Trasferimento di conoscenze: cos'è e come implementarlo

Tecnicamente, il trasferimento di conoscenza è il processo di trasferimento della conoscenza da un luogo all'altro. Eventi come le fusioni invocano questo processo. Quando le aziende si fondono, l'azienda acquirente trasferisce la conoscenza dell'azienda acquisita nella propria memoria di conoscenza. Formalmente, questo è ciò che significa trasferimento di conoscenza.

Tuttavia, il trasferimento delle conoscenze è ora usato vagamente al posto della "formazione", facilitato dalla condivisione delle conoscenze (che, tra l'altro, molte persone trovano inusuale).

In questo articolo, anche noi ci avvicineremo in questo modo, concentrandoti su come puoi utilizzare il trasferimento delle conoscenze per costruire la tua memoria organizzativa a cui tutti possono accedere e utilizzare per diventare più produttivi.

McKinsey Global ha scoperto nel suo studio che i dipendenti trascorrono una parte significativa del loro tempo a cercare e raccogliere informazioni. Quando si lavora sul trasferimento della conoscenza in questo contesto, il processo di ricerca della conoscenza viene ottimizzato e questa volta è possibile recuperare considerevolmente.

Vediamo ora i passaggi che puoi seguire per trasferire la conoscenza in modo che tutti possano trovarla.

Identificare le fonti di conoscenza

La conoscenza che si desidera acquisire per il trasferimento proviene sostanzialmente da due categorie di fonti.

La clausola 7.1.6 della ISO 9001:2015 parla in dettaglio di queste categorie:

a) Fonti interne (ad es. proprietà intellettuale, conoscenza acquisita dall'esperienza, lezioni apprese da fallimenti e progetti di successo, acquisizione e condivisione di conoscenze ed esperienze non documentate; risultati di miglioramenti nei processi, prodotti e servizi);

b) Fonti esterne (ad es. standard, università, conferenze, raccolta di conoscenze da clienti o fornitori esterni).

Come puoi vedere, puoi attingere a un sacco di fonti per acquisire le conoscenze organizzative che porti.

Ma prima di perseguirne qualcuno, assicurati che siano una fonte di conoscenza codificabile (ne parleremo più avanti).

Identifica le risorse di conoscenza che puoi acquisire

Ora, non tutti i tipi di conoscenza sono trasferibili. O codificabile, del resto.

Prendi la conoscenza che risiede con la tua forza vendita, per esempio.

Puoi facilmente documentare i tuoi piani di sconti sui volumi che funzionano.

I tuoi migliori venditori possono anche contribuire generosamente con le loro migliori strategie e tattiche di sconto.

Potresti anche scrivere insegnamenti da accordi falliti.

Ma non puoi convincere i tuoi venditori a documentare le loro capacità di vendita. Questo è un esempio di conoscenza tacita che dimora praticamente nel subconscio del titolare. Tale conoscenza non può essere catturata (o espressa).

Un altro tipo di conoscenza che non può essere trasferita o catturata è la conoscenza transitoria . Questa è la conoscenza che esiste nelle chat, nelle conversazioni e-mail e nelle chiamate dei tuoi dipendenti, tra gli altri canali.

Insieme, questa conoscenza potrebbe costituire circa il 50% della tua conoscenza organizzativa totale. Quindi, essenzialmente è il restante 50% che puoi catturare.

Quindi usa la discrezione per identificare i "perché", "cosa" e "come" quelle risorse di conoscenza che rispondono con successo.

Tieni conto anche di eventuali lacune di conoscenza esistenti.

In una ricerca, il 60% degli intervistati ha affermato che trovare conoscenze relative al lavoro rappresentava una sfida. È stato inoltre riscontrato che i dipendenti trascorrono circa 5,3 ore/settimana semplicemente aspettando le informazioni di cui hanno bisogno.

Se fai delle ricerche, ad esempio esaminando i tuoi dipendenti, scoprirai che alcune risorse di conoscenza agiscono quasi sempre come un collo di bottiglia.

Quindi, raccogli questi.

Inoltre, presta attenzione alle risorse di conoscenza standard o uniche che causano cali di produttività.

In una ricerca, il 42% degli intervistati - tra i 1.001 dipendenti di grandi aziende che hanno partecipato - ha affermato che le conoscenze di cui avevano bisogno sul lavoro erano uniche e non standard.

E circa l'81% di loro ha affermato che trovare questa conoscenza unica è stato molto difficile o opprimente. Hanno trovato anche la formazione professionale e l'istruzione inadeguate per offrire questi.

Questo è il tipo di conoscenza che deriva dall'apprendimento sul posto di lavoro e solo la forza lavoro più esperta ne è proprietaria.

Le tue risorse di conoscenza devono offrire questa conoscenza.

Imposta un modello

Molte delle tue conoscenze codificabili possono essere acquisite utilizzando i documenti.

Ecco un modello per acquisire le conoscenze da un dipendente in uscita. Ma puoi facilmente riutilizzarlo e usarlo per acquisire la maggior parte delle tue risorse di conoscenza:

Scegli i modi giusti per acquisire la conoscenza

Poiché la conoscenza si presenta in così tante forme diverse, non esiste un modo giusto per catturarla.

