال Divi Web Design الخاص بك

خلال الأنشطة اليومية لإدارة أعمال تصميم الويب Divi ، ستقوم بالتوفيق بين العديد من الوظائف. ستصبح مندوب المبيعات وتكنولوجيا المعلومات والدعم والمدير الإبداعي والموارد البشرية ونعم إذا كنت تعمل من المنزل ، حتى البواب يمكن أن يساعدك إعداد إجراءات وممارسات يومية منضبطة على البقاء على المسار الصحيح أثناء التوفيق بين مسؤوليات كل هذه الأدوار.

ما ساعدني حقًا في الحفاظ على السيطرة على عملي هو تحديد المعايير في يومي. على سبيل المثال؛ لبدء اليوم ، لا أنظر إلى هاتفي أو الشاشة بشكل عام في النصف ساعة الأولى. عادةً ما أستيقظ وأعد القهوة وأقرأ كتابًا "حقيقيًا" أو أجلس في الخارج وأمنح عقلي بعض الوقت للتدفئة قبل تحمل ضغوط اليوم. قد يسمي البعض هذه المرة "التمهيد" أو نوعًا من التأمل. مهما كان الاسم الذي تختاره ، فقد حان الوقت لتنظيم أفكارك ، والتخطيط ليومك وتحديد كيفية إدارتك له قبل أن يبدأ تشغيلك. بعد ذلك ، يمكنني البدء في عملي وأعرف أهدافي الرئيسية لهذا اليوم.

عندما يتعلق الأمر ببدء اليوم ، يجب أن تفعل ما يناسبك. يشعر بعض المدونين بمزيد من الإبداع في الصباح ويحبون كتابة أول شيء. يحب بعض المصممين البدء في التصميم فورًا قبل القيام بأي عمل إداري. ويحب بعض المطورين الاهتمام بأي استفسارات تتعلق بالدعم قبل الوصول إلى أي شيء آخر. أنا شخصياً أحب أن أصل إلى بريدي الإلكتروني في بداية يوم عملي وأمسح أكبر عدد ممكن للمساعدة في تحريري لبدء عملي الإبداعي. أعتني برسائل البريد الإلكتروني الأكثر إلحاحًا وأتواصل مع العملاء الذين قد أعمل على مشاريعهم حاليًا ، ثم يمكنني الانتقال إلى التصميم والتطوير.

هذا جزء لا يتجزأ من روتيني اليومي - أقوم عمومًا بتقسيم يومي إلى 3 أو 4 قطاعات رئيسية وأعمل فقط في مشروعين أو ثلاثة على الأكثر مع البريد الإلكتروني / العمل الإداري والتحديثات السريعة بين هذه القطاعات. وربما كان أهم روتين يومي أضفته مؤخرًا هو السماح بساعة واحدة على الأقل يوميًا للعمل "الرجعي" . من خلال شركة Divi Web Design الخاصة بي في Transit Studios ، أقدم صيانة موقع الويب واستضافة الويب وخدمات تحسين محركات البحث (SEO) مما يعني أنني فتحت نفسي لبعض أدوار الدعم ، لذلك لا يمكنني إيقاف تشغيل بريدي الإلكتروني طوال اليوم. أنا عازم جدًا على امتلاك وقت ومساحة إبداعية ولكن أيضًا أتاح وقتًا في اليوم لرعاية مشكلات عميل التوكيل الشهرية عند ظهورها.

قبل أن أكون متعمدًا بشأن "وقت العمل الرجعي" هذا ، وجدت نفسي متفاجئًا تمامًا عندما يواجه العملاء مشكلات. يجب أن أتحرر من مشروع للتعامل مع مشكلة وسيؤدي ذلك إلى التخلص من إبداعي تمامًا. اعتمادًا على حالة الطوارئ أو الموقف بالطبع ، سأتعامل مع حالة الطوارئ على الفور ، لكنني وجدت أن معظم المشكلات يمكن أن تنتظر حتى أتغلب عليها في الوقت الرجعي الذي يكون بشكل عام في فترة ما بعد الظهر. لقد سمح لي بالتركيز على عملي ، وإذا صادفت رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تحديث لموقع الويب أو إصلاح سريع ، فأنا أعلم أنني سأتمكن من الوصول إليه قريبًا وما زلت أبدو مثل نجم موسيقى الروك لعميلي. وإذا لم يكن هناك أي شيء أحتاج إلى التعامل معه في الوقت المخصص لردود الفعل ... فهناك بعض الوقت الإضافي الذي يمكنني قضاءه في مشروع أو مشاركة مدونة على مدونة ET

إذن ، هذا ما يبدو عليه يوم تصميم الويب النموذجي بالنسبة لي:

• 8: 30a-9: 30a (بعد وقت الإحماء الصباحي والتخطيط لما أريد تحقيقه في اليوم) الانخراط مع بعض الأشخاص الرائعين في Divi في مجموعة Divi Web Designers الخاصة بي. قم بالرد على أكبر عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشاريع الجارية الحالية والعناية بأي عمل إداري عاجل.
• 9:30 أ -11: 30 أ مشروع واحد
• 11: 30a-12: 30p إرسال بريد إلكتروني للجولة الثانية والمكالمات المجدولة والعمل السريع / الإضافات أو التحديثات وأي فواتير أو عمل إداري.
• 1p-3p المشروع الثاني
• 3p-4p وقت العمل الرجعي
• 4p-5p اختتام رسائل البريد الإلكتروني والتحديثات السريعة والوقت في مجموعة Divi Web Designers ، إلخ.

الآن بالطبع ليس كل يوم يبدو هكذا. هناك اجتماعات ومكالمات وأشياء أخرى كثيرة تدخل حيز التنفيذ على أساس يومي. لكن الأمور يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة بسرعة إذا لم يكن لديك روتين يومي تحدده وتلتزم به. لقد ساعدني هذا الروتين اليومي في إدارة وموازنة عملي إلى مستوى فعال للغاية ولم يساعدني فقط على البقاء في صدارة مشاريعي ولكن أيضًا للبقاء متجددًا لعملي الإبداعي وحل المشكلات. والآن بعد أن أصبح لدينا فكرة جيدة عن إعداد روتين يومي مثمر ، فإن التالي هو ... نعم ، لقد خمنت ذلك ، روتين أسبوعي!

2) تنفيذ روتين أسبوعي وجدول أعمال Divi Web Design الخاص بك

لدي اجتماع أسبوعي واحد كل صباح جمعة مع مجموعة الشبكات الخاصة بي (حيث يأتي ما يقرب من 50٪ من العملاء المحتملين والإحالات الخاصة بي) لذلك نادرًا ما أفوت ذلك الاجتماع. بقية الأسبوع مفتوح ولكن يمكنني الحجز بسرعة إذا لم أكن حريصًا وإذا سمحت لعملائي بإملاء الجدول الزمني الخاص بي . لسنوات ، كانت اجتماعاتي متقطعة وحجزت بشكل عشوائي. ليس الأمر كذلك بعد الآن. الآن أقوم بجدولة جميع اجتماعاتي ومكالماتي الأخرى بشكل عام أيام الثلاثاء والأربعاء والخميس ونادرًا ما تكون أكثر من يومين في الأسبوع. هناك أسباب عديدة لهذا الغرض.

أولاً ، من واقع خبرتي ، فإن أيام الاثنين بشكل عام ليست أيامًا رائعة لاجتماعات موقع الويب. لقد اكتشفت أن العملاء بدأوا للتو في العمل بأسبوعهم وهم مشتتون بمهامهم وما يجب القيام به مما يجعل بعض الصعوبات لمطور الويب يخطط لاستراتيجية موقع ويب ، والحصول على تعليقات ، وما إلى ذلك. وعلى الجانب الآخر ، في نهاية الأسبوع ، أثبتت أيام الجمعة أنها أيام اجتماعات غير منتجة إلى حد ما أيضًا. ربما يكون هذا أكثر وضوحًا قليلاً لأنه في نهاية الأسبوع يخطط معظم الأشخاص لعطلة نهاية الأسبوع ويتم تسجيل المغادرة بشكل عام في وقت مبكر من بعد الظهر. لذلك أحتفظ بجميع اجتماعاتي الشخصية ومعظم المكالمات إلى أيام منتصف الأسبوع.

أحد الدروس المهمة جدًا التي تعلمتها عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات الشخصية هو تجميعها معًا إن أمكن. اجتماع مدته ساعة ، دعنا نقول نصف ساعة ، هو التزام من 3 إلى 4 ساعات تقريبًا. هذا هو السبب فكر في كل ما يتعلق بالوقت الذي يسبق الاجتماع الفعلي وبعده. إذا حددت موعدًا للاجتماع في الساعة 10 أ وكان عليك المغادرة الساعة 9:30 صباحًا ، فأنت على الأرجح تقوم بإعداد المواد الخاصة بك بين الساعة 9 أ ووقت مغادرتك. إذا استمر الاجتماع لمدة ساعة أو نحو ذلك ، فهذا يضعك في الساعة 11 صباحًا تقريبًا. خذ في الاعتبار محرك الأقراص والوقت المستغرق لفك الضغط من الاجتماع والعودة إلى تأرجح مهامك. الآن حان وقت الظهيرة. أوه ، ثم حان وقت الغداء. لذا فإن ما يبدو أنه اجتماع "قصير" يمكن أن يتحول بسرعة كبيرة إلى محنة نصف يوم.

