Jak razem korzystać z WooCommerce i QuickBooks

WooCommerce to potężna platforma e-commerce, która sama może wiele osiągnąć. Jednak większość firm skorzysta z oddzielnego oprogramowania księgowego (takiego jak QuickBooks), aby lepiej śledzić wszystkie kanały dochodu i wydatki. Niestety, ręczna aktualizacja QuickBooks może być czasochłonnym procesem, który jest podatny na błędy.

Na szczęście istnieją integracje, które mogą automatycznie synchronizować dane WooCommerce z tym oprogramowaniem księgowym, zapewniając dokładność i oszczędzając cenny czas (i zdrowie psychiczne). W tym artykule pokażemy Ci, jak dokładnie korzystać z WooCommerce i QuickBooks.

Zacznijmy!

Korzyści z synchronizacji WooCommerce i QuickBooks

WooCommerce i QuickBooks to potężne rozwiązania programowe dla Twojej firmy. WooCommerce umożliwia szybkie i łatwe skonfigurowanie sklepu internetowego do sprzedaży wszelkiego rodzaju produktów i usług, a QuickBooks może pomóc Ci śledzić swoje finanse i być na bieżąco z rozwojem.

Jednak ręczne utrzymanie książek może być uciążliwe, nawet w przypadku solidnego oprogramowania do fakturowania. Jest to szczególnie ważne, gdy masz do czynienia z dużą ilością przychodzących zapasów i zamówień wychodzących, tak jak w przypadku sklepu WooCommerce.

Oczywiście, ponieważ mówimy o WordPressie, dostępne są wtyczki, które mogą ułatwić ten proces, automatycznie synchronizując obie platformy. Może to zaoszczędzić ogromną ilość czasu, który lepiej poświęcić na zadania o większym znaczeniu niż prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dodatkowo, ponieważ Twoje dane będą zawsze takie same na obu platformach, synchronizacja może ograniczyć potencjalne nieporozumienia i kosztowne błędy spowodowane niepoprawnie wprowadzonymi informacjami.

Wtyczki do synchronizacji WooCommerce i QuickBooks dzielą się na dwie podstawowe kategorie: synchronizacja jednokierunkowa i synchronizacja dwukierunkowa. Wtyczki jednokierunkowe kopiują tylko Twoje dane z WooCommerce do QuickBooks, zasadniczo tworząc pokwitowanie dla każdej transakcji w tym drugim programie. Jest to przydatne, ale nie to, czego prawdopodobnie szukasz.

Z drugiej strony synchronizacja dwukierunkowa przenosi wszelkie zmiany na jednej z platform na drugą. Jest to idealne rozwiązanie, które chcesz skonfigurować, ponieważ umożliwia zachowanie poziomów zapasów, opisów produktów, szczegółów podatkowych, informacji o klientach i innych identycznych danych zarówno w sklepie, jak i oprogramowaniu księgowym. Synchronizacja dwukierunkowa to miejsce, w którym naprawdę zobaczysz moc i wygodę, jaką oferuje integracja z wtyczkami.

Wtyczki WordPress do synchronizacji WooCommerce i QuickBooks

Jak wspomnieliśmy powyżej, istnieje wiele wtyczek i integracji dostępnych do synchronizacji tych dwóch platform. Trzy najpopularniejsze opcje to WooCommerce Sync for QuickBooks, WooCommerce QuickBooks Connector i Zapier. Przyjrzyjmy się, co każdy z nich ma do zaoferowania.

Synchronizacja WooCommerce dla QuickBooks

WooCommerce Sync for QuickBooks to potężna wtyczka, która robi jedną rzecz i robi to bardzo dobrze: automatycznie synchronizuje dane między dwiema platformami. To rozwiązanie oferuje doskonałą równowagę funkcji, łatwość użytkowania, wsparcie i cenę.

Kluczowe cechy:

• Oferuje potężną dwukierunkową synchronizację między WooCommerce i QuickBooks
• Obsługuje wszystkie wersje QuickBooks: Online, Desktop i POS
• Zapewnia całodobową obsługę klienta

Cena: za darmo, z płatnymi planami już od 39 USD miesięcznie

WooCommerce Sync for QuickBooks jest dla Ciebie, jeśli…

…potrzebujesz skoncentrowanego narzędzia, które działa płynnie i zapewnia doskonałe wsparcie.

WooCommerce QuickBooks Connector

WooCommerce QuickBooks Connector to kolejna opcja z dwukierunkową synchronizacją w czasie rzeczywistym. Jest to wysoko oceniana wtyczka z mnóstwem funkcji, dostępna w przystępnej cenie.

Kluczowe cechy:

• Oferuje przystępne ceny
• Zawiera elastyczne wyzwalacze do synchronizacji w czasie rzeczywistym
• Zapewnia obsługę wielu walut

Cena: 69 USD

WooCommerce QuickBooks Connector jest dla Ciebie, jeśli…

…jesteś gotów poświęcić trochę dopracowania i wsparcia, aby uzyskać bardziej przystępną, jednorazową płatność.

Zapier

Zapier to niezwykle popularne rozwiązanie do łączenia ze sobą wszelkiego rodzaju platform internetowych, w tym WooCommerce i QuickBooks. Główną wadą Zapier jest to, że działa tylko z QuickBooks Online, więc jeśli potrzebujesz wsparcia dla komputerów stacjonarnych lub POS, będziesz musiał szukać gdzie indziej.