Nella seguente infografica, puoi vedere come la conoscenza può essere acquisita in modi diversi a seconda della risorsa che la possiede.

Per acquisire conoscenze che potrebbero essere utilizzate per un principiante, esercizi come tutoraggio, apprendistato, formazione formale e simulazioni possono aiutare.

Per acquisire conoscenze per i professionisti, tattiche come la narrazione, le discussioni della comunità e le interviste possono tornare utili.

Per acquisire conoscenze a livello di esperti, strumenti come documenti di ricerca, contenuti di conferenze e resoconti di prima mano su come guidare il cambiamento possono rivelarsi utili.

Individua le persone che hanno la conoscenza

Una volta che conosci tutte le risorse di conoscenza che devi acquisire, è il momento di identificare le persone che le possiedono.

A seconda delle dimensioni della tua attività e della struttura della tua forza lavoro, sarai in grado di individuare immediatamente le persone che avranno le conoscenze ricercate.

Ad esempio, il tuo responsabile delle risorse umane, che lavora con te da due anni, saprebbe di più sulle operazioni del tuo personale che forse anche su te stesso. Quindi questa è la persona di riferimento per l'approvvigionamento della conoscenza delle risorse umane.

Allo stesso modo, per ogni dipartimento, guarda la persona che avrebbe il maggiore impatto sulla tua attività se lasciasse la tua azienda in un mese. Queste sono le persone con più conoscenza: le tue fonti di conoscenza.

Crea un team di trasferimento delle conoscenze

Il trasferimento delle conoscenze è un processo complesso; non è così semplice come convincere tutti a scrivere ciò che sanno. Ha bisogno di una squadra per un'esecuzione di successo.

Il tuo team di trasferimento delle conoscenze dovrebbe avere:

• I tuoi esperti di conoscenza della materia, che sono le fonti di conoscenza.
• Prossimi: persone che potrebbero sostituire gli esperti, se dovessero o se ne andranno.
• Operatori: coloro che utilizzeranno le conoscenze nel loro lavoro quotidiano.
• E un facilitatore: la persona che supervisionerà e faciliterà il processo di trasferimento delle conoscenze.

Potresti anche considerare di assumere un analista che collabori con il tuo team per raccogliere conoscenze.

Crea mappe della conoscenza per semplificare il processo

Per semplificare il processo di documentazione e trasferimento delle conoscenze, utilizzare le mappe della conoscenza.

Per creare mappe della conoscenza, pensa in termini di informazioni relative al settore, ai processi e ai prodotti che desideri acquisire, quindi mappa le risorse correlate a ciascuna.

Ecco un esempio di come un team di eventi ha utilizzato la mappatura per acquisire rapidamente le proprie conoscenze sulle sponsorizzazioni. Nell'immagine puoi vedere come il team ha iniziato a mappare gli aspetti critici delle sponsorizzazioni e a registrare tutte le risorse nei suoi diversi flussi di lavoro.

Per costruire la tua mappa della conoscenza, chiedi ai tuoi dipendenti di svolgere il loro lavoro quotidiano e di registrare tutte le risorse di conoscenza che hanno utilizzato per completare il lavoro. Questo da solo può costruire una solida base per il trasferimento della conoscenza.

Implementazione del processo di trasferimento delle conoscenze

Se avessimo seguito l'effettivo processo di trasferimento delle conoscenze, implementarlo avrebbe significato impostare tutto questo e coinvolgere il dipendente o il team in uscita per acquisire ciò che sanno.

Ma nel nostro contesto, dal momento che ci stiamo avvicinando a questo esercizio come formazione, ciò significherebbe lanciare una semplice infrastruttura di trasferimento delle conoscenze. Puoi utilizzare Google Sites per creare un wiki o un intrasite su cui basare e condividere tutte le conoscenze acquisite. Con G Suite, dovresti essere in grado di fornire l'accesso appropriato (modifica o visualizzazione) a tutti i tuoi dipendenti.

In alternativa, potresti utilizzare una soluzione come WikiPress per creare una versione vivente e respiratoria.

L'aggiunta di nuove conoscenze è semplice come l'aggiunta di un nuovo post, la ricerca è semplice come utilizzare Google (tutto con la sua funzionalità di suggerimento automatico!) e l'aggiornamento dei documenti richiede un clic.

Anche una base di conoscenza interna può servire a uno scopo simile.

Una breve nota sulla misurazione dell'efficacia del processo di trasferimento delle conoscenze: nel nostro contesto, l'impatto di questo esercizio si rifletterebbe in metriche come il numero di accessi al wiki o alla knowledge base. Anche il feedback qualitativo sulla qualità del contenuto della conoscenza e l'esperienza dei dipendenti indicheranno il successo.

Avvolgendolo...

Per le aziende più mature, il trasferimento di conoscenze è un mezzo per accelerare l'innovazione e ottenere un vantaggio competitivo.

Ma per il resto, soprattutto quando si è disposti a considerare il trasferimento delle conoscenze come un mezzo di formazione, il trasferimento delle conoscenze può ottenere risultati tangibili in termini di maggiore produttività.

Quindi concentrati solo su questo e inizia!