الآن ، إذا قمت بتجميع عدة اجتماعات في الأسبوع ، يمكنك أن ترى كيف يمكن أن تستغرق 3 أو 4 اجتماعات "سريعة" أسبوعك بالكامل وتترك لك القليل من الوقت لعملك الإبداعي والمنتج. لذلك تعلمت تجميعها معًا إن أمكن. سأحاول عمومًا جدولة الاجتماعات مبكرًا إن أمكن وترتيبها. لذلك قد يكون لدي اجتماع في الساعة 9 أ مع أحد العملاء ، ثم 10:30 أو 11 أ مع عميل آخر قريب. يتيح لي ذلك إجراء كلا الاجتماعين وتخصيص نصف يوم على الأقل لمشاريعي والروتين اليومي المذكور أعلاه.

بعض النصائح السريعة النهائية حول تعظيم روتينك اليومي والأسبوعي:

• كن محددًا عند إعداد اجتماع أو مكالمة. امنح العميل بعض الخيارات للاختيار من بينها هذا العمل من أجلك. على سبيل المثال: لا تسأل عميلاً محتملاً "هل أنت متاح للقاء الأسبوع المقبل؟" بدلاً من ذلك ، اسأل ، "هل أنت متاح يوم الثلاثاء الساعة 9 صباحًا أو 2 مساءً أم الخميس ظهرًا؟" يمكن أن توفر لك هذه الممارسة ساعات من رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا وإهدار الوقت في محاولة معرفة الوقت المناسب لكليكما. قم بتوفير 2 أو 3 مرات التي تناسبك ومعرفة ما إذا كان أحد هذه الخيارات يعمل مع عميلك أو زميلك.
• عند تجميع الاجتماعات معًا ، تأكد من عدم تجميعها بشكل متقارب جدًا في الوقت المناسب أو بعيدًا جدًا عن بعد. تأكد من أنك تعطي لنفسك نافذة للسفر ، وإزالة الضغط المعرفي ، وما إلى ذلك. لا تريد أن تترك اجتماعًا وتتوجه إلى آخر مع الاجتماع الأول كثيرًا في ذهنك. أنت أيضًا لا تريد أن تتسرع وتجد نفسك في نافذة مرهقة من الوقت تحاول الانتقال من اجتماع إلى آخر إذا كانا متباعدين.
• عندما تتوصل إلى روتين يومي يناسبك ، تأكد من أنه واقعي ويمكن تحقيقه ومرن حسب وضعك. إذا ظهرت الأمور ولم يصطف يومي كما خططت له تمامًا ، فلا بأس - غالبًا ما أعيد تخصيص العمل الذي فاتني إلى اليوم التالي في الأجزاء المفتوحة. لقد وجدت أنه إذا التزمت بالروتين اليومي وركزت على مشروع أو مشروعين ولدي بعض وقت العمل الرجعي ، فمن المدهش ما يمكنني إنجازه ويمكنني مواكبة ذلك إذا فاتني أي مهام من اليوم السابق.

في الختام

حسنًا ، آمل أن تكون الإجراءات اليومية والأسبوعية التي نفذتها في عملي قد ساعدت في إلهامك لوضع بعض الإجراءات في جداول تصميم الويب الخاصة بك! مرة أخرى ، هذه هي الممارسات التي نجحت معي في عملي الفردي ، والعمل من المنزل ، ولكنها قد تختلف تبعًا لموقفك. لذا افعل ما يناسبك! هل لديك أي إجراءات يومية أو أسبوعية ساعدتك أنت وأعمالك في Divi Web Design؟ إذا كان الأمر كذلك ، فلا تتردد في ذكر ذلك في التعليقات أدناه وأخبرنا إذا كانت هذه الأفكار قد ساعدتك أو ألهمتك!

قادم غدًا: التكتيكات والممارسات التنظيمية لأعمال تصميم الويب Divi

التنظيم هو مفتاح نجاحك في أي عمل. بمجرد أن تتحكم في وقتك بالروتين اليومي والأسبوعي الذي يناسبك ، فقد حان الوقت للتركيز على تنظيم التكنولوجيا والأدوات التي تستخدمها على أساس يومي. سنستكشف بعض الطرق العملية لمساعدتك على البقاء منظمًا حتى تتمكن من التحكم بشكل أفضل في أعمال Divi Web Design. حتى ذلك الحين!

تأكد من الاشتراك في النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني وقناة YouTube حتى لا يفوتك إعلان كبير أو نصيحة مفيدة أو Divi freebie!