Kluczowe cechy:

• Oferuje wiele integracji: możesz zsynchronizować swój sklep WooCommerce z różnymi innymi usługami, nie tylko QuickBooks
• Zapewnia stosunkowo prostą konfigurację
• Jest całkowicie oparty na chmurze

Cena: zaczyna się od 19,99 USD miesięcznie (integracja QuickBooks nie jest dostępna w warstwie bezpłatnej)

Zapier jest dla Ciebie, jeśli…

…musisz zintegrować WooCommerce lub QuickBooks z innymi platformami SaaS (takimi jak Google Docs i Slack).

Jak używać WooCommerce i QuickBooks razem (w 4 krokach)

Konfiguracja integracji między WooCommerce i QuickBooks jest stosunkowo prosta, niezależnie od wybranego rozwiązania do synchronizacji. Jako przykład pokażemy, jak korzystać z WooCommerce Sync for QuickBooks, ponieważ uważamy, że jego równowaga funkcji i ceny sprawia, że ​​jest to najlepsze rozwiązanie dla większości użytkowników.

Krok 1: Zainstaluj wtyczkę WooCommerce Sync for QuickBooks

Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić, to pobrać wtyczkę WooCommerce Sync for QuickBooks. Jest dostępny w katalogu wtyczek WordPress, więc przejdź do pulpitu WordPress, przejdź do Wtyczki > Dodaj nowe i wyszukaj „WooCommerce Sync for QuickBooks”:

Zainstaluj i aktywuj wtyczkę, a następnie przejdź do następnego kroku. Zauważ, że ta wersja wtyczki jest przeznaczona dla QuickBooks Online. Jeśli używasz wersji Desktop lub POS, musisz pobrać wtyczkę specyficzną dla tych platform ze strony internetowej dostawcy.

Krok 2: Utwórz konto MyWorks

Po aktywacji wtyczki kolejnym krokiem jest utworzenie konta w MyWorks. Przejdź do MyWorks Sync > Połączenie w głównym menu WordPress:

U dołu strony kliknij łącze nad polem Klucz licencyjny :

Spowoduje to przejście do strony wyboru planu w witrynie MyWorks. Wybierz opcję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, kliknij Rozpocznij i postępuj zgodnie z przedstawionymi instrukcjami. Po wprowadzeniu jednego lub dwóch ekranów informacji zostaniesz przeniesiony do pulpitu nawigacyjnego MyWorks i przedstawiony z kluczem licencyjnym.

Kliknij przycisk Kopiuj i wróć do ustawień wtyczki w WordPressie. Wklej klucz w polu Klucz licencyjny i kliknij Enter, aby aktywować konto.

Krok 3: Skonfiguruj ustawienia QuickBooks

Po aktywacji licencji MyWorks będziesz musiał następnie połączyć swoje konto QuickBooks z wtyczką. Jest trochę przeskakiwania tam i z powrotem między pulpitami nawigacyjnymi MyWorks i WordPress.

W panelu MyWorks kliknij przycisk Połącz z QuickBooks i postępuj zgodnie z instrukcjami:

Gdy to zrobisz, wróć do pulpitu WordPress i wybierz Połącz z QuickBooks Online! tam, aby zakończyć proces:

W tym momencie Twoje konta zostały połączone. Następnie kliknij Ustawienia domyślne, aby skonfigurować podstawowe opcje synchronizacji:

Wybierz żądane ustawienia z każdego menu rozwijanego i kliknij Zapisz wszystko . MyWorks zapewnia pomocną dokumentację, jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat któregokolwiek z tych pól.

Na koniec musisz zmapować swoich klientów, produkty i metody płatności WooCommerce na ich odpowiedniki w QuickBooks. Przejdź do MyWorks Sync > Mapa na pulpicie WordPress. Zobaczysz listę swoich danych WooCommerce z rozwijanym menu, aby ustawić odpowiednik QuickBooks.

Ustaw je jak chcesz i kliknij Zapisz . Dostępna jest również przydatna funkcja „automapy”. Ponownie, możesz zapoznać się z samouczkami MyWorks dotyczącymi mapowania, jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy z tymi ustawieniami.

Krok 4: Zsynchronizuj swoje stare dane

W tym momencie WooCommerce i QuickBooks zaczną synchronizować wszelkie nowe dane, które się pojawią. Aby zsynchronizować również dane historyczne, musisz użyć funkcji Push wtyczki. Po prostu przejdź do MyWorks Sync > Push , wybierz klientów, których chcesz zsynchronizować z listy, i kliknij Push Selected Clients.

Powtórz ten proces dla Zamówień, Produktów, Płatności i innych istotnych danych. Gdy skończysz przesyłać dane historyczne, wszystko jest gotowe!

Wniosek

Jeśli uważasz, że ręczne aktualizowanie książek jest uciążliwe, nie jesteś sam. Chociaż to zadanie jest niezbędne, jest to również ogromna strata czasu, która odciąga Cię od bardziej wartościowej pracy. Na szczęście WordPress i WooCommerce są bardzo rozszerzalne, a integracje istnieją, aby zautomatyzować ten kluczowy proces.

Aby rozpocząć synchronizację danych WooCommerce i QuickBooks, wykonaj następujące cztery proste kroki:

1. Zainstaluj wtyczkę WooCommerce Sync for QuickBooks. Ta wtyczka oferuje doskonałą równowagę funkcji i kosztów.
2. Utwórz konto i wybierz plan — dostępny jest nawet bezpłatny poziom.
3. Skonfiguruj swoje ustawienia, aby upewnić się, że wszystko, czego potrzebujesz, jest prawidłowo zsynchronizowane.
4. Zsynchronizuj swoje dane historyczne z QuickBooks. Nowe dane są automatycznie synchronizowane.

Masz pytania dotyczące integracji WooCommerce i QuickBooks? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!

Polecane zdjęcie autorstwa Pretty Vectors / shutterstock.com.