知識轉移：它是什麼以及如何實施

從技術上講，知識轉移是將知識從一個地方轉移到另一個地方的過程。 合併之類的事件會調用此過程。 當公司合併時，收購公司將被收購公司的知識轉移到自己的知識存儲器中。 形式上，這就是知識轉移的意思。

然而，知識轉移現在被鬆散地用來代替“培訓”，通過分享知識來促進（順便說一句，很多人覺得這很不尋常）。

在本文中，即使我們將這樣處理它——關注如何使用知識轉移來構建您的組織記憶，每個人都可以訪問並使用它來提高工作效率。

麥肯錫全球在其研究中發現，員工花費大量時間搜索和收集信息。 當您在這種情況下進行知識轉移時，搜索知識的過程會得到優化，您可以大大贏回這段時間。

現在讓我們看看您可以遵循哪些步驟來傳遞知識，以便每個人都能找到它。

識別知識來源

您想要獲取用於傳輸的知識廣泛地來自兩類來源。

ISO 9001:2015 的第 7.1.6 條詳細討論了這些類別：

a) 內部資源（例如，知識產權、從經驗中獲得的知識、從失敗和成功項目中汲取的教訓、獲取和共享未記錄的知識和經驗；改進過程、產品和服務的結果）；

b) 外部資源（例如，標準、學術界、會議、從客戶或外部供應商那裡收集知識）。

如您所見，您可以利用大量資源來獲取您所擁有的組織知識。

但在你追求任何東西之前，請確保它們是可編碼知識的來源（更多內容見下文）。

確定您可以獲取的知識資產

現在，並非每種類型的知識都是可轉移的。 或者可編碼的，就此而言。

例如，以您的銷售人員擁有的知識為例。

您可以輕鬆記錄有效的批量折扣計劃。

您的頂級銷售人員也可以慷慨地貢獻他們最好的折扣策略和策略。

你甚至可以從失敗的交易中吸取教訓。

但是你不能讓你的銷售人員記錄他們的銷售技巧。 這是一個隱性知識的例子，它幾乎潛意識地存在於持有者身上。 這樣的知識無法被捕捉（或表達）。

另一種無法轉移或捕獲的知識是瞬態知識。 這是存在於員工聊天、電子郵件對話和電話以及其他渠道中的知識。

這些知識加起來可以佔您組織知識總量的 50% 左右。 所以，基本上你可以捕獲剩下的 50%。

因此，請謹慎確定能夠成功回答的知識資產的“為什麼”、“是什麼”和“如何做”。

還要考慮任何現有的知識差距。

在一項研究中，60% 的受訪者表示，尋找與工作相關的知識是一項挑戰。 還發現員工每週花費大約 5.3 小時來等待他們需要的信息。

如果你做一些研究——例如通過調查你的員工——你會發現一些知識資產幾乎總是成為瓶頸。

所以，把這些撿起來。

此外，請注意導致生產力下降的標准或獨特的知識資產。

在一項研究中，42% 的受訪者（來自參與的大公司的 1,001 名員工）表示，他們在工作中需要的知識是獨一無二的，而不是標準的。

大約 81% 的人表示，找到這種獨特的知識要么非常困難，要么難以承受。 他們發現即使是專業培訓和教育也不足以提供這些。

這是一種來自工作場所學習的知識，只有更有經驗的勞動力碰巧擁有它。

您的知識資產必須提供這種知識。

設置模板

許多可編碼的知識可以使用文檔來獲取。

這是一個從離職員工那裡獲取知識的模板。 但是您可以輕鬆地重新調整它的用途並使用它來捕獲您的大部分知識資產：

選擇正確的方式來獲取知識

因為知識有很多不同的形式，所以沒有一種正確的方法來捕捉它。

在下面的信息圖中，您可以看到如何根據擁有知識的資源以不同的方式獲取知識。

為了獲取可供初學者使用的知識，指導、學徒、正式培訓和模擬等練習會有所幫助。

對於從業者獲取知識，講故事、社區討論和訪談等策略會派上用場。

為了獲取專家級別的知識，研究論文、會議內容和推動變革的第一手資料等工具可能會很有用。

發現有知識的人

一旦您了解了需要獲取的所有知識資產，就該確定擁有它的人了。

根據您的業務規模和員工結構，您將能夠立即發現擁有所需知識的人。

例如，與您共事兩年的人力資源經理可能比您自己更了解您的人員運營。 所以這是獲取人力資源知識的首選人。

同樣，對於每個部門，看看如果他們在一個月內離開你的公司，會對你的業務產生最大影響的人。 這些是知識最多的人：你的知識來源。

爭奪知識轉移團隊

知識轉移是一個複雜的過程； 這並不像讓每個人都寫出他們所知道的那樣簡單。 它需要一個團隊來成功執行。

您的知識轉移團隊應具備：

• 您的學科知識專家，他們是知識來源。
• Nexperts：可能會取代專家的人，如果他們將要離開或將要離開。
• 從業者：在日常工作中使用知識的人。
• 還有一個促進者：負責監督和促進知識轉移過程的人。

您還可以考慮聘請分析師與您的團隊合作以獲取知識。

創建知識圖譜以簡化流程

要簡化記錄和傳輸知識的過程，請使用知識圖。

要創建知識圖譜，請考慮您想要獲取的與行業、流程和產品相關的知識，然後映射與每個相關的資產。

下面是一個活動團隊如何使用映射來快速獲取其關於贊助的知識的示例。 通過映射贊助的關鍵方面並記錄其不同工作流程中的所有資源，您可以在圖像中看到團隊是如何開始的。

要構建您的知識圖譜，請讓您的員工完成他們的日常工作並記錄他們用於完成工作的所有知識資產。 僅此一項就可以為知識轉移奠定堅實的基礎。

推出知識轉移流程

如果我們遵循實際的知識轉移過程，將其推出將意味著設置所有這些並讓現有員工或團隊參與獲取他們所知道的內容。

但在我們的上下文中，由於我們將此練習視為培訓，這將意味著啟動一個簡單的知識轉移基礎設施。 您可以使用 Google 協作平台創建 wiki 或內部站點，以在此基礎上構建和共享您捕獲的所有知識。 使用 G Suite，您應該能夠為所有員工提供適當的（編輯或查看）訪問權限。

或者，您可以使用像 WikiPress 這樣的解決方案來構建一個活生生的版本。

添加新知識就像添加新帖子一樣簡單，搜索就像使用 Google 一樣無縫（所有這些都具有自動建議功能！），並且只需單擊一下即可更新文檔。

內部知識庫也可以起到類似的作用。

關於衡量知識轉移過程有效性的快速說明：在我們的上下文中，此練習的影響將反映在 wiki 或知識庫的點擊次數等指標中。 對知識內容質量和員工體驗的定性反饋也將表明成功。

把它包起來……

對於更成熟的公司來說，知識轉移是加速創新和獲得競爭優勢的一種手段。

但對於其他人，尤其是當您願意將知識轉移視為一種培訓手段時，知識轉移可以在提高生產力方面獲得切實的成果。

所以專注於這一點，然後開始！